w Koszty działalności

Automatyczne księgowanie faktur

Automatyczne księgowanie e-faktur w ifirma.pl dotyczy obsługiwanych przez nas wystawców oraz oprogramowanie. Oto oni:

  • Wystawcy: AB S.A., Agencja Jeździecka A.A. Bober, Agito, Allegro, aPaczka, Apple Ireland, Apple Store Polska, Asgrad, Blue Media, BP, Cal, Ceneo, Chroma, Creative, Dialcom 24, Dialog, Ekobis, elJacht, Envelo, Era, eUlotki, Euro Trade, Facebook, 4ekTech, Home.pl, Incom Group S.A., Inpost, Intra, Invest, Ionic, Komputronik, Krajowy Rejestr Długów, Kurjerzy, Linux.pl, Nazwa.pl, Neste, Netia, Netmark, Nokaut, Orange, Orange (TPSA), Orlen, OVH, PKP Intercity, Play, Plus GSM, PrintNet, Sendit, Shell, Skąpiec, Tauron, T-Moblie, UPC, Viperprint.
  • Oprogramowanie: aFaktury, Aseco, Comarch ifaktury24.pl, Comarch OPTIMA, DGCS, Fajna faktura, Fakurownia, HermesSQL, i-faktura.pl, Raks SQL, Stream Soft, Szybka faktura, Vendo, WF Mag.

Aby zaksięgować e-faktury:

  1. zapisz plik na komputerze lub innym urządzeniu (ifirma.pl ma swoje wersje mobilne),
  2. zaloguj się do ifirma.pl,
  3. na ekranie głównym aplikacji dostępny jest box „Efaktury”,


Dodaj e-fakturę

  1. przeciągnij plik e-faktury i upuść w tym polu. Możesz też kliknąć w pole, aby dodać plik lub kilka plików na raz.

ifirma.pl zrobi resztę. Odkoduje dokumenty, dokona właściwych wpisów, zapyta, jeśli będzie miał jakieś wątpliwości.


Księgowanie faktur w serwisie krok po kroku

Dodawanie faktur elektronicznych możliwe jest na dwa sposoby:

  • zakładka „Pulpit”> pole „Efaktury” – „przeciągnij lub kliknij aby zaksięgować fakturę”.
  • zakładka „Wydatki”> „Import faktur elektronicznych” lub „Wydatki”> „Importuj faktury elektroniczne”.

Po kliknięciu należy wybrać plik, który ma być zaksięgowany. Można wprowadzić jednocześnie klika dokumentów. Jeśli jakiś dokument został wczytany i czeka na zaksięgowanie, to serwis wyświetli informację o ilości dokumentów oczekujących na księgowanie. Obok pojawi się przycisk „księguj” lub „importuj”.

Księgowanie faktur wygląda inaczej w przypadku faktur rozpoznawanych przez serwis i takich, które nie są automatycznie rozpoznawane.

Faktury rozpoznawane przez serwis

Po wczytaniu wydatku w sposób opisany wcześniej pojawi się część „Faktury gotowe do zaksięgowania”.
Serwis wczyta automatycznie większość danych takich jak numer faktury, data wystawienia, nazwa wydatku, dane kontrahenta i kwotę brutto. Użytkownik może w tym momencie:

  • usunąć wczytany plik wydatku – po kliknięciu na przycisk usuwania serwis poprosi o potwierdzenie,
  • zaksięgować ręcznie – po wybraniu tej opcji pojawia się tabela „Dokumenty wymagające akcji”.

Fakturę można zaksięgować po wcześniejszym wybraniu daty księgowania – w dacie wystawienia lub w wybranym miesiącu. Po kliknięciu na przycisk „księguj” dokument zostaje zaksięgowany i widoczny w KPiR oraz ewidencji zakupów VAT (w przypadku podatników podatku VAT).

Często zdarza się, że plik z fakturą za usługi zawiera także fakturę korygującą – w takim wypadku pojawi się tabela „Dokumenty wymagające akcji” bez kwoty faktury. Fakturę będzie należało wprowadzić w sposób opisany poniżej.

Faktury rozpoznawane przez serwis ale nie księgowane całkowicie automatycznie

Najczęściej są to faktury wystawione przez inne programy do fakturowania, np. aFaktury, a także faktury, przy których nie było możliwości ustalenia rodzaju wydatku. Serwis rozpoznaje dane z faktury, ale nie decyduje o rodzaju i nazwie wydatku (często jednak ją podpowiada).

Po wczytaniu pliku faktury pojawi się tabela „Dokumenty wymagające akcji”. Uzupełnione w niej będą: numer dokumentu (widoczna będzie nazwa pliku), data wystawienia, kontrahent, kwota brutto.

Jeśli kontrahent nie będzie uzupełniony, to dostępna będzie opcja jego wprowadzenia. Jeśli opcji wprowadzenia kontrahenta nie ma, wtedy najlepiej przejść jeszcze raz do zakładki „Wydatki”> „Import faktur elektronicznych”. W polu kontrahenta pojawi się opcja jego dodawania lub wczyta się sam. Wczytywanie danych kontrahenta jest uzależnione od działania aplikacji pobierającej dane z GUS.

Aby zaksięgować wydatek, użytkownik wybiera odpowiednią opcję w polu „zaksięguj jako”. Serwis przenosi wydatek do części „dokumenty przekazane do wydatku zbiorczego”.

Z poziomu tabeli można wycofać dokumenty albo je zaksięgować. Po kliknięciu na „zaksięguj faktury” otworzy się formularz wydatku zbiorczego. Użytkownik może zmienić nazwę wydatku i zmienić inne dane oraz np. zaznaczyć, że wydatek jest opłacony. Po zatwierdzeniu wydatek będzie zaksięgowany wraz z dołączonym plikiem dokumentu.

Apple i Facebook

Na liście dokumentów rozpoznawanych przez serwis są również podmioty zagraniczne jak Apple czy Facebook. W większości faktury za tego typu wydatki księgowane są jako import usług. Jeśli użytkownik zdecyduje się na księgowanie poprzez import faktury elektronicznej, to w tabeli „Dokumenty wymagające akcji” w polu „zaksięguj jako” należy wybrać „pozostałe”, a następnie na liście dostępnych opcji wybrać „import usług”.

Wówczas otworzy się formularz faktury wewnętrznej z uzupełnioną datą wystawienia dokumentu, jego numerem i danymi kontrahenta. Po zatwierdzeniu do wydatku dołączony będzie plik faktury elektronicznej.

Faktury nierozpoznawane przez serwis

Po wczytaniu faktury w sposób opisany powyżej widoczna będzie tabela „Dokumenty wymagające akcji”. Serwis nie uzupełni daty wystawienia dokumentu, kontrahenta ani kwoty brutto.

Użytkownik będzie mógł zduplikować dokument (pojawi się taki sam dokument poniżej), wybrać rodzaj dokumentu (faktura lub inny), usunąć dokument (po kliknięciu na przycisk pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie usuwania). W celu zaksięgowania dokumentu należy wybrać odpowiednią opcję w polu „zaksięguj jako”.

Jeśli jako rodzaj dokumentu została wybrana faktura, to dostępne będą następujące opcje:

  • koszt,
  • zaopatrzenie,
  • media,
  • telefon,
  • związane z pojazdem: paliwo, ubezpieczenie, pozostałe,
  • wyposażenie,
  • środek trwały,
  • pozostałe.

Po wybraniu większości z opcji serwis przeniesie dokument do części „dokumenty przekazane do wydatku zbiorczego”. Jeśli użytkownik wybierze wyposażenie lub środek trwały, to serwis przeniesie bezpośrednio do księgowania przez zakładkę majątek.

W części „dokumenty przekazane do wydatku zbiorczego” użytkownik może wycofać lub zaksięgować faktury. Po kliknięciu na „zaksięguj faktury” otworzy się formularz wydatku zbiorczego. Na formularzu uzupełniony będzie typ wypadku (rodzaj wydatku wybrany we wcześniejszym polu) oraz miesiąc i rok w części dotyczącej dat (data wystawienia, wpływu i termin płatności). Daty będą zgodne z ustawionym miesiącem i rokiem księgowym. Użytkownik uzupełnia pozostałe dane i zatwierdza. Do zaksięgowanego wydatku dołączony będzie plik z dokumentem kosztowym.

Podczas wczytywania pliku z fakturą serwis nie pozwoli na wprowadzenie drugi raz tego samego pliku. Możliwości takiej nie będzie również wtedy, gdy NIP nabywcy z dokumentu nie będzie zgodny z numerem NIP wpisanym w danych użytkownika.

Przy księgowaniu w powyższy sposób ważny jest ustawiony miesiąc księgowy. Jeśli księgujemy w dacie wystawienia, to miesiąc księgowy musi być zgodny z ustawiony miesiącem księgowym. Jeśli księgujemy w dacie wpływu, to miesiąc księgowy musi być zgodny z datą wpływy. Według daty wpływu serwis nie pozwoli zaksięgować wydatku po upływie dwóch kolejnych miesięcy (np. wydatku z sierpnia nie zaksięguje w listopadzie). Nie pozwoli również, aby zakup materiałów lub towarów handlowych został zaksięgowany w okresie późniejszym niż data wystawienia, a także aby wydatek z jednego roku został ujęty w roku kolejnym.

Możliwość komentowania jest wyłączona.