Pominięte faktury – księgowanie w trakcie roku podatkowego

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej zdarzają się przypadki, kiedy faktura kosztowa zostanie pominięta lub dostarczona zbyt późno, po terminie wyliczeń podatkowych. Jak w takiej sytuacji zaksięgować koszt i rozliczyć zobowiązanie podatkowe?

Terminy księgowania faktur kosztowych

Zgodnie z ogólną zasadą podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu powinni przyjąć datę wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu, który stanowi podstawę do zaksięgowania tego kosztu. Tak stanowi art. 22 ust. 6b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT).

Jeśli chodzi o podatek VAT, prawo do odliczenia VAT przysługuje przede wszystkim w okresie, w którym dla danej transakcji powstał obowiązek podatkowy – art. 86 ust. 10 Ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT) – jednak nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymano dokument uprawniający do odliczenia VAT (fakturę) – zgodnie z art. 86 ust. 10b.

Gdy podatek VAT nie został odliczony zgodnie z podanymi powyżej zasadami, możliwe jest jego rozliczenie także w deklaracji za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych – zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy. Zatem jeśli podatnik rozlicza się miesięcznie, prawo do odliczenia VAT przysługuje mu także w trzech kolejnych miesiącach; jeśli rozliczenie jest kwartalne – odliczenia można dokonać w ciągu dwóch następnych kwartałów.
 

 
W sytuacji, kiedy mimo przysługującego prawa podatek VAT nie został odliczony na bieżąco, istnieje jeszcze możliwość rozliczenia go w drodze korekty deklaracji. Korekty podatnik może dokonać w ciągu 5 lat, licząc od początku roku w którym powstało prawo do odliczenia VAT (art. 86 ust. 13 ustawy). Wyjątkiem są tu transakcje z kontrahentami spoza kraju – w ich przypadku można skorygować deklarację w celu odliczenia VAT w ciągu 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do zmniejszenia VAT należnego (art. 86 ust. 13a).

Powyższe zasady dotyczące odliczenia VAT dotyczą również zasady wykazywania faktur w pliku JPKV7/JPKV7K. Należy jednak pamiętać, że pliki JPK7/JPKV7K bez względu na tryb rozliczenia podatku VAT zawsze są składane za okresy miesięczne.
Zaistniała sytuacja powoduje, że przedsiębiorca rozliczający się miesięcznie z podatku VAT ma prawo wykazać fakturę w miesiącu jej otrzymania oraz dwóch kolejnych następujących po nim miesiącach (Od stycznia 2021 r. podatnicy rozliczający VAT miesięcznie mają możliwość rozliczenia podatku w trzech kolejnych miesiącach, następujących po miesiącu zakupu).
Przedsiębiorca rozliczający się kwartalnie z VAT może fakturę wykazać w miesiącu jej otrzymania oraz kolejnych miesiącach zawierających się w okresie trzech kwartałów rozliczeniowych, w których miał prawo odliczyć VAT. Czyli kwartał otrzymania faktury lub dwa kolejne kwartały.

 
Przykład 1
Przedsiębiorca rozliczający się kwartalnie z VAT otrzymał fakturę za abonament telefoniczny 05.01.2023 r. Przedsiębiorca może wykazać fakturę w JPKV7K w miesiącach od stycznia do września 2023, bez konieczności składania korekty pliku JPKV7K za styczeń.

Księgowanie zapomnianych faktur w IFI

W kwestii księgowania faktury po terminie można uwzględnić trzy standardowe przypadki.
 
Uwaga!
Przed doksięgowaniem zapomnianej faktury należy wydrukować księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję zakupów VAT (jeśli księgowana faktura wpływa na VAT) za okresy, w których dokonujemy zapisów.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT powinni zastosować się do przedstawionej poniżej ścieżki drugiej – Księgowanie faktury bez prawa do odliczenia VAT – bez korekty deklaracji VAT. W tym przypadku księgować należy całą kwotę brutto.
 

1. Księgowanie faktury z prawem do odliczenia VAT

W sytuacji, kiedy nie upłynęły jeszcze wskazane wcześniej okresy rozliczeniowe, możliwe jest odliczenie podatku VAT na bieżąco. Kwotę netto należy zaksięgować zgodnie z datą wystawienia faktury.

Aby zaksięgować fakturę w IFI:

• jako miesiąc księgowy wybieramy miesiąc zgodny z datą wystawienia faktury,
• przechodzimy do zakładki Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Uniwersalny ➡ Faktura,
• wprowadzamy rzeczywistą datę wystawienia faktury,
• uzupełniamy pozostałe dane i wybieramy właściwy „Wpis do KPiR”,
• jako „Data księgowania do KPIR” wybieramy opcję „w dacie wystawienia”,
• jako „Wpis do do Ewid. Zakupów VAT” wybieramy opcję „Zgodnie z Datą księgowania w ewidencji zakupów VAT”,
• pojawi się pole „Data księgowania w Ewidencji Zakupów VAT”, w którym wprowadzamy datę z miesiąca, w którym powinien zostać rozliczony podatek VAT.

Uwaga!
Powyższą ścieżkę należy stosować wtedy, gdy faktura jest wystawiona przez polskiego kontrahenta.
 
Przykład 2
Księgowanie kosztów prowadzenia firmy:
 

 

Przykład 3
Księgowanie zakupu towarów handlowych lub materiałów
 

 

Po zaksięgowaniu kosztu zgodnie z podaną powyżej ścieżką podatek VAT zostanie rozliczony na bieżąco w pliku JPKV7 za wybrany miesiąc. Natomiast kwota netto wydatku zwiększy koszty w okresie wystawienia faktury, dlatego konieczne jest zaktualizowanie deklaracji PIT-5 (lub PIT-5L) – w tym celu:

• przechodzimy do zakładki „Deklaracje” i wybieramy opcję „PIT-5” („PIT-5L”),
• w ten sam sposób aktualizacji dokonujemy począwszy od miesiąca doksięgowania kosztu aż do okresu bieżącego,
• doksięgowanie kosztu może spowodować zmniejszenie zaliczki na podatek dochodowy, a co za tym idzie – powstanie nadpłaty, jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce, nadpłatę można rozliczyć w ramach kolejnej zaliczki na podatek dochodowy lub w zeznaniu rocznym.

2. Księgowanie faktury bez prawa do odliczenia VAT – bez korekty pliku JPKV7/JPKV7K

Jeśli przedsiębiorca odkryje niezaksięgowaną fakturę już po upływie okresów rozliczeniowych, w których VAT mógł zostać odliczony na bieżąco, może zdecydować się na zaksięgowanie jedynie kwoty netto wydatku.

Aby zaksięgować fakturę wyłącznie do kosztów w miesiącu jej wystawienia, w serwisie:

• jako miesiąc księgowy wybieramy miesiąc zgodny z datą wystawienia faktury,
• przechodzimy do zakładki Wydatki ➡ Dodaj wydatek,
• przy właściwym rodzaju wydatku wybieramy opcję „Inny” (np. Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny lub Zakup towarów handlowych i materiałów ➡ Inny),
• podczas uzupełniania szczegółów wydatku jako „Rodzaj wydatku” wybieramy opcję „Faktura”,
  w kwocie wprowadzamy jedynie wartość netto wydatku.

Po zaksięgowaniu kosztu w kwocie netto należy zaktualizować deklarację PIT-5 (PIT-5L) w zakładce „Deklaracje” – analogicznie jak w pierwszym punkcie, za miesiąc doksięgowania kosztu aż do okresu bieżącego. Także w tym przypadku kwota doksięgowanego wydatku może zmniejszyć wartość zaliczki na podatek dochodowy i spowodować powstanie nadpłaty, którą będzie można rozliczyć w kolejnych zaliczkach lub w zeznaniu rocznym.

3. Księgowanie faktury z prawem do odliczenia VAT – z korektą pliku JPKV7/JPKV7K

Alternatywnie do punktu drugiego, jeśli minął już termin bieżącego rozliczenia VAT, podatnik może zdecydować się na odliczenie go w drodze korekty deklaracji. W takiej sytuacji aby wprowadzić fakturę do serwisu:

• jako miesiąc księgowy wybieramy miesiąc zgodny z datą wystawienia faktury,
• dokument wprowadzamy standardowo jako „Faktura” przy właściwym rodzaju wydatku (np. Koszt prowadzenia firmy ➡ Faktura lub Zakup towarów handlowych i materiałów➡ Faktura).

Po zaksięgowaniu w zakładce „Deklaracje” należy zaktualizować zarówno deklaracje PIT-5 (PIT-5L), jak i plik JPKV7/JPKV7K. Deklaracje PIT-5 aktualizujemy począwszy od okresu wprowadzenia kosztu aż do ostatniej wygenerowanej w danym roku deklaracji.

Aktualizacja i korekta pliku JPKV7/JPKV7K:

• jako miesiąc księgowy wybieramy miesiąc, w którym zaksięgowano koszt,
• przechodzimy do zakładki „Deklaracje”,
• wybieramy opcję „vat(jpk)” w celu zaktualizowania pliku,
• przy kolejnym generowaniu już wcześniej wygenerowanego pliku JPKV7, serwis zapyta, czy plik już został wysłany do urzędu,


 

• zaznaczenie opcji “tak” spowoduje, że wygenerowany plik będzie automatycznie w trybie korekty.

Uwaga!
Nie ma obowiązku wpisywania uzasadnienia korekty deklaracji, natomiast nadal pozostaje taka możliwość. W serwisie ifirma.pl dodanie wyjaśnień jest opcjonalne.

Gdyby w pliku JPKV7/JPKV7K, który jest korygowany, występowała nadwyżka podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na kolejny miesiąc (kwartał), należałoby dokonać korekty także kolejnego pliku JPKV7/JPKV7K. W tej sytuacji konieczne byłoby skorygowanie wszystkich plików aż do tego, w którym po raz pierwszy wystąpiła kwota podatku VAT należnego do opłacenia w US, z tą deklaracją włącznie (lub do pliku bieżącego, jeśli taka kwota jeszcze nie wystąpiła).

Jeśli z tytułu doksięgowania wydatku okaże się, że w danym miesiącu zapłacono podatek VAT z nadwyżką, można zwrócić się do US o zaliczenie tej nadwyżki na poczet kolejnych zobowiązań podatkowych. Taki wniosek należałoby pisemnie uwzględnić w uzasadnieniu korekty deklaracji za miesiąc, w którym wystąpiła nadpłata. W tej kwestii można się także skontaktować bezpośrednio z właściwym dla podatnika urzędem skarbowym.

 
Uwaga!
W sytuacji, gdy pominięta faktura dotyczy roku podatkowego, za który została już złożona deklaracja roczna, należałoby się zastosować do instrukcji dostępnej w drugiej części opracowania.

Przeczytaj część 2 artykułu.