Jak wystawić notę odsetkową?

1. Podstawa prawna naliczenie odsetek

Notę odsetkową można wystawić w sytuacji, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą należnych zobowiązań.

Stawka ustawowych odsetek za opóźnienie (zgodnie z art. 481 § 2 k.c.) zależna jest od stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego. Stanowi ona sumę stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktów procentowych. Zmienia się ona wraz ze zmianą stóp procentowych przez NBP.

Również stawka odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych jest ustalana w zależności od wielkości stopy referencyjnej NBP. Stanowi ona sumę stopy referencyjnej NBP i 8 punktów procentowych (jeśli dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym) lub 10 punktów procentowych (w przypadku pozostałych dłużników). Stawka odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych ustalana jest na okresy półroczne:

• na okres od 1 stycznia do 30 czerwca – w oparciu o stopę referencyjną NBP z dnia 1 stycznia,
• na okres od 1 lipca do 31 grudnia – w oparciu o stopę referencyjną NBP z dnia 1 lipca.

W związku z powyższym stawka naliczanych odsetek może ulec zmianie wraz ze zmianą stóp procentowych, a także z początkiem każdego półrocza.

2. Wystawianie i wysyłka noty odsetkowej

Notę odsetkowa wystawiamy w serwisie przez zakładkę Faktury/Rachunki ➡ Lista faktur/Lista rachunków i faktur. Przy danym dokumencie klikamy na Lista przypomnień ➡ dodaj przypomnienie ➡ w polu „Typ przypomnienia” – „Nota odsetkowa”.

Możliwość wystawienia noty odsetkowej nie zależy od aktualnie ustawionego miesiąca księgowego ani od tego czy faktura, do którego jest ona wystawiana jest oznaczona jako opłacona, czy nie. Noty nie wystawimy jednak dla faktury zaliczkowej, którą w serwisie można wystawić po otrzymaniu zaliczki.

Po przejściu do listy przypomnień dla danego dokumentu zostanie wyświetlona lista już dodanych przypomnień oraz pojawi się funkcja pozwalająca na dodanie nowego przypomnienia (+ dodaj przypomnienie).

Po wybraniu w polu „Typ przypomnienia” noty odsetkowej pojawi się formularz noty do wypełnienia.

W formularzu użytkownik może wybrać język. Do wyboru oprócz domyślnego języka polskiego jest także język angielski. Po wybraniu języka angielskiego treść uzupełniana przez serwis automatycznie zostanie przetłumaczona.

Zasadniczą częścią formularza jest część „Kalkulator odsetek”. W pierwszej kolejności należy wybrać sposób naliczania odsetek.

Wybór właściwej opcji zależy od tego, czy strony ustaliły w umowie wysokość odsetek oraz od tego, czy kontrahentem jest firma czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności.

Odsetki mogą być wyliczane:

• jako odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych,
• jako odsetki ustawowe za opóźnienie,
• jako odsetki umowne.

Pierwszą opcję wybieramy kiedy dłużnikiem jest inny przedsiębiorca. Drugą, gdy dłużnikiem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności (konsument). Ostatnią opcję wybieramy, jeśli strony transakcji ustaliły w umowie odsetki w innej wysokości, niż określone przepisami. Nie ma przy tym znaczenia, czy nabywca to firma czy osoba fizyczna.

Po wybraniu przez użytkownika odsetek umownych pojawi się pole do wpisania ustalonej stopy procentowej, wg której serwis ma wyliczyć odsetki. Jeśli zostanie wpisana stopa procentowa wyższa niż maksymalna, wówczas serwis wyliczy odsetki wg stopy procentowej maksymalnych odsetek za opóźnienie.

W kolejnym kroku użytkownik wpisuje następujące informacje:

• termin wymagalności,
• datę otrzymania zapłaty i kwotę otrzymanej w danym dniu wpłaty.

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia kilku wpłat w różnych datach, ale ich suma nie może przekraczać ogólnej wartości faktury. W razie pomyłki wprowadzone wpłaty można usunąć. Na podstawie wprowadzonych informacji serwis wyświetli tabelę z wyliczonymi odsetkami.

Dokonując wyliczenia kwoty odsetek serwis sprawdza wysokość stopy procentowej na moment zmiany stóp procentowych oraz na początek każdego półrocza. Następnie do danego okresu przypisuje właściwą stawkę odsetek (w zależności od rodzaju naliczanych odsetek) i wylicza kwotę odsetek.

W następnym etapie użytkownik może zmienić treść informacji, które będą się pojawiać na zatwierdzonym dokumencie, takich jak: dane wierzyciela i dłużnika, stopka dokumentu. W polu „Treści wiadomości” oraz w polu “Uwagi” użytkownik może dopisać dodatkowe informacje dla dłużnika. Możliwa jest również np. zmiana tytułu dokumentu (wraz z jego numerem), będącego jednocześnie nagłówkiem e-maila, w przypadku wysyłki noty z poziomu serwisu.

Po zatwierdzeniu możliwe będzie zamknięcie widocznego okna, edycja lub usunięcie noty odsetkowej czy też jej pobranie w postaci pliku pdf. Wystawioną notę Użytkownik może też wysłać mailowo do kontrahenta. Wysyłka będzie możliwa z kopią na adres sprzedawcy (wyślij) lub bez (wyślij bez kopii).

Wysyłka e-mailem jest możliwa, jeśli w danych kontrahenta (dłużnika) wpisany jest adres mailowy (pole adres e-mail). Wybranie funkcji wyślij spowoduje wysłanie kopi noty odsetkowy na adres mailowy firmy wskazanych w Danych firmy.

Informacja o wystawionych i wysłanych przypomnieniach dostępna jest po przejściu do listy przypomnień dla danego dokumentu sprzedaży.

Powyższe dane są widoczne także po otwarciu wysłanej noty odsetkowej.

Noty odsetkowej, wysłanej mailem z serwisu nie można usunąć.

3. Tworzenie noty odsetkowej z poziomu zakładki Windykacja

Przejście do formularza wystawiania noty odsetkowej możliwe jest również w następujący sposób:

• po otwarciu wystawionej faktury lub rachunku (zakładka Faktury/Rachunki ➡ Lista faktur/Lista rachunków i faktur) na dole dokumentu znajduje się przycisk przypomnienia. Po jego kliknięciu użytkownik będzie widział listę przypomnień stworzonych dla danego dokumentu oraz będzie mógł stworzyć kolejne,
• po przejściu do zakładki CRM ➡ Windykacja na liście widoczne są przychody przeterminowane. Obok danego dokumentu w kolumnie „Operacje” dostępne są przyciski do dodania nowego przypomnienia (windykacja), przejścia do listy już stworzonych przypomnień a także dodania zapłaty do przychodu.

Dodatkowo, w zakładce Faktury ➡ Noty odsetkowe jest możliwość wygenerowania pliku PDF z aktualną listą wystawionych w serwisie not odsetkowych (a także ponagleń, monitów oraz wezwań do zapłaty).

Po kliknięciu przycisku „szukaj” pojawi się lista dokumentów w postaci tabeli. Dane w tabeli sortować można po numerze przypomnienia oraz kontrahencie.

W ostatniej kolumnie dostępne są przyciski do wprowadzenia zapłaty (zielony przycisk) i przejścia do windykacji (czerwony przycisk), czyli możliwość dodania nowego przypomnienia.

Poniżej tabeli dostępny jest przycisk do wydruku aktualnej strony oraz wydruku pełnej listy. Przycisk wydrukuj pełną listę pojawi się tylko wtedy, kiedy na stronie widocznych jest mniej przypomnień niż liczba przypomnień znalezionych. Po kliknięciu na przyciski pojawi się tabela z listą dokumentów z danymi analogicznymi, jak w tabeli.

Wystawione w serwisie noty odsetkowe numerowane są w numeracji rocznej (numer/rok). Nawet, jeśli podczas wystawiania dokumentu użytkownik zmieni ten numer, to zmiana ta nie wpływa na numer widoczny w serwisie (np. w zakładce Faktury ➡ Noty odsetkowe).

Wystawionych not odsetkowych oraz pozostałych przypomnień nie można usunąć jeśli zostały wysłane e-mailem.

Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl