Opis wydatku w systemie księgowym

Poprawnie prowadzona księga przychodów i rozchodów wymaga księgowania ponoszonych wydatków – takich, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Dlatego też księgując faktury, przedsiębiorca powinien pamiętać o poprawnym opisaniu danego kosztu.

Opis wydatku w księdze przychodów i rozchodów

Konieczność opisywania poniesionego wydatku przez przedsiębiorców wynika bezpośrednio z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r. W przedstawionym w załączniku wzorze KPiR znajduje się pozycja „Opis zdarzenia gospodarczego”.

W przypadku księgowania wydatku stanowiącego koszt uzyskania przychodów przedsiębiorca powinien zatem wprowadzić krótką informację o tym, czego dotyczył wydatek.

Opis wydatku a program księgowy

Każdy poprawnie skonstruowany program księgowy powinien umożliwiać przedsiębiorcy wprowadzenie opisu wydatku, a następnie przenieść go do właściwej pozycji KPiR. Oczywiście, nazewnictwo takiej pozycji podczas procesu księgowania nie jest aż tak istotne – najważniejsze, aby spełniała ona swoją funkcję. Możemy zatem spotkać się np. z „opisem wydatku” czy też „nazwą wydatku”, z którą mamy do czynienia w serwisie ifirma.pl:



Opis wydatku warto sformułować tak, aby nie pozostawiał on wątpliwości co do rodzaju wydatku, a także jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Oznacza to, że mniej istotne jest wprowadzenie dokładnej nazwy pozycji z faktury zakupu – np. nazwy własnej, numeru seryjnego etc. – jeśli w efekcie nie będzie jasne, jakiego konkretnie zakupu dokonaliśmy. Lepiej jest zatem sformułować jasny opis, np.:

  • „Części – naprawa samochodu służbowego”, zamiast „Śruba gwintowana numer seryjny
  • „Książki – literatura fachowa”, zamiast „Książka Tytuł, Autor, Rok wydania
  • „Naprawa komputera firmowego”, zamiast „Usługa serwisowa typ X”.

Dzięki tak sporządzonym nazwom nie tylko przedsiębiorcy łatwiej będzie ustalić, czego dotyczył dany wydatek – także w razie konieczności skontrolowania KPiR przez urzędników takie pozycje nie powinny wzbudzać wątpliwości. Natomiast niejasne, branżowe zapisy mogą już przyczyniać się do składania dodatkowych wyjaśnień i dokumentacji.


 

Czy wiesz, kiedy twój wydatek staje się kosztem? Zobacz, jak to ustalić – bez wątpliwości!

 

Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl

Czy ten artykuł był pomocny?

Powiązane artykuły

ifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x
Dzielimy się wiedzą nie tylko na bloguifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x

Ponad 30 porad księgowych

POBIERZ E-BOOKI