CRM – Pulpit CRM

Zakładka ta zawiera następujące podzakładki:

1. Pulpit CRM
2. Listę kontrahentów i dodawanie kontrahentów a także powiązane z nią Grupy kontrahentów i dodawanie grup kontrahentów.
3. Kalendarz
4. Raporty
5. Raporty szczegółowe
6. Projekty
7. Dokumenty
8. Oferty
9. Windykacja

Funkcjonalności wymienionych powyżej zakładek zostały opisane w kolejnych częściach tekstu.

1. CRM – Pulpit CRM

Użytkownik chcący korzystać z funkcjonalności zakładki CRM może przejść do poszczególnych podzakładek bezpośrednio z zakładki CRM lub za pośrednictwem zakładki Pulpit CRM.

Przejście do zakładki CRM ➡ Pulpit CRM powoduje wyświetlenie Pulpitu CRM, zawierającego następujące elementy:

• pola umożliwjające przejście do zakładek: Kontrahenci, Kalendarz, Raporty, Projekty, Dokumenty, Windykacja,
• część Ostatnio dodani kontrahenci,
• część Ostatnio dodane dokumenty,
• część Ostatnio dodane notatki,
• część Ostatnio dodane projekty.

Część ostatnio dodani kontrahenci, zawiera listę ostatnio dodanych kontrahentów (maksymalnie 10 pozycji) wraz z ich danymi takimi jak: identyfikator, nazwa i adres kontrahenta oraz jego adres mailowy.

Z poziomu listy Ostatnio dodanych kontrahentów Użytkownik może:

• przejść do danych widocznego na liście kontrahenta poprzez wybranie jego identyfikatora,
• przejść do dodawania nowego kontrahenta – opcja + dodaj kontrahenta – jej wybór powoduje wyświetlenie okna Dodania nowego kontrahenta,
• przejścia do pełnej listy kontrahentów poprzez wybranie opcji wszyscy kontrahenci,
• wyszukać kontrahenta – za pomocą pola Szukaj kontrahenta,
• dokonać importu lub eksportu bazy kontrahentów.

Wybór funkcji Import kontrahentów powoduje wyświetlenie okna Import kontrahentów. W nim Użytkownik załącza plik z bazą kontrahentów oraz zaznacza checkbox Pomiń pierwszą linię (nagłówek), jeśli w pliku pierwszy wiersz stanowi nagłówek.

Serwis umożliwia import bazy kontrahentów zawierającej nie więcej niż 500 kontrahentów. Akceptowany plik importu to plik w formacie csv.

W przypadku problemów z importem danych kontrahentów polecane jest pobranie wzorcowego pliku z bazą kontrahentów (Pobierz format pliku) i na jego podstawie przygotowanie pliku do importu.

Plik wzorcowy, po otwarciu w arkuszu kalkulacyjnym wygląda następująco:

Po wczytaniu przygotowanego pliku i wybraniu funkcji importuj, zostanie wyświetlona lista danych do zaimportowania (Import kontrahentów). W przypadku braku niezbędnych danych w pliku zostanie wyświetlona odpowiednia informacja.

Zgodnie z powyższym obrazem, import pliku wymaga uzupełnienia danych w polu Identyfikator. Dane w tym polu można uzupełnić bezpośrednio w wyświetlonym oknie. Podczas dokonywania importu Użytkownik może również usunąć wybranego kontrahenta z listy importowanych danych.
Po wybraniu opcji zapisz baza kontrahentów zostanie zapisana na koncie Użytkownika.

Z kolei po wybraniu funkcji eksport kontrahentów zostanie wyświetlone okno umożliwiające rozpoczęcie pobierania pliku.

Po wybraniu opcji rozpocznij pobieranie pliku zostanie wygenerowany i zapisany na komputerze Użytkownika plik z bazą kontrahentów w formacie csv. Schemat danych wygenerowanego pliku będzie analogiczny jak w przypadku wzorcowego pliku do importu bazy kontrahentów.

Część ostatnio dodane dokumenty – zawiera listę ostatnio dodanych dokumentów (maksymalnie 10). Na liście serwis wyświetla informację o dacie i godzinie utworzenia dokumentu, jego tytule, typie oraz powiązaniu z kontrahentem, pracownikiem lub projektem. Z poziomu listy ostatnio dodanych dokumentów Użytkownik ma możliwość:

• przejścia do zakładki CRM ➡ Dokumenty ➡ Dodaj dokument, w celu dodania nowego dokumentu (+ dodaj dokument),
• przejść do listy wszystkich utworzonych na koncie dokumentów dostępnej w zakładce CRM ➡ Dokumenty (wszystkie dokumenty),
• wydrukować utworzony dokument – po wybraniu symbolu drukarki znajdującego się z prawej strony przy danym dokumencie,
• przejść do danych utworzonego dokumentu w zakładce CRM ➡ Dokumenty, poprzez wybranie jego tytułu,
• przejść do danych kontrahenta przypisanego do dokumentu, danych pracownika przypisanego do dokumentu, czy też projektu przypisanego do dokumentu, poprzez wybranie odpowiednio nazwy kontrahenta widocznej przy dokumencie, imienia i nazwiska pracownika i nazwy projektu.

Część ostatnio dodane notatki – zawiera listę ostatnio dodanych notatek (maksymalnie 10). Notatki wymienione na liście są to notatki dodane w danych kontrahenta na karcie relacje.

Lista ostatnio dodanych notatek będzie zawierała treść dodanej notatki, datę jej dodania oraz informację o kontrahencie i projekcie, którego dotyczy.

Ostatnim elementem Pulpitu CRM jest część ostatnio dodane projekty, zawierająca listę maksymalnie dziesięciu ostatnio dodanych projektów. Dane projektów na liście zawierają informacje o nazwie projektu, powiązanym z nim kontrahencie i jego opisie.
Z poziomu listy ostatnio dodanych projektów Użytkownik ma możliwość:

• przejścia do zakładki CRM ➡ Lista projektów ➡ Dodaj nowy projekt, w celu dodania nowego projektu (+ dodaj projekt),
• przejść do listy wszystkich utworzonych projektów dostępnych w zakładce CRM ➡ Projekty (wszystkie dokumenty),
• przejść do danych utworzonego projektu w zakładce CRM ➡ Projekty, poprzez wybranie nazwy projektu,
• przejść do danych kontrahenta przypisanego do projektu, poprzez wybranie nazwy kontrahenta widocznego przy danym projekcie.

Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl