Jakie rozszerzenia i integracje są możliwe w serwisie ifirma.pl

 

1. Drukarki i kasy fiskalne

W tym miejscu można skonfigurować serwis ifirma.pl z kasą lub drukarką fiskalną wybierając opcję dodaj i aktywuj podłączone urządzenie.
Moduł Kasy fiskalne pozwala na komunikację serwisu ifirma z urządzeniem fiskalnym (kasą lub drukarką) następujących producentów:

• Elzab
• Posnet
• Novitus

 
Więcej informacji znajduje się tutaj.

Należy pamiętać, że największy zakres integracji oferują drukarki fiskalne (wysyłanie i pobieranie danych).
Zakres możliwej integracji z kasą fiskalną jest zdecydowanie mniejszy i zazwyczaj nie umożliwia nawet wystawienia paragonu.
Podłączenie drukarek/kas fiskalnych z serwisem ifirma.pl dokonujemy przez kabel USB. Dodatkową możliwością jest bezprzewodowe podłączenie urządzeń przez Bluetooth, do których potrzebne są odpowiednie sterowniki. Serwis ifirma.pl nie wspiera podłączenia poprzez Bluetooth.

Więcej informacji znajduje się tutaj.

W temacie integracji została również przygotowana instrukcja, która znajduje się tutaj.

 

Widok po dodaniu drukarek.

 

Limit na kasę fiskalną
W tym miejscu można sprawdzić limit na kasę fiskalną jeżeli się jeszcze nie posiada i nie ma zainstalowanej kasy fiskalnej.

 

Obliczone wartości są tylko oszacowaniem i ich autentyczność zależy od poprawnego podania danych przez Użytkownika oraz rzetelnego ewidencjonowania sprzedaży w serwisie.

 

Do limitu na kasę fiskalną zaliczamy również:

• wystawione faktury lub rachunki na rzecz osób fizycznych po zaznaczeniu w danych kontrahenta checkboxu Kontrahent jest osobą fizyczną,
• przychody ze sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych księgowane na koncie vatowca w zakładce Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny VAT zaznaczając na dokumencie w polu Kasa fiskalna checkbox Sprzedaż na rzecz osoby fizycznej, wliczana do limitu kasy fiskalnej, oraz na koncie nievatowca w zakładce Rachunki ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny nie VAT zaznaczając na dokumencie w polu Kasa fiskalna checkbox Sprzedaż na rzecz osoby fizycznej, wliczana do limitu kasy fiskalnej.

 

Limit obrotów uprawniający do zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej wynosi 20 000 zł. Kwota ta dotyczy zarówno przedsiębiorców kontynuujących jak i rozpoczynających działalność.

Dla podatników rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku, limit wyliczany jest proporcjonalnie. Do określenia limitu brany jest moment rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, a nie sam fakt rozpoczęcia działalności czy dokonania sprzedaży na rzecz innego podmiotu.
U vatowców do limitu wliczane są kwoty netto.

W tej zakładce możemy sprawdzić sumę, która oddziela przedsiębiorcę od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Podane i obliczone wartości są tylko oszacowaniem i ich autentyczność zależy od poprawnego podania danych przez użytkownika oraz rzetelnego ewidencjonowania sprzedaży w serwisie.

Przykład wyliczania limitu:
Podatnik rozpoczął działalność gospodarczą 01.01.2019 roku. Pierwsza sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych nastąpiła 15.02.2019.

Limit obrotów uprawniający do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania wyliczamy w poniższy sposób:

Kwota limitu = 20 000 zł x A/B
A – ilość dni prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych do końca roku,
B – ilość dni w roku podatkowym.

Kwota limitu = 20 000 x 320/365 = 17 534,25 zł

Więcej informacji znajduje się tutaj.

2. Magazyn

Program magazynowy udostępniony jest całkowicie za darmo i tylko dla czynnych podatników VAT.
Obecnie magazyn nie jest dostępny dla nievatowców.

Aktywacji magazynu dokonujemy w zakładce Konfiguracja ➡ Magazyn wybierając uruchom magazyn – tak.

 

 

Magazyn NIE JEST zintegrowany:

• ze sklepami,
• z wtyczkami,
• z aplikacją mobilną,
• z wydatkami.

 

Magazyn JEST zintegrowany:

• z drukarką fiskalną.

 

Integracja faktur z magazynem

• Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT (netto i brutto),
• Krajowa sprzedaż wysyłkowa za pobraniem na fakturę VAT (netto i brutto),
• Faktura VAT do paragonu z kasy fiskalnej (netto i brutto),
• Faktura na usługi budowlane (netto i brutto).
• Faktura sprzedażowa do proformy.

 

W Magazynie NIE MOŻNA:

• wystawiać jednej faktury do kilku WZ,
• łączyć towarów w zestawy,
• skopiować magazynu na inne konto w serwisie,
• zresetować magazynu,
• sprawdzać logów.

 

Dodawanie towarów/Import
Zakładka Towary/Usługi ➡ Lista towarów ➡ nowy towar lub nowa usługa.

 

 

Więcej informacji odnośnie modułu magazynowego i dodawania towarów można znaleźć tutaj.

Bilans otwarcia zakładka Dokumenty ➡ Bilans otwarcia
Dwa sposoby zapisania Bilansu Otwarcia:

1. pusty bilans (bilans zerowy),
2. normalny bilans.

 

Najwcześniejsza możliwa data Bilansu Otwarcia to 01.01.2014.
Po zapisaniu BO nie można wystawić dokumentów z datą wcześniejszą niż data na BO.
Edycja daty na BO możliwa tylko wtedy gdy w magazynie nie ma zapisanych innych dokumentów.

 

Importuj bilans otwarcia
Aby zaimportować bilans otwarcia należy przesłać plik w formacie CSV.
Wymagania dotyczące pliku CSV:

• pierwszy wiersz jest nagłówkiem zawierającym nazwy pól
• separatorem poszczególnych pól w pliku jest przecinek (,) lub średnik (;)
• pola zawierające znak separatora muszą znajdować się w cudzysłowach (“)
• kodowanie znaków to UTF-8
• wielkość pliku nie może przekraczać 1 MB.

 

Stworzony plik szablonu CSV z bilansem otwarcia pobierany jest do importu opcją + wybierz plik. Dodatkowo nazwa pobranego pliku widoczna jest obok opcji + wybierz plik.
Pobrany plik z danymi bilansu otwarcia zostanie zaimportowany do magazynu po wybraniu opcji importuj.

 

Jeżeli Użytkownik nie posiada pliku CSV, na podstawie którego chce zaimportować towary i usługi do serwisu, to taki plik dostępny jest do pobrania w dolnej części pobierz szablon pliku po wybraniu opcji importuj bilans otwarcia.

 

Importowany towar plikiem csv jako bilans otwarcia należy potwierdzić opcją zapisz.

 

Po zatwierdzeniu bilans otwarcia będzie widoczny w magazynie w zakładce Dokumenty ➡ Bilans otwarcia.

 

Import towarów
Na podstawie pliku CSV Użytkownik dokonuje importu pliku z towarami i usługami w zakładce Towary/Usługi➡ Import z pliku ➡ wybierz plik ➡ importuj.

Eksport towarów i usług do pliku CSV
Użytkownik ma możliwość eksportu listy towarów i usług do pliku CSV w zakładce Towary/Usługi ➡ Eksport do pliku.

Więcej informacji dostępne jest na naszej stronie oraz na naszej pomocy.

3. IFI offline

Do działania aplikacji wymagana jest przeglądarka Google Chrome

Aplikacja offline pozwala na wystawianie dokumentów księgowych bez dostępu do Internetu.
Użytkownik przed rozpoczęciem korzystania z aplikacji offline dokonuje konfiguracji konta. W zależności od wybranego trybu działania jako:

• niezależna aplikacja do wystawiania faktur,
• synchronizacja dokumentów wystawionych offline (kiedy pojawi się połączenie z Internetem).

 

Temat został opisany na naszej tutaj.

Przed rozpoczęciem pracy z aplikacją należy skonfigurować konto. W zależności od wybranego trybu działania, odbywa się to w obrębie aplikacji offline lub w serwisie ifirma.

Zakładka Konfiguracja ➡ IFI offline, Użytkownik konfiguruje aplikację offline używając jednej z poniższych serii numeracji (każdy komputer musi mieć osobną serię) lub dodaje nową serię numeracji poniżej w polu Nowa konfiguracja, tworzymy własny format serii numeracji i następnie wybieramy dodaj i konfiguruj.
Po dodaniu serii numeracji lub kilku serii numeracji w kolumnie Akcja wybieramy opcję konfiguracji, następnie wybieramy opcję zainstaluj aplikację.

 

Zostaniemy przekierowani do aplikacji ifirma.pl – faktura offline, gdzie wybieramy opcję +DODAJ DO CHROME i Dodaj rozszerzenie.

 

Wybranie opcji +DODAJ DO CHROME i Dodaj rozszerzenie w przeglądarce internetowej Chrome w prawym górnym rogu zostanie zamieszczona ikona IFI, po wybraniu skrótu zostaniemy przeniesieni do aplikacji offline.

 

Jeżeli chcemy logować się do aplikacji z poziomu serwisu ifirma.pl, to przechodzimy do zakładki Konfiguracja ➡ IFI offline ➡ konfiguruj.

 

Po dodaniu aplikacji offline w Chrome przeniesiemy się na stronę aplikacji, gdzie zatwierdzamy dane opcją wybierając zapisz. Są to dane dotyczące przedsiębiorcy oraz wybrana wcześniej seria numeracji.

 

Wybraną serię numeracji można zmienić przed wystawieniem nowej faktury lub wybrać serię i kolejny numer faktury w liście faktur wybierając ikonę trybik.

 

Ikona (ifirma.pl) umożliwia przejście do strony logowania do serwisu ifirma.pl.
Po zaakceptowaniu danych i serii numeracji przenosimy się do aplikacji offline na stronę wystawiania faktur.

 

W polu Listy faktur można wybrać rodzaj wystawianej faktury: od netto lub brutto.
Na koncie nievatowca są faktury od brutto.

Wybranie opcji wystaw fakturę od netto lub brutto serwis wyświetli formularz nowej faktury, na której będzie widoczna wcześniej wybrana seria numeracji.
Dokonujemy uzupełnienia dokumentu wybierając:

• format daty sprzedaży: dzienny lub miesięczny,
• datę wystawienia
• datę sprzedaży,
• termin płatności,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość,
• cenę jedn. netto lub cenę jedn. brutto,
• oraz wybieramy stawkę VAT dla danej usługi lub towaru.

 

Dane kontrahenta wprowadzamy ręcznie podając: nazwę, adres zamieszkania oraz NIP.
Również Numer konta wprowadzamy ręcznie.

Po zatwierdzeniu faktury offline dokument będzie widoczny na liście faktur w aplikacji offline.

 

Wystawioną fakturę w aplikacji offline można:

• edytować,
• skopiować na nową,
• wydrukować,
• synchronizować
• usunąć.

 

Wybranie opcji Synchronizuj oznacza, że faktura zostanie przeniesiona do serwsiu ifirma.pl po uprzednim połączeniu z serwisem (zalogowaniu na konto).
Przed dokonaniem synchronizacji należy zalogować się na konto i wybrać odpowiedni miesiąc księgowy za jaki chcemy dokonać przeniesienia faktur wystawionych offline.
Po przeniesieniu faktur z aplikacji offline opcja synchronizuj zostanie zablokowana co oznacza, że faktury zostały przeniesione do głównego konta.

 

4. Allegro

Na naszej stronie ifirma.pl znajduje się lista sklepów, niezbędne wtyczki i instrukcje, które ułatwią ich instalację/integrację.
W serwisie możliwa jest też integracja konta z platformą Allegro po wybraniu opcji dodaj allegro.
Na wyświetlonym formularzu dodajemy eSklep uzupełniając potrzebne dane do integracji sklepu internetowego z serwisem.
Więcej na ten temat tutaj.

Integracja ifirma.pl z serwisem Allegro.pl
Aby skorzystać z integracji, wystarczy szybka konfiguracja konta małej księgowości.

1. Zaloguj się w ifirma.pl. Jeśli nie masz jeszcze konta w ifirma.pl – zarejestruj się.
2. Wybierz eCommerce ➡ Konfiguracja ➡ Allegro ➡ +dodaj

 

Następnie podajemy informacje, m.in. takie jak:

• dane do logowania w Allegro,
• data, określającą dzień powstania zamówień automatycznie obsługiwanych w serwisie ifirma.pl,
• stawka VAT, jednostka czy forma płatności, które mają się domyślnie pojawiać na dokumentach sprzedaży.

Na końcu zatwierdzamy.

 

Po skonfigurowaniu allegro z serwisem ifirma.pl w zakładce eCommerce ➡ Allegro, widoczna będzie Nazwa sklepu, data początkowa oraz dane eSklepu czyli login. W serwise ifirma.pl możliwe jest skonfigurowanie kilkanaście sklepów allegro.
 
Po rozwinięciu pola Wyszukiwanie będzie można wyszukać zamówienia po: identyfikatorze aukcji, nabywcy, wartości brutto od-do lub dacie od-do.

 

Po wybraniu opcji pobrania zamówień serwis pobierze wszystkie zamówienia za ten okres.
Przy danym zamówieniu po prawej stronie ekranu w kolumnie Akcja z listy wybieramy sposób księgowania przychodu np. Faktura krajowa i następnie wybieramy opcję wykonaj.

Po zatwierdzeniu wybranego zamówienia opcją wykonaj, w zakładce Faktury ➡ Lista faktur będzie widoczna zaksięgowana faktura sprzedaży. Wystawiona faktura sprzedaży będzie również widoczna w polu zaksięgowane w zakładce eCommerce ➡ Allegro.

 

• pole niezaksięgowane dotyczy wszystkich zaciągniętych zamówień widocznych w polu Zamówienia niezaksięgowane,

Zamówienia niezaksięgowane,

• pole zaksięgowane dotyczy zamówień, przy których zostanie wybrana Akcja:
1. Faktura krajowa,
2. Faktura krajowa – sprzedaż wysyłkowa za pobraniem,
3. Faktura do paragonu z kasy fiskalnej,
4. Faktura VAT marża,
5. Wysyłkowa sprzedaż nieudokumentowana,
6. Przychód uniwersalny nie VAT,
7. Przychód uniwersalny VAT,
8. Paragon fiskalny,
9. Paragon niefiskalny
10. Rachunek.

 

• pole zaksięgowane ręcznie dotyczy zamówień, przy których zostanie wybrana Akcja Oznacz jako zaksięgowane ręcznie,
• pole nieksięgowane dotyczy zamówień, przy których zostanie wybrana Akcja Oznacz jako nieksięgowane.

 

Użytkownik może również dokonać księgowania wszystkich wyświetlonych zamówień za jednym razem wybierając w kolumnie Akcja odpowiedni dokument księgowy dla każdego zamówienia. Następnie na dole pod zamówieniami po prawej stronie wybieramy opcję zaznacz wszystkie i kolejno opcję wykonaj akcję dla wybranych.
Wybranie tych opcji spowoduje zaksięgowanie wszystkich zaznaczonych zamówień na liście.

Ponieważ zdarzają się przypadki, że informacja o zakończonej aukcji podawana przez Allegro jest niepełna (np. nie jest podana kwota zamówienia lub data zakończenia aukcji) to przy imporcie danych do serwisu ifirma mogą się zdarzyć aukcje niezaimportowane lub takie których dane nie są poprawne. W takich wypadkach konieczne jest ręczne wprowadzenie do serwisu ifirma informacji o zamówieniu.

Poniżej pola Zamówienia niezaksięgowane możemy dokonać wyboru opcji pobrania zamówień z listy:

• z danego dnia,
• z trzech ostatnich dni,
• z ostatniego tygodnia,
• od początku poprzedniego miesiąca,
• wszystkie.

Domyślne pobieranie zamówień użytkownik może wybrać również w konfiguracji.

 

Do serwisu ifirma.pl nie bedzie można pobrać zamówień z allegro, które trafiły do archiwum allegro. W takich wypadkach konieczne jest ręczne wprowadzenie do serwisu ifirma informacji o zamówieniu.

5. Aplikacje mobilne

Dla Użytkowników serwisu ifirma.pl dostępna jest darmowa aplikacja do szybkiego wystawiania faktur. Aplikacje dostępne są w sklepach: Google play, App Store, Windows Phone oraz BlackBerry.

W zakładce Konfiguracja ➡ Aplikacje mobilne wybieramy opcję + dodaj urządzenie. Określamy nazwę urządzenia, a następnie po raz kolejny wybieramy + dodaj urządzenie.
Następnie skanujemy kod QR i czekamy na autoryzację urządzenia. Po jej otrzymaniu możemy korzystać z aplikacji.

Aplikacja mobilna pozwala na:

• wystawianie i zarządzanie fakturami i rachunkami,
• wystawianie proform i faktur na ich podstawie,
• zapis faktur do formatu pdf,
• wysyłkę faktur i e-faktur mailem,
• wysyłkę kosztów w formie zdjęć,
• przeglądanie terminarza przedsiębiorcy dostępnego w CRM ifirma.pl,
• dodawanie i wyszukiwanie towarów,
• wyszukiwanie kontrahentów w GUS,
• archiwizację dokumentów,
• wyświetlanie wizytówki z danymi firmy,
• ustawienie zabezpieczenia dostępu do aplikacji,
• przesyłanie dokumentów do księgowej (dostępne dla Klientów Biura Rachunkowego ifirma.pl)

 

Aplikacja pozwala na wystawienie tylko określonych typów faktur:

• sprzedaż krajowa,
• wysyłkowa za pobraniem,
• faktura do paragonu,
• usługi budowlane,
• wewnątrzunijna dostawa towarów,
• eksport towarów,
• świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28B,
• świadczenie usług poza terytorium kraju,
• z ceną w walucie obcej,
• oraz dokumentu: pro forma.

 

W aplikacji mobilnej u nievatowca można wystawić typy dokumentów:

• Krajowa sprzedaż na rachunek,
• Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę,
• Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług,
• Faktura do paragonu,
• Pro forma,
• Rachunek wystawiany w walucie.

 

Dane kontrahenta pobierane są z listy kontrahentów bezpośrednio na wystawianym dokumencie po podaniu nazwy, ID lub numeru NIP. Mamy również możliwość dodania danych kontrahenta pobierając dane z GUS lub wprowadzić dane kontrahenta ręcznie.
Przedsiębiorca może pobrać z listy domyślnie 100 ostatnich kontrahentów. Dodatkowo jest możliwość przeszukanie całej listy kontrahentów po wybraniu opcji szukaj.

Przy wystawianiu faktur/rachunków sprzedaży użytkownik może pobrać całą zapisaną listę standardowych towarów i usług.

6. API

Aktywacja API
Dostęp do API możesz uzyskać bez dodatkowej opłaty, w ramach abonamentu:

• Księgowości internetowej,
• Faktury+,
• Biura rachunkowego.

Limit wystawionych za pomocą API faktur w miesiącu to 1000.

Przed skorzystaniem z API należy aktywować dostęp podstawowy. Więcej o aktywacji API na naszej stronie ifirma.pl.

 

W sytuacji gdy limit zostanie przekroczony opcja wystawiania faktur poprzez API jest blokowana przez administratora.

Zwiększenie limitu API

Jeżeli Użytkownik chce wystawiać w serwisie powyżej 1000 faktur miesięcznie to musi uzyskać akceptację administratora serwisu. Aby ją otrzymać należy w części Limity API wypełnić formularz z zapytaniem o indywidualną wycenę podając w polu Liczba faktur wystawianych przez API/miesiąc przybliżoną ilość dokumentów sprzedaży jakie planuje wystawiać w ciągu miesiąca poprzez API. Aby zgłoszenie zostało przekazane należy wybrać zatwierdź.

 

Po przesłaniu wniosku o dostęp rozszerzony otrzyma komunikat: Twój wniosek oczekuje na zatwierdzenie przez administratora.

 

Użytkownik zwrotnie otrzyma indywidualną wycenę z serwisu ifirma.pl.

Api ifirma.pl dostępne jest:

• w bezpłatnym okresie po założeniu konta,
• w płatnej wersji serwisu.

 

Serwis ifirma.pl poprzez API udostępnia zewnętrznym systemom wybrane funkcje małej księgowości. Komunikacja API odbywa się za pomocą protokołu HTTPS, natomiast dane wysyłane są w formacie JSON.

Obecnie przez API umożliwiamy zmianę miesiąca księgowego oraz wystawianie, pobieranie oraz wysyłanie do kontrahenta:

• faktury krajowej sprzedaży towarów i usług,
• faktury sprzedaży wysyłkowej,
• faktury do paragonu,
• faktury wysyłkowej z terytorium kraju / krajowej z ceną w walucie obcej,
• faktury eksportu oraz oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• świadczenia usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b,
• świadczenia usług poza terytorium kraju,
• faktury proforma oraz pro forma do faktury eksportowej,
• rachunku sprzedaży krajowej,
• faktury sprzedaży u nievatowca.

 

API serwisu ifirma.pl pozwala również na wprowadzenie wydatków:

• zakupu towarów handlowych lub materiałów potwierdzonych fakturą;
• kosztu prowadzenia działalności potwierdzonych fakturą lub innym dokumentem;
• na telefon lub internet.

Poprzez API możliwe jest zarządzanie kwestionariuszami osobowymi dla pracowników.

Dodatkowo, istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności API według potrzeb. Szczegółowe informacje o możliwościach API serwisu ifirma.pl znajdują się w zamieszczonej poniżej specyfikacji. W razie jakichkolwiek pytań związanych z API prosimy o kontakt mailowy z api@ifirma.pl.

W przypadku zgłaszania problemu z API prosimy o załączanie w treści wiadomości:

• loginu użytkownika,
• adresu na który wysyłane jest żądanie,
• treści żądania.

 

Zasady wsparcia w zakresie API:

• Zanim zapytasz o błąd Niepoprawny hash przesyłanej wiadomości sprawdź implementację PHP na naszym GitHubie,
• BOK serwisu ifirma NIE UDZIELA wsparcia w zakresie obsługi API, natomiast pytania można kierować na api@ifirma.pl,
• dział techniczny udziela wsparcia w zakresie obsługi API w miarę swoich możliwości czasowych. Oznacza to, że NIE GWARANTUJEMY odpowiedzi na pytania natychmiast,
• wsparcie w zakresie implementacji API wykraczające poza podstawowe informacje (np. uzupełniające specyfikację) udzielane jest odpłatnie,
• wsparcie dla firm trzecich świadczących usługę programistyczną dla Użytkownika ifirma jest udzielane odpłatnie.

 
Więcej informacji na temat API znajduje się tutaj.

Użytkownicy korzystający z: Księgowości internetowej, Faktury + oraz Biura rachunkowego
w ramach abonamentu mogą wystawić przez API do 1000 dokumentów miesięcznie.

Jeżeli Użytkownik chce wystawić poprzez API do 1000 dok/miesięcznie, to dokonuje aktywacji wybierając opcję aktywuj dostęp podstawowy, wtedy serwis aktywuje:

• Podstawowe klucze autoryzacji,
• Mobilne klucze aktywacji,
• Asymetryczne klucze aktywacji,
• Limit API.

 

Podstawowe klucze autoryzacji

W tym miejscu użytkownicy serwisu mogą wygenerować dwa klucze symetryczne, jeden dla abonenta, drugi dla faktury.
W przypadku integracji kilku sklepów z jednym kontem ifirma należy użyć tych samych kluczy autoryzacyjnych.

Integracja API:

• Zaloguj się w panelu administracyjnym swojego sklepu.
• Wklej wcześniej wygenerowane klucze, podaj login, którego używasz w ifirma i zapisz parametry.

▲ wróć na początek

 

Autor: Marzena Łukasik – ifirma.pl