w CRM

Kontrahenta można dodać w następujący sposób:

  1. zakładka „CRM” ➡ „pulpit CRM” ➡ „dodaj kontrahenta”
  2. zakładka „CRM” ➡ „lista kontrahentów” ➡ „dodaj kontrahenta
  3. podczas księgowania wydatku/wystawiania faktury dla danego kontrahenta.

Dodając nowego kontrahenta możemy wprowadzić jego dane ręcznie lub pobrać je z GUS.

Dodawanie kontrahenta z GUS

Aby dodać kontrahenta:

  1. Wybierz menu „Kontrahenci” ➡ „dodaj kontrahenta”
  2. Wpisz NIP ➡ uzupełnij kod Captcha ➡ „pobierz dane z GUS”.

Pobieranie danych z GUS nie jest dostępne dla podmiotów zagranicznych i osób fizycznych. Importując dane z GUS serwis jako identyfikator uznaje początek nazwy firmy pobrany z GUS. Jeśli mamy kilku kontrahentów, których nazwa zaczyna się tak samo, serwis nie pozwoli ich zapisać, bo identyfikatory będą identyczne – wówczas trzeba je wprowadzić ręcznie. Pole identyfikator może zawierać maksymalnie 15 znaków.

Wprowadzanie i edycja danych kontrahenta

Podczas wprowadzania/edycji danych kontrahenta można uzupełnić następujące dane:

  • checkbox „Dostawca” – po zaznaczeniu checkboxa kontrahent pojawia się na liście sprzedawców podczas księgowania wydatku.
  • checkbox „Odbiorca” – po zaznaczeniu checkboxa kontrahent pojawia się na liście nabywców podczas wystawiania dokumentów sprzedaży.
  • checkbox „Kontrahent jest osobą fizyczną” – dokumenty sprzedaży wystawione dla tego kontrahenta będą sumowane do limitu kasy fiskalnej, który wylicza serwis.
  • checkbox „Nie wyrażam zgodny na otrzymywanie e-faktur” – zaznaczenie tej opcji spowoduje brak możliwości wysłania faktury w formie e-faktury, nawet jeśli uzupełniony jest adres mailowy nabywcy.
  • checkbox „Zakaz przetwarzania w celach marketingowych” – informacja, że kontrahent nie wyraził zgody na przetwarzanie jego danych osobowych; nie ma to wpływu na księgowanie.

Podczas wprowadzania kontrahenta/edycji jego danych można dodać informację o jego numerze konta bankowego. Możliwe jest też przypisanie kontrahenta do grupy oraz uzupełnienie innych danych kontaktowych np. numer telefonu, faksu, adresu strony internetowej.

Wprowadzanie/edycja danych z poziomu wystawiania faktury/księgowania wydatku

W przypadku wprowadzania kontrahenta z poziomu wystawiania faktury/ księgowania wydatku część danych nie jest dostępna do zaznaczenia. Użytkownik może wprowadzić nazwę firmy, identyfikator, numer telefonu, prefiks UE/ NIP, adres i adres korespondencyjny, adresy mailowe. Może też zaznaczyć checkboxy: „dostawca”, „odbiorca”, „nieaktywny”, „Kontrahent jest osobą fizyczną”, a w adresie korespondencyjnym – „używaj adresu korespondencyjnego”.

Danego kontrahenta można usunąć, jeśli nie został przypisany do niego żaden dokument.

Dodawanie kontrahenta zagranicznego

W przypadku kontrahentów zagranicznych nie można skorzystać z pobierania danych z bazy GUS/Regon. Dane należy wprowadzić samodzielnie. Obowiązkowe podczas wprowadzania są pola: nazwa firmy, identyfikator oraz kod pocztowy i miejscowość w adresie.

Wprowadzając kontrahenta zagranicznego należy uzupełnić pole „Kraj”, wówczas serwis pozwoli na wpisanie kodu pocztowego w formacie innym niż krajowym. Jeśli zaznaczymy checkbox „Adres zagraniczny”, to wtedy pole kodu pocztowego i miejscowości nie będzie obowiązkowe.

Weryfikacja kontrahenta w zakresie VAT-UE

Zarówno przy wprowadzaniu kontrahenta z poziomu wydatku/ przychodu jak i z poziomu zakładki CRM dostępna jest funkcja weryfikacji statusu kontrahenta w zakresie VAT-UE. Po wpisaniu numeru NIP i wybraniu prefiksu kraju podczas edycji danych kontrahenta należy kliknąć przycisk „weryfikuj” pod numerem NIP.

Nastąpi wówczas przekierowanie do strony VIES.

Szczegóły kontrahenta

Lista kontrahentów dostępna jest w zakładce „CRM” ➡ „Lista kontrahentów”.

Aby przejść do szczegółów kontrahenta należy kliknąć w identyfikator danego kontrahenta na liście.

W szczegółach kontrahenta dostępne są następujące zakładki:

  • dane kontaktowe:
    • kontakt: telefon, fax, adresy nailowe, adres strony internetowej. Możliwe jest wpisanie dwóch adresów mailowych: „e-mail” i „e-mail (faktury)”. Jeśli uzupełniony jest jeden z nich, to na ten mail wysyłane są faktury. Jeśli uzupełnione są oba, a użytkownik nie zaznaczy checkboxa „Wysyłaj faktury na oba adresy e-mail”, wówczas serwis wysyła faktury na adres wskazany jako „e-mail (faktury)”.
    • adres i adres korespondencyjny
    • rachunek bankowy
    • ustawienia: zakładka zawiera informacje, czy kontrahent został wybrany do krótkiej listy kontrahentów (szybkiej faktury/ szybkiego rachunku), czy zaznaczony został checkbox „osoba fizyczna”, czy kontrahent jest aktywny, czy wyrażona została zgoda na otrzymywanie e-faktur, czy faktury mają być wysyłane na oba podane wcześniej adresy mailowe i czy kontrahent wyraził sprzeciw na przetwarzanie jego danych w celach marketingowych
    • filie i oddziały: zakładka zawiera informację o filiach i oddziałach kontrahenta. Nie ma to wpływu na księgowanie wydatków i wystawianie faktur (informacja o filii nie pojawia się na wystawionym dokumencie)
    • osoby kontaktowe: imię i nazwisko, stanowisko, dział, telefon i adres mailowy osoby kontaktowej u kontrahenta (pracownik u kontrahenta, z którym użytkownik kontaktuje się)
    • uwagi
    • przycisk „pokaż wydatki” – serwis przenosi do wyszukiwania wydatków dla kontrahentów
    • przycisk „pokaż przychody” – serwis przenosi do wyszukiwania przychodów dla kontrahenta
    • przycisk „raport” – serwis generuje raport o kontrahencie (nazwa kontrahenta, jego identyfikator, NIP, adres, telefon, mail, data wprowadzenia i informacja o użytkowniku wprowadzającego danego kontrahenta).
  • zadania – po kliknięciu serwis przenosi do widoku kalendarza, w którym można zobaczyć i dodawać zadania związane z danym kontrahentem.
  • relacje – po kliknięciu serwis przenosi do widoku projektów – można tu wprowadzić notatki dla realizowanych projektów oraz dodać nowy projekt związany z danym kontrahentem,
  • sprzedaż – serwis wyświetla faktury/rachunki wystawione dla danego kontrahenta,
  • zakupy – informacje i wykresy z listą i statusem wydatków w danym okresie dla danego kontrahenta,
  • płatności – lista przychodów i wydatków związanych z danym kontrahentem w wybranym przedziale czasowym wraz ze statusami dotyczącymi płatności – obok przychodu/wydatku znajduje się przycisk „zapłać”, który pozwala na wprowadzenie wpłaty
  • raporty – krzywa przychodów i wydatków oraz przyrostowa krzywej przychodów i wydatków dla danego kontrahenta w wybranym okresie czasowym oraz tabela z wartościami w podziale na okresy
  • windykacja – zakładka zawiera wykres słupkowy dotyczący statusu przychodów (suma kwot dokumentów o statusie „zapłacone”, „oczekujące” i „przeterminowane”) oraz listę przychodów przeterminowanych, która umożliwia wysłanie przypomnienia kontrahentowi
  • dokumenty – dokumenty powiązane z kontrahentem wprowadzone przez zakładkę „CRM”> „Dokumenty”.

Lista aktywnych kontrahentów

Kontrahent jest aktywny, jeśli w jego danych zaznaczony jest jeden z checkboxów: „dostawca” lub „nabywca”.

Obok danego kontrahenta można kliknąć na edycję i odznaczyć checkboxy. Checkboxa „odbiorca” nie będzie można oznaczyć, jeśli kontrahent jest dołączony do jakiejś grupy.

Jeśli zaznaczone jest „nabywca”, to kontrahent ten pojawia się na liście rozwijanej w polu wybierania kontrahenta na fakturze i przy wydatkach.

Aby oznaczyć kontrahenta jako aktywnego można edytować jego dane z poziomu listy wszystkich kontrahentów, można też wyszukać go w polu „edytuj aktywność kontrahenta”. Pole to znajduje się powyżej listy aktywnych kontrahentów. Nie ma możliwości zmiany statusu jednocześnie dla kliku kontrahentów. Ustawienie należy zmienić dla każdego kontrahenta oddzielnie.

Grupy kontrahentów

W zakładce:

    „CRM” ➡ „Grupy kontrahentów”

można dodać nową grupę kontrahentów oraz edytować już utworzone grupy.

Dla utworzonej grupy można wystawiać faktury z opcji faktur cyklicznych/ seryjnego wystawiania faktur. Nie ma ograniczeń co do ilości podmiotów w grupie – może ona składać się np. z jednego kontrahenta, co często jest wykorzystywane w wystawieniu faktur cyklicznych. Do grupy można dodać jedynie tych kontrahentów, dla których oznaczony został checkbox „dostawca”.

Aby móc wystawiać faktury seryjne i cykliczne dla danej grupy, grupa musi być oznaczona jako aktywna. W tym celu nalezy zaznaczyć checkbox przy polu „odbiorca”.

Lista wybranych do szybkiej faktury/rachunku

Znajduje się w zakładce:

    „CRM” ➡ „Lista kontrahentów” ➡ „Kontrahenci” ➡ „Lista wybranych do szybkiej faktury”

Aby dodać kontrahenta do listy należy wpisać dane kontrahenta w polu „Wybierz kontrahenta do szybkiej listy” i kliknąć w jego dane. Po kliknięciu w dane kontrahenta na liście zostanie on automatycznie dodany.

Lista może zawierać maksymalnie 10 kontrahentów. Można do niej dodać także kontrahenta, który jest nieaktywny, tj. nie ma zaznaczonego checkboxa „odbiorca” lub „nabywca”.

Import kontrahentów

Opcja dostępna jest w zakładce:

    „CRM” ➡ „pulpit CRM”

Po kliknięciu na „import kontrahentów” można wczytać plik z danymi kontrahentów.

Jednorazowo można zaimportować do 100 kontrahentów. Plik importu musi mieć odpowiedni układ (można pobrać format pliku) i być w formacie csv.

Możliwość komentowania jest wyłączona.