Spis treści:
1. Co to jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument, który pozwala na poprawienie danych umieszczonych na fakturze otrzymanej od kontrahenta. Możliwość wystawienia noty korygującej przewiduje ustawa o VAT w art. 106k.
Co do zasady, nota korygująca obejmuje swoim zakresem błędy mniejszej wagi, które nie mają dużego znaczenia dla istoty transakcji.
Tym dokumentem można skorygować np.:
- datę sprzedaży,
- numer faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- sposób zapłaty widoczny na fakturze,
- termin płatności,
- niewłaściwy numer NIP,
- złe oznaczenia towaru lub usługi.
Ważne!
Za pomocą noty korygującej nabywca nie może poprawiać m.in. kwoty netto, VAT i brutto, stawki podatku, ilości dostarczonych towarów – w przypadku tak istotnych pomyłek nabywca powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej.
2. Kto może wystawić notę korygującą?
Taki dokument wystawia nabywca towaru lub usługi.
W sytuacji dostrzeżenia pomyłki kupujący powinien sporządzić notę korygującą w dwóch egzemplarzach. Dokument może obejmować jeden lub wszystkie błędy, jakie pojawiły się na fakturze.
Trzeba przy tym widzieć, że nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy. Przepisy nie precyzują jednak, w jakiej formie wystawca musi ją zaakceptować. Nie zostało określone, czy musi to być podpis, czy wystarczy potwierdzenie w formie e-maila.
Najczęściej przedsiębiorcy praktykują poniżej wymienione sposoby potwierdzenia odbioru noty u kontrahenta:
- wysyłka noty korygującej w wersji papierowej oraz odesłanie podpisanej noty przez kontrahenta,
- wysyłka noty na adres e-mail i odesłanie skanu podpisanego dokumentu przez kontrahenta na adres e-mail,
- wysyłka noty na adres e-mail kontrahenta i odesłanie podpisanej noty podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
W związku z tym, iż przepisy nie określają wprost jak ma wyglądać zaakceptowanie takiej noty, często sprzedawca wraz z kontrahentem ustalają między sobą w jaki sposób dojdzie do zaakceptowania. Często jest to adnotacja na dokumencie brzmiąca “otrzymałem notę i ją akceptuję”.
3. Jakie dane powinna zawierać nota korygująca?
Przepisy ustawy o VAT nie określają wzoru noty korygującej. Wskazują jedynie, by zawierała ona następujące elementy:
- wyrażenie Nota korygująca,
- numer kolejny i datę wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresy i numery NIP,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy korygowana faktura, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT (data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, w tym także ich NIP, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty, jeśli taka również została wskazana na korygowanej fakturze),
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
4. Jak w serwisie wystawić notę korygującą dla zaksięgowanej faktury kosztowej?
W celu wystawienia noty korygującej, w serwisie należy wybrać zakładkę Wydatki ➡ Lista wydatków i wybrać numer faktury kosztowej, dla której ma zostać wystawiona nota korygująca. Następnie, na dole formularza wybrać opcję Wystaw notę korygującą.
Nota korygująca wygląda następująco:
Na formularzu noty korygującej pojawi się:
- numer noty korygującej- numer nadawany jest automatycznie przez serwis,
- numer faktury korygowanej- numer pojawi się automatycznie,
- data wystawienia faktury korygowanej – data pojawi się automatycznie.
Dane jakie należy uzupełnić to:
- data wystawienia noty korygującej,
- datę sprzedaży faktury korygowanej,
- osobę upoważnioną do wystawienia noty korygującej.
Następnie należy w części Było/Dane faktury uzupełnić dane, które podlegają korekcie.
A w części Powinno być/Dane korekty uzupełnić poprawne dane, jakie powinna zawierać faktura.
Po uzupełnieniu formularza, zatwierdzamy go w celu zapisania noty korygującej.
W kolejnym kroku będzie możliwość edycji, wydruku, wyświetlenia, wysłania e-mailem lub usunięcia noty korygującej.
5. Nota korygująca a księgowanie przez serwis
Nota korygującą wystawiona w serwisie nie ma wpływu na księgowania, ponieważ dane korygowane notą nie wpływają na wykazanie wydatku w ewidencjach i deklaracjach.
UWAGA!
W przypadku, gdy na fakturze sprzedaży jest błędna data sprzedaży lub wystawienia, z reguły sprzedawca koryguje takie dane. Gdyby jednak zdarzyło się, że data sprzedaży będzie skorygowana notą korygującą, prosimy o kontakt z BOK, w celu zweryfikowania, czy zmiana daty sprzedaży będzie miała wpływ na zaksięgowany wydatek.
Kontakt z BOK możliwy jest od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-20:00 przez telefon (801 006 008 lub 71 769 55 15), mail bok@ifirma.pl oraz chat.
6. Gdzie znajdę wystawioną notę korygującą w serwisie?
W celu wyświetlenia/pobrania wystawionej noty korygującej do faktury kosztowej, należy przejść do zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków, odnaleźć na liście wydatek, do którego była wystawiona nota korygująca i kliknąć w szarą ikonę znajdującą się po prawej stronie wydatku z oznaczeniem NK.
Autor: Alicja Pasieczna – ifirma.pl
Jeśli informacji jakich szukasz nie znalazłeś w naszej bazie wiedzy - zadzwoń do nas 71 769 55 15 lub porozmawiaj z konsultantem na czacie . Możesz też napisać maila na bok@ifirma.pl. BOK jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 – 20:00.
