Jak przekazywać dokumenty do Biura Rachunkowego ifirma.pl

w Jak zacząć

Dokumentacją Twojej firmy zajmuje się księgowa przydzielona przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl. Jedyne co musisz zrobić, to dostarczyć jej dokumenty księgowe. Poniżej znajdziesz instrukcje, które w tym pomogą.

Dodawanie wydatku z poziomu systemu:

Możesz przekazać nam swoje dokumenty księgowe na kilka sposobów (online, kurier, poczta). O wyborze decydujesz przy wypełnianiu umowy z Biurem Rachunkowym ifirma.pl.

Dodawanie wydatków do ifirma.pl

1. Zbierz wszystkie dokumenty, które chcesz przekazać

Aby oszczędzić sobie pracy, podziel je na grupy:

  • zakup towarów handlowych,
  • koszty prowadzenia działalności,
  • wyciągi bankowe,
  • pozostałe dokumenty.

2. Zaznacz grupę plików, przeciągnij i upuść nad stroną

Skorzystasz w ten sposób z funkcji drag & drop.

3. Opisz dodane pliki

Jeśli dodałeś dokumenty np. z grupy „koszty prowadzenia działalności”:

  • w tabeli „Wybierz rodzaj wydatku” > oznacz wszystkie wprowadzone jako > koszty prowadzenia działalności,
  • określ stan dokumentu – opłacony/nieopłacony.

 Oznacz wydatki

4. Potwierdź status dokumentów

Po dodaniu i opisaniu wszystkich dokumentów niezbędnych do rozliczenia, kliknij w zielony przycisk „dokumenty są kompletne”:

  • menu „Wydatki” > import dokumentów elektronicznych > „dokumenty są kompletne”.
UWAGA. Potwierdzenie statusu dokumentów jest sygnałem dla Twojej księgowej do rozpoczęcia rozliczenia.

 Potwierdź wydatki

Możesz też dodać dokumenty wprost z folderu. Kliknij w wyznaczonym miejscu (Pulpit > sekcja „Import plików”). Wybierz folder, zaznacz dokumenty i zatwierdź ich transfer. Pamiętaj o późniejszym opisaniu wydatków.

Dodawanie wydatków przez aplikacje mobilne

Pozwala to na wygodne przekazywanie dokumentów przy pomocy smartfonu lub tabletu korzystających z systemów Android, iOS lub Windows Phone. Aplikacje są całkowicie darmowe.

Android

Instalacja i obsługa aplikacji ifirma.pl na urządzeniach z systemem Android – instrukcja.

1. Pobierz aplikacje„Darmowy Program do Faktur” możesz pobrać ze sklepu Google Play.

ifirma.pl w Google Play

2. Ustaw tryb klienta biura rachunkowego
  • W ustawieniach aplikacji potwierdź, że jesteś klientem Biura Rachunkowego ifirma.pl. i zapisz zmiany. Ta czynność jest niezbędna do prawidłowego przesyłania plików.
Uwaga! Pamiętaj, aby w ustawieniach aplikacji sprawdzić poprawność danych o statusie płatnika VAT i ryczałtu.
3. Przekaz dokumentów – Android
  • Wybierz menu „wydatki” > dodaj nowy (znak “plus” na środku ekranu),

Z tej pozycji możesz dodać wydatek na 2 sposoby:

  • wczytać plik z telefonu > wysłać
  • zrobić zdjęcie dokumentu > zapisać > wybrać z listy „Gotowe do wysłania” > wysłać.

Każdy dokument wymaga krótkiego opisu, należy zatem:

  • wskazać miesiąc księgowy, którego dotyczy,
  • podać NIP,
  • określić status opłacenia dokumentu (dotyczy tylko dokumentów koszty firmy lub zakup towaru).

Opisane dokumenty znajdziesz na liście „Do wysłania” (menu „Wydatki” > gotowe do wysłania). Z tego poziomu możesz jeszcze edytować ich opis. Jeśli wszystkie dane są poprawne, pozostaje przesłać pliki, używając przycisku „wyślij dokumenty”.

iOS

Instalacja i obsługa aplikacji ifirma.pl na urządzeniach z systemem iOS – instrukcja.

1. Pobierz aplikację

„ifirma – program do faktur i rachunków” możesz pobrać z App Store.

ifirma.pl w App Store

2. Ustaw tryb klienta biura rachunkowego
  • W ustawieniach aplikacji potwierdź, że jesteś klientem Biura Rachunkowego ifirma.pl. i zapisz zmiany. Ta czynność jest niezbędna do prawidłowego przesyłania plików.
Uwaga! Pamiętaj, aby w ustawieniach aplikacji sprawdzić poprawność danych o statusie płatnika VAT i ryczałtu.

3. Przekaz dokumentów – iOS
  • Wybierz menu „Moje wydatki” > dodaj nowy,


Z tej pozycji możesz dodać wydatek na 2 sposoby:

  • wczytać plik iCloud > wysłać
  • zrobić zdjęcie dokumentu > zapisać > wysłać.


Każdy dokument wymaga krótkiego opisu, należy zatem:

  • wskazać miesiąc księgowy, którego dotyczy,
  • podać NIP,
  • określić status opłacenia dokumentu (dotyczy tylko dokumentów koszty firmy lub zakup towaru).

Opisane dokumenty znajdziesz na liście „Do wysłania” (menu „Wydatki” > gotowe do wysłania). Z tego poziomu możesz jeszcze edytować ich opis. Jeśli wszystkie dane są poprawne, pozostaje przesłać pliki, używając przycisku „wyślij dokumenty”.

Windows Phone

Instalacja i obsługa aplikacji ifirma.pl na urządzeniach z systemem Windows Phone – instrukcja.

1. Pobierz aplikację
  • „Faktury ifirma.pl” możesz pobrać ze sklepu Windows.

ifirma.pl na Windows Phone

2. Parowanie konta

W ifirma.pl wybierz:

  • menu „Narzędzia” > aplikacje mobilne > dodaj urządzenie.


W aplikacji wybierz:

  • „Aktywuj urządzenie” i zeskanuj kod QR, który wyświetlił się na ekranie ifirma.pl.

Po zakończeniu procesu parowania ujrzysz komunikat „Autoryzacja przebiegła pomyślnie”.

3. Tryb klienta biura rachunkowego

W ustawieniach aplikacji potwierdź, że jesteś klientem Biura Rachunkowego ifirma.pl. i zapisz zmiany. Ta czynność jest niezbędna do prawidłowego przesyłania plików.

  • menu „Ustawienia” > użytkownik > zaznacz checkbox „Klient biura rachunkowego”.
4. Przekaz dokumentów – Windows Phone
  • Wybierz menu „Wydatki” > do wysłania.

Z tej pozycji możesz dodać wydatek na 2 sposoby:

  • wczytać plik z telefonu > wysłać
  • zrobić zdjęcie dokumentu > zapisać > wysłać.

Każdy dokument wymaga krótkiego opisu, należy zatem:

  • wskazać miesiąc księgowy, którego dotyczy,
  • podać NIP,
  • określić status opłacenia dokumentu (dotyczy tylko dokumentów koszty firmy lub zakup towaru).

Opisane dokumenty znajdziesz na liście „Do wysłania” (menu „Wydatki” > do wysłania). Z tego poziomu możesz jeszcze edytować ich opis. Jeśli wszystkie dane są poprawne, pozostaje przesłać pliki, używając przycisku „wyślij dokumenty”.

Czy ten artykuł był pomocny?

Powiązane artykuły


Przetestuj nasz program do faktur

bez zobowiązań