Jak wystawić fakturę korygującą na dane formalne?

Faktura powinna zawierać wszystkie elementy wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Jak powinna wyglądać faktura VAT omówione jest tutaj.

W przypadku, gdy zostanie stwierdzony błąd na wystawionej fakturze sprzedawca wystawia fakturę korygującą. W poniższym artykule zostanie omówiona kwestia korygowania przez sprzedawcę danych na dokumencie, które nie mają wpływu na rozliczenie podatku VAT i nie powodują konieczności składania korekty deklaracji VAT-7/7K.

Należy od razu zaznaczyć, iż sprzedawca nie ma możliwości wystawienia noty korygującej do wystawionej uprzednio faktury sprzedaży. Notę może wystawić tylko nabywca towaru/usługi, gdy otrzymana przez niego faktura lub faktura korygująca zawiera błąd (np. w adresie), który jednak nie ma wpływu na kwoty wykazane na fakturze.

Faktura korygująca, która nie ma wpływu na rozliczenie podatku VAT, nazywana jest fakturą korygującą dane formalne. Taką fakturę można wystawić w przypadku zauważenia błędów w poniższych danych:

• data wystawienia,
• numer faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
• numery identyfikacyjne podatnika (NIP) sprzedawcy i nabywcy,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• jednostka miary dostarczanych towarów/usług,
• adnotacja na fakturze (np. „odwrotne obciążenie” czy „procedura marży”),
• sposób zapłaty,
• termin płatności.

Które z powyższych błędów należy wykazać w pliku JPK_VAT korekta?

Jeżeli błąd na fakturze został zauważony przed wysyłką pliku JPK_VAT i przed jego wysłaniem została wystawiona faktura korygująca na dane formalne, to należy poprawić błędne dane w serwisie. Poprawione dane zostaną pobrane do ewidencji VAT oraz pliku JPK. Korekta JPK_VAT nie będzie potrzebna.

W przypadku błędu w NIPie lub nazwie kontrahenta należy poprawić dane tego kontrahenta w zakładce CRM. Trzeba wejść na jego dane poprzez wybranie jego identyfikatora w zakładce CRM ➡ Lista kontrahentów, następnie edytować formularz poprzez wprowadzenie prawidłowego NIPu lub nazwy firmy i zatwierdzić zmiany.

Po wprowadzeniu prawidłowych danych można wygenerować plik JPK_VAT.

Jeśli zmianie uległa data wystawienia faktury lub daty dostawy, to również będzie trzeba dokonać zmian w serwisie, ale zaleca się w tym celu kontakt z BOK serwisu ifirma.pl. Do każdego przypadku w tej sytuacji trzeba podejść indywidualnie.

Wykazywanie powyższych zmian w korekcie pliku JPK_VAT

Ogólną zasadą jest, iż jeśli faktura została wystawiona prawidłowo, ale dane do pliku zostały przeniesione błędnie i plik ten został wysłany, to wystarczy poprawić błędny zapis na prawidłowy bezpośrednio w wysyłanej korekcie pliku JPK_VAT.

1. Zmiana daty wystawienia dokumentu, daty dostawy, numeru faktury po wysłaniu pliku z błędnymi danymi, jeśli faktura została wystawiona błędnie i następnie do niej została wystawiona faktura korygująca.

W serwisie nie ma możliwości wystawienia faktury z błędnym numerem. Jeżeli natomiast zostanie wystawiona faktura z błędną datą dostawy lub wystawienia, a następnie do niej faktura korygująca poprawiająca te daty, ale z tego samego miesiąca to korygujemy to następująco. W zakładce Ewidencje ➡ Ewidencja Sprzedaży VAT ➡ dodaj pozycję ewidencji sprzedaży VAT dodajemy ponownie fakturę pierwotną z błędnymi datami oraz ujemną kwotą. Następnie jeszcze raz wybieramy dodaj pozycję w ewidencji sprzedaży VAT – z numerem faktury pierwotnej, poprawnymi datami oraz kwotami dodatnimi.

Na podstawie powyższych księgowań pojawią się 3 zapisy, które powinny zostać uwzględnione w korekcie pliku JPK_VAT.

Jeżeli faktura korygująca będzie zmieniała daty na daty z innego miesiąca, to zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl w celu prawidłowego rozliczenia transakcji.

2. Zmiana NIPu oraz nazwy kontrahenta po wysłaniu pliku. Faktura została wystawiona błędnie i następnie do niej została wystawiona faktura korygująca.

Należy dodać nowego kontrahenta w zakładce CRM ➡ Dodaj kontrahenta z poprawnymi danymi.

Następnie w zakładce Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny VAT dodajemy pierwotną (korygowaną fakturę) z błędnymi danymi kontrahenta oraz kwotą z faktury ze znakiem minus. A następnie dodajemy kolejny Przychód uniwersalny VAT z numerem faktury pierwotnej (korygowanej), kwotami dodatnimi i kontrahentem z poprawnymi danymi. Czyli łącznie pojawią się w pliku 3 zapisy dotyczące danej sprzedaży. Dopiero na podstawie tych zapisów można wygenerować korektę pliku JPK_VAT.

W celu wygenerowania korekty pliku JPK_VAT należy najpierw ustawić miesiąc księgowy, za który ma być utworzona korekta pliku. W zakładce JPK trzeba wybrać pokaż konfigurację zaawansowaną.

W polu Cel złożenia należy wybrać korekta. Pole Numer korekty jest uzupełniany automatycznie przez serwis, można go zmienić.

Wysłanie korekty JPK_VAT odbywa się w taki sam sposób jak samego pliku JPK_VAT.

W serwisie ifirma.pl w większości przypadków nie można wystawić faktury korygującej na dane formalne.

Taką fakturę korygującą należy wystawić korzystając z naszego szablonu Faktura korygująca dane formalne.

Tylko w przypadku korygowania danych: nazwa towaru/usługi, symbol PKWiU oraz jednostka miary można wystawić fakturę korygującą na dane formalne bezpośrednio w serwisie- po zalogowaniu się na konto.

W celu wystawienia faktury korygującej w lewym górnym rogu ustawia się miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia faktury korygującej. Następnie zakładka Faktury ➡ Lista faktur i na osi czasu należy wybrać miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia faktury, do której ma być wystawiona faktura korygującą. Odnajdujemy fakturę na liście i otwieramy ją poprzez wybranie jej numeru. Następnie na dole faktury trzeba wybrać opcję wystaw korektę. Na formularzu faktury korygującej w prawym górnym rogu trzeba wybrać powód wystawienia tej korekty, wprowadzić zmiany w części faktury oznaczonych jako Pozycje faktury-powinno być. Po uzupełnieniu formularza trzeba go oczywiście zatwierdzić.

W razie wątpliwości zalecamy kontakt z BOK serwisu ifirma.pl oraz zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem dotyczącym wystawiania drugiej oraz kolejnej faktury korygującej do danej faktury sprzedaży.