Wakacje składkowe ZUS w serwisie IFIRMA

Z wakacji składkowych po raz pierwszy można skorzystać za miesiąc grudzień 2024 (pod warunkiem złożenia wniosku ZUS RWS w okresie 01-30.11.2024).

Po złożeniu wniosku RWS i otrzymaniu pozytywnego rozstrzygnięcia, płatnik składek ma obowiązek przekazania dokumentów rozliczeniowych uwzględniających wakacje ZUS. W przypadku braku rozstrzygnięcia przed terminem składania dokumentów rozliczeniowych za okres, za który przedsiębiorca wnioskował o zwolnienie, ma on obowiązek złożyć za ten okres komplet deklaracji z rozliczeniem składek na dotychczasowych zasadach. Po otrzymaniu zwolnienia przedsiębiorca będzie zobowiązany złożyć korektę dokumentów z rozliczonymi składkami wakacyjnymi.

Obsługa wakacji od ZUS w systemie IFIRMA – materiał wideo:

1. Generowanie deklaracji ZUS za miesiąc objęty wakacjami składkowymi

Aby wygenerować deklarację ZUS za miesiąc, za który przedsiębiorca otrzymał pozytywną odpowiedź na wniosek RWS, należy ustawić się w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje, gdzie kolejną czynnością do wykonania będzie wybór ikony Wygeneruj ZUS.

Pojawi się tabela przedstawiająca pełne składki ZUS za przedsiębiorcę. Następnie wybieramy opcję wakacje składkowe.

Po wybraniu przycisku wakacje składkowe, użytkownik zostanie przeniesiony do nowego okna. W zaznaczonym poniżej miejscu należy dokonać weryfikacji składek, z których płatnik otrzymał zwolnienie za dany miesiąc na podstawie wniosku RWS. Składki można w razie potrzeby odhaczyć. Należy zatwierdzić wybór.

Poniżej przedstawiono, jak wyglądają odnotowane na koncie informacje o zwolnieniu ze składek ZUS. Na tym etapie istnieje możliwość wycofania wakacji za pomocą opcji usuń wakacje lub edycji danych po ponownym wybraniu opcji wakacje składkowe. W przypadku chęci uwzględnienia zwolnienia, ustawienia należy zatwierdzić.

Na liście wygenerowanych deklaracji, w miesiącu objętym wakacjami składkowymi pojawi się ikona samolotu.

Wygenerowane deklaracje można przekazać do wysyłki przechodząc do DRA za dany miesiąc i wybierając przycisk Przekaż do podpisu komplet deklaracji.

2. W którym miejscu na deklaracjach zostały wykazane wakacje składkowe?

Za miesiąc objęty zwolnieniem ze składek ZUS, przedsiębiorca ma obowiązek złożenia następujących dokumentów:

• ZUS RCA z kodem wakacji składkowych oraz rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne finansowanymi z budżetu państwa
  • dla Dużego ZUS 0514
  • dla Małego ZUS Plus 0594
  • dla Składek preferencyjnych 0574
• ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia, do którego przedsiębiorca jest zgłoszony w ZUS
• ZUS RCA za pozostałe osoby zgłoszone do ubezpieczeń (tylko dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników, zleceniobiorców, osoby współpracujące)
• ZUS DRA zawierające sumę składek z deklaracji RCA.

W związku z powyższymi wytycznymi deklaracja DRA zawiera w części IV ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ŹRÓDEŁ ICH FINANSOWANIA składki społeczne przedsiębiorcy wykazane w polach finansowanych przez budżet państwa.

Składka zdrowotna, jako składka nieobjęta możliwością zwolnienia, wykazana jest standardowo w części VI ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA ZDROWOTNE w polu 02, jako finansowana przez ubezpieczonego.
W przypadku gdy przedsiębiorca, który opłaca składki wyłącznie za siebie, został zwolniony z opłacania składek na Fundusz Pracy/Fundusz Solidarnościowy, to w dokumencie ZUS DRA w ogóle nie wykazuje tej składki w części VII.

Od standardu odbiega część X oraz XI deklaracji DRA dla jednoosobowej działalności gospodarczej. W częściach tych brak jest jakichkolwiek informacji.

Nowością dla przedsiębiorców rozliczających się na deklaracjach samodzielnie (bez innych ubezpieczonych) jest fakt pojawienia się składek na deklaracji RCA za dany miesiąc w dwóch odrębnych miejscach.
Pierwsza utworzona informacja zawiera standardowy dla danego przedsiębiorcy kod tytułu ubezpieczenia oraz wyłącznie składkę zdrowotną wraz z jej podstawą i dochodem/przychodem dla określonej formy opodatkowania.

Po raz drugi przedsiębiorca zostaje wykazany na deklaracji RCA, tym razem z kodem tytułu ubezpieczenia odpowiadającym wakacjom składkowym, gdzie składki są wykazane w części finansowanych z budżetu państwa. W tym miejscu brak jest informacji o składce zdrowotnej.

Zwolnienie ze składek ZUS jest dobrowolne i obejmuje jeden miesiąc w roku kalendarzowym. W roku 2024 istnieje możliwość uzyskania zwolnienia wyłącznie za miesiąc grudzień. Od 2025 roku przedsiębiorca będzie mógł dokonać wyboru, z którego miesiąca chce skorzystać. W okresie wakacji od ZUS przedsiębiorca nie ma obowiązku zawieszania działalności, może ją prowadzić bez zmian.

3. Przyznanie zwolnienia (albo otrzymanie decyzji z ZUS) z opłacania składek należnych, po terminie złożenia deklaracji ZUS DRA za dany miesiąc

Zdarzają się sytuacje, w których ZUS nie zdążył z wydaniem decyzji o przyznaniu wakacji składkowych przed terminem złożenia deklaracji ZUS za dany miesiąc. Płatnik ma obowiązek złożyć dokumenty rozliczeniowe do 20-go kolejnego miesiąca. Jeżeli wniosek o zwolnienie składek społecznych nie został rozstrzygnięty do tego czasu, płatnik ma obowiązek rozliczenia miesiąca wg dotychczasowych zasad. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji odnośnie zwolnienia, przedsiębiorca składa korektę dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc z uwzględnieniem wakacji składkowych.

Przykład 1

Przedsiębiorca w grudniu złożył wniosek RWS o wakacje składkowe dla miesiąca styczeń. Do 20.02 nadal nie otrzymał decyzji w tej sprawie, więc powinien złożyć deklarację DRA za styczeń z wykazaniem pełnych składek.

a. Korekta deklaracji ZUS

Przed przystąpieniem do sporządzenia korekty deklaracji warto zapisać sobie wartość zobowiązań, jakie zostały opłacone za dany miesiąc, w oparciu o deklarację bez przyznanego zwolnienia. Wygenerowanie korekty spowoduje usunięcie tych danych i trzeba będzie je dodać ponownie. W tym celu wchodzimy w zakładkę Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS.

Ważne!

Należy zwrócić uwagę na to, czy jesteśmy ustawieni w odpowiednim miesiącu. Przykładowo poniższy zrzut pokazuje składki wynikające z deklaracji za styczeń 2025 (którą chcemy skorygować) z terminem płatności do 20.02.2025.

Kolejnym krokiem będzie wygenerowanie na nowo deklaracji ZUS za dany miesiąc z uwzględnieniem przyznanych wakacji składkowych, jak to zostało opisane powyżej w punkcie 1.

Wygenerowanej na nowo deklaracji należy nadać oznaczenie korekty. W tym celu zmienia się nr identyfikatora na deklaracji DRA. W zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje wybieramy DRA,

na dole deklaracji DRA wybieramy opcję Edytuj,

w trybie edycji, u góry deklaracji, w części I DANE ORGANIZACYJNE pole 02 IDENTYFIKATOR DEKLARACJI zmieniamy numer na wyższy.

Tak edytowaną deklarację zapisujemy na dole formularza i przekazujemy korektę do wysyłki.

b. Uzupełnienie wartości zapłaconych zobowiązań

Jak wskazuje infolinia ZUS, w wyniku dokonania wpłaty należności wynikających z pierwotnej deklaracji, która będzie skorygowana, powstanie na koncie nadpłata w wysokości składek społecznych i Funduszu Pracy. Zatem w zobowiązaniach wykażemy kwoty realnie zapłacone, aby zgodnie z przepisami dokonać ich rozliczenia w dacie ich zapłaty. W tym celu powracamy do zakładki Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS, gdzie tym razem widać wyłącznie składkę zdrowotną do zapłaty (zgodnie z korektą deklaracji). Opłaconą składkę społeczną oraz składkę na Fundusz Pracy należy dodać ręcznie za pomocą opcji “+Dodaj składkę ZUS+”.

Dodając składkę najważniejsze informacje to typ składki, kwota przelewu oraz data opłacenia. Na ich podstawie system dokona księgowania. Osobno dodajemy składkę społeczną i osobno Fundusz Pracy.

Dodane po korekcie składki będą widoczne w zakładce Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS na samym dole strony, w części Składki ZUS dodane ręcznie.

Należności do zapłaty z deklaracji za następny miesiąc będzie można pomniejszyć o nadpłatę widniejącą na koncie PUE/eZUS.

Po przetworzeniu korekty deklaracji przez ZUS, przedsiębiorca przed pomniejszeniem kolejnej wpłaty, powinien zweryfikować swoje bieżące saldo na koncie PUE ZUS/eZUS. Możliwe jest zweryfikowanie, na jakiej składce widnieje nadpłata:

• FUS – Fundusz Ubezpieczeń Społecznych,
• FUZ – Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych,
• FP i FS oraz FGŚP – Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zalecane jest wysyłanie do ZUS wniosku o informację o stanie konta RD-3, w celu wydania którego ZUS dokona dokładnego przeliczenia stanu konta płatnika. Będzie wtedy pewność co do prawidłowej wysokości nadpłaty na koncie, która niestety nie zawsze jest odzwierciedleniem tego, co płatnik widzi po zalogowaniu się na PUE ZUS/eZUS.

Przykład 2

Przedsiębiorca w styczniu złożył wniosek RWS o wakacje składkowe dla miesiąca luty. Do 20.03 nadal nie otrzymał decyzji w tej sprawie, więc złożył deklarację DRA za luty z wykazaniem pełnych składek w następującej wysokości:

• Składka na ubezpieczenie społeczne 1646,47 zł
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne 314,78 zł
• Składka na Fundusz Pracy 127,49 zł

Po sporządzeniu korekty deklaracji DRA za luty okazało się, że na koncie ZUS powstała nadpłata w wysokości 1646,47 zł na FUS oraz 127,49 zł na FP i FS oraz FGŚP. W tej sytuacji przedsiębiorca zdecydował się zmniejszyć kolejną wpłatę do ZUS, czyli składki wynikające z DRA za marzec, płatne w kwietniu.

Po wygenerowaniu deklaracji za marzec, przesłał ją z wykazaniem pełnych należności. Z racji obniżonego przelewu, w serwisie w zakładce Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS decyduje się na edycję wartości zobowiązań za dany miesiąc (w miesiącu obniżonej płatności, czyli w kwietniu).

Aby dokonać edycji zobowiązań wynikających z pomniejszonego przelewu należności do ZUS, przedsiębiorca powinien się ustawić w miesiącu księgowym, w którym dokonuje pomniejszonej wpłaty i przejść do zakładki Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS.

Bazując na powyższym przykładzie 2, z racji iż wysokość składki społecznej oraz składki na FP do zapłacenia jest równa wartości nadpłaty na tych składkach powstałej na koncie ZUS, przedsiębiorca będzie dokonywał opłacenia wyłącznie składki zdrowotnej za miesiąc marzec (do 20 kwietnia).

Celem usunięcia informacji o składce do zapłacenia należy wybrać Typ składki – Ubezpieczenie społeczne pracodawcy.

Pojawi się nowe okno pokazujące szczegóły zobowiązania. W tym miejscu należy wybrać opcję usuń, aby wykazać, że składka ta nie była płacona w tym miesiącu z powodu nadpłaty widniejącej na koncie. W sytuacji, gdy nadpłata nie pokrywa w całej wartości składki do zapłaty, składkę można edytować, aby zmienić jej wartość na kwotę pozostającą do opłacenia.

W kolejnym kroku system poprosi o potwierdzenie czynności.

Po usunięciu składki społecznej oraz Funduszu Pracy, na koncie w zobowiązaniach pozostanie wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne, która powinna odpowiadać wysokości realnie dokonanego przelewu w danym miesiącu.

Autor: Ewelina Ciapara – ifirma.pl