Zamknięcie miesiąca w serwisie ifirma.pl

 
Zamknięcie miesiąca w serwisie ifirma obejmuje zestaw czynności jakie musi wykonać użytkownik w związku z zakończeniem okresu rozliczeniowego (miesiąca/ kwartału). Czynności te nie ograniczają późniejszego powrotu do już zakończonego miesiąca/kwartału.

Wykonanie poniższych czynności na koncie użytkownika pozwoli na:

• ustalenie wartości zobowiązań podatkowych lub ZUS,
• złożenie do US i ZUS odpowiednich deklaracji i informacji,
• dokonanie niezbędnych wydruków.

Czynności jakie należy wykonać w związku z zakończeniem miesiąca księgowego:

1. Wprowadzenie przychodów

Przed rozliczeniem miesiąca przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy wystawił wszystkie faktury/rachunki za sprzedaż z danego okresu. Informacje o wprowadzonych przychodach można sprawdzić według poniższych wskazówek:

1. listę wystawionych faktur/rachunków sprzedaży sprawdzić można w zakładce Faktury ➡ Lista faktur/Faktury VAT marża, a w przypadku konta podmiotu zwolnionego z VAT w zakładce Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur.
   Dokumenty sprzedaży, wystawione w danym okresie (co do zasady z datą sprzedaży z danego miesiąca/kwartału) widoczne są również w KPiR/ewidencji przychodów.
   W przypadku Użytkowników korzystających w serwisie z procedur OSS lub/ i IOSS dodatkowo wystawiane dokumenty sprzedaży widoczne będą odpowiednio w ewidencji OSS lub/i IOSS.
2. użytkownicy prowadzący ewidencję przy pomocy kasy fiskalnej w zakładce Kasa fiskalna będą widzieli wprowadzone lub zaimportowane wydruki dobowe. Jeśli użytkownik zdecydował o wprowadzeniu do serwisu jednego raportu miesięcznego zamiast dobowych za kolejne miesiące, sprawdza kwotę widoczną w części Wydruk miesięczny z kasy fiskalnej z kwotą faktyczną widoczną na wydruku miesięcznym z kasy. Analogicznie widoczne będą wydruki dobowe i miesięcznie, w przypadku użytkownika korzystającego z integracji serwisu z kasą fiskalną.
   Kwoty sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej są widoczne również w KPiR/ewidencji przychodów w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku podatników podatku VAT kwoty widoczne w ewidencjach są kwotami netto (w odróżnieniu od kwot widocznych w zakładce Kasa fiskalna). Dodatkowo, jeśli użytkownik wprowadzi w danym okresie zapis do ewidencji zwrotów i reklamacji lub ewidencji błędów lub pomyłek, wówczas wartość raportu miesięcznego z kasy fiskalnej widoczna w KPiR/ewidencji przychodów oraz ewidencji VAT będzie uwzględniała wartości tych korekt.

   Jeśli w danym okresie były wystawione faktury do paragonu – nie będą one wpływały na wartość raportu miesięcznego widocznego w ewidencji VAT. Faktury te będą wykazywane ale nie będą sumowane do ogólnej wartości sprzedaży danego okresu.

   Użytkownicy korzystający z procedury VAT marża i jednocześnie prowadzący ewidencje za pomocą kasy rejestrujące,j a nie wystawiający do sprzedaży faktur VAT marża, muszą pamiętać o konieczności odrębnego wprowadzenia poszczególnych paragonów za pomocą zakładki Ewidencje ➡ Ewidencja sprzedaży VAT i opcji + dodaj pozycję ewidencji sprzedaży VAT. Wprowadzając informację o sprzedaży należy wskazać wartość netto i kwotę VAT od marży oraz wskazać w polu Procedury podatkowe oznaczenia MR_UZ. Oznaczenie tego pola pozwoli na wskazanie wartości brutto paragonu, dla którego zastosowanie ma procedura marży. Dowodem sprzedaży w takim wypadku będzie dokument wewnętrzny.

3. pozostałe wprowadzone przychody widoczne będą w zakładkach:
   • Faktury/Rachunki ➡ Inne przychody,
   • Faktury/Rachunki ➡ Nieudokumentowane.
4. W powyższych zakładkach widoczne będą np. przychody z prowadzonej przez podatnika ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, czy wystawionych dowodów wewnętrznych.
   Tak jak w poprzednich punktach, także te przychody będą widoczne co do zasady w KPiR/ewidencji przychodów oraz ewidencji sprzedaży VAT. Szczegółowy sposób wyświetlania zapisów w ewidencjach jest zależny od opcji, jakie zostały wybrane na formularzu przychodu (np. jeśli w polu Wpis do KPiR zostanie wybrane Brak wpisu do KPIR przychód nie będzie widoczny w tej ewidencji).
   W sytuacji stwierdzenia braku wszystkich przychodów należy uzupełnić księgowania.

▲ wróć na początek

2. Zaksięgowanie wydatków

Wydatki zarówno na koncie czynnego podatnika podatku VAT, jak i podmiotu zwolnionego z VAT wprowadzane są w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek. Sposób księgowania wydatku zależy od tego, czego dany wydatek dotyczy oraz od zakresu odliczenia podatku VAT.

 
Dla części wydatków możliwe jest też skorzystanie z automatycznego księgowania (import faktur elektronicznych).
Zaksięgowane wydatki widoczne będą w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków. W sytuacji, kiedy nie wszystkie wydatki z danego miesiąca zostały wprowadzone należy uzupełnić księgowania.

▲ wróć na początek

3. Uzupełnienie pozycji ewidencji przebiegu pojazdu

Podatnicy, użytkujący w swojej działalności pojazdy osobowe wyłącznie w związku z prowadzoną działalności gospodarczą, co do zasady mają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jej prowadzenie jest jednym z warunków umożliwiających:

• zaliczenie pełnej kwoty wydatków związanych z użytkowaniem tych pojazdów do kosztów, oraz dodatkowo
• pełne odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z używaniem pojazdów w przypadku podatników podatku VAT.

Więcej na ten temat tutaj

Ze względu na dane jakie zawiera ewidencja przebiegu, powinna być ona prowadzona na bieżąco. Pozwoli to uniknąć błędów np. w postaci nieujęcia poszczególnych przejazdów.

Pozycje ewidencji przebiegu pojazdu uzupełnić można:

• wprowadzając poszczególne pozycje przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje, przy danym pojeździe Rozliczenie pojazdu ➡ + dodaj pozycję ewidencji przebiegu pojazdu vat,
• importując dane ewidencji prowadzonej poza serwisem przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje, przy danym pojeździe Rozliczenie pojazdu ➡ importuj ewidencje przebiegu vat z pliku.

Dodatkowo jeśli w działalności:

• wykorzystywane są pojazdy będące własnością pracowników,
• rozliczenie z pracownikiem następuje w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu

przedsiębiorca ma możliwość prowadzenia takiej ewidencji w serwisie. Szczegóły na ten temat tutaj.

▲ wróć na początek

4. Wystawienie rachunków z danego miesiąca dla pracowników oraz wprowadzenia dat opłacenia wynagrodzeń pracowników.

Szczegółowa instrukcja dotycząca rozliczania pracowników znajduje się w innym artykule: Pracownicy.

▲ wróć na początek

5. Uzupełnienie dat opłacenia:

W celu prawidłowego wyliczenia zobowiązań podatkowych i ZUS należy uzupełnić daty opłacenia:

• wydatków – daty opłacenia wydatków można wpisać w następujący sposób:
  1. ustawiamy miesiąc księgowy zgodny z data zapłaty, zakładka Wydatki ➡ Lista wydatków, na osi czasu (poziomym pasku na środku) wybieramy miesiąc, w którym został zaksięgowany opłacony przez nas wydatek, wydatek będzie widoczny na liście (w części „dowody obce” lub części „Faktury wewnętrzne” a od 2020 r. Rozliczenie transakcji). Przy danym wydatku w kolumnie Pozostałe dostępny będzie przycisk do wprowadzenia zapłaty. Jeśli dokument został zaksięgowany w walucie, wprowadzenie wpłaty wiąże się z zaksięgowaniem przez serwis różnic kursowych,
  2. zakładka Agenda ➡ Agenda i karta „wydatki”. Więcej na ten temat: Agenda – Wydatki

• przychodów – najczęściej fakt otrzymania zapłaty nie ma wpływu na kwoty zaksięgowane w ewidencjach podatkowych. Inaczej będzie w sytuacji, kiedy przychód jest wyrażony w walucie, lub kiedy data otrzymania zapłaty wpływa na moment ujęcia sprzedaży w ewid. sprzedaży VAT.

Taka sytuacja będzie miała miejsce np. dla faktury wystawionej w metodzie kasowej.

Datę otrzymania zapłaty można wpisać w następujący sposób: ustawiamy miesiąc księgowy zgodny z datą zapłaty, następnie zakładka Faktury/Rachunki ➡ Lista faktur/Lista rachunków i faktur, na osi czasu (poziomy pasek na środku) wybieramy miesiąc, w którym wystawiony został dokument przychodowy. Dokument będzie widoczny na liście. Obok przychodu w kolumnie „Pozostałe” będzie przycisk do wprowadzania zapłaty. Jeśli przychód jest wystawiony w walucie wówczas wprowadzenie zapłaty powoduje zaksięgowanie różnic kursowych.

• składek ZUS – daty opłacenia składek ZUS uzupełniamy w zakładce Zobowiązania ➡ Składki ZUS. Po wpisaniu daty opłacenia składki należy wybrać opcję zatwierdź. W przypadku składek księgowanych bezpośrednio w KPiR (składki na Fundusz Pracy przedsiębiorcy i składki ZUS za pracowników) czy składek na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorców rozliczających się liniowo, którzy zdecydowali o ich zaliczeniu do kosztów (w ramach limitu 10 200 zł w 2023 roku), w związku ze zmianą przepisów od 01.07.2022 r. wpisanie daty opłacenia składki spowoduje utworzenie dowodu księgowego.
• wynagrodzeń pracowników – informację o wypłacie wynagrodzenia uzupełniamy w zakładce Zobowiązania ➡ Wynagrodzenia mając ustawiony miesiąc księgowy zgodny z datą wypłaty. Po wpisaniu daty wypłaty wynagrodzenia należy zatwierdzić datę (zielony przycisk zatwierdź). Spowoduje to utworzenie dowodu księgowego i zaksięgowanie kosztu wynagrodzenia w KPiR. Informacja o wypłaconym wynagrodzeniu zostanie również pobrana do deklaracji pracowniczych np. PIT-4.

▲ wróć na początek

6. Uzupełnienie informacji o dacie otrzymania potwierdzenia wywozu eksportowanych towarów lub krajowych stawkach VAT właściwych dla dokonywanych dostaw.

Kwestia ta została szczegółowo opisana w artykule: Eksport towarów

▲ wróć na początek

7. Uzupełnienie informacji o zakupach dotyczących sprzedaży zrealizowanej w ramach procedury VAT marża.

Użytkownicy dokonujący sprzedaży w ramach procedury VAT marża mają obowiązek wykazania informacji o zakupach związanych z dokonaną w danym miesiącu sprzedażą, dla której ma zastosowanie procedura VAT marża.

W zależności od sposobu dokumentowania sprzedaży informację o związanych z nią zakupach można wprowadzić w następujący sposób:
a) w przypadku sprzedaży udokumentowanej fakturą VAT marża:

• bezpośrednio na formularzu wystawianej faktury w części Dokumenty zakupu
• przez dodanie wpisu bezpośrednio w ewidencji zakupów VAT w zakładce Ewidencje ➡ Ewidencja zakupów VAT.

Więcej informacji na ten temat tutaj.

b) w przypadku sprzedaży dokumentowanej na kasie fiskalnej przez dodanie wpisu bezpośrednio w ewidencji zakupów VAT w zakładce Ewidencje ➡ Ewidencja zakupów VAT.

▲ wróć na początek

8. Wygenerowanie kompletu deklaracji

W serwisie użytkownik ma możliwość generowania deklaracji związanych z rozliczeniami wobec US czy ZUS.

Poniższa tabela zawiera zestawienie możliwych do generowania deklaracji, wraz z informacją o tym, kiedy generowanie jest możliwe oraz terminie złożenia deklaracji/zapłaty podatku z niej wynikającej.

 
W sytuacji, gdy użytkownik chce generować np. deklaracje za czerwiec 2022 r., a nie ma wygenerowanych deklaracji za poprzednie okresy, na koncie w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje pojawia się następująca informacja:

Ważne!
Deklaracje nie aktualizują się automatycznie. Jeżeli po wygenerowaniu deklaracji zostały dokonane w danym miesiącu zmiany w ewidencjach (np. został dodany koszt) należy ponownie wygenerować deklaracje VAT i PIT za ten miesiąc i za miesiące następne.

Konieczność generowania deklaracji VAT/plików JPK_V7M lub JPK_V7K w zakresie części deklaracyjnej za kolejne miesiące zależna jest od tego, czy zmiana w bieżącym miesiącu wpłynie na kolejną deklaracje (tak będzie np. w przypadku kwot do przeniesienia).

Przykład:
Przedsiębiorca rozliczający VAT miesięcznie ma wygenerowane na koncie oraz złożone w US pliki JPKV7M za miesiące od maja do grudnia 2022 r. Przedsiębiorca znalazł zaległą fakturę z maja, i aby odliczyć VAT ujmuje ją w maju. Po wprowadzeniu wydatku konieczne jest ponowne wygenerowanie pliku JPKV7M za maj (jeśli plik pierwotny został wysłany z serwisu przy kolejnym generowaniu zostanie on oznaczony jako korekta). Na zaległej fakturze kwota VAT do odliczenia wynosiła 230 zł. Możliwy wpływ na pliki JPV7 za kolejne miesiące wygląda następująco:

• jeśli w części deklaracyjnej pliku JPKV7 za maj i wszystkie kolejne miesiące była kwota do przeniesienia – po wprowadzeniu zaległej faktury ulegnie ona zwiększeniu – konieczne będzie ponowne wygenerowanie i wysłanie w formie korekty plików JPKV7 za miesiące od maja do grudnia. W pliku za maj będzie należało skorygować zarówno część ewidencyjną jak i deklaracyjną, w plikach za miesiące od czerwca do grudnia jedynie część deklaracyjną.
• jeśli w pliku JPKV7M za maj była kwota do przeniesienia – po wprowadzeniu zaległej faktury ulegnie ona zwiększeniu – konieczne będzie ponowne wygenerowanie i wysłanie w formie korekty pliku JPKV7 za maj (w zakresie części ewidencyjnej i deklaracyjnej). Konieczne będzie też ponowne wygenerowanie pliku JPKV7 za czerwiec i wysłanie jako korekty części deklaracyjnej. Ewentualna konieczność korygowania kolejnych plików zależy od tego czy zmiana w deklaracji poprzedniej wpłynie na bieżącą.
• jeśli w części deklaracyjnej pliku JPKV7 za maj kwota do zapłaty wynosiła 100 zł – po wprowadzeniu zaległej faktury powstanie kwota do przeniesienia na kolejny okres – konieczne będzie ponowne wygenerowanie i przesłanie w formie korekty pliku JPKV7M (w zakresie części ewidencyjnej jak i deklaracyjnej) za maj. W sytuacji kiedy zmiana w deklaracji za maj spowoduje zmianę w czerwcu (jedynie w części deklaracyjnej), należy ją skorygować a następnie analogicznie przeanalizować ewentualną zmianę w kolejnym okresie;
• jeśli w deklaracji za maj kwota do zapłaty wynosiła 500 zł – wprowadzenie zaległej faktury do miesiąca maja nie wpłynie na deklaracje za kolejny okres. Poza ponownym generowaniem i przesłaniem w formie korekty pliki JPKV7M za maj (korekta części ewidencyjnej i deklaracyjnej) zmiany w kolejnych okresach nie będą potrzebne.

Dodatkowo w zależności od rodzaju czynności, jakie zostaną wykonane na koncie po wygenerowaniu kompletu deklaracji może powstać konieczność ponownego generowania innych deklaracji. Przykładowo jeśli podatnik wygenerował deklaracje VAT-UE, a następnie zaksięgował fakturę wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, będzie należało wygenerować dodatkowo deklaracje VAT-UE.
Generując deklaracje najlepiej jest to robić w takiej kolejności, w jakiej dostępne są przyciski w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje.

Powyższa tabela nie zawiera również informacji na temat deklaracji zgłoszeniowych/aktualizacyjnych, czy wyrejestrowujących składanych w ZUS oraz obowiązków związanych z wysyłką danych w formie plików JPK. Możliwość generowania i wysyłki danych (ewidencji i faktur) w postaci plików JPK dostępna jest w zakładce Deklaracje ➡ Jednolity Plik Kontrolny.

▲ wróć na początek

9. Wysyłka deklaracji i plików JPK

Powyższa tabela zawiera informacje, jakie deklaracje i w jakim terminie generujemy oraz składamy.

Powyższe deklaracje możemy podzielić następująco:

1. deklaracje nie składane do US/ZUS: PIT-28, PIT-5/PIT-5l, ZUS*, PIT-4, PIT-8;
2. deklaracje i pliki JPK składane na bieżąco – po zakończeniu miesiąca/kwartału:
• deklaracje składane do US i podpisywane podpisem kwalifikowanym: deklaracje w procedurach OSS oraz IOSS,
• pliki JPK_V7M/JPK_V7K składane do US, które mogą być podpisane zarówno danymi autoryzującymi jak i podpisem podpisem kwalifikowanym.
• deklaracje składane do US i podpisywane danymi autoryzującymi: VAT-UE, VAT-8, VAT-9M,
• deklaracje ZUS wysyłane bez dodatkowych upoważnień: komplet deklaracji ZUS (ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa, ZUS RCA – raport imienny o składkach, ZUS RSA – raport o wypłaconych świadczeniach, przerwach w pracy, ZUS RPA – dotyczy głównie wynagrodzeń wypłaconych za rok poprzedni). Do ZUS zawsze wysyłana jest deklaracja ZUS DRA, pozostałe deklaracje trafią do ZUS tylko wtedy gdy zawierają uzupełnione pozycje, tj. są “niezerowe”.
3. deklaracje składane po zakończeniu roku:
• deklaracje składane do US i podpisywane danymi autoryzującymi: PIT-11, PIT-8AR, PIT-4R, PIT-28R
• deklaracje składane do US i podpisywanie podpisem kwalifikowanym: IFT-2R, IT-1R oraz DSF-1.

Więcej informacji na temat wysyłki deklaracji w poszczególnych formach znajduje się w tabeli powyżej, w kolumnie Forma składania deklaracji z serwisu.

Ważne!

W przypadku spółek nie ma możliwości wysyłki za pomocą danych autoryzujących. Deklaracje mogą wysyłane są tylko przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. W obu wypadkach konieczne jest złożenie w urzędzie skarbowym upoważnień (UPL-1) dla osób podpisujących deklaracje. W przypadku wysyłki za pomocą podpisu kwalifikowanego pracowników naszej firmy, upoważnienia należy złożyć dla osób wskazanych w serwisie.

Opisane w powyższej tabeli formy składania deklaracji odnoszą się do form możliwych w serwisie. W części przypadków to przepisy określają czy dana deklaracja/informacja ma zostać złożona w wersji papierowej, czy elektronicznej.

Obowiązek elektronicznego składania deklaracji dotyczy:

• deklaracji: VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VIU-DO, VII-D, IFT-2R oraz plików JPKV7
• deklaracji związanych z rozliczeniem pracowników: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R. Przy czym deklaracje PIT-11 pracownikom przekazujemy w formie papierowej. Wysyłka np. mailem byłby możliwa, o ile płatnik przy wysyłce użyłby podpisu kwalifikowanego
• deklaracji ZUS, w przypadku rozliczania przez podmiot składek za więcej niż 5 osób.

W formie papierowej można złożyć:

• PIT-28R,

▲ wróć na początek

10. Wydruk dokumentów księgowych

Księga przychodów i rozchodów

Zmiana rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązująca od 8 kwietnia 2016 r. uchyliła przepis dotyczący obowiązku drukowania KPiR. Obowiązku tego nie ma w przypadku elektronicznego prowadzenia KPiR za pomocą programu komputerowego umożliwiającego jej wydruk zgodnie z określonym w rozporządzeniu wzorem. Podatnik nie ma obowiązku drukowania KPiR wcale. Jeśli podatnik zdecyduje się na wydruk, wówczas kolejne strony należy ponumerować i zbroszurować. Ostatnią stroną wydrukowanej KPiR jest jej podsumowanie z uwzględnieniem remanentów. Polecamy drukowanie KPiR po zakończeniu roku. Wydruk KPiR wykonujemy również np. kiedy zażąda tego od podatnika US.

W serwisie ifirma.pl drukujemy KPiR za każdy miesiąc oddzielnie, w zakładce Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów ➡ Wydrukuj. Poszczególne strony należy ponumerować. Do wydruku KPiR dołączamy zestawienie z KPiR. Jest to ostatnia strona KPiR.
W przypadku kiedy podatnik sporządził na podstawie KPiR zeznanie roczne, a potem w związku ze zmianą zapisów w KPiR skorygował zeznanie (np. sam zauważył błąd lub miało to miejsce w wyniku kontroli), wówczas powinien przechowywać KPiR w pierwotnej wersji jak i po zmianie.

Ewidencja przychodów- ryczałt ewidencjonowany

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podatnik, podatnik prowadzący ewidencję przy zastosowaniu technik informatycznych, po zakończeniu miesiąca w terminie do 20-stego dnia następnego miesiąca, ma obowiązek sporządzić wydruk ewidencji za dany miesiąc. Wydruk ewidencji należy zbroszurować i ponumerować kolejne karty.

W serwisie ifirma.pl zakładka Ewidencje ➡ Ewidencja przychodów ➡ Wydrukuj. Ewidencje przychodów drukujemy oddzielnie, za każdy miesiąc.

W przypadku kiedy podatnik sporządził na podstawie ewidencji przychodów zeznanie roczne, a potem w związku ze zmianą skorygował zeznanie (np. sam zauważył błąd lub miało to miejsce w wyniku kontroli), wówczas powinien przechowywać ewidencję przychodów w pierwotnej wersji, jak i po zmianie.

Ewidencja zakupów i sprzedaży VAT

Począwszy od 2018 r. podatnicy mają obowiązek prowadzenia ewidencji zakupów i sprzedaży VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Nowe przepisy nie zawierają uregulowań co do formy jej przechowywania.

Należy jednak mieć na uwadzę, iż czynni podatnicy podatku VAT co miesiąc wysyłają do US ewidencje VAT (część ewidencyjną pliku JPKV7), serwis zapisuje przesłany dokument. Możliwe jest więc jego przechowywanie (zarówno w formie pliku pdf jak i xml).
Treść wysłanego pliku JPV7 można pobrać z poziomu szczegółów deklaracji w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje. Więcej informacji na ten temat tutaj.

Dowody księgowe generowane przez serwis automatycznie

Serwis automatycznie generuje dowody księgowe związane z zaksięgowaniem składek ZUS w koszty (za przedsiębiorcę i pracownika), wynagrodzeniami pracowników, ujęciem różnic kursowych, ujęciem w KPIR takich elementów, jak koszty niezamortyzowanej wartości początkowej sprzedanych środków trwałych, czy kwoty nieodliczonego podatku VAT lub korekty rocznej VAT. Powyższe dokumenty są podstawą do księgowania w KPIR, w związku z tym należy je wydrukować. Opcja taka jest dostępna z poziomu zakładki Wydatki➡ Lista wydatków – część Dowody wewnętrzne i księgowe. Należy wybrać numer dokumentu, na dole będzie przycisk do wydruku. Na wydrukowanym dokumencie przedsiębiorca podpisuje się.

Dowody księgowe wprowadzane przez użytkownika ręcznie przez formularz dowodu księgowego lub dowodu księgowego w walucie

Możliwość wydruku dostępna jest z poziomu zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków – część Dowody wewnętrzne i księgowe. Należy wybrać numer dokumentu, na dole strony będzie przycisk do wydruku. Na wydrukowanym dokumencie przedsiębiorca podpisuje się.

Dowody wewnętrzne

Wprowadzane przez użytkownika ręcznie przez formularz Dowód wewnętrznyoraz Delegacja przedsiębiorcy w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek. Ich wydruk wygląda analogicznie, jak w przypadku dowodów księgowych.

Korekty KPiR

• Korekty związane z nieobowiązującymi już przepisami nakazującymi wyksięgować wydatek z kosztów, jeśli nie został opłacony w określonym terminie. Począwszy od początku 2016 r. korekty zmniejszające koszty (zwiększające przychód) nie pojawiają się już w KPiR. W księdze przychodów i rozchodów mogą pojawić się natomiast korekty zwiększające koszty (zapłata wydatku wcześniej wyksięgowanego z kosztów).
• Korekty przychodu związane z:
• wyksięgowaniem przychodu (eksport towarów) w przypadku nieotrzymania w terminie potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium Unii Europejskiej,
• ponownym zaksięgowaniem przychodu (eksport towarów) w przypadku późniejszego otrzymania potwierdzenia wywozu towarów poza UE.

Użytkownik drukuje wygenerowane przez serwis dokumenty z poziomu zakładki Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów. Na dole strony znajduje się przycisk wydrukuj korekty KPiR. Wygenerowany przez serwis plik zawiera wszystkie dokumenty korekt z danego miesiąca. W przypadku korekt zwiększających koszty podatnik na wydrukowanym dokumencie wpisuje informację o dokumencie potwierdzającym uregulowanie zobowiązania. Wydrukowane dokumenty korekt należy podpisać.

Faktury wewnętrzne i dokumenty rozliczenia transakcji

W związku z księgowaniem wydatków takich jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i import usług serwis tworzy dokument o nazwie Rozliczenie transakcji, z kolei w po zaksięgowaniu wydatku za pomocą formularza Dostawa z tytułu, której podatnikiem jest nabywca tworzony jest dokument o nazwie Faktura wewnętrzna.

Wydruk powyższych dokumentów możliwy jest z poziomu zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków w części Faktury wewnętrzne lub Rozliczenie transakcji. Po wybraniu numeru dokumentu na dole dostępna będzie opcja jego wydruku.
W sytuacji, gdy do wydatku ujętego jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub import usług wprowadzona została korekta serwis utworzy dokument Rozliczenie korekty transakcji. Będzie on widoczny w części Rozliczenia transakcji korekty. Wydruk dokumentu będzie analogiczny jak w przypadku Rozliczenia transakcji.

Dowody umorzenia środków trwałych

Dokumenty te są generowane przez serwis automatycznie. Są one podstawą księgowania kosztu amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Do wydruku tych dokumentów można przejść bezpośrednio z księgi przychodów i rozchodów – zakładka Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów, należy odnaleźć dokument, kliknąć na jego numer, na dole dostępny będzie przycisk do wydruku lub zakładka Majątek ➡ Dowody umorzenia środków trwałych (należy kliknąć na miesiąc, za których chcemy wydrukować dokument, na dole będzie przycisk do jego drukowania). W przypadku konta podmiotu rozliczającego się na ryczałcie dostępna jest tylko ta druga opcja.

Ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Przepisy nie wskazują w sposób szczególny zasad drukowania tego dokumentu. Wystarczający jest wydruk po zakończeniu roku. Opcja wydruku dostępna jest w zakładce Majątek ➡ Rejestr środków trwałych. Przyciski do wydruku w formacie html i pobrania dokumentu w pliku pdf dostępne są na dole strony.

Rejestr wyposażenia

Z początkiem 2020 r. w przepisach zniesiony został obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia zarówno dla podatników rozliczających się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów jak i ryczałtem ewidencjonowanym. Podatnicy nie mają obowiązku tej ewidencji prowadzić, jednak nie jest to zabronione. Użytkownik, który nadal prowadzi ewidencję wyposażenia ma możliwość jej wydruku.

Przyciski do wydruku znaleźć można w zakładce Majątek ➡ Rejestr wyposażenia i na dole strony Wydrukuj html oraz wydrukuj.

Deklaracje ZUS oraz potwierdzenia ich złożenia

Przycisk do wydruku deklaracji ZUS dostępny jest w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje po kliknięciu na numer dokumentu. Podatnik drukuje tylko te deklaracje, które zostały złożone. Jeśli przykładowo podatnik opłaca składki tylko za siebie i do ZUS składana jest tylko deklaracje ZUS DRA, to tylko ją drukuje.
Dokumenty potwierdzenia wysyłki deklaracji pobrać i wydrukować można z zakładki Deklaracje ➡ E-deklaracje ZUS

Deklaracje podatkowe oraz potwierdzenia ich złożenia

Przepisy podatkowe nie wskazują na formę, w jakiej podatnik jest zobowiązany do przechowywania złożonych deklaracji, czy też poświadczeń ich złożenia. Polecamy pobieranie plików deklaracji i poświadczeń ich złożenia w pliku pdf tak, aby w razie kontroli można było je szybko odnaleźć i wydrukować.

Miesięczne zestawienie wydatków pojazdu oraz pozycje ewidencji przebiegu dla pojazdu osobowego niefirmowego

Dokumenty te są podstawą księgowania kosztu w KPiR, z tego powodu należy je wydrukować i przechowywać. Opcja wydruku dostępna jest:

• w zakładce Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów – miesięczne zestawienie wydatków związanych z używaniem pojazdu będzie widoczne pod datą ostatniego dnia miesiąca. Po wybraniu numeru dokumentu dostępny będzie przycisk do wydruku Miesięcznego zestawienia wydatków pojazdu oraz Pozycji ewidencji przebiegu pojazdu.
• w zakładce Pojazdy ➡ Wszystkie operacje, przy danym pojeździe należy wybrać Rozliczenie pojazdu, widoczne będą Miesięczne zestawienie wydatków pojazdu oraz Pozycje ewidencji przebiegu pojazdu wraz z możliwością ich wydruku.
  Dokumenty te po wydruku należy podpisać.

*Dotyczy to stanu prawnego obowiązującego do końca 2018 r.

Remanenty

Dokument remanentu co do zasady sporządzany jest poza serwisem, w takim wypadku nie drukujemy dokumentu wygenerowanego na koncie. Przechowywany jest dokument sporządzony poza serwisem. Jeśli jednak użytkownik remanent sporządził na koncie (uzupełnił informacje o poszczególnych towarach lub materiałach) i nie ma tego dokumentu w innej formie, wówczas drukuje sporządzony remanent. Obecnie nie sporządzamy już remanentu na początek roku, jeśli podatnik sporządził remanent na koniec roku poprzedniego. Do KPiR wpisywana jest wartość remanentu z końca poprzedniego roku. W dokumentacji danego roku przechowujemy jeden remanent – sporządzony na koniec roku.

Począwszy od 2020 r. obowiązek sporządzania remanentu nie dotyczy podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

W przypadku kiedy Użytkownik zdecyduje się na sporządzenie remanentu w trakcie roku wprowadza go w zakładce Majątek ➡ Remanenty za pomocą opcji + Dodaj remanent śródroczny.

Dokumenty pracownicze

Pośród dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników możliwe jest wydrukowanie z serwisu listy płac za dany miesiąc (dla umów o pracę), rachunków (dla umów zlecenia i o dzieło), a także pasków płac i ewidencji czasu pracy. Dokumenty te można wydrukować w następujący sposób:

• listy płac – zakładka Pracownicy ➡ Lista płac po wybraniu miesiąca, za który chcemy dokonać wydruku, na dole strony dostępne są przyciski do wydruku w formacie html i pdf. Po wydrukowaniu dokument należy podpisać,
• pasek płac – wydruk tego dokumentu do przekazania pracownikowi możliwy jest z poziomu zakładki Pracownicy ➡ Rachunki. Po oznaczeniu checboxem rachunku, do którego ma zostać wydrukowany pasek na dole poniżej listy rachunków w polu Akcja należy wybrać Wydrukuj pasek płac PDF a następnie zatwierdzić.
• rachunki do umów zlecenie i o dzieło – zakładka Pracownicy ➡ Rachunki, na poziomej osi czasu wybieramy miesiąc, za jaki chcemy wydrukować rachunek, będzie on widoczny na liście. Aby wydrukować rachunek możemy wybrać w kolumnie Tytuł wynagrodzenia rachunek dla właściwego pracownika, a następnie na przycisk wydrukuj dostępny na górze po prawej. W tym miejscu użytkownik może wybrać wydruk w pliku pdf lub formacie html. Innym sposobem wydruku rachunków, szczególnie jeśli mamy ich więcej, jest oznaczenie ich checboxem na liście rachunków, a następnie wybranie w polu Akcja opcji wydrukuj pdf lub wydrukuj html i zatwierdzenie. Rachunek po wydruku powinien być podpisany przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę,
• ewidencje czasu pracy (umowa o pracę i zlecenie) – zakładka Pracownicy ➡ Ewidencja czasu pracy, na poziomej osi czasu wybieramy miesiąc, za jaki chcemy wydrukować ewidencję, będzie ona widoczna na liście w części Ewidencje miesięczne. Aby wydrukować ewidencję w kolumnie Operacje wybieramy opcję drukuj. Ewidencję czasu pracy można wydrukować zaraz po jej utworzeniu wybierając opcję wydrukuj pdf. Po zakończeniu roku dla każdego pracownika należy wydrukować ewidencję roczną.

Dokumenty sprzedaży

Z serwisu można wydrukować dokumenty sprzedaży wystawione na koncie, czyli wystawione faktury lub rachunki. Dokumenty te można wydrukować w następujący sposób: zakładka Faktury/Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur/Lista faktur lub Faktury VAT marża, a następnie:

• wybieramy numer dokumentu – na dole będzie przycisk do jego wydruku, lub
• oznaczamy wystawione dokumenty checboxem i na dole w polu Akcja wybieramy przycisk do wydruku w pliku pdf. Serwis wygeneruje jeden plik ze wszystkimi wskazanymi dokumentami.

W przypadku faktur elektronicznych podatnik może zdecydować się na przechowywanie ich w formie elektronicznej.

W pozostałych sytuacjach, czyli kiedy sprzedaż jest dokumentowana ewidencją sprzedaży nieudokumentowanej, dowodami wewnętrznymi, czy np. za pomocą kasy fiskalnej – dokumenty w wersji papierowej należy przygotować poza serwisem.

Ewidencje OSS oraz IOSS

Rozliczenia w ramach procedury OSS oraz IOSS obowiązują od lipca 2021 r.
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług wskazują na obowiązek prowadzenia ewidencji w ramach procedur OSS oraz IOSS w formie elektronicznej. W takiej też formie ewidencja jest przekazywana na żądanie organów podatkowych. Użytkownik nie ma więc obowiązku wydruku ewidencji. Polecane jest jednak ich zapisanie w formie pliku pdf.

W celu pobrania ewidencji w formie pliku pdf Użytkownik korzysta z funkcji wydruk ewidencji dostępnej w zakładce Ewidencje ➡ Ewidencje OSS oraz Ewidencje ➡ Ewidencje IOSS. Ewidencje należy przechowywać przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym miała miejsce sprzedaż.

Szczegółowe informacje na temat zasad prowadzenia ewidencji OSS oraz IOSS tutaj.

Większość ze wskazanych dokumentów użytkownik może wydrukować korzystając z funkcji zbiorczego wydruku za poprzedni miesiąc. Opcja ta jest dostępna na stronie głównej konta.

Przechowywanie dokumentów

Podstawowy termin przechowywania dokumentów, na który wskazuje art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, to pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.

Przykład:
Zobowiązanie z tytułu PIT-36 za 2016 r., złożone w urzędzie skarbowym pod koniec kwietnia 2017 r., przedawni się z końcem 2022 r.

Inne terminy przechowywania dokumentacji dotyczą dokumentów związanych z rozliczeniem składek ZUS, czy pracowników.
Dodatkowo w przypadku podmiotów korzystających z procedury VAT MOSS oraz OSS czy IOSS okres przechowywania ewidencji transakcji objętych tą procedurą, to 10 lat od zakończenia roku, w którym miało miejsce świadczenie usługi lub dostawa towarów rozliczana w ramach procedury szczególnej.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym nie regulują kwestii formy przechowywania dokumentów, przyjęte więc zostało, iż dokumenty przechowujemy w takiej formie, w jakiej podatnik je otrzymał (w przypadku dokumentów kosztowych), czy w takiej formie w jakiej zostały wystawione.

 
▲ wróć na początek