Generowanie i wysyłka zgłoszeń do procedury OSS (VIU-R) oraz procedury IOSS (VII-R) w serwisie ifirma.pl

Rejestracja do procedury OSS (One Stop Shop) oraz procedury IOSS (Import One Stop Shop) wymaga od podatników złożenia zgłoszeń rejestracyjnych. Będzie to odpowiednio:

• druk VIU-R dla procedury OSS,
• druk VII-R dla procedury IOSS.

Powyższe zgłoszenia mogą być złożone jedynie w formie elektronicznej. Ministerstwo Finansów nie udostępniło możliwości podpisania powyższych zgłoszeń w inny sposób niż za pomocą podpisu kwalifikowanego (elektronicznego).

Użytkownicy, którzy nie dysponują własnym podpisem elektronicznym mogą dokonać wysyłki zgłoszeń z serwisu. Aby to było możliwe muszą być spełnione następujące warunki:

• złożenie upoważnień UPL-1 dla pracowników serwisu ifirma.pl
• wniesienie opłaty skarbowej w kwocie 17 zł,
• złożenie dla wskazanego pracownika serwisu Ifirma.pl pełnomocnictwa szczególnego PPS-1.

Z informacjami o terminach rejestracji do procedury OSS i IOSS można zapoznać się tutaj oraz tutaj.

Generowanie i wysyłka upoważnień UPL-1

Druk UPL-1 czyli Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej Użytkownicy serwisu Ifirma.pl mogą wygenerować w zakładce Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje podatkowe w części Wygeneruj upoważnienia do podpisu elektronicznego.

Wygenerowanie pełnomocnictwa Użytkownik pobiera a następnie podpisuje w polu 46 i składa w swoim Urzędzie Skarbowym.

Pełnomocnictwa mogą być złożone w wersji papierowej a także np. za pomocą profilu zaufanego.
Po złożeniu pełnomocnictw UPL-1 należy potwierdzić ten fakt za pomocą funkcji oświadczam, że pełnomocnictwa upl-1 zostały wydrukowanie, podpisane i złożone w us.

Użytkownicy, którzy na liście wygenerowanych i złożonych wcześniej pełnomocnictw nie mają pełnomocnictwa dla Pani Katarzyny Krzemińskiej również będą mieć dostępną opcję generowania deklaracji UPL-1 (funkcja Wygeneruj upoważnienia do podpisu elektronicznego). Pozwoli ona na wygenerowanie brakujących pełnomocnictw. Po ich złożeniu w US Użytkownik oznacza, iż pełnomocnictwa zostały złożone w US.

Złożenie powyższych upoważnień pozwoli na późniejsze wysłanie okresowych (miesięcznych i kwartalnych) deklaracji rozliczeniowych dla procedur szczególnych VAT (odpowiednio IOSS oraz OSS).

Wniesienie opłaty skarbowej oraz złożenie pełnomocnictwa PPS-1

Pełnomocnictwo PPS-1, jest pełnomocnictwem szczególnym, upoważniającym w konkretnej sprawie podatkowej. Na jego druku należy wskazać do jakiej czynności dana osoba jest upoważniona.

Użytkownicy serwisu Ifirma.pl pełnomocnictwo szczególne PPS-1 generują w zakładce Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ VAT w części VAT OSS/IOSS ➡ Więcej za pomocą funkcji wygeneruj pełnomocnictwo szczególne pps-1.

W momencie generowania pełnomocnictwa Użytkownik wskazuje datę, od której pełnomocnictwo ma obowiązywać. Domyślnie ustawiona będzie tu data bieżąca.

Dodatkowo zostanie wyświetlony komunikat z informacją o konieczności wniesienia opłaty skarbowej przed udzieleniem pełnomocnictwa oraz adresem strony Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy ze wskazanym rachunkiem do wpłaty.

W przypadku konta spółki podczas generowania druku PPS-1 dodatkowo zostanie wyświetlone następujące okno:

Uzupełnienie pól dotyczących stanowiska/ funkcji poszczególnych wspólników nie jest obowiązkowe. Wystarczające jest wybranie opcji zatwierdź.

Po zatwierdzeniu generowania pełnomocnictwa Użytkownik będzie mógł je pobrać, zobaczyć (opcja podgląd) w zakładce Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje podatkowe w części Wygenerowane deklaracje PPS-1.

Zgodnie z informacją wskazaną wcześniej pełnomocnictwo będzie wskazywało dokładnie do jakiej czynności Użytkownik udziela pełnomocnictwa. Informacja ta wskazana będzie w części E formularza – zakres pełnomocnictwa szczególnego.

Przygotowany druk Użytkownik pobiera, podpisuje w polu nr 31 a następnie składa w Drugim US Warszawa Śródmieście. Do składanego pełnomocnictwa dołącza dowód wniesienia opłaty skarbowej.
W przypadku spółki podpis, składany jest przez każdego ze wspólników. Podpisują oni wygenerowany druk w polu 31 przy swoich danych.

Zgodnie z art. 138e § 2 Ordynacji podatkowej pełnomocnictwo szczególne może zostać udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego (przez ePUAP) lub zgłoszone ustnie do protokołu.
W przypadku złożenia druku PPS-1 formie papierowej należy go złożyć w oryginale.

Następnie w zakładce Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje podatkowe w części Wygenerowane deklaracje PPS-1 za pomocą funkcji oświadczam, że pełnomocnictwa pps-1 zostały wydrukowane, podpisane i złożone w us. Użytkownik potwierdza fakt złożenia pełnomocnictwa wraz z dołączonym potwierdzeniem wniesienia opłaty skarbowej.

Generowanie i wysyłka zgłoszenie VIU-R

Deklaracja VIU-R to zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury unijnej rozliczania VAT, czyli procedury One Stop Shop (OSS).

W serwisie Ifirma.pl Użytkownik ma możliwość wygenerowania powyższej deklaracji w zakładce Konfiguracja ➡ Deklaracje VAT w części VAT OSS/IOSS za pomocą funkcji Generuj deklaracje zgłoszeniową viu-r.

Po wybraniu wskazanej opcji zostanie wyświetlony wypełniony formularz deklaracji zgłoszeniowej. Dane do niego zostaną pobrane z konta Użytkownika.

W formularzu zostaną automatycznie uzupełnione następujące dane:

• nr NIP podatnika,
• wskazanie US, do którego kierowany jest formularz (drugiego US Warszawa Śródmieście),
• wskazanie celu złożenia formularza – w tym wypadku rejestracja,
• wskazanie rodzaju podatnika (osoba fizyczna lub podatnik niebędący osobą fizyczną w przypadku konta spółki),
• dane podatnika obejmujące imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej lub nazwę spółki w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną,
• dane kontaktowe obejmujące imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon oraz adres e-mail. Dane w zakresie adresu e-mail oraz nr telefonu te są pobierane w pierwszej kolejności z zakładki Konfiguracja ➡ Dane firmy w części Dane kontaktowe na deklaracjach podatkowych. Jeśli w tej części nie są uzupełnione wówczas pobierane są ze wskazanej zakładki z części Dane kontaktowe.
  Imię i nazwisko uzupełniane jest imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy a w przypadku spółki – jednego ze wspólników,
• data rozpoczęcia korzystania z procedury – domyślnie uzupełniona data bieżąca,
• dane rachunku bankowego przedsiębiorcy obejmujące – imię i nazwisko właściciela rachunku (w przypadku spółki – jej nazwa), numer rachunku bankowego w formacie IBAN oraz kod SWIFT. Dane te pobierane są z zakładki Konfiguracja ➡ Rachunki bankowe. Przedsiębiorca może zdecydować czy wskazany tu rachunek ma być rachunkiem walutowym czy złotówkowym.

W drodze edycji deklaracji poza danymi kontaktowymi Użytkownik może zmienić np. wprowadzoną datę rozpoczęcia korzystania z procedury.

Więcej informacji na temat formularza VIU-R znaleźć można tutaj.

Na formularzu VIU-R wskazanie danych kontaktowych – w zakresie imienia i nazwiska osoby do kontaktu, nr telefonu oraz adresu poczty elektronicznej jest obowiązkowe.
Obowiązkowe jest też wskazanie danych dotyczących rachunku bankowego w zakresie nazwy właściciela rachunku oraz numeru konta w formacie IBAN.

Serwis nie umożliwia ponownego generowania deklaracji. W przypadku zmiany na koncie danych, które mają zostać wskazane w zgłoszeniu konieczne jest usunięcie deklaracji i jej ponowne generowanie.

Informacja o wygenerowanej deklaracji VIU-R widoczna jest w zakładce Konfiguracja ➡ Deklaracje VAT w części VAT OSS/IOSS.

Po otwarciu wygenerowanej deklaracji widoczny będzie przycisk do wysyłki deklaracji do US. Opcja ta nie będzie dostępna w przypadku, gdy na koncie nie zostanie oznaczona informacja o złożeniu pełnomocnictwa PPS-1.

Po wybraniu funkcji wyślij do urzędu i zatwierdzeniu tej czynności deklaracja trafi do podpisu pracowników serwisu Ifirma.pl.

Regulamin usługi e-deklaracji z podpisem kwalifikowanym dostępny jest na stronie pomocy serwisu Ifirma.pl

Status wysłanej deklaracji widoczny będzie w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje w części e-deklaracje VIU-R.

W przypadku kiedy deklaracja zostanie zaakceptowania Użytkownik będzie mógł pobrać potwierdzenie, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Generowanie i wysyłka zgłoszenia VII-R

Deklaracja VII-R to zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury importu rozliczania VAT, czyli procedury Import One Stop Shop (IOSS).

W serwisie Ifirma.pl Użytkownik ma możliwość wygenerowania powyższej deklaracji w zakładce Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ VAT w części VAT OSS/IOSS➡ Więcej za pomocą funkcji Generuj deklaracje zgłoszeniową vii-r.

Po wybraniu wskazanej opcji zostanie wyświetlony wypełniony formularz deklaracji zgłoszeniowej. Dane do niego zostaną pobrane z konta Użytkownika.

W formularzu zostaną automatycznie uzupełnione następujące dane:

• nr NIP podatnika,
• wskazanie US, do którego kierowany jest formularz (drugiego US Warszawa Śródmieście),
• wskazanie celu złożenia formularza – w tym wypadku rejestracja,
• wskazanie rodzaju podatnika (osoba fizyczna lub podatnik niebędący osobą fizyczną w przypadku konta spółki),
• dane podatnika obejmujące imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej lub nazwę spółki w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną,
• dane kontaktowe obejmujące imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon, adres e-mail a także dodatkowo adres strony internetowej. Dane w zakresie adresu e-mail oraz nr telefonu te są pobierane w pierwszej kolejności z zakładki Konfiguracja ➡ Dane firmy w części Dane kontaktowe na deklaracjach podatkowych. Jeśli w tej części nie są uzupełnione wówczas pobierane są ze wskazanej zakładki z części Dane kontaktowe. Również z części Dane kontaktowe pobierany jest adres strony internetowej.
  Imię i nazwisko uzupełniane jest imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy a w przypadku spółki – jednego ze wspólników,
• data rozpoczęcia korzystania z procedury – domyślnie uzupełniona data bieżąca,
• dane rachunku bankowego przedsiębiorcy obejmujące – imię i nazwisko właściciela rachunku (w przypadku spółki – jej nazwa), numer rachunku bankowego w formacie IBAN oraz kod SWIFT. Dane te pobierane są z zakładki Konfiguracja ➡ Rachunki bankowe.

W drodze edycji deklaracji poza danymi kontaktowymi Użytkownik może zmienić np. wprowadzoną datę rozpoczęcia korzystania z procedury.
 

Dane kontaktowe (imię i nazwisko osoby kontaktowej, nr telefonu, adres e-mail oraz adres strony internetowej) są elementami obowiązkowymi zgłoszenia. Na formularzu obowiązkowe jest też wskazanie danych rachunku bankowego w zakresie danych właściciela oraz numeru konta w formacie IBAN.

Więcej informacji na temat formularza VII-R znaleźć można tutaj.

Po wygenerowaniu deklaracji Użytkownik może ją edytować i zmienić także wtedy kiedy kiedy chce np. w zgłoszeniu wskazać inne dane osoby kontaktowej czy inną datę rozpoczęcia korzystania z procedury niż data bieżąca.

Edycja deklaracji VII-R konieczna będzie w celu uzupełniania kraju siedziby firmy w części B.1 formularza.

Serwis nie umożliwia ponownego generowania deklaracji. W przypadku zmiany na koncie danych, które mają zostać wskazane w zgłoszeniu konieczne jest usunięcie deklaracji i jej ponowne generowanie.

Informacja o wygenerowanej deklaracji VII-R widoczna jest w zakładce Konfiguracja ➡ Deklaracje VAT w części VAT OSS/IOSS.

Po otwarciu wygenerowanej deklaracji widoczny będzie przycisk do wysyłki deklaracji do US. Opcja ta nie będzie dostępna w przypadku, gdy na koncie nie zostanie oznaczona informacja o złożeniu pełnomocnictwa PPS-1.

Po wybraniu funkcji wyślij do urzędu i zatwierdzeniu tej czynności deklaracja trafi do podpisu pracowników serwisu Ifirma.pl.

Regulamin usługi e-deklaracji z podpisem kwalifikowanym dostępny jest na stronie pomocy serwisu Ifirma.pl

Status wysłanej deklaracji widoczny będzie w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje w części e-deklaracje VIU-R.

W przypadku kiedy deklaracja zostanie zaakceptowania Użytkownik będzie mógł pobrać potwierdzenie, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Po weryfikacji dokonanych zgłoszeń przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście wysyła, na wskazany w zgłoszeniu adres e-mail podatnika, komunikat o przyjęciu lub odmowie przyjęcia do danej procedury szczególnej.

Polskie znaki w imieniu i nazwisku – konieczna edycja druku

W związku z tym, iż system e-deklaracji Ministerstwa Finansów nie akceptuje polski znaków w danych właściciela rachunku bankowego na druku VIU-R oraz VII-R, przedsiębiorcy, który w imieniu i/lub nazwisku mają polskie znaki, przed wysyłką muszą dokonać edycji deklaracji.

W celu edycji deklaracji VIU-R lub VII-R należy ją otworzyć a następnie na dole wybrać przycisk edytuj.

W związku z tym, iż w imieniu przedsiębiorcy (Pani Grażyny) są polskie znaki w edycji należy poprawić dane (Nazwa właściciela rachunku pole 16 w części B.3. SZCZEGÓŁY DOTYCZĄCE RACHUNKU BANKOWEGO). W tym wypadku imię należy zmienić na Grażyna.

Po zatwierdzeniu deklaracje można przekazać do podpisu.

Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl