w Jak zacząć

Dokumentacją Twojej firmy zajmuje się księgowa przydzielona przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl. Jedyne co musisz zrobić, to dostarczyć jej dokumenty księgowe. Poniżej znajdziesz instrukcje, które w tym pomogą.

Dodawanie wydatku z poziomu systemu:

Możesz przekazać nam swoje dokumenty księgowe na kilka sposobów (online, kurier, poczta). O wyborze decydujesz przy wypełnianiu umowy z Biurem Rachunkowym ifirma.pl.

Dodawanie wydatków do ifirma.pl

1. Zbierz wszystkie dokumenty, które chcesz przekazać

Aby oszczędzić sobie pracy, podziel je na grupy:

  • zakup towarów handlowych,
  • koszty prowadzenia działalności,
  • wyciągi bankowe,
  • pozostałe dokumenty.

2. Zaznacz grupę plików, przeciągnij i upuść nad stroną

Skorzystasz w ten sposób z funkcji drag & drop.

3. Opisz dodane pliki

Jeśli dodałeś dokumenty np. z grupy „koszty prowadzenia działalności”:

  • w tabeli „Wybierz rodzaj wydatku” > oznacz wszystkie wprowadzone jako > koszty prowadzenia działalności,
  • określ stan dokumentu – opłacony/nieopłacony.

 Oznacz wydatki

4. Potwierdź status dokumentów

Po dodaniu i opisaniu wszystkich dokumentów niezbędnych do rozliczenia, kliknij w zielony przycisk „dokumenty są kompletne”:

  • menu „Wydatki” > import dokumentów elektronicznych > „dokumenty są kompletne”.
UWAGA. Potwierdzenie statusu dokumentów jest sygnałem dla Twojej księgowej do rozpoczęcia rozliczenia.

 Potwierdź wydatki

Możesz też dodać dokumenty wprost z folderu. Kliknij w wyznaczonym miejscu (Pulpit > sekcja „Import plików”). Wybierz folder, zaznacz dokumenty i zatwierdź ich transfer. Pamiętaj o późniejszym opisaniu wydatków.

Dodawanie wydatków przez aplikacje mobilne

Pozwala to na wygodne przekazywanie dokumentów przy pomocy smartfonu lub tabletu korzystających z systemów Android, iOS lub Windows Phone. Aplikacje są całkowicie darmowe.

Android

Instalacja i obsługa aplikacji ifirma.pl na urządzeniach z systemem Android – instrukcja.

1. Pobierz aplikacje„Darmowy Program do Faktur” możesz pobrać ze sklepu Google Play.

ifirma.pl w Google Play

2. Ustaw tryb klienta biura rachunkowego
  • W ustawieniach aplikacji potwierdź, że jesteś klientem Biura Rachunkowego ifirma.pl. i zapisz zmiany. Ta czynność jest niezbędna do prawidłowego przesyłania plików.
Uwaga! Pamiętaj, aby w ustawieniach aplikacji sprawdzić poprawność danych o statusie płatnika VAT i ryczałtu.
3. Przekaz dokumentów – Android
  • Wybierz menu „wydatki” > dodaj nowy (znak “plus” na środku ekranu),

Z tej pozycji możesz dodać wydatek na 2 sposoby:

  • wczytać plik z telefonu > wysłać
  • zrobić zdjęcie dokumentu > zapisać > wybrać z listy „Gotowe do wysłania” > wysłać.

Każdy dokument wymaga krótkiego opisu, należy zatem:

  • wskazać miesiąc księgowy, którego dotyczy,
  • podać NIP,
  • określić status opłacenia dokumentu (dotyczy tylko dokumentów koszty firmy lub zakup towaru).

Opisane dokumenty znajdziesz na liście „Do wysłania” (menu „Wydatki” > gotowe do wysłania). Z tego poziomu możesz jeszcze edytować ich opis. Jeśli wszystkie dane są poprawne, pozostaje przesłać pliki, używając przycisku „wyślij dokumenty”.

iOS

Instalacja i obsługa aplikacji ifirma.pl na urządzeniach z systemem iOS – instrukcja.

1. Pobierz aplikację

„ifirma – program do faktur i rachunków” możesz pobrać z App Store.

ifirma.pl w App Store

2. Ustaw tryb klienta biura rachunkowego
  • W ustawieniach aplikacji potwierdź, że jesteś klientem Biura Rachunkowego ifirma.pl. i zapisz zmiany. Ta czynność jest niezbędna do prawidłowego przesyłania plików.
Uwaga! Pamiętaj, aby w ustawieniach aplikacji sprawdzić poprawność danych o statusie płatnika VAT i ryczałtu.

3. Przekaz dokumentów – iOS
  • Wybierz menu „Moje wydatki” > dodaj nowy,


Z tej pozycji możesz dodać wydatek na 2 sposoby:

  • wczytać plik iCloud > wysłać
  • zrobić zdjęcie dokumentu > zapisać > wysłać.


Każdy dokument wymaga krótkiego opisu, należy zatem:

  • wskazać miesiąc księgowy, którego dotyczy,
  • podać NIP,
  • określić status opłacenia dokumentu (dotyczy tylko dokumentów koszty firmy lub zakup towaru).

Opisane dokumenty znajdziesz na liście „Do wysłania” (menu „Wydatki” > gotowe do wysłania). Z tego poziomu możesz jeszcze edytować ich opis. Jeśli wszystkie dane są poprawne, pozostaje przesłać pliki, używając przycisku „wyślij dokumenty”.

Windows Phone

Instalacja i obsługa aplikacji ifirma.pl na urządzeniach z systemem Windows Phone – instrukcja.

1. Pobierz aplikację
  • „Faktury ifirma.pl” możesz pobrać ze sklepu Windows.

ifirma.pl na Windows Phone

2. Parowanie konta

W ifirma.pl wybierz:

  • menu „Narzędzia” > aplikacje mobilne > dodaj urządzenie.


W aplikacji wybierz:

  • „Aktywuj urządzenie” i zeskanuj kod QR, który wyświetlił się na ekranie ifirma.pl.

Po zakończeniu procesu parowania ujrzysz komunikat „Autoryzacja przebiegła pomyślnie”.

3. Tryb klienta biura rachunkowego

W ustawieniach aplikacji potwierdź, że jesteś klientem Biura Rachunkowego ifirma.pl. i zapisz zmiany. Ta czynność jest niezbędna do prawidłowego przesyłania plików.

  • menu „Ustawienia” > użytkownik > zaznacz checkbox „Klient biura rachunkowego”.
4. Przekaz dokumentów – Windows Phone
  • Wybierz menu „Wydatki” > do wysłania.

Z tej pozycji możesz dodać wydatek na 2 sposoby:

  • wczytać plik z telefonu > wysłać
  • zrobić zdjęcie dokumentu > zapisać > wysłać.

Każdy dokument wymaga krótkiego opisu, należy zatem:

  • wskazać miesiąc księgowy, którego dotyczy,
  • podać NIP,
  • określić status opłacenia dokumentu (dotyczy tylko dokumentów koszty firmy lub zakup towaru).

Opisane dokumenty znajdziesz na liście „Do wysłania” (menu „Wydatki” > do wysłania). Z tego poziomu możesz jeszcze edytować ich opis. Jeśli wszystkie dane są poprawne, pozostaje przesłać pliki, używając przycisku „wyślij dokumenty”.

Możliwość komentowania jest wyłączona.