Rachunek wystawiony w walucie

Transakcje pomiędzy przedsiębiorcami są coraz częściej rozliczane w walutach obcych. Nie zabraniają tego również przepisy podatkowe. Rachunek wystawiany w walucie jest typem rachunku dla sprzedaży opodatkowanej w Polsce, na której kwota transakcji jest określona w walucie obcej. Taki rodzaj rachunku ma zastosowanie również przy sprzedaży wysyłkowej na rzecz osoby fizycznej, której miejscem zamieszkania jest terytorium Unii Europejskiej.

Rachunek wystawiany w walucie przez nievatowca

Rachunek w walucie, zarówno dla osoby fizycznej jak i firmy, wystawiamy przez zakładkę Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur ➡ Rach. wystawiany w walucie.

Podczas wystawiania rachunku miesiąc księgowy ustawiony w lewym górnym rogu musi być zgodny z datą wystawienia rachunku.

Wystawiając rachunek w polu Wpis do KPIR możemy wybrać z listy Wartość sprzedanych towarów i usług lub Pozostałe przychody. Umożliwia to poprawne zaksięgowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów:

• przy sprzedaży towarów handlowych lub usług jako wpis do KPiR wybieramy Wartość sprzedanych towarów i usług,
• przy sprzedaży składników majątku wybieramy Pozostałe przychody.

Wybranie opcji Brak wpisu spowoduje, że wystawiony rachunek nie będzie zaksięgowany do podatkowej księgi.

W przypadku opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym przy sprzedaży towarów wybieramy opcję wpis do ewidencji przychodów. Wybranie opcji brak wpisu spowoduje, że wystawiony rachunek nie będzie zaksięgowany do ewidencji przychodów.

Na formularzu rachunku wystawionego w walucie, w prawym górnym rogu w pozycji Waluta możemy wybrać walutę, w której ma być wystawiony rachunek.

Na rachunku wystawianym w walucie jest możliwość wybrania języka, w którym ma być on wystawiony. Automatycznie zostaną przetłumaczone stałe elementy rachunku.

W zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Domyślne ustawienia możemy ustawić główny język rachunku wystawianego w obcych walutach.

Po uzupełnieniu: nabywcy, daty wystawienia i sprzedaży, terminu płatności, serii numeracji, typu sprzedaży, waluty wpisujemy nazwę towaru lub usługi. Wystawiając rachunek w serwisie jako miesiąc księgowy ustawiamy miesiąc, w którym nastąpiła sprzedaż towaru lub usługi. W pozycji Data sprzedaży wpisujemy datę wykonania usługi lub sprzedaży towaru, a w pozycji Data wystawienia datę jej faktycznego wystawienia.

Przy wybraniu innej waluty niż krajowa obowiązkowo pobieramy kurs NBP. Jeżeli chcemy, żeby kurs pojawił się na rachunku, zaznaczamy opcję Pokaż kurs NBP na wydruku.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, które regulują zasady wystawiania rachunków również przez podatników zwolnionych z podatku vat, nie wymagają podawania na rachunku kursu waluty jaki został zastosowany do przeliczenia wartości.

Należy jednak pamiętać, że każdy rachunek wystawiany walucie do celów księgowych musi zostać przeliczony na walutę krajową. W podatku dochodowym do przeliczenia wartości określonych w walucie, stosujemy średni kurs danej waluty obcej ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień poprzedzający dzień uzyskania przychodu. Dzień uzyskania przychodu to dzień sprzedaży towaru lub wykonania usługi chyba, że przed tym dniem wystawimy rachunek lub otrzymamy zapłatę.

Zgodnie z art.11a ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Przy transakcjach walutowych powstają różnice kursowe. Jeżeli zapłata za rachunek została dokonana w miesiącu jej wystawienia, wybieramy opcję dodaj pozycję.

W sytuacji, gdy zapłatę otrzymaliśmy w walucie obcej wybieramy w formie zapłaty Waluta obca, uzupełniamy wpłaconą przez kontrahenta kwotę i datę otrzymania zapłaty. W pozycji kurs z dnia zapłaty wpisujemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zapłaty. Po uzupełnieniu tych danych zatwierdzamy.

Przykład: Podatnik sprzedał dnia 11 czerwca 2018 towar na kwotę netto 25,00 euro, na który w dniu 14 czerwca 2018 wystawił rachunek w walucie. Dnia 14 czerwca 2018 podatnik otrzymał także zapłatę od kontrahenta na rachunek walutowy, dlatego wystawiając rachunek wyliczamy od razu różnice kursowe. W pozycji Forma zapłaty wybieramy waluta obca, kwota wpłacona [EUR] wpisujemy 25,00, data otrzymania zapłaty – 21.06.2018, kurs z dnia zapłaty – 4,3171. Ponieważ kontrahent dokonał zapłaty na rachunek walutowy i przy wpłacie bank nie dokonał przewalutowania waluty, do wyliczenia różnic kursowych przyjmujemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zapłaty, czyli w tym przypadku z dnia 20.06.2018r.

W przypadku gdy zapłata za rachunek w walucie dokonana zostanie na rachunek bankowy prowadzony w PLN, różnice kursowe wyliczamy w następujący sposób: w pozycji forma zapłaty wybieramy PLN, uzupełniamy kwotę zapłaconą w walucie, datę i kwotę otrzymanej zapłaty w PLN.

Przykład: Podatnik sprzedał dnia 11 czerwca 2018 towar na kwotę netto 25,00 euro, na który w dniu 14 czerwca 2018 wystawił rachunek w walucie. Dnia 21 czerwca 2018, podatnik otrzymał zapłatę od kontrahenta na rachunek bankowy prowadzony w PLN. Kwota należności zapłacona w walucie została przeliczona przez bank, według kursu banku jaki stosuje przy zakupie waluty (odsprzedaż waluty do banku) w naszym przykładzie będzie to kwota 4,2000 zł x 25,00 euro = 105,00 zł. W pozycji Forma zapłaty wybieramy PLN, kwota wpłacona [EUR] wpisujemy 25,00, data otrzymania zapłaty 21.06.2018r., kwota w PLN – wpisujemy 105,00 zł.

W sytuacji, gdy zapłata za rachunek zostanie dokonana w następnym miesiącu po jej wystawieniu, w serwisie ustawiamy w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą zapłaty. Na osi czasu ustawiamy miesiąc wystawienia rachunku w walucie i wybieramy opcję + różnice kursowe.

Uzupełniamy pozycje: forma zapłaty, kwota, data zapłaty i kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień zapłaty.

W przypadku płatności dokonywanych na konto złotówkowe zamiast kursu NPB wybieramy formę zapłaty PLN i podajemy kwotę otrzymaną w PLN.

Na wystawianym rachunku można dodać towar lub usługę z listy która została importowana plikiem CSV lub wprowadzona ręcznie w zakładce Rachunki ➡ Towary i Usługi ➡ Lista standardowych towarów i usług ➡ dodaj towar lub usługę lub importuj listę towarów i usług.

Inne dodatkowe opcje możliwe do wykorzystania przy wystawieniu dokumentów sprzedażny:

• Uwagi,
• Płatności,
• Dodatkowe.

Standardowe uwagi – na rachunku można podać dodatkowe informacje dotyczące np. nowych danych na rachunku, czy informacji o zmianie numeru konta bankowego. Standardowe uwagi dodajemy w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Domyślne ustawienia ➡ Standardowe uwagi ➡ + dodaj.

Następnie przy wystawianiu rachunku ręcznie wybieramy każdą informacje dotyczącą standardowych uwagi.

Po wybraniu uwagi z listy pojawi się na formularzu.

Dodając uwagi mamy również możliwość wprowadzenia ich na stałe, tak aby automatycznie wyświetlały się przy danej serii numeracji z której korzystamy przy wystawianiu rachunku. Opcja ta dostępna jest przy wybranej serii numeracji, które został ustawiona jako domyślna w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ serie numeracji.

Po prawej stronie ekranu dokonujemy edycji wybranej serii numeracji a w polu Domyślne ustawienia wprowadzamy potrzebne informacje, które będą automatycznie pobierane i widoczne przy wystawianiu rachunku w danej serii numeracji.

Płatności – w tym miejscu Użytkownik ma możliwość zaznaczenia informacji o zapłacie bezpośrednio na wystawianym rachunku wybierając opcję: zapłacono oraz wybraniu sposobu zapłata np. przelew. Po wybraniu opcji przelew może wybrać z listy rachunek bankowy lub zmienić domyślnie ustawiony.

Jeżeli kontrahent dokona zapłaty częściowo gotówką w dacie wystawienia rachunku a pozostała część ma być wykonana przelewem, to zapis na rachunku będzie wyglądał w poniższy sposób:

W sytuacji gdy płatność dokonywana jest w całości przez kontrahenta przelewem, to należy wybrać numer konta bankowego z listy, który dodajemy w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Rachunki bankowe ➡ + dodaj nowy rachunek.

Po dodaniu numeru konta na wystawionym rachunku będzie widoczna opcja Kod QR przelewu w Płatnościach.

Opcję tą zaznaczamy w sytuacji gdy chcemy aby na wydruku rachunku został umieszczony kod QR zawierający dane do płatności za rachunek, który kontrahent może odczytać przy pomocy aplikacji banku na swoim telefonie. Użytkownicy płatnych pakietów mogą włączyć tę możliwość zaznaczając opcję „pokazuj” w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Domyślne ustawienia.

Dodatkowe – w tym miejscu możemy wprowadzić imię i nazwisko:

• osoby upoważnionej do otrzymywania rachunku,
• osoby upoważnionej do wystawianiu rachunku oraz
• wybrać rodzaj szablonu PDF w jakim jest wystawiany rachunek.

Osoba upoważniona do otrzymywania rachunku – w tym miejscu można podać imię i nazwisko osoby upoważnionej do otrzymania rachunku.

Osoba upoważniona do wystawiania rachunków – w tym miejscu możemy podać imię i nazwisko osoby upoważnionej do wystawiania rachunku i nie musi być to przedsiębiorca. Imię i nazwisko osoby upoważnionej dodajemy w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Użytkownicy ➡ Twoje dane ➡ edytuj dane. W polu Dane dodatkowe podajemy Imię i Nazwisko osoby, która ma się pojawiać na rachunkach jako osoba upoważniona do wystawiania rachunków, lub nie wpisujemy nikogo i wtedy należy zaznaczyć checkbox Podpis wystawcy.

W informacjach Dodatkowych, możemy również wybrać opcję:

–Rachunek bez podpisu odbiorcy

–Brak podpisu odbiorcy i wystawcy.

Szablon PDF – wybieramy rodzaj szablonu w jakim ma być wstawiony rachunek. Użytkownik przy wystawianiu rachunków może korzystać z kilku szablonów.

Rodzaj szablonu wybieramy w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Szablony ➡ + dodaj nowy szablon.

Przed ostatecznym zatwierdzeniem rachunku Użytkownik może wybrać opcję podgląd wydruku, który umożliwi podgląd wystawionego dokumentu.

Na pobranym wydruku w formie PDF widoczna będzie informacje PODGLĄD, która informuje, że rachunek nie został zatwierdzony lecz tylko wyświetlony np. do sprawdzenia ogólnego wyglądu dokumentu.

Wystawiony rachunek można zapisać w formie PDF lub HTML korzystając z opcji wydrukuj/zapisz na dokumencie.

Obok opcji wydrukuj/zapisz dostępna jest opcja ustawienia wydruku, gdzie można wybrać opcję wystawienia duplikatu faktury.

Zapisany rachunek można wysłać e-mailem z serwisu wybierając odpowiednią opcję w dolnej części dokumentu.

Po zapisaniu rachunku i wybraniu opcji „wyślij e-mailem” serwis wyświetli pole Lista operacji oraz CRM. W polu Lista operacji możemy sprawdzić informacje o wysyłce:

• datę wysyłki, oraz
• na jaki e-mail został wysłany dokument.

Po wybraniu opcji sprawdź status serwis wyświetli informacje o wysyłce.

Pole CRM na dokumencie sprzedaży umożliwia korzystanie z funkcji raportów rentowności kontrahentów. W tym miejscu można dodać koszt powiązany z tym dokumentem. Wybierając opcję + dodaj koszt.

Więcej informacji na temat zarządzania projektami zostało omówione w artykule.

Autor: Marzena Łukasik – ifirma.pl