Rachunek a faktura

Już od 2014 roku przedsiębiorca – nievatowiec nie jest zobligowany do wystawienia faktury w przypadku gdy nabywca nie żąda jej wystawienia. Obowiązek ten istnieje co do zasady, gdy nabywca zgłasza żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Nie oznacza to jednocześnie wystawiania dokumentów zatytułowanych faktura. Fakturą jest każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Wynika to bezpośrednio z definicji faktury

Zakres wymaganych danych na dokumencie wystawianym przez nievatowców, a oznaczającym przez przepisy ustawy fakturę, określa rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur.

Obowiązkowe dane to:

• data wystawienia i numer kolejny dokumentu,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi,
• kwota należności ogółem.

Zatem rachunek wystawiany dotychczas przez nievatowców, jak również większość z umów, dowodów sprzedaży i innych dokumentów dot. transakcji, jest od 1 stycznia 2014 fakturą, jeśli tylko zawiera w/w dane. Wymagane dane dla rachunków są szersze niż wymagania dla faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną ze względu na obrót.

Nie jest istotne, jak nazywa się taki dokument, jaki ma nagłówek lub czy posiada nazwę, bowiem rozporządzenie i ustawa nie przedstawiają żadnych wymogów co do nazwy dokumentu będącego fakturą. Podatnicy mogą zatem nazywać takie dokumenty dowolnie. Zmiana w nazewnictwie i braku obowiązku umieszczenia słowa “faktura” obowiązuje już od 1 stycznia 2013 roku.

Oba typy dokumentów sprzedaży wystawianych w serwisie ifirma.pl:

• nazywanego “faktura VAT” w nagłówku – na koncie, dla konfiguracji dla czynnego płatnika VAT,
• nazywanego “rachunek” w nagłówku – na koncie, dla konfiguracji dla podatnika zwolnionego z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów,
• zawierają więcej niż minimum danych wymaganych przepisami by uznać taki dokument za fakturę.

Zwolnienie z VAT ze względu na rodzaj sprzedaży (nie z powodu limitu)

Dostawa towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy (przedmiotowe zwolnienia takie jak usługi w zakresie opieki medycznej, nauczania języków obcych, najem lub dzierżawa nieruchomości na cele mieszkaniowe), wymaga wskazania na dokumentującej je fakturze podstawy prawnej zwolnienia z podatku VAT np. artykułu ustawy. Pozostałe wymagane dane są identyczne jak wymienione wcześniej.

Podstawę prawną podatnicy mogą wprowadzić w serwisie w polu “uwagi”. Dla wygody można zdefiniować listę standardowych uwag dodawanych do rachunków w zakładce Login ➡ konfiguracja ➡ Rachunki i faktury ➡ Domyślne ustawienia ➡ Podstawa prawna zwolnienia (w przypadku gdy stosujemy stale tylko jedną podstawę). W przypadku kont vatowców uwagi można zdefiniować w zakładce Login ➡ konfiguracja ➡ Faktury ➡ Domyślne ustawienia ➡ Podstawa prawna zwolnienia (w przypadku gdy stosujemy stale tylko jedną podstawę).

Najwęższy zakres danych przepisy przewidują w przypadku wystawienia faktury dokumentującej świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 (transakcje dot walut, usługi ubezpieczeniowe i pośrednictwa w świadczeniu tych usług, udzielania kredytów, poręczeń, itp.). Taka faktura musi zawierać:

• datę wystawienia i numer kolejny dokumentu,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• nazwę usługi,
• kwotę, której dotyczy dokument.