Akta osobowe pracowników

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym dany kandydat/-ka ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia ośmioletniej szkoły podstawowej lub gimnazjum, w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym dany kandydat/-ka ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe:

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:

1. W części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, orzeczenie lekarskie itp.)
2. W części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w szczególności:
   • umowę o pracę – w przypadku jeżeli nie została zawarta w formie pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron, rodzaju i warunków ( art. 29§ 2 Kodeksu Pracy),
   • kwestionariusz osobowy dla pracownika (w praktyce dokument ten często błędnie zostaje umieszczany w części A, ponieważ w  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej  z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika w  §6 ust. 2 pkt 2 nie ostał on wprost wymieniony, jednak z treści:  § 1 ust 4  ww. rozporządzenia jednoznacznie wynika, że kwestionariusz osobowy jest dedykowany dla pracownika i może zawierać informacje określone w art. 22¹ § 2 Kodeksu Pracy, dotyczące m.in. stanu rodzinnego pracownika, nr PESEL),
   • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami dotyczącymi regulaminu pracy, informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
   • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art.189.1 Kodeksu pracy,
   • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
   • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
   • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
   • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
   • urlopu ojcowskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
   • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186.7 Kodeksu pracy,
   • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
   • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
   • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, niedziele i święta,
   • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.
   • dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
   • potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, działalności monitoringu.
   • dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej: polecenie wykonywania pracy zdalnej z art. 67¹⁹ §3 KP, uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej, cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej, odwołanie wykonywania pracy zdalnej, wnioski o pracę zdalną, porozumienie z pracownikiem dotyczące wykonywania pracy zdalnej, wnioski o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, zasady rozliczania kosztów pracy zdalnej

   Uwaga!

   Wyłączono obowiązek przechowywania kopii zawiadomień powiatowych urzędów pracy o zatrudnieniu osoby uprzednio będącej zarejestrowaną jako bezrobotna.

3. w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
   • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
   • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
   • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
   • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
   • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 KP),
   • dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia za pracę.
4. w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
5. w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

Uwaga!

Z upływem daty zatarcia kary usunięciu będzie podlegała cała część, która dotyczyła danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar będzie się przyporządkowywać następujące po sobie numery. (§ 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Dokumentacja pracownicza ma być przechowywana w porządku chronologicznym oraz numerowana. Przy czym każda z części akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się oświadczeń i dokumentów. Dodatkowo można podzielić części akt A, B, C, D, E na mniejsze części tak, aby można było w nich przechowywać dokumenty powiązane ze sobą tematycznie.