Wynagrodzenie chorobowe pracownika

1. Wstęp

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikom niezdolnym do pracy z tytułu choroby przez pierwsze 33 dni tej niezdolności w danym roku kalendarzowym, a jeżeli ukończyli 50 rok życia – przez pierwsze 14 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym. Wynagrodzenie to jest finansowane ze środków pracodawcy. Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego niezdolność do pracy wskutek choroby trwa łącznie dłużej niż 33 dni, wówczas począwszy od 34 dnia pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS (lub od 15 dnia w przypadku pracowników powyżej 50 roku życia).

Prawo do wynagrodzenia chorobowego pracownik nabywa po upływie 30 dni nieprzerwanego okresu zatrudnienia, do którego wlicza się też poprzednie okresy zatrudnienia, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni.

Okres ten nie jest wymagany w przypadku:

• absolwentów szkół i szkół wyższych zatrudnionych w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych,
• gdy niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy,
• osób posiadających wcześniejszy co najmniej 10-letni okres zatrudnienia (obowiązkowego ubezpieczenia),
• posłów i senatorów, którzy podjęli zatrudnienie w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji w tych przypadkach prawo do wynagrodzenia chorobowego przysługuje od pierwszego dnia choroby.
• funkcjonariuszy Służby Celnej, którzy podjęli pracę w jednostce organizacyjnej Krajowej Administracji Skarbowej.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie ZUS ZLA, potocznie nazywane L4 wystawione choremu pracownikowi, są dostępne z chwilą wystawienia przez lekarza na profilu pracodawcy na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych tzw. e-PUE ZUS. Jeżeli pracownik posiada konto na e-PUE ZUS znajdzie na nim swoje elektroniczne zwolnienie lekarskie.

Fakt, że zwolnienie lekarskie pracownika pojawia się u jego pracodawcy automatycznie z chwilą wystawienia (o ile nie ma żadnych problemów technicznych), nie zwalnia go od przekazania pracodawcy informacji na temat nieobecności związanej z chorobą. Pracownik powinien zrobić to niezwłocznie, a w sytuacji losowej np. wypadku, kiedy nie ma możliwości poinformowania pracodawcy samodzielnie, powinni wyręczyć go członkowie rodziny.
Pracownik powinien także informować pracodawcę odpowiednio wcześnie o planowanej nieobecności w czasie choroby np. w związku z planowanym zabiegiem operacyjnym, czy pobytem w sanatorium.

Pracodawca w swoim regulaminie pracy lub innym dokumencie wewnętrznym informuje pracownika o sposobie powiadamiania o nieobecności związanej z chorobą np. że pracownicy mogą zrobić to osobiście, przez telefon, przez osobę trzecią, przez sms, e-mail czy listem poleconym, gdzie data zawiadomienia będzie zgodna z datą stempla pocztowego.

Ważne! Jeżeli pracownik nie przekazał informacji o chorobie, lub uczynił to zbyt późno, naruszył tym samym organizację pracy. Pracodawca w takim przypadku może zastosować względem pracownika karę upomnienia lub nagany.

Jeżeli pracownik przebywa na zwolnieniu więcej niż 33 dni – to pracodawca składa do właściwego oddziału ZUS zwolnienie lekarskie:

• w formie dokumentu elektronicznego (e–ZLA),
• na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego,
• w formie wydruku zaświadczenia wystawionego elektronicznie (wydruk e–ZLA)

Oryginał zwolnienia lekarskiego pracownika i zaświadczenie płatnika składek- wypełniony druk ZUS Z-3 (dostępny do wygenerowania w serwisie ifirma tutaj ) w celu wypłaty pracownikowi zasiłku chorobowego.

Wynagrodzenie za czas choroby oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikom jest przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowanych ze środków pracownika.

2. Podstawa wynagrodzenia chorobowego

1. Wynagrodzenie chorobowe jest wyliczane według zasad obowiązujących przy ustalaniu zasiłku chorobowego. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego jest wyliczane według zasad obowiązujących przy ustalaniu zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
2. Jeżeli niezdolność do pracy powstała w pierwszym miesiącu pracy i pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby stanowi wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc (przy wynagrodzeniu stałym jest to kwota brutto z umowy).
3. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy pracy, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Jeżeli w pierwszym miesiącu pracy pracownik nie przepracował całego miesiąca to należy wynagrodzenie za ten miesiąc wykluczyć z podstawy wpisując 0zł w kolumnie Przychód ze stosunku pracy.
4. Jeżeli w ostatnich 12 miesiącach pracownik chorował, to wynagrodzenie za te miesiące wpływają na średnią wg zasad:
• jeżeli okres choroby trwał dłużej niż 50% czasu pracy pracownika, to wynagrodzenie z tego miesiąca nie jest wliczane do średniej i należy w kolumnie Przychód ze stosunku pracy wpisać dla tego miesiąca 0 zł,
• jeżeli okres choroby trwał krócej należy wartość wynagrodzenia zwaloryzować do kwoty jaką by pracownik zarobił, gdyby pracował przez pełny miesiąc. W przypadku wynagrodzenia stałego jest to kwota brutto z umowy o pracę. Wynagrodzenie zmienne waloryzujemy dzieląc kwotę podaną w kolumnie Przychód ze stosunku pracy przez ilość dni przepracowanych i otrzymany wynik mnożąc przez ilość dni pracy w danym miesiącu. Wyliczoną kwotę należy wpisać w kolumnie Przychód ze stosunku pracy.
5. Podstawa wymiaru wynagrodzenia z tytułu pracy na pełny etat – z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pkt 6. – nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia ustawowego. W 2024 wysokość minimalnego wynagrodzenia jest zmieniana dwukrotnie od 1 stycznia do 30 czerwca minimalne wynagrodzenie wynosi 4242 zł brutto, od lipca 2024 jest to 4300 zł brutto. Serwis sam waloryzuje podstawę do tej kwoty.
6. Jeżeli pomiędzy kolejnymi zwolnieniami chorobowymi pracownika nie minął okres 1 miesiąca ma zastosowanie podstawa wyliczona przy poprzednim zwolnieniu chorobowym.

Mowa o tym w art. 43 ustawy zasiłkowej, który wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. Artykuł ten wskazuje, że nie ustala się nowej podstawy wymiaru zasiłku, jeżeli przerwa między świadczeniami była krótsza niż miesiąc kalendarzowy, podczas gdy wcześniej, aby ustalić nową podstawę wymiaru kolejnego świadczenia, od ostatnio pobieranego musiały minąć co najmniej 3 pełne miesiące kalendarzowe.

W rezultacie od 1 stycznia 2022 r. w przypadku pracowników którzy często korzystali ze zwolnień chorobowych, częściej będzie zachodziła konieczność ustalania nowej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.

7. Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy jest 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego jego podstawę wymiaru. Za czas choroby pracownik zachowuje prawo do 80 proc. wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. Gdy jednak niezdolność do pracy jest wynikiem wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w okresie ciąży lub poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddaniem się zabiegowi pobrania komórek tkanek i narządów. Za czas zwolnienia przysługuje 100 proc. wynagrodzenia.

3. Wynagrodzenie chorobowe pracowników po 50. roku życia

Od dnia 1 lutego 2009 r. zmianie uległy przepisy prawa pracy dotyczące wynagrodzenia za czas choroby pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia. Pracownikom po 50 roku życia skrócono okres wypłaty wynagrodzenia za czas choroby, płatnego przez pracodawcę. Pracodawca płaci pracownikowi 80% wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy spowodowany chorobą, przez okres 14 dni. Od 15 dnia wypłatę wynagrodzenia chorobowego dla tych pracowników przejął ZUS. Wypłata nastąpi w formie zasiłku chorobowego.

Przepisy dotyczą niezdolności do pracy przypadającej po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50 rok życia.

4. Zasady wyliczania wynagrodzenia chorobowego

Na poniższym przykładzie pokazane jest w jaki sposób należy obliczyć wynagrodzenie chorobowe z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, z wynagrodzeniem 5000,00 zł brutto i przebywającym na zwolnieniu lekarskim – 7 dni:

Podstawa brutto = 5000,00 zł

Podstawa netto = Podstawa brutto – (Podstawa brutto * 13,71%)

Podstawa netto = 5000,00 zł – ( 5000,00 zł x 13,71 %)= [13,71% współczynnik określający wysokość składek na ubezpieczenia społeczne pracownika]

5000,00 zł – ( 5000,00 zł x 13,71 %) = 5000,00 zł – 685,50 zł = 4314,50 zł

[13,71% współczynnik określający wysokość składek na ubezpieczenia społeczne pracownika]

(Podstawa netto : 30 dni) * dni choroby * 80% = wynagrodzenie za czas choroby

(4314,50 zł : 30 dni) x 7 dni x 80% =143,8166 zł x 7 dni x 80% = 1006,7162 zł x 80% =805,37 zł

Podstawa zasadnicza = kwota brutto z umowy – (kwota brutto z umowy : 30 dni * dni choroby)

5000,00 zł – ( 5000,00 zł : 30 dni x 7 dni) = 5000,00 zł – 1166,6666 = 3833,33 zł

5. Wynagrodzenie zasadnicze

W miesiącu w którym pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym należy też wyliczyć nowe wynagrodzenie zasadnicze – czyli wynagrodzenie za okres przepracowany. Zasada wyliczenia została przedstawiona wyżej w pkt. C ale serwis wykonuje je automatycznie.

Jeżeli pracownik przekroczy w trakcie roku limit dni, za które wynagrodzenie wypłaca pracodawca to zaczyna otrzymywać z ZUS zasiłek chorobowy. W takim miesiącu również konieczne jest wprowadzenie informacji o okresie choroby pracownika w celu wyliczenia poprawnego wynagrodzenia zasadniczego.

6. Informacje dodatkowe

Okres pobierania wynagrodzenia chorobowego przez pracownika jest okresem przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne. Płatnik musi złożyć oprócz deklaracji ZUS DRA i raportu ZUS RCA również raport ZUS RSA.

Raport ZUS RCA – jest miesięcznym raportem w którym podaje się odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne pracownika za dany miesiąc.

Raport ZUS RSA – jest raportem miesięcznym mówiącym o okresie przerwy w opłacaniu składek oraz wypłaconych świadczeniach. Podaje się w nim okres od kiedy do kiedy było wypłacane wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, liczbę dni, wypłaconą kwotę oraz kod świadczenia przerwy.

Podstawowe kody świadczenia/przerwy to:

• 331– wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy, czyli wynagrodzenie chorobowe wypłacone przez pracodawcę, do 33 lub 14 dnia świadczenia przerwy,
• 312– zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia chorobowego,
• 313– zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, czyli wypłacany przez ZUS od 34 lub 15 dnia dnia choroby.
• 314– zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego,
• 321– świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego,
• 151– okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku,
• 152– okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy
UWAGA ! Od dnia 5 sierpnia 2023 zostały wprowadzone nowe kody świadczenia / przerwy
• 131– urlop opiekuńczy w rozumieniu art. 173(1) k.p.,
• 337– zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
• 338– zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, przysługującego w wymiarze do 9 tygodni udzielonego na podstawie art. 182 (1a) § 4 k.p. i art. 183 § 5 k.p.,
• 339– wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
• 340– wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego przysługującego w wymiarze do 9 tygodni udzielonego na podstawie art. 182(1a) § 4 k.p. i art. 183 § 5 k.p.

Autor: Zespół ifirma.pl, Patrycja Tokarska – ifirma.pl