Nowy sposób księgowania wydatków wiąże się ze zmianami w prawie podatkowym, które zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2017 r. Uległ zmniejszeniu limit transakcji gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami z 15.000 euro, do 15.000 zł. Zmiany dotyczą podmiotów krajowych oraz zagranicznych. Więcej szczegółów na ten temat można przeczytać w naszym innym artykule: Transakcje gotówkowe – zmiana limitu od 1 stycznia 2017 r.

Przy księgowaniu wydatku o wartości powyżej 15.000 zł użytkownik otrzyma komunikat: „Wydatki, których wartość przekracza 15.000 zł można zaksięgować w koszty tylko wówczas, gdy zostały opłacone za pośrednictwem rachunku bankowego.

Jeżeli taki wydatek został opłacony gotówką, należy księgowanie anulować w serwisie ifirma.pl. Prawidłowy sposób księgowania będzie zależał od rodzaju wydatku.

Uwaga! Poniżej przedstawiono poprawne sposoby księgowania wydatku dla omawianych transakcji. Rozpatrujemy w nich 2 możliwe opcje:

  • księgowanie wydatku opłaconego bez użycia rachunku,
  • księgowanie wydatku opłaconego częściowo przez rachunek.

Instrukcje przedstawiają sposoby księgowania wydatku ze względu na podatek VAT oraz koszty w KPiR.

Dokumenty kosztowe wystawiane przez podmioty krajowe

1. Zakup na fakturę VAT:

  • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Uniwersalny ➡ Faktura
    Bez pośrednictwa rachunku:

    • wybierz opcję „Brak wpisu do KPiR”.

    Częściowo przez rachunek:

    • wybierz księgowanie (KPiR) zgodnie z typem wydatku,
    • zaznacz checkbox „mnożnik” i podaj wyliczoną wartość.
      Wartość mnożnika – to wynik działania ZP/WB;
      ZP – kwota zapłacona przelewem;
      WB – wartość brutto z faktury);

2. Zakup na rachunek lub fakturę VAT marża:

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • nie księgujemy wydatku.

    Częściowo przez rachunek:

    • w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek wybierz odpowiedni rodzaj wydatku,
    • przy odpowiednim rodzaju wybierz opcję “Inny”, a nie “Faktura VAT”,
    • w polu „wartość” podaj kwotę opłaconą za pośrednictwem rachunku.

3. Hotele i gastronomia (faktura i rachunek):

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • nie księgujemy wydatku.

    Częściowo przez rachunek:

    • w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek wybierz Hotele i gastronomia ➡ Inny,
    • podaj tylko kwotę zapłaconą przelewem.

Środki trwałe

1. Zakup na fakturę VAT:

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Zakup środka trwałego ➡ Faktura lub
    • zakładka Majątek ➡ Rejestr środków trwałych ➡ Dodaj ➡ Zakup środka trwałego na fakturę VAT ➡ Dodaj,
    • uzupełnij formularz zgodnie z danymi na fakturze i ze stanem faktycznym, a następnie zatwierdź
    • zakładka Majątek ➡ Rejestr środków trwałych wybierz wprowadzony przed chwilą środek trwały, a następnie odznacz checkbox Czy wliczać w koszty w bieżącym miesiącu? (na dole szablonu) ➡ Zatwierdź.

    Częściowo przez rachunek:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Zakup środka trwałego ➡ Faktura lub
    • zakładka Majątek ➡ Rejestr środków trwałych ➡ Dodaj ➡ Zakup środka trwałego na fakturę VAT ➡ Dodaj,
    • uzupełnij formularz zgodnie z danymi na fakturze i ze stanem faktycznym,
    • zaznacz checkbox Zakup był finansowany z dotacji,
    • w polu Wkład własny wpisz wynik działania ZP/WB x NF
      ZP – kwota zapłacona przelewem
      WB – wartość brutto z faktury
      NF – wartość netto z faktury)

2. Zakup na rachunek lub fakturę VAT marża:

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Zakup środka trwałego ➡ Inny lub
    • zakładka Majątek ➡ Rejestr środków trwałych ➡ Dodaj ➡ Zakup środka trwałego na inny dokument ➡ Dodaj,
    • wypełnij wszystkie pola (zgodnie z dokumentem) ➡ zatwierdź,
    • uzupełnij formularz zgodnie z danymi na fakturze i ze stanem faktycznym,
    • odznacz checkbox Czy wliczać w koszty w bieżącym miesiącu? (na dole szablonu) ➡ Zatwierdź.

    Częściowo przez rachunek:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Zakup środka trwałego ➡ Inny lub
    • zakładka Majątek ➡ Rejestr środków trwałych ➡ Dodaj ➡ Zakup środka trwałego na inny dokument ➡ Dodaj,
    • uzupełnij formularz zgodnie z danymi na fakturze i ze stanem faktycznym,
    • zaznacz checkbox Zakup był finansowany z dotacji,
    • w polu Wkład własny podaj kwotę zapłaconą przelewem.

Odwrotne obciążenie w obrocie krajowym

1. Towary i usługi – inne niż budowlane:

Księgowanie dla celów VAT

  • w lewym górnym rogu wybierz miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży wykazaną na fakturze,
  • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Dostawa, z tytułu której podatnikiem jest nabywca ➡ Faktura,
  • w części Dane z faktury zakupu nie podawaj numeru faktury zakupu ➡ Zatwierdź.

W ten sposób rozliczymy tylko podatek VAT z tytułu transakcji odwrotnego obciążenia.

Powyższa instrukcja dotyczy faktury, na której widnieje ta sama data wystawienia oraz sprzedaży. W przypadku, gdy daty są różne (faktura wystawiona do 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu sprzedaży), księgowanie podatku do odliczenia będzie odmienne – w tej kwestii zalecamy kontakt z BOK serwisu ifirma.pl.

Księgowanie dla celów PIT (KPiR)

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • nie możemy zaksięgować w koszty.

    Częściowo przez rachunek:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Zakup towarów handlowych lub Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny,
    • wypełnij wszystkie pola zgodnie z fakturą,
    • w pozycji Kwota podaj wartość, która może być kosztem (zapłacona przelewem).

2. Usługi budowlane:

Księgowanie dla celów VAT

  • w lewym górnym rogu wybierz miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży wykazaną na fakturze,
  • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Dostawa, z tytułu której podatnikiem jest nabywca ➡ Faktura,
  • w części Dane z faktury zakupu nie podawaj numeru faktury zakupu ➡ Zatwierdź.

W ten sposób rozliczymy tylko podatek VAT z tytułu transakcji odwrotnego obciążenia.

Powyższa instrukcja dotyczy faktury, na której widnieje ta sama data wystawienia oraz sprzedaży. W przypadku, gdy daty są różne (faktura wystawiona do 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu sprzedaży), księgowanie podatku do odliczenia będzie odmienne – w tej kwestii zalecamy kontakt z BOK serwisu ifirma.pl.

Księgowanie dla celów PIT (KPiR)

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • nie możemy zaksięgować w koszty.

    Częściowo przez rachunek:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny,
    • wypełnij wszystkie pola zgodnie z fakturą,
    • w pozycji Kwota podaj wartość, która może być kosztem (zapłacona przelewem).

Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów (WNT)

Księgowanie dla celów VAT

  • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów ➡ Faktura,
  • w części Dane z faktury zakupu wybierz Brak księgowania w KPiR.

Księgowanie dla celów PIT (KPiR)

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • nie możemy zaksięgować w koszty.

    Częściowo przez rachunek:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Zakup towarów handlowych lub Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny,
    • wypełnij wszystkie pola zgodnie z fakturą,
    • w polu Kwota podaj wartość, która może być kosztem (zapłacona przelewem). W przypadku faktury w walucie obcej podajemy już wartość przeliczoną na złote według kursu średniego ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Import usługi

  • w lewym górnym rogu wybierz miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży wykazaną na fakturze,
  • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Import usług ➡ Faktura,
  • w części Dane z faktury zakupu nie podawaj numeru faktury zakupu ➡ Zatwierdź.

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • nie możemy zaksięgować w koszty.

    Częściowo przez rachunek:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny,
    • wypełnij wszystkie pola zgodnie z fakturą,
    • w polu Kwota podaj wysokość przelewu.

Import towarów

1. Vatowiec:

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • cło księgujemy przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny,
    • VAT naliczony przez Urząd Celny księgujemy przez zakładkę Ewidencje ➡ Ewidencje zakupów VAT ➡ Dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT.

    Częściowo przez rachunek:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Import towarów handlowych lub Import – koszt prowadzenia działalności ➡ Dodaj,
    • wypełnij wszystkie pola zgodnie z fakturą,
    • w polu Kwota podaj wysokość przelewu,
    • uzupełnij dane dotyczące cła i VAT (znajdziesz je na dokumencie odprawy celnej).

2. Nievatowiec:

    Bez pośrednictwa rachunku:

    • cło księgujemy przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny,
    • VAT naliczony przez Urząd Celny księgujemy przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny,

    Częściowo przez rachunek:

    • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Import towarów handlowych lub Import – koszt prowadzenia działalności ➡ Dodaj,
    • wypełnij wszystkie pola zgodnie z fakturą,
    • w polu Kwota podaj wysokość przelewu,
    • uzupełnij dane dotyczące cła i VAT (znajdziesz je na dokumencie odprawy celnej).

Mniejszy limit transakcji gotówkowych do 15 000 zł. Przedsiębiorco, uważaj kiedy płacisz gotówką! Sprawdź szczegóły dotyczące nowych przepisów.

Możliwość komentowania jest wyłączona.