Jak korzystać z windykacji

Wystawione dokumenty sprzedaży nie zawsze są od razu opłacone. Do spóźniającego się z zapłatą kontrahenta można wysłać przypomnienie.

Prawie dla wszystkich faktur/rachunków (w walucie i PLN) można dodać przypomnienie. Można to zrobić bezpośrednio z poziomu dokumentu oraz w zakładce CRM ➡ Windykacja.

 
Nieopłacone faktury można wyszukać na postawie Daty wystawienia, Terminu płatności lub Kontrahenta dla którego dokument został wystawiony.

 
W tej zakładce można zarówno dodać płatność, jak i stworzyć przypomnienie oraz wyświetlić listę przypomnień dla wybranego dokumentu.

 
Po wyszukaniu i wybraniu odpowiednich dokumentów, możliwe jest pobranie listy dokumentów przeterminowanych w formie listy pdf lub pliku xls.
 

 

Możliwe do stworzenia przypomnienia

• Ponaglenie
  • jest wysyłane na dane podane w danych nabywcy (adres e-mail) oraz dodatkowo na adres mailowy firmy.
  • w polu treść wiadomości można wpisać maksymalnie 1400 znaków, w polu nagłówka wiadomości 100 znaków, w polu stopki 500, w polu z danymi wierzyciela 200 znaków, z danymi dłużnika 500 znaków, a w uwagach maksymalnie 500 znaków.
  • sprzedawca otrzymuje maila z dopiskiem kopia w tytule. Maile przychodzą z adresu faktury@ifirma.pl. Można je wydrukować.
• Monit
  • zasady wysyłania i edycji są takie same jak w przypadku ponaglenia.
  • w treści pojawia się dodatkowo informacja o numerze rachunku bankowego do wpłaty i ostrzeżenie, że brak zapłaty w ciągu 14 dni powoduje przez wierzyciela podjęcie kolejnych działań (postępowanie windykacyjne i sądowe).
• Nota odsetkowa
  • użytkownik może wybrać jako język przypomnienia język angielski.
  • notę można wystawić jedynie do dokumentu o statusie nieopłacony. Serwis liczy kwotę odsetek od kwoty do zapłaty widoczną w tabeli w treści noty.
  • w celu wystawiania noty należy uzupełnić datę zapłaty (nie może być wcześniejsza niż określony na fakturze termin płatności, ale może być datą przyszłą w stosunku do dnia bieżącego), a następnie kliknąć przelicz. Serwis wyliczy odsetki wg wybranego sposobu naliczania (ustawowe lub wynikające z umowy).
  • użytkownik nie może zmieniać danych w tabeli z wyliczeniem odsetek.
  • po zatwierdzeniu Noty można ją wydrukować.
• Wezwanie do zapłaty
  • w sytuacji gdy zaproponowany termin zapłaty za fakturę już został przekroczony a klient nadal nie uregulował należności, użytkownik może wezwać swojego klienta do dokonania zapłaty za wystawioną fakturę.
  • użytkownik ma możliwość edycji treści wiadomości oraz danych umieszczonych w stopce.
  • stworzone wezwanie do zapłaty pojawi się w zakładce CRM ➡ Windykacja, w części Lista przypomnień.

Do jednej faktury można dodać klika przypomnień, po kilka w każdym rodzaju. Stworzonych przypomnień nie można usunąć. Ma to szczególne znaczenie przy notach odsetkowych, które są numerowane. Błędnie wystawionej noty nie można edytować ani usunąć, a następna będzie zawsze z kolejnym numerem.

W przypadku dokumentów w walucie w zakładce Windykacja widoczna jest kwota w walucie, ale bez specjalnego oznaczenia, że to waluta.