Wysyłka faktur do KSEF w IFIRMA

Z początkiem lutego 2026 r. spora część przedsiębiorców będzie miała obowiązek wystawiać faktury w postaci ustrukturyzowanej. Takie faktur można wystawiać bezpośrednio w Krajowym Systemie eFaktur lub można wystawić je w programie fakturującym a następnie przesłać do KSeF.

Poniżej wskazane zostały terminy, w jakich przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur w KSeF oraz ogólne zasady wystawiania i wysyłki takich faktur w serwisie IFIRMA.

1. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF

Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona wg schematu określonego przez Ministerstwa Finansów.
Obowiązek ten jednak nie dotyczy wszystkich podmiotów w tym samym czasie, nie dotyczy również wszystkich transakcji.

Listę wyłączeń, wraz ze wskazaniem okresu ich obowiązywania, zawiera poniższa tabela.

Wskazane w punkcie nr 9 wyłączenia dotyczą np. świadczenia usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Zakres danych w przypadku wskazanych usług zwolnionych z VAT reguluje rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur. Dane wymagane na fakturze dokumentującej sprzedaż zwolnioną z VAT w tym wypadku to: data wystawienia, numer kolejny, imiona i nazwiska stron, nazwa usługi i kwota należności ogółem.

2. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w serwisie – ogólne założenia

Od 1 lutego 2026 r. sposób wystawiania faktury w serwisie IFIRMA nie ulega zmianie. Użytkownik nadal wybiera właściwy formularz, uzupełnia jego dane i zatwierdza dokument.

Wystawiony dokument będzie zgodny z obowiązującą od lutego 2026 r. strukturą faktury ustrukturyzowanej (FA(3)). W związku z tym, iż dla danego dokumentu przedsiębiorca może korzystać z możliwości jego nie wysyłania do KSeF, zatwierdzona faktura nie zostanie przesłana automatycznie.

Wystawienie faktury w KSeF za pośrednictwem serwisu IFIRMA obejmuje następujące etapy:

• wybór właściwego formularza faktury,
• uzupełnienie danych dokumentu oraz jego zatwierdzenie,
• wysyłkę faktury do KSeF,
• uzyskanie UPO,
• udostępnienie faktury nabywcy.

Czynności do wykonania w poszczególnych etapach opisane zostały poniżej.

3. Wystawienie faktury w KSeF krok po kroku

Serwis umożliwia przesłanie wystawienie a następnie przesłanie do KSeF faktur.
Opcja ta nie jest dostępna na formularzach rachunków znajdujących się na kontach podmiotów korzystających ze zwolnienia z VAT.

Dodatkowo do KSeF nie zostanie przesłana sprzedaż:

• dokonywana w ramach procedury IOSS,
• dokumentowana fakturami w wystawionymi w module najmu prywatnego,
• faktury korygujące do wystawionych faktur zaliczkowych.

Wybór właściwego formularza

Wybierając właściwy formularz należy mieć na uwadze, iż wystawionej faktury, po jej przesłaniu do KSeF, nie można edytować ani usunąć. Wystawienie faktury przy użyciu niewłaściwego formularza będzie powodowało konieczność jej skorygowania.

W przypadku wystawiania faktur cyklicznych, należy zweryfikować ustawienia faktury cyklicznej w zakresie automatycznej wysyłki drogą mailową. Dokument wysłany mailem nie będzie mógł zostać przekazany do KSeF.

Uzupełnienie danych dokumentu

Sposób uzupełnienia formularza, w przypadku faktury przekazywanej do KSeF, jest taki sam jak dla faktury wystawianej elektronicznie czy papierowo.

Uzupełniając formularz faktury należy zwrócić uwagę na:

• wybór właściwego kontrahenta – wystawienie faktury na podmiot inny niż faktyczny nabywca będzie wiązał się z konieczności korekty dokumentu i koniecznością wystawienia nowego. Wskazanie nieistniejącego nr NIP nabywcy spowoduje odrzucenie faktury w KSeF,
• datę wystawienia – nie może być datą przyszłą. Może być datą przeszłą, przy czym wysłanie faktury z taką datą będzie uznane najczęściej za jej przesłanie po terminie,
• wybór właściwej serii numeracji – zgodnie z informacją dostępną w podręczniku KSeF opublikowanym przez MF, w KSeF działa mechanizm weryfikacji duplikatów. Odrzucona zostanie faktura jeśli w KSeF będzie inna z takim samym numerem NIP sprzedawcy, numerem nadanym przez sprzedawcę i rodzajem dokumentu. Nie będzie więc możliwe przesłanie dwóch faktur sprzedaży z tym samym numerem,
• dodatkowe oznaczenia dokonywanej sprzedaży:
• w przypadku podatników VAT czynnych oznaczenie w zakresie procedur podatkowych i sprzedaży towaru lub usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT.



Obecnie oznaczenia wprowadzamy odrębnie dla każdej pozycji. Łącznie oznaczamy jedynie zastosowanie procedury TP wskazującej na istnienie powiązań między sprzedawcą a nabywcą. Więcej na temat procedur podatkowych tutaj.

• w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT – konieczne będzie wskazanie podstawy prawnej oraz jej źródła (ustawa, dyrektywa lub inna). W przypadku Użytkowników niebędących podatnikami VAT czynnymi pole to uzupełnia się zgodnie z domyślnymi ustawieniami wprowadzonymi w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Faktury i rachunki ➡ Domyślne ustawienia.
• poprawne wprowadzenie nazw sprzedawanych towarów lub usług – także w przypadku, gdy są wskazywane dodatkowo w języku obcym. Także te informację trafiają do KSeF.

Po uzupełnieniu danych faktury należy wybrać opcję Wystaw.



Spowoduje on zapisanie dokumentu. W przypadku, kiedy chcemy zapisać wprowadzone dane ale bez wystawienia faktury możliwe jest skorzystanie z funkcji Zapisz szkic.



Zapisany szkic widoczny będzie w zakładce Sprzedaż ➡ Faktury ➡ lista faktur, a w przypadku nievatowca Sprzedaż ➡ Rachunki ➡ lista rachunków faktur, nie będzie miał on jednak numeru. Będzie można do niego wrócić, jeśli to konieczne zmienić jego dane i wystawić na jego podstawie fakturę.

Wysyłka faktury do KSeF

Na szczegółach zatwierdzonej faktury, na dole strony widoczny będzie przycisk Wyślij do KSeF.



Po jej kliknięciu pojawi się informacja o statusie dokumentu.



Faktura po jej przesłaniu a przed ostatecznym przetworzeniem przez bramkę MF będzie widoczna jako Przekazana do wysyłki.

Z kolei po poprawnym przetworzeniu faktury obok jej numeru widoczny będzie status Zaakceptowany wraz z numerem nadanym przez KSeF.



W prawym górnym rogu widoczny będzie status operacji związanych z wysyłką do KSeF.

Informację o tym z jakich elementów składa się numer faktury przesłanej do KSeF znaleźć można tutaj.

Dodatkowo po wybraniu funkcji Weryfikuj Użytkownik zostanie przeniesiony do strony MF z informacją o tym, iż dokument znajduje się w KSeF.



Z poziomu strony MF możliwe jest również przejście do pobierania faktury bez logowania do KSeF.

Wysyłka faktury do KSeF nie będzie możliwa:

• w przypadku kiedy data wskazana jako data wystawienia będzie inna datą przyszłą w stosunku do daty wysyłki. Taka faktura zostałby odrzucona przez MF jako niezgodna ze schematem,
• w przypadku kiedy faktura została wysłana do nabywcy drogą mailową.
Użytkownik już w momencie wysyłki faktury musi zdecydować czy faktura będzie przekazywana do KSeF.


Przesłanie drogą mailową faktury bez wprowadzonych na niej kodów QR właściwych dla trybu offline jest jednoznaczne z uznaniem, iż dokument nie zostanie wprowadzony do KSeF.

Uzyskanie UPO

Urzędowe Poświadczenie Odbioru pojedynczej faktury w KSeF zawiera następujące dane:

• numer referencyjny sesji,
• numer KSeF nadany dokumentowi,
• numer faktury nadany przez sprzedawcę,
• data przesłania faktury do KSeF (data wystawienia e-Faktury),
• data przyjęcia faktury w KSeF (data nadania numeru KSeF, będąca jednocześnie datą otrzymania faktury przez nabywcę).

Obecnie UPO dla wysłanych dokumentów można pobrać bezpośrednio ze strony KSeF. Weryfikacja statusu wysyłki dokumentu po stronie serwisu dostępna jest w szczegółach faktury na karcie KSeF.



Na karcie KSeF możliwe jest sprawdzenie statusu faktury, uzyskanego przez nią nr KSeF, daty jej przesłania do KSeF i przyjęcia w KSeF. Dodatkowo zostanie wyświetlona informacja w jakim trybie została wystawiona faktura.
Faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie ONLINE jeśli data przesłania (przyjęcia) do KSeF jest taka sama jak data wystawienia dokumentu wskazana przez sprzedawcę.

Poniżej widok karty KSeF w przypadku przesyłania duplikatu faktury.



Udostępnienie faktury nabywcy

W przypadku kiedy nabywcą jest inny krajowy przedsiębiorca, czyli podmiot, który ma możliwość zalogowania się bezpośrednio do KSeF, nie ma potrzeby przekazywania faktury w innej formie. Wystarczy przesłanie do KSeF.

Z kolei w przypadku, gdy nabywcą jest podmiot nie korzystający z KSeF np.:

• podmiot zagraniczny nieposługujący się krajowym nr NIP, poza przesłaniem faktury do KSeF należy udostępnić nabywcy fakturę z w sposób z nim uzgodniony,
• konsument – należy udostępnić nabywcy fakturę w sposób z nim uzgodniony. Sprzedawca może ale nie musi przesyłać faktury do KSeF.

Użytkownicy serwisu IFIRMA mogą tak jak dotyczas:

• pobrać fakturę w jako pdf i przekazać ją nabywcy w formie papierowej,
• wysłać fakturę drogą mailową.



W każdym z powyższych przypadków na wygenerowanym plik pdf dokumentu, na którym znajdzie się kod QR umożliwiający dostęp do faktury w KSeF bez konieczności logowania.

Uwaga!
Kodem QR zostanie również oznaczona faktura przesłana do KSeF w przypadku jej użycia (np. pobrania jako wydruk pdf) poza KSeF.



Po zeskanowaniu oznaczonego powyżej kodu QR nabywca zostanie przeniesiony do strony MF, na której znajdzie informację, iż dokument znajduje się w KSeF, a następnie będzie mógł przejść do pobierania samego dokumentu.



Należy zauważyć, iż nabywca nie ma obowiązku pobierania faktury za pomocą powyższej opcji, w sytuacji kiedy otrzymał od sprzedawcy dokument w formie pdf.

Autor: Katarzyna Kisiel – IFIRMA