w Koszty działalności

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub będąca wspólnikiem spółki cywilnej albo jawnej, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z odbyciem podróży służbowej.

Wysokość diety

Wysokość diet z tytułu podróży służbowej jest regulowana przepisami. Wartość przysługujących diet podlega ujęciu w kosztach uzyskania przychodu w KPiR na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego zwanego rozliczeniem delegacji.

W bieżącym roku dieta krajowa to 30 zł za każdy, pełny dzień podróży rozumiany, jako trwający ponad 12 godzin. Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym podróży służbowych: należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

  1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
    • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
    • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przedsiębiorca nie może zaksięgować w koszty faktur za własne wyżywienie, dlatego dieta jest traktowana, jako pieniężny ekwiwalent posiłku.

Jeżeli w trakcie delegacji zostało zapewnione bezpłatne wyżywienie, np. w cenie usługi hotelowej zawarte jest także śniadanie, to kwotę diety pomniejsza się przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Koszty podróży służbowej

Podatnicy często pytają, czy bilet może być potraktowany jak faktura VAT. Może, ale aby tak się stało musi on dotyczyć przejazdu na odległość co najmniej 50 km oraz zawierać nazwę i numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika (sprzedawcy), numer i datę wystawienia biletu, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi oraz kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku. Jeżeli bilet spełnia powyższe warunki, to możemy zaksięgować go bezpośrednio w kosztach firmy, jak każdą inną fakturę VAT.

Biletów komunikacji miejskiej lub paragonów za przejazd taksówką nie możemy zaliczyć samodzielnie do kosztów. Takie wydatki powinny być udokumentowane rachunkiem lub fakturą VAT.

W przypadku delegacji odbywanych samochodem służbowym lub użyczonym na działalność gospodarczą należy fakturę za paliwo wprowadzić przez zakładkę Pojazdy ➡ Dodaj koszt pojazdu przy odpowiednim samochodzie. Należy również dodać pozycję ewidencji przebiegu pojazdu, w przypadku samochodu niefirmowego (wypożyczonego/użyczonego/wydzierżawionego).

Nocleg

Właścicielowi firmy nie przysługują ryczałty noclegowe. W celu zaliczenia w koszty wydatków na nocleg, trzeba posiadać rachunki lub faktury potwierdzające usługę hotelową. Fakturę wliczamy w koszty w kwocie brutto, ponieważ nie przysługuje odliczenie podatku VAT.

Księgujemy ją przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Hotele i gastronomia ➡ Faktura, wówczas serwis sam zaliczy koszt w wartości brutto, bez odliczania VAT.

Rozliczenie delegacji w serwisie ifirma.pl

W celu rozliczenia deklaracji, Użytkownik może skorzystać ze wzoru formularza delegacji krajowej dostępnego w naszych wzorach: Pobierz dokument.

Wydatki związane z delegacją przedsiębiorcy możemy wyszczególnić w rachunku kosztów podróży służbowej, wówczas jest to tylko informacja o wysokości wydatków związanych z podróżą. Co istotne, na podstawie rozliczenia delegacji księgujemy wyłącznie wartość przysługujących przedsiębiorcy diet. Pozostałe wydatki (transport, noclegi, itp.) księgujemy na podstawie rachunków lub faktur wystawionych na firmę.

Rozliczenie delegacji księgujemy w serwisie poprzez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Dowód wewnętrzny.

  • w polu “Nazwa” wybieramy “Rozliczenie delegacji”,
  • w polu „Opis” podajemy przykładowo numer delegacji nadany samodzielnie przez Użytkownika,
  • w polu „Kwota” wpisujemy łączną sumę wydatków (diety),
  • w polu „Wpis do KPiR” wybieramy z listy „Pozostałe wydatki”.

Możliwość komentowania jest wyłączona.