Jak wystawić notę korygującą do faktur zakupowych?

1. Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument, który pozwala na poprawienie danych umieszczonych na fakturze otrzymanej od kontrahenta. Możliwość wystawienia noty korygującej przewiduje ustawa o VAT w art. 106k.

Co do zasady, nota korygująca obejmuje swoim zakresem błędy mniejszej wagi, które nie mają dużego znaczenia dla istoty transakcji.

Tym dokumentem można skorygować np.:

• datę sprzedaży,
• numer faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• sposób zapłaty widoczny na fakturze,
• termin płatności,
• niewłaściwy numer NIP,
• złe oznaczenia towaru lub usługi.

Ważne!

Za pomocą noty korygującej nabywca nie może poprawiać m.in. kwoty netto, VAT i brutto, stawki podatku, ilości dostarczonych towarów – w przypadku tak istotnych pomyłek nabywca powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej.

2. Kto może wystawić notę korygującą?

Taki dokument wystawia nabywca towaru lub usługi.

W sytuacji dostrzeżenia pomyłki kupujący powinien sporządzić notę korygującą w dwóch egzemplarzach. Dokument może obejmować jeden lub wszystkie błędy, jakie pojawiły się na fakturze.

Trzeba przy tym widzieć, że nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy. Przepisy nie precyzują jednak, w jakiej formie wystawca musi ją zaakceptować. Nie zostało określone, czy musi to być podpis, czy wystarczy potwierdzenie w formie e-maila.

Najczęściej przedsiębiorcy praktykują poniżej wymienione sposoby potwierdzenia odbioru noty u kontrahenta:

• wysyłka noty korygującej w wersji papierowej oraz odesłanie podpisanej noty przez kontrahenta,
• wysyłka noty na adres e-mail i odesłanie skanu podpisanego dokumentu przez kontrahenta na adres e-mail,
• wysyłka noty na adres e-mail kontrahenta i odesłanie podpisanej noty podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

W związku z tym, iż przepisy nie określają wprost jak ma wyglądać zaakceptowanie takiej noty, często sprzedawca wraz z kontrahentem ustalają między sobą w jaki sposób dojdzie do zaakceptowania. Często jest to adnotacja na dokumencie brzmiąca “otrzymałem notę i ją akceptuję”.

3. Jakie dane powinna zawierać nota korygująca?

Przepisy ustawy o VAT nie określają wzoru noty korygującej. Wskazują jedynie, by zawierała ona następujące elementy:

• wyrażenie Nota korygująca,
• numer kolejny i datę wystawienia,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresy i numery NIP,
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy korygowana faktura, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT (data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, w tym także ich NIP, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty, jeśli taka również została wskazana na korygowanej fakturze),
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

4. Jak w serwisie wystawić notę korygującą dla zaksięgowanej faktury kosztowej?

W celu wystawienia noty korygującej, w serwisie należy wybrać zakładkę Wydatki ➡ Lista wydatków i wybrać numer faktury kosztowej, dla której ma zostać wystawiona nota korygująca. Następnie, na dole formularza wybrać opcję Wystaw notę korygującą.

Nota korygująca wygląda następująco:

Na formularzu noty korygującej pojawi się:

• numer noty korygującej- numer nadawany jest automatycznie przez serwis,
• numer faktury korygowanej- numer pojawi się automatycznie,
• data wystawienia faktury korygowanej – data pojawi się automatycznie.

Dane jakie należy uzupełnić to:

• data wystawienia noty korygującej,
• datę sprzedaży faktury korygowanej,
• osobę upoważnioną do wystawienia noty korygującej.

Następnie należy w części Było/Dane faktury uzupełnić dane, które podlegają korekcie.
A w części Powinno być/Dane korekty uzupełnić poprawne dane, jakie powinna zawierać faktura.

Po uzupełnieniu formularza, zatwierdzamy go w celu zapisania noty korygującej.

W kolejnym kroku będzie możliwość edycji, wydruku, wyświetlenia, wysłania e-mailem lub usunięcia noty korygującej.

5. Nota korygująca a księgowanie przez serwis

Nota korygującą wystawiona w serwisie nie ma wpływu na księgowania, ponieważ dane korygowane notą nie wpływają na wykazanie wydatku w ewidencjach i deklaracjach.

 
Kontakt z BOK możliwy jest od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-20:00 przez telefon (801 006 008 lub 71 769 55 15), mail bok@ifirma.pl oraz chat.

6. Gdzie znajdę wystawioną notę korygującą w serwisie?

W celu wyświetlenia/pobrania wystawionej noty korygującej do faktury kosztowej, należy przejść do zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków, odnaleźć na liście wydatek, do którego była wystawiona nota korygująca i kliknąć w szarą ikonę znajdującą się po prawej stronie wydatku z oznaczeniem NK.

Autor: Alicja Pasieczna – ifirma.pl