Rachunek a faktura – zmiany w 2014 r.

Od 1 stycznia 2014 roku przedsiębiorca – nievatowiec nie jest zobligowany do wystawienia faktury w przypadku gdy nabywca nie żąda jej wystawienia. Obowiązek ten istnieje co do zasady, gdy nabywca zgłasza żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Mówi o tym znowelizowany art.106 b ust 2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług od 1 stycznia 2014 (ptu).

Nie oznacza to jednocześnie wystawiania dokumentów zatytułowanych faktura. Fakturą jest każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Wynika to bezpośrednio z definicji faktury wyrażonej w ustawie, w art. 2 pkt 31 ptu. Definicja faktury jest nowością w ustawie, obowiązującą od 1 stycznia 2014.

Zakres wymaganych danych na dokumencie wystawianym przez nievatowców, a oznaczającym przez przepisy ustawy fakturę, określa rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur z 3 grudnia 2013.

Obowiązkowe dane to:

• data wystawienia i numer kolejny dokumentu,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi,
• kwota należności ogółem.

Zatem rachunek wystawiany dotychczas przez nievatowców, jak również większość z umów, dowodów sprzedaży i innych dokumentów dot. transakcji, jest od 1 stycznia 2014 fakturą, jeśli tylko zawiera w/w dane. Wymagane dane dla rachunków są szersze niż wymagania dla faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną ze względu na obrót (tj. na podstawie art. 113 ust 1 i 9 ).

Nie jest istotne, jak nazywa się taki dokument, jaki ma nagłówek lub czy posiada nazwę, bowiem rozporządzenie i ustawa nie przedstawiają żadnych wymogów co do nazwy dokumentu będącego fakturą. Podatnicy mogą zatem nazywać takie dokumenty dowolnie. Zmiana w nazewnictwie i braku obowiązku umieszczenia słowa “faktura” obowiązuje już od 1 stycznia 2013 roku, nie została wprowadzona jako nowość od 2014. Nowe przepisy jedynie utrzymały liberalizację przepisów obowiązującą od ponad roku.

Oba typy dokumentów sprzedaży wystawianych w serwisie ifirma.pl:

• nazywanego “faktura VAT” w nagłówku – na koncie, dla konfiguracji dla czynnego płatnika VAT,
• nazywanego “rachunek” w nagłówku – na koncie, dla konfiguracji dla podatnika zwolnionego z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów,
• zawierają więcej niż minimum danych wymaganych przepisami by uznać taki dokument za fakturę.

Zwolnienie z VAT ze względu na rodzaj sprzedaży (nie z powodu limitu) – nowe dane

Dostawa towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy (przedmiotowe zwolnienia takie jak usługi w zakresie opieki medycznej, nauczania języków obcych, najem lub dzierżawa nieruchomości na cele mieszkaniowe), wymaga wskazania na dokumentującej je fakturze podstawy prawnej zwolnienia z podatku VAT np. artykułu ustawy. Pozostałe wymagane dane są identyczne jak wymienione wcześniej.

Podstawę prawną podatnicy mogą wprowadzić w serwisie w polu “uwagi”. Dla wygody można zdefiniować listę standardowych uwag dodawanych do rachunków w zakładce “konfiguracja” ➡ “ustawienia rachunków” ➡ “dodaj” lub w zakładce “konfiguracja” ➡ “serie numeracji” (w przypadku gdy stosujemy stale tylko jedną podstawę). W przypadku kont vatowców uwagi można zdefiniować w zakładce “konfiguracja” ➡ “ustawienia faktur” oraz w zakładce “konfiguracja” ➡ “serie numeracji” (w przypadku gdy stosujemy stale tylko jedną podstawę).

Najwęższy zakres danych przepisy przewidują w przypadku wystawienia faktury dokumentującej świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 (transakcje dot walut, usługi ubezpieczeniowe i pośrednictwa w świadczeniu tych usług, udzielania kredytów, poręczeń, itp.). Taka faktura musi zawierać:

• datę wystawienia i numer kolejny dokumentu,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• nazwę usługi,
• kwotę, której dotyczy dokument.