FAQ – Księgowość Internetowa

Spis treści:

1. Z jakim sklepem internetowym można zintegrować ifirmę?
2. Czy integracja ifirmy ze sklepami internetowymi jest usługą dodatkowo płatną?
3. Kto świadczy wsparcie w integracji między sklepem a ifirmą?
4. Jaki jest zakres integracji ifirmy ze sklepami internetowymi?
5. Konfiguracja integracji wymaga podania kluczy API, gdzie je znajdę?
6. W zintegrowanym sklepie internetowym otrzymaliśmy komunikat: “Błąd: Zaloguj się w ifirma.pl w celu zaakceptowania nowego regulaminu”. Jak rozwiązać problem?
7. Czy dane zamówień ze sklepu internetowego są pobierane do ifirmy?
8. W jakiej serii numeracji są wystawiane faktury przez integrację? Czy można zmienić serię numeracji?
9. W jakim szablonie wydruku są wystawiane faktury przez integrację? Czy można zmienić szablon?
10. Czy integracja pozwala na podanie na dokumencie sprzedaży informacji o udzielonym rabacie?
11. Czy możliwa jest integracja ze sklepem internetowym w zakresie wystawiania paragonów z poziomu sklepu, przez zintegrowaną z ifirma drukarkę fiskalną?
12. Czy możliwa jest integracja sklepu internetowego z modułem magazynowym w ifirmie?

1. Z jakim sklepem internetowym można zintegrować ifirmę?

Lista zintegrowanych platform sklepowych jest dostępna na stronie.

Instrukcje integracji z poszczególnymi sklepami dostępne są tutaj.
Zachęcamy do korzystania z instrukcji.

Nie każdy podmiot, który taką integrację tworzy, informuje nas o tym i przekazuje nam informacje o wtyczce, które możemy zamieścić na naszej stronie. Stąd, na naszej stronie nie ma informacji o wszystkich serwisach zintegrowanych z ifirmą.
Jeżeli platforma sklepowa nie jest wymieniona na powyższej stronie, warto dopytać Biuro Obsługi Klienta tej platformy, czy mają przygotowaną integrację z ifirmą.

Jest też możliwość samodzielnego przeprowadzenia integracji konta w ifirmie ze sklepem internetowym za pomocą udostępnionej przez nas dokumentacji API.

2. Czy integracja ifirmy ze sklepami internetowymi jest usługą dodatkowo płatną?

Integracja ifirmy ze sklepami internetowymi jest dostępna w ramach pakietów Faktura+, Księgowość Internetowa i dla klientów Biura Rachunkowego.
Bez żadnych dodatkowych opłat, za pomocą integracji można wystawić do 1000 faktur miesięcznie.

Jeżeli jest potrzeba zwiększenia tego limitu, usługa jest wyceniana indywidualnie. Zgłoszenie do wyceny można wysłać z poziomu serwisu przez zakładkę Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ API ➡ Limity API albo przez stronę.

Uwaga! Usługa może być płatna po stronie platformy sklepowej lub dostawcy wtyczki internetowej. Należy dopytać o cenę usługi wsparcia platformy sklepowej i dostawcy wtyczki.

3. Kto świadczy wsparcie w integracji między sklepem a ifirmą?

Ifirma świadczy wsparcie gdy integracja odbywa się przy pomocy stworzonych przez nas wtyczek integrujących. Ifirma przygotowała integrację i świadczy wsparcie dla sklepów:

• Allegro,
• PrestaShop,
• Magento,
• OpenCard.

Wsparcie jest świadczone mailowo pod adresem api@ifirma.pl.

Tylko w przypadku powyższych platform sklepowych, integracja została przygotowana przez nasz zespół.
W przypadku sklepów internetowych na innych platformach sklepowych, za integrację odpowiada albo platforma sklepowa albo zewnętrzny dostawca wtyczki integrującej.

Nie świadczymy wsparcia ani nie udzielamy informacji o szczegółach funkcjonalności integracji, których nie stworzyliśmy.

4. Jaki jest zakres integracji ifirmy ze sklepami internetowymi?

Integracja z Allegro jest w zakresie fakturowania, drukarki fiskalnej, księgowania sprzedaży bezrachunkowej i modułu magazynowego.
Z Allegro do ifirmy pobierana jest lista zamówień. Z poziomu ifirmy wybiera się odpowiednie działanie (np. wystawienie faktury VAT czy paragonu fiskalnego).
Integracja z Allegro pozwala na wystawienie:

• faktury sprzedaży krajowej,
• faktury do paragonu z kasy fiskalnej,
• paragonu fiskalnego,
• paragonu niefiskalnego.

Możliwe jest też zaksięgowanie sprzedaży bezrachunkowej jako:

• przychód uniwersalny VAT,
• przychód uniwersalny nie VAT,
• wysyłkowa sprzedaż nieudokumentowana.

Ponadto integracja z Allegro pozwala na zdjęcie towaru ze stanu magazynowego i automatyczne wystawienie dokumentu WZ w module magazynowym.

Integracja ifirmy z innymi sklepami internetowymi jest wyłącznie w zakresie fakturowania, nie obejmuje drukarek fiskalnych, księgowania sprzedaży bezrachunkowej ani magazynu. Faktury wystawia się z poziomu sklepu internetowego, można je automatycznie zaimportować do ifirmy i zaksięgować (zamówienia nie są pobierane do ifirmy jak w przypadku integracji z Allegro).

Integracja z PrestaShop, Magento i OpenCard za pomocą naszych wtyczek integrujących, obejmuje:

• faktury sprzedaży krajowej,
• faktury sprzedaży wysyłkowej,
• faktury pro-forma,
• faktury sprzedaży do wystawionej faktury pro-forma,
• rachunek sprzedaży krajowej (dotyczy nievatowców).

Integracja z innymi platformami sklepowymi może mieć odmienny zakres.
Nasze API za pomocą którego odbywa się komunikacja między ifirma a sklepami internetowymi pozwala na integrację w zakresie dokumentów:

• faktury krajowej sprzedaży towarów (również dla nievatowca),
• faktury sprzedaży wysyłkowej,
• faktury do paragonu z kasy fiskalnej,
• faktury z ceną w walucie obcej,
• faktury wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• faktury eksportu towarów,
• faktury świadczenia usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b,
• faktury świadczenia usług poza terytorium kraju,
• rachunku sprzedaży krajowej (dotyczy nievatowców),
• faktury pro formy,
• faktury pro formy eksportowej.

Jednak, aby integracja ze sklepem internetowym obejmowała powyższe dokumenty, obsługa tych dokumentów musi być również zaprogramowana we wtyczce integrującej sklep z ifirmą.
Natomiast, integracja w zakresie innych dokumentów sprzedaży niż wymienione powyżej, nie jest możliwa (nasze API nie obsługuje innych dokumentów sprzedaży).

W przypadku integracji z innymi platformami sklepowymi, informacji o szczegółach funkcjonalności integracji może udzielić podmiot, który tę integrację przygotował.
Nie świadczymy wsparcia ani nie udzielamy informacji o szczegółach funkcjonalności integracji, których nie stworzyliśmy.

Jest możliwość samodzielnego rozszerzenia funkcjonalności wtyczki integrującej, o funkcje oferowane przez nasze API, za pomocą udostępnionej przez nas dokumentacji API.

5. Konfiguracja integracji wymaga podania kluczy API, gdzie je znajdę?

Klucze API można wygenerować w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ API.
Można wygenerować klucze symetryczne i asymetryczne.

Integracja z PrestaShop, Magento i OpenCard wymaga kluczy symetrycznych.

W przypadku integracji z innymi platformami sklepowymi, informacji jakie klucze API są wymagane, może udzielić podmiot, który tę integrację przygotował.
Nie świadczymy wsparcia ani nie udzielamy informacji o szczegółach funkcjonalności integracji, których nie stworzyliśmy.

Najczęściej wymagane są klucze symetryczne, można je wygenerować w polu Podstawowe klucze autoryzacji, wystarczy wybrać wygeneruj.

Dostępne są klucze o identyfikatorach:

• abonent – wykorzystywany do zmiany i pobrania ustawionego miesiąca księgowego,
• faktura – wykorzystywany do wystawiania, pobierania i wysyłania poszczególnych rodzajów faktur,
• rachunek – wykorzystywany do wystawiania, pobierania i wysyłania rachunków,
• wydatek – wykorzystywany do księgowania dokumentów wydatków.

Wygenerowane klucze mają formę ciągu znaków. Są dostępne opcje przegenerowania kluczy (wygenerowania ponownie) i usunięcia.

W tym przypadku zastosowania Asymetrycznych kluczy autoryzacji należy podać klucz publiczny (w postaci szesnastkowej) i wybrać wygeneruj, aby dla podanego klucza publicznego wygenerować klucz prywatny.

Klucze asymetryczne mają analogiczne identyfikatory jak klucze symetryczne:

• abonent – wykorzystywany do zmiany i pobrania ustawionego miesiąca księgowego,
• faktura – wykorzystywany do wystawiania, pobierania i wysyłania poszczególnych rodzajów faktur,
• rachunek – wykorzystywany do wystawiania, pobierania i wysyłania rachunków,
• wydatek – wykorzystywany do księgowania dokumentów wydatków.

6. W zintegrowanym sklepie internetowym otrzymaliśmy komunikat: “Błąd: Zaloguj się w ifirma.pl w celu zaakceptowania nowego regulaminu”. Jak rozwiązać problem?

Przy każdym połączeniu z Ifirmą, sklep internetowy wysyła do ifirmy zapytanie czy regulamin jest zaakceptowany.
Jeżeli w konfiguracji integracji widnieje nieaktualny login, to z powodu braku konta o wskazanym loginie, pojawia się komunikat o braku akceptacji regulaminu.

Proszę sprawdzić czy w konfiguracji integracji jest podany aktualny login do konta.

7. Czy dane zamówień ze sklepu internetowego są pobierane do ifirmy?

Zamówienia są pobierane do ifirmy tylko w przypadku integracji z Allegro.

W przypadku integracji z innymi sklepami internetowymi, faktury do zamówień wystawia się z poziomu zintegrowanego sklepu internetowego. Do ifirmy importowane są tylko gotowe faktury.

8. W jakiej serii numeracji są wystawiane faktury przez integrację? Czy można zmienić serię numeracji?

Faktury do zamówień z Allegro można wystawić w dowolnej serii numeracji skonfigurowanej dla wybranego typu faktury.
Automatycznie podstawiana jest seria numeracji, która jest ustawiona w ifirmie jako domyślna. W polu Seria numeracji / numer można wybrać inną serię.

Dokumenty sprzedaży wystawiane przez integrację z PrestaShop, Magento i OpenCard za pomocą naszych wtyczek integrujących, są wystawiane w serii numeracji, która jest ustawiona w ifirmie jako domyślna.
Nie ma możliwości, aby w panelu integracji ustawić inną serię numeracji niż domyślną. Zmiany serii numeracji można dokonać tylko przez zamianę domyślnej serii numeracji w ifirmie.

Nasze API umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży w dowolnej wybranej serii numeracji. Jednakże, aby integracja ze sklepem internetowym pozwalała na wystawienie dokumentu w dowolnej wybranej serii numeracji, taka opcja musi być również zaprogramowana we wtyczce integrującej sklep z ifirmą.

W przypadku integracji z innymi platformami sklepowymi, informacji o szczegółach funkcjonalności integracji może udzielić podmiot, który tę integrację przygotował. Nie świadczymy wsparcia ani nie udzielamy informacji o szczegółach funkcjonalności integracji, których nie stworzyliśmy.

Jest możliwość samodzielnego rozszerzenia funkcjonalności wtyczki integrującej (za wyjątkiem integracji z Allegro), o funkcje oferowane przez nasze API, za pomocą udostępnionej przez nas dokumentacji API.

9. W jakim szablonie wydruku są wystawiane faktury przez integrację? Czy można zmienić szablon?

Faktury do zamówień z Allegro można wystawić w dowolnym szablonie zdefiniowanym w serwisie. Automatycznie podstawiany jest szablon, który jest ustawiony w ifirmie jako domyślny. W polu Szablon można wybrać inny.

Dokumenty sprzedaży wystawiane przez integrację z PrestaShop, Magento i OpenCard za pomocą naszych wtyczek integrujących, są wystawiane w szablonie wydruku, który jest ustawiony w ifirmie jako domyślny.
Nie ma możliwości, aby w panelu integracji ustawić inny szablon niż domyślny. Zmiany szablonu można dokonać tylko przez zamianę domyślnego szablonu w ifirmie.

Nasze API umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży w dowolnym wybranym szablonie. Jednakże, aby integracja ze sklepem internetowym pozwalała na wystawienie dokumentu w dowolnym wybranym szablonie, taka opcja musi być również zaprogramowana we wtyczce integrującej sklep z ifirmą.

W przypadku integracji z innymi platformami sklepowymi, informacji o szczegółach funkcjonalności integracji może udzielić podmiot, który tę integrację przygotował. Nie świadczymy wsparcia ani nie udzielamy informacji o szczegółach funkcjonalności integracji, których nie stworzyliśmy.

Jest możliwość samodzielnego rozszerzenia funkcjonalności wtyczki integrującej (za wyjątkiem integracji z Allegro), o funkcje oferowane przez nasze API, za pomocą udostępnionej przez nas dokumentacji API.

10. Czy integracja pozwala na podanie na dokumencie sprzedaży informacji o udzielonym rabacie?

Integracja z Allegro pozwala na wyszczególnienie na fakturze informacji o rabacie określonym procentowo. Jednakże, nie odbywa się to automatycznie.
Z Allegro pobierana jest jedynie cena brutto. Aby informacja o wysokości rabatu była wyszczególniona, przed zatwierdzeniem dokumentu, w polach Jedn. brutto i Po rabacie trzeba ręcznie poprawić wartości. Na tej podstawie serwis wyliczy ile procent rabatu udzielono.
Na zatwierdzonej fakturze będzie informacja o cenie sprzed rabatu, ile procent rabatu udzielono i cenie z uwzględnieniem rabatu.

Integracja z PrestaShop, Magento i OpenCard za pomocą naszych wtyczek, nie pozwala na podanie informacji o rabacie na dokumentach sprzedaży.

Nasze API umożliwia podanie na dokumentach sprzedaży informacji o rabacie określonym procentowo.
Jednak, aby integracja ze sklepem internetowym pozwalała na wystawienie dokumentu z informacją o rabacie, taka opcja musi być również zaprogramowana we wtyczce integrującej sklep z ifirmą.

W przypadku integracji z innymi platformami sklepowymi, informacji o szczegółach funkcjonalności integracji może udzielić podmiot, który tę integrację przygotował. Nie świadczymy wsparcia ani nie udzielamy informacji o szczegółach funkcjonalności integracji, których nie stworzyliśmy.

Jest możliwość samodzielnego rozszerzenia funkcjonalności wtyczki integrującej (za wyjątkiem integracji z Allegro), o funkcje oferowane przez nasze API, za pomocą udostępnionej przez nas dokumentacji API.

Rabaty określone kwotowo (nie procentowo) nie są w ogóle obsługiwane przez serwis (również przy wystawianiu dokumentów sprzedaży bezpośrednio w ifirmie).

Przepisy podatkowe nie wymagają podania na dokumencie sprzedaży informacji o rabacie. Rabat może zostać uwzględniony w cenie jednostkowej, nie musi być osobno wyszczególniony.

11. Czy możliwa jest integracja ze sklepem internetowym w zakresie wystawiania paragonów, przez zintegrowaną z ifirma drukarkę fiskalną?

Tylko integracja z Allegro pozwala na wystawianie paragonów fiskalnych i niefiskalnych bezpośrednio do zamówień, za pomocą zintegrowanej z ifirmą drukarki fiskalnej.

W przypadku integracji z innymi sklepami nie jest możliwa integracja w tym zakresie. Nasze API, za pomocą którego odbywa się integracja ze sklepami innymi niż Allegro, nie obsługuje drukarek fiskalnych.

Nie można, za pomocą integracji wystawić paragonu fiskalnego z poziomu sklepu internetowego.
Jeżeli z ifirmą jest zintegrowana drukarka fiskalna, paragon fiskalny można wystawić wyłącznie z poziomu ifirmy.

12. Czy możliwa jest integracja sklepu internetowego z modułem magazynowym w ifirmie?

Tylko integracja z Allegro pozwala na zdjęcie towaru ze stanu magazynowego i automatyczne wystawienie dokumentu WZ w module magazynowym.

W przypadku integracji z innymi sklepami nie jest możliwa integracja w tym zakresie. Nasze API, za pomocą którego odbywa się integracja ze sklepami innymi niż Allegro, nie obsługuje modułu magazynowego.

Nie ma możliwości, aby do faktury wystawionej z poziomu sklepu internetowego, automatycznie wystawić WZ i zdjąć towaru ze stanu magazynu.
W tym przypadku, aby zdjąć towar ze stanu magazynu, dokument WZ trzeba wystawić osobno, bezpośrednio w module magazynowym ifirmy.

Tak, takie zmiany są możliwe. Zaznaczamy przy tym, że wszelkie informacje wprowadzone podczas korzystania z jednej usługi, będą przeniesione na usługę drugą.

Serwis ifirma.pl nie jest przystosowany do prowadzenia pełnej księgowości.

Serwis jest przeznaczony jest dla przedsiębiorców (również spółek cywilnych), nievatowców, a także płatników VAT, prowadzących działalność gospodarczą w oparciu o Ewidencję Przychodów (ryczałt ewidencjonowany) bądź Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), rozliczających się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych oraz liniowo.

Tak, Użytkownik może skorzystać z weryfikacji dwa razy w roku. Przy rozliczeniu miesięcznym, weryfikacji podlega 1 miesiąc. Szczegłówe informacje dostępne są w Regulaminie usługi dostępnym tutaj.

Tak. Pierwsze 30 dni korzystania z serwisu są całkowicie darmowe – każdy zarejestrowany ma dostęp do wszystkich jego funkcji. Aby korzystać z nich po upłynięciu tego okresu, należy uiścić opłatę. Można też zdecydować się jedynie na używanie całkowicie darmowego programu do fakturowania, bądź zrezygnować z konta.

Bezpieczeństwo danych użytkownika zapewniają 3 główne czynniki:

• Hasło użytkownika: Wraz z loginem służy do identyfikacji podczas logowania. Zapewnia wyłączność dostępu do serwisu. Obsługa serwisu nie ma wglądu w dane zapisane na kontach użytkowników. Do wykonywania czynności służących rozwiązaniu problemów użytkowników, służy specjalny program administracyjny.
• Szyfrowanie: Transmisja danych pomiędzy serwerem ifirma.pl a komputerami klientów jest zabezpieczona 2048-bitowym certyfikatem SSL oraz szyfrowana 256-bitowym kluczem AES.
• Kopie zapasowe: Są wykonywane codziennie i przechowywane są w bezpiecznej lokalizacji. Wyklucza to ryzyko utraty danych oraz ryzyko dostępu do nich przez osoby niepowołane.

Serwis ifirma.pl funkcjonuje na takich samych zasadach jak inne programy księgowe. Urząd skarbowy nie rozróżnia, czy dokument jest sporządzany ręcznie czy w formie wydruku komputerowego. Dla urzędów skarbowych ważne jest, aby wszelkie dokumenty księgowe i sposób prowadzenia ksiąg i ewidencji były zgodne ze wzorami i wymogami stawianymi przez polskie prawo.

Biuro Obsługi Klienta pomaga w rozwiązywaniu problemów księgowych i technicznych oraz w wykonaniu różnych czynności w serwisie. Zakres odpowiedzi BOK sprowadza się do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, Ewidencji VAT, Ewidencji ryczałtu oraz zdarzeń, jakie może napotkać na swojej drodze przedsiębiorca.

Nie jesteśmy doradztwem w sprawach szerszych niż konkretne zagadnienia księgowe. Możemy jedynie skomentować daną sytuację pod względem poprawności podatkowej i skutków księgowych, jakie może przynieść podjęta przez użytkownika decyzja. Nie dokonujemy oszacowań i symulacji przyszłych wyników finansowych firmy. Nie możemy oceniać jakie rozwiązanie będzie najkorzystniejsze dla firmy. Pomagamy przy zdefiniowaniu, czy dany wydatek może być kosztem czy nie oraz w księgowaniu zawiłych zdarzeń gospodarczych.

Decydując się na przystąpienie do serwisu ifirma.pl w trakcie roku podatkowego, można wprowadzić wszystkie dokumenty księgowe od stycznia danego roku.

W tym celu przy rejestracji wskaż styczeń jako pierwszy miesiąc użytkowania serwisu. Jeśli nie chcesz przepisywać każdego dokumentu, możesz to zrobić zbiorczo. Serwis ifirma.pl pozwala nowym klientom na wprowadzenie danych sumarycznych, wynikających z dotychczas prowadzonych ksiąg i ewidencji. Przy rejestracji zaznaczasz miesiąc od którego zamierzasz prowadzić księgowość za pomocą ifirma.pl. W sytuacji wprowadzenia zbiorczo danych, miesiącem będzie miesiąc obecny.

Dla użytkowników serwisu, chcących rozpocząć korzystanie z serwisu w trakcie roku, została przygotowana ankieta, którą można uzupełnić a następnie przesłać e-mailem na nasz adres bok@ifirma.pl. Poprzeanalizowaniu sytuacji, w odpowiedzi użytkownik otrzyma spersonalizowaną instrukcję uzupełnienia danych na swoim koncie. To pozwoli na kontynuowanie rozliczenia księgowego już w serwisie ifirma.pl.

Pobierz ankietę

Nie ma takiej możliwości. Serwis umożliwia prowadzenie księgowości w oparciu o KPiR i ryczałt ewidencjonowany.

Serwis ifirma.pl jest przystosowany również dla osób rozliczających się na Książce Przychodów i Rozchodów, nie będących płatnikami podatku VAT. Wyboru opcji dokonuje się przy rejestracji w serwisie.

ifirma.pl umożliwia użytkownikom wystawianie faktur i rachunków oraz księgowanie dokumentów otrzymanych od kontrahenta. Na ich podstawie prowadzona jest Księga Przychodów i Rozchodów lub ewidencja ryczałtu.

Inne funkcje ifirma.pl to m. in.:

• automatyczne księgowanie dokumentów,
• wyliczanie zobowiązań podatkowych,
• CRM (np. prognozy i raporty o firmie),
• wysyłka e-deklaracji do ZUS i US,
• ewidencje pojazdów, środków trwałych i pracowników,
• prowadzenie „magazynu”,
• integracja z licznymi e-sklepami.

Korzystanie z ifirma.pl to nic trudnego. Z obsługą serwisu poradzi sobie osoba, która nie maiła wcześniej nic wspólnego z księgowaniem. W razie wątpliwości (księgowych lub technicznych), można zawsze skorzystać z pomocy biura obsługi klienta. Wszystko to czyni ifirma.pl idealnym rozwiązaniem dla nowych przedsiębiorców.