Zaświadczenie o dochodach

1. Informacje ogólne

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest dokumentem potwierdzającym źródło dochodu oraz wysokości wypłacanych świadczeń osoby zatrudnionej w firmie.

Zaświadczenie wystawiane jest na wniosek pracownika, który powinien wskazać, w jakim celu owy formularz ma zostać wystawiony. O treści dokumentu decyduje dana instytucja, do której pracownik będzie je składać. W takiej sytuacji istotne jest to, że takie zaświadczenie może zostać przedstawione na druku obowiązującym w firmie, czy też musi zostać przygotowane na zewnętrznym dokumencie np. sformułowanym przez bank podczas składania wniosku o kredyt lub pożyczkę.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach może być również konieczne dla rodziców, którzy muszą przedłożyć dokument np. w przedszkolu lub uczniów ubiegających się o stypendium socjalne w szkołach.

Należy również pamiętać, że zaświadczenie jest ważne jeden miesiąc od daty wystawienia przez pracodawcę.

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141) nie wskazuje, w jaki sposób należy ubiegać się o zaświadczenie. Informacja w tym temacie dostępna jest natomiast w ustawie o emeryturach i rentach Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 1998 Nr 162 poz. 1118). Należy jednak zaznaczyć, że pracodawca powinien udostępnić informacje o wynagrodzeniu przez wzgląd na dobro pracownika. Odmowa bowiem, może zostać uznana jako działanie na szkodę pracownika.

W przypadku umowy zlecenia, również nie jest to uregulowane w żadnych przepisach. Oznacza to, że wystawienie zaświadczenia o zarobkach dla zleceniobiorcy jest dobrą wolą pracodawcy. W takiej sytuacji natomiast zalecane jest wydanie zleceniobiorcy zaświadczenia, aby nie działać na szkodę pracownika.

Informacje konieczne do wygenerowania zaświadczenia przedstawiającego dane o dochodach, pobierane są serwisu IFIRMA na podstawie wystawionych rachunków.

2. Zaświadczenie o dochodach w serwisie w IFIRMA

Aby móc wygenerować zaświadczenie o zarobkach w serwisie należy przejść do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ Imię i nazwisko pracownika ➡ Deklaracje i formularze:

Kolejno otworzy się się strona z następującymi wierszami:

1. Pracodawca– pozycja nieedytowalna, w której zostanie wskazana skrócona nazwa firmy pobrana z danych wprowadzonych w serwisie IFIRMA.
2. Imię i nazwisko pracownika– pobierane z danych pracownika
3. Data urodzenia pracownika– również automatycznie pobierze się z kartoteki wprowadzonej w serwisie
4. PESEL– pobrany z serwisu i danych pracownika
5. Adres– Pojawi się adres pracownika- ulica, nr domu i mieszkania, kod oraz miejscowość
6. Umowa– w tej pozycji należy z rozwijanej listy wybrać umowę, do której przedsiębiorca chce wystawić zaświadczenie o zarobkach. Dostępne będą wszystkie umowy wprowadzone w serwisie (zlecenie, dzieło i Umowa o pracę)
7. Od dnia– data rozpoczęcia umowy.
8. Do dnia– data zakończenia umowy. Dla umowy na czas nieokreślony pole pozostanie puste.
9. Stanowisko– informacja pobrana z umowy pracownika z pola przedmiot umowy

Następnie w zaświadczeniu konieczne będzie uzupełnienie dodatkowych informacji dotyczących pracownika oraz firmy:

1. Czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę?

Domyślnie zaznaczone jest NIE. Natomiast jeżeli pracownik podczas wnioskowania o zaświadczenie o dochodach pozostaje w okresie wypowiedzenia, należy zaznaczyć TAK.

UWAGA!
Jeżeli przedsiębiorca wypełnia wniosek dla zleceniobiorcy, wówczas ta pozycja się nie wyświetli.
2. Czy zakład pracy znajduje się w stanie likwidacji lub upadłości?

Domyślnie ustawione NIE. Jeżeli zakład pracy znajduje się w likwidacji, należy zaznaczyć TAK.

3. Czy wynagrodzenie jest obciążone sądowymi lub administracyjnymi tytułami egzekucyjnymi?

Domyślnie zaznaczone NIE. Natomiast kiedy pracownik ma z wynagrodzenia potrącenia np. komornicze, wówczas należy wybrać TAK.

Kolejno przedsiębiorca ma wskazać czy dochody mają zostać wykazane “miesięcznie” czy “średnio”. Najczęściej w takiej sytuacji, to pracownik wskazuje, jak mają zostać wykazane jego dochody w zaświadczeniu.

A. Jeżeli zostanie wybrana opcja “miesięcznie”, w zaświadczenia zostaną wskazane wynagrodzenia wypłacone w każdym miesiącu oddzielnie.

W dokumencie wykaże się wówczas tyle miesięcy, ile zostało wybranych na liście rozwijanej. Pozostałe kolumny pozostałe informacje uzupełnią się na podstawie rachunków, zaczynając od ostatniego.

B. Kiedy natomiast użytkownik serwisu zaznaczy “średnio”, system wskaże średnie wynagrodzenie za okres wskazany w zaświadczeniu np. z ostatnich 5 miesięcy. Nie rozdzielając wynagrodzenia na wypłacone miesiące.

Po wypełnieniu formularza należy u dołu strony wybrać zatwierdź.

Tak utworzony wniosek, pojawi się u pracownika w zakładce Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ Imię i nazwisko pracownika ➡ Deklaracje i formularze ➡ Zaświadczenie o dochodach. Z tego poziomu użytkownik ma możliwość pobrania zaświadczenia w formacie PDF lub jego usunięcia.

Autor: Agnieszka Sołtys– ifirma.pl