Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności- PIT

Przedsiębiorcy bardzo często przed założeniem firmy ponoszą wydatki związane z jej uruchomieniem. Poniżej przedstawione zostaną zasady rozliczania dokumentów kosztowych wystawionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej w Księdze Przychodów i Rozchodów.

1. Wydatek poniesiony przed rozpoczęciem działalności stanowiący koszt podatkowy

Aby wydatek poniesiony przed rozpoczęciem działalności można było uznać za koszt podatkowy musi spełniać łącznie warunki:
1. Powinien być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenie źródła przychodów z działalności.

Mówi o tym art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof).
A więc wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością, czyli na pewno nie może być to wydatek prywatny (osobisty) i musi być rzeczywiście poniesiony przez podatnika.

2. Nie może być wymieniony w art. 23 ust. 1 updof, czyli w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wskazanych jest tu 65 punktów, między innymi: koszty reprezentacji, koszty egzekucji związane z niewykonaniem zobowiązań.

3. Musi być prawidłowo udokumentowany.

Zgodnie z § 12 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których należy zaklasyfikować m.in.: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne. Dokumenty te muszą być wystawione na imię i nazwisko przyszłego przedsiębiorcy, powinny też zawierać jego adres. W przypadku niektórych opłat mogą być to inne dowody księgowe. Rodzaje dokumentów księgowych omówione są tutaj.

▲ wróć na początek

2. Wybór rodzaju dokumentu przez vatowca i nievatowca w serwisie ifirma.pl

 
W serwisie ifirma.pl wybierana jest najpierw katergoria wydatku, a następnie rodzaj dokumentu, na który został zakupiony dany wydatek. Należy określić czy księgowanym dokumentem jest Faktura czy dokument inny.

Widok przedstawiony z zakładki Wydatki ➡ Dodaj Wydatek.


 



 
Zakup wyposażenia według ścieżki wprowadzenia przez zakładkę Majątek ➡Rejestr wyposażenia ➡ Dodaj wygląda następująco:


 

 

 

Opcja zakupu środków trwałych po wybraniu zakładki Majątek ➡ Rejestr środków trwałych ➡ Dodaj prezentuje się w poniższy sposób:


 



 

 

 

W razie wątpliwości zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl

▲ wróć na początek

3. Wprowadzenie zakupów dokonanych przed rozpoczeciem działalności do serwisu ifirma.pl

Sposób wprowadzenia danego wydatku zależy od jego rodzaju.

 

a) Towary handlowe i materiały.

Przedsiębiorcy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) nie mogą zaksięgować towarów i materiałów podstawowych oraz pomocniczych, nabytych przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej, bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu.
Sporządzają remanent początkowy na pierwszy dzień istnienia firmy i jest on dokumentem otwierającym KPiR.

W serwisie ifirma.pl należy najpierw w lewym górnym rogu ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą rozpoczęcia działalności, a następnie przejść do zakładki Majątek ➡ Remanenty. Serwis utworzy automatycznie remanent początkowy.
Trzeba go otworzyć poprzez wybranie jego daty i go edytować.


 



 
Pojawi się wówczas poniższy dokument do wypełnienia.


 



 
Trzeba uzupełnić na formularzu datę rozpoczęcia oraz zakończenia remanentu, skład komisji, nazwę towaru, jego ilość, jednostkę oraz cenę jednostkową i oczywiście go zatwierdzić.

Temat remanentu początkowego, jego wyceny oraz rozliczenia omówiony jest tutaj.

▲ wróć na początek

 

b) Pozostałe wydatki.

Wydatki poniesione przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej powinny zostać zaksięgowane jako koszty uzyskania przychodu w pierwszym miesiącu prowadzenia działalności.

Należy jednak pamiętać, że ponoszenie wydatków we wcześniejszym okresie musi być racjonalnie uzasadnione, wydatki te powinny warunkować rozpoczęcie działalności.
Przykładem takiego wydatku może być koszt reklamy, zakup pieczątki lub wcześniejszego najmu lokalu. Trzeba pamiętać, iż podatnik musi potrafić uzasadnić konieczność poniesienia takiego wydatku przed rozpoczęciem działalności.

W celu zaksięgowania takiego wydatku w serwisie ifirma.pl w lewym górnym rogu należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą rozpoczęcia działalności. Następnie zakładka Wydatki i tu na rozwijanym menu odpowiedni rodzaj wydatku lub Wydatki ➡ Dodaj wydatek i odpowiedni rodzaj wydatku.

Przykład 1

Faktura za zakup pieczątki firmowej. Faktura wystawiona na dane osobowe wraz z adresem i NIPem nabywcy we wrześniu i otrzymana we wrześniu. Działalność rozpoczęta 31-10-2022 i rejestracja do VATu od l-11-2022. Wydatek związany ze sprzedażą opodatkowaną.

Należy ustawić miesiąc księgowy listopad i przejść do zakładki Wydatki ➡ Koszt prowadzenia działalności➡ inny. Trzeba wybrać dokument inny, nie fakturę -w celu rozliczenia tylko kwoty netto.

Pojawi się następujący formularz.


 

Trzeba tu zwrócić uwagę na pola:
Rodzaj dokumentu– należy wybrać faktura,
Data wystawienia– tu trzeba wpisać datę rozpoczęcia działalności, a nie rzeczywistą datę wystawienia faktury,
Kwota– kwota netto z faktury, gdyż podatek VAT zostanie rozliczony bezpośrednio w ewidencji zakupów VAT.
Zapis do ewidencji zakupów VAT należy wprowadzić zgodnie z instrukcją wskazaną tutaj.

▲ wróć na początek

 

c) Wyposażenie

Od 1 stycznia 2020 roku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia dla przedmiotów używanych w działalności.
Zniesienie obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia nie zabrania przedsiębiorcy prowadzenia takiego rejestru na własne potrzeby. Jednak składniki majątku, które zostały już ujęte w ewidencji wyposażenia powinny się w niej znajdować do momentu sprzedaży lub likwidacji.

Jeśli zatem, przedsiębiorca decyduje się na prowadzenie ewidencji wyposażenia lub jest zobligowany do jej kontynuowania to ewidencjonowaniu podlegają przedmioty używane do prowadzenia działalności gospodarczej, o wartości nieprzekraczającej 10.000 zł netto (dla nievatowców podane wartości są kwotami brutto) lub o wyższej wartości niż 10.000zł, ale przewidywanym okresie użytkowania ich w firmie nie dłuższym niż rok czasu.

Nabyte wyposażenie przed rozpoczęciem działalności podlega bezpośredniemu zaksięgowaniu do kosztów w miesiącu oddania ich do używania, czyli zazwyczaj będzie to data rozpoczęcia działalności.

W serwisie ifirma.pl zakup wyposażenia wprowadza się w miesiącu księgowym zgodnym z miesiącem oddania go do użytkowania przez zakładkę Majątek➡ Rejestr Wyposażenia ➡ Dodaj i tu zakup na odpowiedni dokument.

Należy mieć na uwadze, iż jeśli vatowiec dokonuje zakupu na fakturę i przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury, to podczas księgowania powinien wybrać dokument inny i wpisać na formularzu kwotę netto. Podatek VAT będzie rozliczany oddzielnym wpisem – bezpośrednio w ewidencji zakupów VAT.
Więcej informacji znajduje się w pkt. 2.


 

Przykład 2
Zakup wyposażenia na rachunek wystawiony na osobę fizyczną przed rozpoczęciem działalności. Działalność rozpoczęta w październiku i wyposażenie oddane do użytkowania w październiku. Rachunek zakupu wystawiony w lipcu.
Zakładka Majątek➡ Rejestr wyposażenia ➡ Dodaj wyposażenie ➡ + Zakup wyposażenia na inny dokument.


 

 
Po wybraniu tej opcji pojawi się poniższy formularz:


 



 
Należy w nim zwrócić uwagę na pole Data wystawienia – trzeba tu wpisać datę rozpoczęcia działalności/oddania wyposażenia do użytkowania. Nie wpisuje się w nim rzeczywistej daty wystawienia dokumentu jeśli dokument został wystawiony przed rozpoczęciem działalności.

▲ wróć na początek

 

d) Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne

Za środki trwałe uznaje się budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością; maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty, które zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie oraz są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1. Mówi o tym art 22a ust. 1 updof.

Przedmioty, które posiadają wyżej wymienione cechy mogą być wprowadzone do rejestru środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jednak gdy ich wartość netto przekracza kwotę 10.000 zł (dla nievatowców jest to kwota brutto), wówczas ich umieszczenie w rejestrze staje się obowiązkiem.

W art. 22b ust. 1 updof określony został katalog wartości niematerialnych i prawnych (WNiP), które powinny być amortyzowane. Należą do nich:

• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego,
• spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,
• autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,
• licencje,
• prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej,
• wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how).

Powyższe pozycje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 gdy ich wartość netto przekracza kwotę 10.000 zł (dla nievatowców jest to kwota brutto), wprowadza się obowiązkowo jako WNiP.

Należy pamiętać, że zakup środka trwałego oraz WNiP nie zalicza się bezpośrednio do kosztów. Staje się nim dopiero wartość odpisów amortyzacyjnych.
 

 
Środki trwałe oraz WNiP w serwisie ifirma.pl wprowadza się przez zakładkę Majątek ➡ Rejestr środków trwałych ➡ Dodaj i tu odpowiednio zakup środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
 

 
Należy mieć na uwadze, iż jeśli vatowiec dokonuje zakupu na fakturę i przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury, to podczas księgowania powinien wybrać dokument inny i na formularzu wpisać kwotę netto. Podatek VAT będzie rozliczany oddzielnym wpisem – bezpośrednio w ewidencji zakupów VAT.
Więcej informacji znajduje się w pkt. 2.


 



 



 
Przykład 3
Zakup środka trwałego – komputera we wrześniu na dane osoby fizycznej na umowę kupna – sprzedaży. Działalność rozpoczęta w październiku, środek trwały oddany do użytkowania w październiku.

Trzeba ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy październik. Zakładka Majątek➡ Rejestr środków trwałych ➡ Dodaj ➡ Zakup środka trwałego na inny dokument +dodaj.


 

 
Pojawi się wówczas poniższy formularz do uzupełnienia.


 



 
Trzeba tu zwrócić uwagę na następujące pola:
Rodzaj dokumentu– umowa,
Data wystawienia– trzeba wpisać datę oddania komputera do użytkowania- datę rozpoczęcia działalności, a nie faktyczną datę z umowy,
Cena nabycia– cena wynikająca z umowy,
Metoda amortyzacji– wybrana zgodnie z zasadami omówionymi tutaj.
 
▲ wróć na początek

 

Autor: Monika Kobylak – ifirma.pl