Jak zaksięgować otrzymany duplikat faktury

Jeżeli pierwotna faktura dotarła do odbiorcy i została zaksięgowana, a następnie został wydany duplikat ze względu na jej zniszczenie lub zagubienie, wówczas duplikat nie będzie księgowany. Duplikat uzupełni jedynie dokumentację. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pierwotna faktura nie dotarła do nabywcy lub gdy faktura dotarła do nabywcy, ale faktura ta zaginęła, bądź uległa zniszczeniu jeszcze przed jej zaksięgowaniem.

Podatek VAT

W przypadku, gdy nabywca nie otrzymał pierwotnej faktury księgowanie odbywa się na podstawie wydanego duplikatu faktury w dacie jego otrzymania. Natomiast, gdy podatnik otrzymał fakturę, ale faktura ta zaginęła, bądź uległa zniszczeniu jeszcze przed odliczeniem wykazanego na niej podatku VAT, data otrzymania duplikatu nie wpłynie na termin odliczenia tego podatku. Odliczamy go na podstawie duplikatu, ale w dacie otrzymania pierwotnej faktury.

Podatek VAT mamy prawo odliczyć w dacie otrzymania faktury/duplikatu faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (mówi o tym art. 86 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług).

Podatek dochodowy

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Koszty rozliczamy więc w dacie wystawienia duplikatu faktury.

Dodatkowo w przypadku zakupu towarów handlowych lub materiałów trzeba zastosować się do § 16 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). „Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu”. Opis powinien być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła towar. Dołączamy go następnie do otrzymanej faktury.

Jeśli podatnik otrzyma najpierw materiał lub towar handlowy, a następnie fakturę dokumentującą ten zakup, ale w tym samym miesiącu, to do KPiR wprowadzamy fakturę.

W przypadku, gdy duplikat faktury jest wystawiony do dokumentu z ubiegłego roku podatkowego, również stosujemy powyższe zasady. Nie cofamy się na podstawie wystawionego duplikatu do poprzedniego roku.

Przykłady wprowadzenia duplikatu do serwisu ifirma.pl

1. Podatnik nie otrzymał pierwotnej faktury. Otrzymał jedynie duplikat potwierdzający zakup materiałów biurowych (pozostałe wydatki).
   Księgowanie odbywa się na podstawie otrzymanego duplikatu w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy ➡ Faktura.
2. Podatnik otrzymał fakturę za telefon, ale zagubił ją przed jej zaksięgowaniem. W dacie otrzymania pierwotnej faktury rozliczamy podatek VAT (bez księgowania kosztu w KPiR): zakładka Ewidencje ➡ Ewidencja zakupów VAT ➡ dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT.
   W dacie wystawienia duplikatu wprowadzamy wartość netto (w przypadku nievatowca kwotę brutto, pomijając ścieżkę dotyczącą podatku VAT):
   • zakładka Ewidencje ➡ KPiR ➡ > dodaj pozycję KPiR,
   • w polu kolumna księgi należy wybrać Pozostałe wydatki,
   • bądź poprzez opcję w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny.
3. Podatnik zakupił towar handlowy i nie otrzymał faktury. Otrzymał duplikat faktury w miesiącu kolejnym. W dacie otrzymania towaru wprowadzamy opis do KPiR (wartość netto, a w przypadku nievatowca kwotę brutto z pominięciem ścieżki dotyczącej podatku VAT):
   • zakładka Ewidencje ➡ KPiR ➡ dodaj pozycję KPiR. W polu kolumna księgi należy wybrać Zakup towarów handlowych i materiałów,
   • bądź poprzez opcję: w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Zakup towarów handlowych lub materiałów ➡ Inny.

   Podatek VAT z faktury (bez księgowania kosztu w KPiR) wprowadzamy w dacie otrzymania duplikatu: zakładka Ewidencje ➡ Ewidencja zakupów VAT ➡ dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT.

W przypadkach szczególnych, jak np. duplikat faktury dotyczącej zakupu środka trwałego lub duplikatu faktury z odwrotnym obciążeniem, ze względu na specyfikę księgowania polecamy bezpośredni kontakt z BOK serwisu ifirma.pl.

Autor: Monika Kobylak – ifirma.pl