Niezależnie od formy w jakiej jest prowadzona księgowość w firmie (mała księgowość, pełna księgowość, ryczałt) zatrudnienie pracowników zawsze rodzi takie same obowiązki dokumentacyjne po stronie pracodawcy.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym dany kandydat/-ka ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum (po ich wygaszeniu świadectwo ukończenia ośmioletniej szkoły podstawowej)- w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym dany kandydat/-ka ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe:

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

  1. W części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, orzeczenie lekarskie itp.)
  2. W części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w szczególności:
    • umowę o pracę,
    • kwestionariusz osobowy dla pracownika (w praktyce dokument ten często błędnie zostaje umieszczany w części A, ponieważ w  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej  z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika w  §6 ust. 2 pkt 2 nie ostał on wprost wymieniony, jednak z treści:  § 1 ust 4  ww. rozporządzenia jednoznacznie wynika, że kwestionariusz osobowy jest dedykowany dla pracownika i może zawierać informacje określone w art. 22¹ § 2 Kodeksu Pracy, dotyczące m.in. stanu rodzinnego pracownika, nr PESEL),
    • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
    • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami dotyczącymi regulaminu pracy, informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
    • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art.189.1 Kodeksu pracy,
    • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
    • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
    • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
    • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
    • urlopu ojcowskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
    • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku kreślonym w art..186.7 Kodeksu pracy,
    • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
    • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
    • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy , stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, niedziele i święta,
    • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy a zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.

    Uwaga!

    Wyłączono obowiązek przechowywania kopii zawiadomień powiatowych urzędów pracy o zatrudnieniu osoby uprzednio będącej zarejestrowaną jako bezrobotna.

  3. w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

    • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
    • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
    • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
    • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Akta osobowe w ifirma.pl

Akta osobowe pracownika można również przechowywać w serwisie w wersji elektronicznej. Akta osobowe znajdują się w szczegółach dotyczących pracownika w zakładce Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ Wybieramy Imię i Nazwisko odpowiedniego pracownika ➡ w szczegółach pracownika wybieramy Akta osobowe.

Opcja Przeciągnij lub kliknij, aby dodać dokument służy do dodawania plików z dysku komputera do serwisu ifirma.pl. Po dodaniu plików pojawi się lista Dokumenty oczekujące na przeniesienie do właściwej teczki, gdzie w kolumnie Przenieś do teczki, należy wybrać właściwą literę – A, B lub C. Po wybraniu odpowiedniej litery serwis przeniesie plik do teczki.

Dodane dokumenty można w każdej chwili pobrać na dysk komputera, przenieść do innej teczki lub całkowicie usunąć z serwisu ifirma.pl (poprzez wybranie czerwonego krzyżyka w ostatniej kolumnie na liście dokumentów).

Możliwość komentowania jest wyłączona.