Deklaracje zgłoszeniowe dla pracowników

1. ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych

ZUS ZUA – formularz ten ma zastosowanie w przypadku, gdy zgłaszamy pracownika do wszystkich składek, czyli umowa o pracę albo umowa zlecenie, gdy ze zlecenia będą opłacane wszystkie składki obowiązkowe, tylko skłądka chorobowa jest dobrowolna.

W serwisie ifirma.pl deklaracje zgłoszeniowe można wygenerować na dwa sposoby:

1. W zakładce Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ imię i nazwisko pracownika otwiera się strona z danymi pracownika, gdzie po lewej stronie dostępne jest pole Deklaracje i formularze. Po wybraniu tej opcji na dole strony znajduje się pole eDeklaracje ZUS, z wybranymi formularzami do wygenerowania.

2. Wybierając zakładkę Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ imię i nazwisko pracownika otworzy się strona z danymi pracownika. Po prawej stronie znajduje się opcja wygeneruj. Należy wybrać ZUS ZUA i uzupełnić dane:
   • Typ zgłoszenia: zgłoszenie
   • Ubezpieczenie obowiązkowe: do wyboru emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe
   • Data powstania obowiązku
   • Ubezpieczenie dobrowolne: do wyboru emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe
   • Kod wykonywanego zawodu: do wybrania spośród listy. Jest to kod zawodu, który pracownik będzie wykonywał u pracodawcy w ramach zatrudnienia. W przypadku braku odpowiedniego zawodu należy wybrać zawód najbardziej zbliżony do wykonywanej pracy.
3. To, jakie ubezpieczenie będzie dla pracownika obowiązkowe wynika wprost z rodzaju jego umowy i innych czynników jak np. prawo do emerytury czy inna praca. Po wprowadzeniu niezbędnych danych na dole okna przekazujemy do podpisu. Jeżeli ikona jest nieaktywna, to po najechaniu kursorem na nią wyświetlają się informacje, jakich danych brakuje do poprawnego stworzenia deklaracji. Należy wówczas edytować dane pracownika i potem wrócić do ZUS ZUA.

Wygenerowana deklaracja zapisze się poniżej, a także w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS ➡ Deklaracje zgłoszeniowe, gdzie podany jest również status deklaracji.

Deklaracja zostaje podpisana elektronicznie i wysłana do ZUS.

Jeżeli wszystko będzie poprawnie pojawia się status deklaracji z informacją, że została przyjęta do ZUS. Z tego miejsca można pobrać potwierdzenie wysłanej deklaracji oraz wydrukować deklaracje wchodząc na ZUA.

Przykład 1

Beata Baka została zatrudniona na podstawie umowy o pracę od 1 września 2024 r. Zgłaszamy ją na ZUS ZUA: obowiązkowo do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego oraz zdrowotnego od 1 września 2024 r.

Uwaga!

Nie zaznaczamy na ZUS ZUA składek dobrowolnych w przypadku umowy o pracę, wszystkie składki są obowiązkowe.

Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.

Uwaga!

Przekaż do podpisu oznacza, że dokument zostanie przekazany do ZUS. Jego status można sprawdzić w zakładce Deklaracje > e-Deklaracje ZUS w kolumnie status. Z tego miejsca, po zaakceptowaniu deklaracji przez ZUS, będzie można pobrać poświadczenie przedłożenia deklaracji.

ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego

ZUS ZZA – formularz ten ma zastosowanie w przypadku, gdy zgłaszamy do ubezpieczeń pracownika tylko ze składką zdrowotną, np. na umowę zlecenie, z której opłacana będzie tylko składka zdrowotna.

Dostęp do generowania deklaracji można uzyskać na dwa sposoby:

1. W zakładce Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ imię i nazwisko pracownika. Na otwartej stronie z danymi pracownika po lewej stronie dostępna jest opcja Deklaracje i formularze. Po przejściu do tej opcji na dole strony znajdują się deklaracje ZUS, które można wygenerować w serwisie ifirma.pl.
2. W zakładce Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ imię i nazwisko pracownika. Otworzy się strona z danymi pracownika, gdzie po prawej stronie jest możliwość wyboru odpowiedniej deklaracji.

Należy wybrać ZUS ZZA i uzupełnić dane:

• Typ deklaracji: zgłoszenie
• Data powstania obowiązku
• Kod wykonywanego zawodu: do wybrania spośród listy. Jest to kod zawodu, który pracownik będzie wykonywał u pracodawcy w ramach zatrudnienia. W przypadku braku odpowiedniego zawodu należy wybrać zawód najbardziej zbliżony do wykonywanej pracy

Wygenerowana deklaracja zapisze się poniżej, a także w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS ➡ Deklaracje zgłoszeniowe, gdzie podany jest również status deklaracji.

Deklaracja zostaje podpisana elektronicznie i wysłana do ZUS.

Jeżeli wszystko jest poprawnie pojawia się status deklaracji z informacją, że została przyjęta do ZUS. Z tego miejsca można pobrać potwierdzenie wysłanej deklaracji oraz wydrukować deklaracje wchodząc na ZZA.

Przykład 2

Zatrudniamy od 1 września 2024 r. osobę na podstawie umowy zlecenie, która posiada już umowę o pracę w innej firmie na minimalne wynagrodzenie ustawowe. Zgłaszamy pracownika tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na ZUS ZZA.

Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.

Uwaga!

Przekaż do podpisu oznacza, że dokument zostanie przekazany do ZUS. Jego status można sprawdzić w zakładce Deklaracje > e-Deklaracje ZUS w kolumnie status. Z tego miejsca, po zaakceptowaniu deklaracji przez ZUS, będzie można pobrać poświadczenie przedłożenia deklaracji.

Przykład 3

Jan Nowak został zatrudniony na podstawie umowy zlecenia od 1 września 2024 r. Jest to jego jedyne zatrudnienie dlatego zgłaszamy go na ZUS ZUA: obowiązkowo do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego i wypadkowego oraz zdrowotnego od 1 września 2024 r. Składka chorobowa będzie dobrowolna w tym przypadku.

Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.

Uwaga!

Przekaż do podpisu oznacza, że dokument zostanie przekazany do ZUS. Jego status można sprawdzić w zakładce Deklaracje > e-Deklaracje ZUS w kolumnie status. Z tego miejsca, po zaakceptowaniu deklaracji przez ZUS, będzie można pobrać poświadczenie przedłożenia deklaracji.

Autor: Ewelina Ciapara – ifirma.pl