Instrukcja Użytkownika Usługi integracji KSeF

Instrukcja Użytkownika Usługi integracji KSeF

1. Aktywacja KSeF w serwisie

Integracja z systemem KSeF następuje poprzez jej aktywację w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Rozszerzenia i integracje ➡ KSeF. Użytkownik może połączyć swoje konto z KSeF poprzez:

• uwierzytelnienie się Podpisem Kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym bezpośrednio z konta i pobraniem certyfikatów lub tokenu lub
• poprzez wgranie posiadanych certyfikatów lub tokenu.

Jedynie wgranie dwóch certyfikatów daje użytkownikowi opcję wystawiania faktur w trybie offline.

Szczegółowa instrukcja integracji KSeF w IFIRMA znajduje się tutaj.

2. Wysyłanie faktur do KSeF

Inicjacja wysyłki faktur do KSeF

W początkowym okresie od wdrożenia funkcjonalności w serwisie wysyłka faktury do KSeF każdorazowo inicjowana jest przez Użytkownika, który w zakładce Sprzedaż ➡ Rachunki/Faktury, po kliknięciu na nr faktury decyduje o jej przekazaniu do KSeF poprzez opcję Wyślij do KSeF.

Docelowo wskazana funkcja będzie rozwijana i będzie podlegała coraz większej automatyzacji. Szczegóły zostaną przedstawione wraz z rozwojem funkcjonalności.

Przesyłanie faktur do KSeF

Operator nie gwarantuje wysyłki faktury do KSeF dokładnie w tym samym momencie, w którym Użytkownik inicjuje jej wysyłkę. Użytkownik serwisu, który chce przekazać fakturę do KSeF, powinien brać pod uwagę każdorazowo:

• ruch w sieci Internet oraz obciążenie ministerialnego systemu KSeF, które będą miały bezpośredni wpływ na czas przesyłania faktur do KSeF,
• szczególnie moment końca miesiąca kalendarzowego: wysyłka w ostatnich minutach miesiąca może skutkować tym, iż dokument zostanie przekazany do KSeF kolejnego dnia, zatem w nowym miesiącu kalendarzowym.

W sytuacjach przeciążeń i dużej ilości wysyłki faktur do KSeF zalecane jest wcześniejsze planowanie wysyłki.

Formularze faktur w serwisie IFIRMA

Wysyłka faktur do KSeF następuje w oparciu o dostępne formularze do wystawiania faktur na koncie Użytkownika. Dane pobierane do struktury faktury następują według pól dostępnych na formularzu wystawianej faktury.

Serwis nie gwarantuje wszystkich potencjalnych możliwości wystawiania faktur oraz wszystkich potencjalnych możliwości fakultatywnych pozycji faktur w ramach KSeF.

Użytkownicy mogą wysyłać zapotrzebowanie na poszerzenie funkcjonalności na adres e-mail: bok@ifirma.pl. Funkcjonalność serwisu jest systematycznie rozwijana, nie jesteśmy w stanie zagwarantować każdej zmiany według oczekiwań indywidualnego Użytkownika.

Weryfikacja wystawionej faktury

Przed dokonaniem wysyłki Użytkownik powinien zweryfikować prawidłowość wystawionego dokumentu. Po przekazaniu faktury do KSeF zmiany będzie można dokonać jedynie poprzez korektę faktury.

Serwis nie gwarantuje wszystkich potencjalnych możliwości dokonania korekt faktury w sprzedaży, w przypadku kiedy rodzaj korekty nie jest obsługiwany przez serwis IFIRMA korektę można wystawić przez narzędzia ministerialne.

Szczegółowa instrukcja wystawiania faktur w KSeF w IFIRMA znajduje się tutaj.

Dokument przed fakturą sprzedaży

Użytkownik serwisu, który chce przekazać kontrahentowi do wglądu dokument niebędący jeszcze fakturą sprzedaży, może skorzystać z wystawienia Szkicu faktury lub Faktury pro forma.

W temacie warto zapoznać się z instrukcjami:

• Jak wystawić szkic faktury?
• Jak wystawić fakturę pro forma (krajową i eksportową)

Faktura z więcej niż jednym odbiorcą

Jeżeli Użytkownik serwisu chce wystawić w fakturze więcej niż jednego odbiorcę, uzupełnia dane kolejnego podmiotu na karcie kontrahenta Firma – Kontrahenci, opcja widoczna jest w edycji kontrahenta na karcie Podmiot dodatkowy. W celu prawidłowego wykazania dodatkowego podmiotu w KSeF należy na jego karcie wybrać Rola podmiotu.

W temacie warto zapoznać się z instrukcją:

• Jak wystawić fakturę z nabywcą i odbiorcą?

Faktury cykliczne w KSeF

W obecnej funkcjonalności faktury cykliczne automatem nie są wysyłane do KSeF, wysyłka następuje jedynie w przypadku zainicjowaniu wysyłki dla każdej pojedynczej faktury.

Rachunki – podmiot zwolniony z VAT

Rachunki na koncie podatnika zwolnionego z VAT dedykowane są dla dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Nie są to faktury, w związku z czym nie będą wysyłane do KSeF. Chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną należy skorzystać z opcji Faktura.

3. Odbiór faktur z KseF

Odbiór faktur z KSeF inicjowany jest na koncie poprzez ruch Użytkownika serwisu.

W zależności od wybranego pakietu dokument może podlegać księgowaniu lub stanowić jedynie wgląd w dane wystawionego dokumentu.

4. Użytkownik konta a KSeF

Użytkownik loguje się do serwisu ifirma.pl poprzez podanie hasła oraz loginu. Zasady ustalania loginu i hasła oraz Ryzyka związane z korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną zostały określone w Polityce Prywatności.

Użytkownicy płatnych pakietów mają możliwość dodawania kolejnych użytkowników i nadawania im uprawnień do korzystania z wybranych funkcjonalności.

Użytkownik konta decyduje, czy dla każdego dodatkowego użytkownika będzie następowała odrębna aktywacja KSeF, czy będzie ona działała w oparciu o uprawnienia właściciela konta.

W celu zabezpieczenia dostępu do konta w serwisie każdy użytkownik może włączyć weryfikację dwuetapową.

Szczegółowa instrukcja w zakresie aktywacji weryfikacji dwuetapowej dostępna jest tutaj.