Ulepszenie środka trwałego czy remont – jak to określić?

W oparciu o poniższe definicje podatnik może samodzielnie określić, czy ma do czynienia z remontem czy modernizacją danego środka trwałego:

Rozróżnienie pojęć „remont” i „ulepszenie środka trwałego” ma szczególne znaczenie pod względem podatkowym oraz ewidencji księgowej. Nieprawidłowe określenie charakteru poniesionych nakładów może doprowadzić do zaniżenia lub zawyżenia wartości początkowej środka trwałego, a w efekcie zawyżenia lub zaniżenia kosztów.

1. Remont

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji remontu. Organy podatkowe akceptują odwołanie się do definicji tego pojęcia zawartej w przepisach ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.

Zgodnie z jej brzmieniem – remontem jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym.

Na podstawie tej definicji przyjmuje się, że remont to działanie przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego. Remontem jest np. wymiana zużytych składników technicznych następująca w toku eksploatacji środka trwałego i będąca wynikiem tej eksploatacji.

Przykład:

W następstwie eksploatacji samochodu doszło do zatarcia silnika. Uszkodzony silnik przedsiębiorca wymienił na nowy. Wymiana silnika uszkodzonego w wyniku eksploatacji spełnia kryteria uznania za remont. Przywraca bowiem jedynie pierwotną wartość użytkową samochodu. Dlatego wydatki te można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.
Wartość wydatków poniesionych na ten cel zaliczana jest do kosztów podatkowych w całości, bez ograniczeń.

Podsumowując, remont to wszystkie poniesione nakłady, których celem jest przywrócenie stanu pierwotnego środka trwałego oraz utrzymanie jego bieżącej użyteczności technicznej. Remontem jest naprawa oraz wymiana zużytych elementów.

a. Księgowanie remontu środka trwałego (niebędącego pojazdem)

W lewym górnym rogu należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia dokumentu, na podstawie którego będzie rozliczany koszt.

Dokumenty kosztowe dotyczące remontu środków trwałych, za wyjątkiem pojazdów, wprowadza się w zakładce Wydatki ➡ Nowy wydatek

Następnie ➡ Koszt prowadzenia działalności i wybiera się odpowiedni rodzaj dokumentu Inny dokument/ Faktura VAT.

Po wybraniu rodzaju wydatku i formy dokumentu pojawi się poniższy formularz:

Należy w nim uzupełnić wymagane dane zgodnie ze stanem faktycznym.
Koszt zostanie rozliczony w dacie wystawienia dokumentu. Podatek VAT rozliczany jest na zasadach ogólnych.

b. Księgowanie remontu pojazdu

Dokumenty kosztowe związane z remontem pojazdu należy wprowadzać przez zakładkę Pojazdy ze względu na szczególny sposób rozliczania wydatków związanych z pojazdem.

W celu zaksięgowania dokumentu kosztowego związanego z remontem pojazdu należy ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia dokumentu. Następnie należy wybrać zakładkę Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów.

Następnie przy wybranym pojeździe Rozliczenie pojazdu.

Kolejnym krokiem jest wybranie odpowiedniego rodzaju wydatku – Inne koszty oraz rodzaju dokumentu Faktura VAT bądź inny.

Po wybraniu rodzaju dokumentu pojawi się poniższy formularz do uzupełnienia.

Należy go uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym. Koszt zostanie rozliczony w dacie wystawienia dokumentu. Podatek VAT zostanie rozliczony na zasadach ogólnych.

Schemat księgowania do KPiR – sposób księgowania wydatków związanych z eksploatacją pojazdu jest zależny od rodzaju i przeznaczenia pojazdu. Temat ten omówiony jest tutaj.

2. Ulepszenie

Ulepszenie środka trwałego polega na dokonywaniu nakładów, które powodują wzrost jego wartości użytkowej. W przepisach podatkowych (art. 22g ust.17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) można wskazać 5 rodzajów prac przeprowadzanych wobec środka trwałego traktowane jako ulepszenie:

1. przebudowa – jest to zmiana istniejącego stanu środka trwałego na inny powodująca dostosowanie do pełnienia innych funkcji, zmianę warunków technicznych lub własności użytkowych, np. budowa ściany działowej w pomieszczeniu budynku, budowa rampy dla osób niepełnosprawnych przy wejściu do budynku w miejscu dotychczasowych schodów,
2. rozbudowa – jest to powiększenie składników majątkowych, w szczególności budynków, budowli, linii technologicznych itp., np. zainstalowanie klimatyzacji w pomieszczeniu budynku,
3. rekonstrukcja – jest to odtworzenie (odbudowanie) zużytych całkowicie lub częściowo środków trwałych, np. zainstalowanie w zestawie komputerowym nowej drukarki w miejsce zepsutej,
4. adaptacja – jest to przystosowanie (przerobienie) środka trwałego do wykorzystania go w innym celu niż jego pierwotne przeznaczenie albo nadanie mu nowych cech użytkowych, np. zmiana przeznaczenia lokalu mieszkalnego na użytkowy,
5. modernizacja – jest to unowocześnienie środka trwałego, np. zakup do zestawu komputerowego większego dysku twardego.

Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł (u płatnika VAT jest to wartość netto, dla firmy zwolnionej z VAT brutto) i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do wartości z dnia przyjęcia go do używania.

Wzrost wartości użytkowej mierzony jest w szczególności:

• okresem używania,
• zdolnością wytwórczą,
• jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych,
• kosztami ich eksploatacji.

Jeżeli jednak poniesione wydatki nie przekroczą kwoty 10 000 zł, mogą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu jednorazowo w dacie poniesienia.

W sytuacji, gdy ulepszenie środków trwałych jest wynikiem wymiany części składowych lub peryferyjnych, wydatki na nabycie tych części zwiększają wartość początkową środków trwałych, gdy ich jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000 zł. Gdy cena ta jest równa lub niższa niż 10 000 zł, wydatki na nabycie poszczególnych części składowych lub peryferyjnych stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie poniesienia wydatku.

Warto też poruszyć kwestię ulepszenia składnika majątku, który ze względu na wartość niższą niż 10 000 zł nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Można odnaleźć dwa podejścia do tematu. Pierwszym z nich jest uznanie, iż ulepszenie nie dotyczy amortyzowanego środka trwałego, a więc rozliczamy dokumenty dotyczące ulepszenia bezpośrednio w koszty. Drugi punkt widzenia, to w momencie dokonania ulepszenia wprowadzamy środek trwały do ewidencji (zwiększamy jego wartość o kwotę ulepszenia) i amortyzujemy go, dokonujemy również na bieżąco korekty kosztów o zaksięgowany wcześniej zakup danego składnika majątku.

W powyższym zakresie zalecany jest kontakt ze swoim US.

a. Księgowanie ulepszenia środka trwałego

W lewym górnym rogu należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą wprowadzenia ulepszenia.

Dokumenty kosztowe dotyczące ulepszenia środków trwałych wprowadza się przez zakładkę Firma ➡ Majątek ➡ Rejestr środków trwałych.

Następnie trzeba wejść w szczegóły środka trwałego poprzez wybranie jego nazwy.

Na samym dole formularza z danymi środka trwałego będą dostępne opcje: Dodaj ulepszenie na inny dokument bądź Dodaj ulepszenie na fakturę vat.

Po wybraniu danej opcji pojawi się poniższy formularz do uzupełnienia:

Należy go uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym. Kosztem będą odpisy amortyzacyjne.

Zasady amortyzacji ulepszenia omówione są tutaj. Natomiast zmiany w rozliczaniu ulepszeń od 2019 r. tutaj.

3. Podsumowanie

Na podstawie przytoczonych w artykule definicji przedsiębiorca powinien być w stanie określić czy ma do czynienia z remontem, czy też ulepszeniem środka trwałego. Stanowi to bardzo ważny aspekt w ewidencji księgowej.

Często przyczyną problemów z odróżnieniem remontu od ulepszenia jest fakt, że do prac remontowych mogą zostać wykorzystane najnowsze materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Remont nie polega bowiem na tym, że trzeba użyć dokładnie tych samych materiałów, jakie zostały zastosowane przy budowie środka trwałego (powstałego np. 20 lat temu).

W praktyce każdy przypadek przeprowadzonych prac remontowych należy oceniać indywidualnie. Sama faktura nie będzie wystarczającym dowodem. Często konieczne są umowy czy protokoły określające szczegółowo zakres wykonywanych prac. W szczególnie spornych sprawach konieczne jest powoływanie biegłego.

Autor: Monika Kobylak – ifirma.pl