Zasady liczenia składki zdrowotnej a serwis ifirma.pl

1. Zasada wyliczenia składek – uzależnienie od wybranej formy opodatkowania

Jak wygląda wyliczenie składki zdrowotnej według poszczególnych form opodatkowania w 2025 roku?

Za miesiące od lutego 2024 r. do stycznia 2025 r.

1. Dla skali podatkowej wartość składki liczymy jako 9% dochodu, przy czym minimalna wartość miesięcznej składki to 381,78 zł tj. 100 % minimalnego wynagrodzenia, czyli kwoty 4 242 zł.
2. Dla podatku liniowego wartość składki to 4,9% dochodu, również tutaj składka nie może być niższa 381,78 zł miesięcznie.

Za miesiące od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r.

1. Dla skali podatkowej wartość składki liczymy jako 9% dochodu, przy czym minimalna wartość miesięcznej składki to 314,96 zł tj. 75% minimalnego wynagrodzenia, czyli kwoty 4 666 zł.
2. Dla podatku liniowego wartość składki to 4,9% dochodu, również tutaj składka nie może być niższa 314,96 zł miesięcznie.

Co oznacza składka minimalna dla wskazanych form? Jeżeli firma była prowadzona cały rok – nawet jak osiągnie stratę (tj. przychód pomniejszony o koszt będzie wartością ujemną), to w rozliczeniu rocznym wartość roczna składki wyniesie dwunastokrotność kwoty, w przypadku rozliczenia roku 2025 będzie to dwunastokrotność kwoty 314,96 zł.

Za miesiące od stycznia 2025 r. do grudnia 2025 r.

1. Dla ryczałtu wartość składki uzależniona jest od progu przychodu, jaki osiąga przedsiębiorca i wynosi:
• od 0 do 60 000 zł – miesięcznie to kwota 461,66 zł,
• od 60 000 do 300 000 zł – miesięcznie to kwota 769,43 zł,
• powyżej 300 000 zł – miesięcznie to kwota 1.384,97 zł.

Przeczytaj również naszą publikację: Jak obliczyć wysokość składki zdrowotnej? Podatek liniowy, ryczałt, zasady ogólne – omówienie na przykładach.

2. Na co warto zwrócić uwagę, licząc składkę w ryczałcie?

Przedsiębiorca ma dwie możliwości naliczeń składki w ryczałcie:

1. wg wartości narastającego przychodu, lub
2. wg przychodu z roku ubiegłego – jeżeli cały ubiegły rok prowadził działalność.

Jeżeli przedsiębiorca płacił składkę od wartości narastającego przychodu, to w przypadku przekroczenia progu przychodowego w trakcie roku, w rozliczeniu rocznym nastąpi dopłata składki. Wynika to z tego, że efektywnie przedsiębiorca zapłaci dwunastokrotność składki według przychodu osiągniętego na dzień 31 grudnia.

Przykład 1.

Roczna składka dla 3 progu przychodowego to 9% z wartości liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w danym roku pomnożona przez 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w czwartym kwartale 2024 r.

Zatem, składając rozliczenie roczne, dopłaci różnicę tj. 16 619,61 – 8 925,39 = 7 694,22 zł

Składka społeczna a podstawa naliczenia składki zdrowotnej na ryczałcie?

Jeżeli przedsiębiorca liczy składkę wg przychodu narastającego:

• przykładowo w deklaracji za marzec, zostanie wykazany narastający przychód osiągnięty do marca włącznie pomniejszony o składki społeczne zapłacone do marca włącznie.

Jeżeli przedsiębiorca liczy składkę wg przychodu z roku poprzedniego:

• zapłacona składka w roku poprzednim, pomniejsza przychód, osiągnięty w roku poprzednim.

3. Zawieszenie a składka zdrowotna?

Na co warto zwrócić uwagę, mając zawieszoną firmę w kontekście składki zdrowotnej:

1. za pełne miesiące zwieszenia przedsiębiorca jest zwolniony z zapłaty składki zdrowotnej, jeżeli działalność jest prowadzona choć jeden dzień, to należy uiścić za ten miesiąc składkę zdrowotną. Składki społeczne i FP oraz FGŚP płaci się za okres zawieszenia proporcjonalnie co do ilości dni prowadzenia działalności,
2. przychody i koszty osiągnięte w okresie zawieszenia nie wpłyną na podstawę naliczenia składki zdrowotnej, dla ZUS-u, to co jest ujęte w Ewidencji przychodów i KPIR w okresie zawieszenia jest zerowane, przedsiębiorca może jedynie ująć dla celów wyliczeń opłacone składki na ubezpieczenie społeczne zapłacone w okresie zawieszenia, które nie są ujmowane jako koszt,
3. podstawą do naliczenia składki po okresie wznowienia działalności dla przedsiębiorców rozliczających się na skali lub podatku liniowym jest: ustalony na podstawie dochodu za miesiąc przed zawieszeniem działalności, jeżeli zawieszenie miało miejsce od 1 dnia miesiąca lub jeżeli zawieszenie rozpoczęło się od innego dnia, niż pierwszego dnia miesiąca od dochodu za ten miesiąc.

Przykład 2. – przedsiębiorca rozlicza się na podstawie KPIR:

4. Co ze składką zdrowotną liczoną od dochodu? Gdzie są największe pułapki? Co powoduje, że nie rozumiemy, dlaczego wychodzi do zapłaty taka, a nie inna składka?

Skąd zdziwienie, kiedy rozliczasz się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów i dowiadujesz się jaką wartość składki należy zapłacić?

Najczęściej problem polega na tym, że próbujemy przedłożyć zasady, jakie znamy z wyliczenia zaliczki PIT, na działanie składki zdrowotnej. A tak zwyczajnie się nie da. Zagłębiając się w przepisy, pojawiają się kluczowe różnice między mechanizmem rozliczenia podatku dochodowego a składki zdrowotnej i nie chodzi tutaj o stawki. Choć oba obciążenia są uzależnione od dochodu – jednak na dochód dla ZUS i PIT trzeba spojrzeć całkiem inaczej.

a. Rok składkowy

Rok składkowy dla składki zdrowotnej zaczyna się od lutego i trwa do stycznia roku kolejnego. Ma to bezpośrednie przełożenie na to, jaki dochód brany jest do wyliczenia.

I tak w składce za luty 2025 do wyliczeń należy wziąć dochód ze stycznia 2025 (pisząc dochód ze stycznia, jest to pewne uproszczenie, niżej zostanie przedstawiony pełny mechanizm liczenia składki). Samą składkę płacimy zaś w terminie do 20 marca 2025.

Gdybyśmy chcieli przełożyć to na podatek, to w podatku za luty będzie już ujęty dochód z lutego 2025.

Podsumowując:

• ZUS za luty – sam dochód ze stycznia,
• PIT za luty – dochód ze stycznia z uwzględnieniem dochodu z lutego.

b. Zasada liczenia dochodu dla składki zdrowotnej – podatek wg skali/podatek liniowy

To, co było napisane wyżej, było pewnym uproszczeniem dlaczego? Kalkulując składkę zdrowotną w kolejnych miesiącach, w celu wyliczenia podstawy naliczenia składki liczmy sumę dochodów, o jeden miesiąc poprzedzającą złożenie deklaracji pomniejszając ją, o sumę dochodów o dwa miesiące poprzedzające złożenie deklaracji.

Kluczowe jest tutaj słowo dochód, jeżeli w którymś z miesięcy przedsiębiorca osiągnął stratę, to odliczenie nie nastąpi, możemy przyjąć, że dla wyliczenia podstawy składki wartość przyjmujemy jako 0.

Przykład 3. – przedsiębiorca osiągnął następujący dochód/stratę w poszczególnym miesiącach:

• w styczniu 6 000 zł,
• w lutym 8 000 zł,
• w marcu -4 000 zł, ponieważ w marcu przedsiębiorca osiągnął stratę, dochód za marzec = 0 zł,
• w kwietniu 10 000 zł.

W deklaracji za luty:

• składka zostanie naliczona od dochodu ze stycznia tj. 6 000 zł.

W deklaracji za marzec:

• składka zostanie naliczona od (dochód za styczeń + dochó za luty) – dochód za styczeń, czyli
• (6 000+8 000) – 6 000 = 8 000 zł.

W deklaracji za kwiecień:

• składka zostanie naliczona od (dochód za styczeń + dochód za luty+ dochód za marzec) – (dochód za styczeń+ dochód za luty),
• (6 000+8 000+0) – (6 000+8 000) = 0 zł,
• kiedy= z wyliczeń dla dochodu wychodzi zero, składka liczona jest jako składka minimalna.

W deklaracji za maj:

• składka zostanie naliczona od (dochód za styczeń + dochód za luty+ dochód za marzec+ dochód za kwiecień) – (dochód za styczeń+ dochód za luty+ dochód za marzec),
• (6 000+8 000+0+10 000) – (6 000+8 000+0) = 10 000 zł.

c. Jaki wpływ na składkę ma zapłacona składka społeczna?

Jeżeli zapłacona w danym miesiącu składka społeczna nie jest ujęta jako koszt firmy, będzie dodatkowo pomniejszała dochód dla celów wyliczenia podstawy składki zdrowotnej.

Skala/podatek liniowy:

Przykładowo w deklaracji za kwiecień, wzór na wyliczenie z uwzględnieniem składki społecznej będzie wyglądał następująco:

• ((dochód za styczeń + dochód za luty+ dochód za marzec) – (składka społeczna zapłacona w styczniu + składka społeczna zapłacona w lutym + składka społeczna zapłacona w marcu)) – ((dochód za styczeń+ dochód za luty) – (składka społeczna zapłacona w styczniu + składka społeczna zapłacona w lutym)).

d. Jaki wpływ na składkę ma zapłacona składka zdrowotna?

Przedsiębiorca na skali podatkowej nie odlicza w żaden sposób zapłaconej składki zdrowotnej, więc składka ta nie ma wpływu na wyliczenie podstawy dla składki zdrowotnej.

Przedsiębiorca na podatku liniowym ma dwie możliwości:

1. ująć składkę jako koszt w KPIR,
2. odliczyć ją od dochodu na poziomie liczenia zaliczki na podatek PIT-5L.

Jeżeli przedsiębiorca na podatku liniowym, wybierze pierwszą opcję, wtedy zapłacona składka wpłynie na liczenie podstawy dla przyszłych składek zdrowotnych.

Warto pamiętać, że ustawodawca przewidział ograniczenia co do wysokości odliczenia/zaliczenia w koszty składki zdrowotnej – dla roku 2025 jest to kwota 12 900 zł.

e. Jaki wpływ na składkę mają remanenty?

Remanent roczny

Jeżeli remanent początkowy jest wyższy niż końcowy – to różnica remanentowa obniży podstawę naliczenia składki zdrowotnej.

Jeżeli remanent początkowy jest niższy niż końcowy – to różnica remanentowa podwyższy podstawę naliczenia składki zdrowotnej.

I tak różnice remanentowe mają bezpośredni wpływ na deklarację za styczeń kolejnego roku, gdyż wyliczony w deklaracji dochód zostanie odpowiednio powiększony lub pomniejszony o różnice remanentowe.

Remanent śródroczne

Może zdarzyć, się, że przedsiębiorca z nakazu urzędu, lub z własnej inicjatywy sporządzi remanent w tracie roku. W tej sytuacji analogicznie jak ma to miejsce w przypadku remanentu na początek i koniec roku, powstaną różnice remanentowe, które odpowiednio pomniejsza lub podwyższą dochód dla składki zdrowotnej.

f. Jaki wpływ na składkę ma sprzedaż środka trwałego?

Od roku 2025 przychód ze sprzedaży środka trwałego nie jest wliczany do podstawy naliczenia składki zdrowotnej. Dodatkowo dla rozliczających się na podstawie KPIR – niezamortyzowana wartość środka w dacie sprzedaży nie stanowi kosztu.

Co istotne sama amortyzacja, dla rozliczających się na podstawie KPIR jest kosztem firmy, wykluczenie dotyczy tylko części nieamortyzowanej w dacie sprzedaży środka trwałego.

Jeżeli przedsiębiorca chciałby w podstawie naliczenia wykazać zarówno przychód jak i koszt związany ze sprzedażą środka trwałego, będzie mógł tego dokonać, ale jedynie w rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej. Tj. dla roku 2025 w deklaracji za kwiecień 2026.

5. Jak to jest rozwiązane w serwisie ifirma.pl?

Sposób wyliczenia składki zdrowotnej w serwisie zawiera cały niezbędny algorytm. Jeśli chcesz go poznać, zapoznaj się z instrukcją opisaną w punkcie 4.

Przedsiębiorca wystawia faktury/rachunki, księguje koszty, uzupełnia daty zapłaty składek ZUS – zaś serwis na tej podstawie w momencie generowania deklaracji dokonuje przeliczeń. Każde wyliczenie składki ZUS pokazuje stan księgowań w serwisie na moment generowania deklaracji ZUS, gdyż zawsze odnosimy się do bieżącego stanu faktycznego.

Nie ma tutaj mowy o błędzie w wyliczeniu. Błąd może polegać na tym, że w serwisie nie ma pełnych danych potrzebnych do wyliczeń np. faktur kosztowych, uzupełnionych dat zapłaty, wprowadzonego remanentu.

a. Od czego zacząć sprawdzenie jeżeli najdą nas wątpliwości, czy wartość jest prawidłowa?

1. Sprawdź, czy w Ewidencji przychodów lub Księdze przychodów i rozchodów (KPIR) w zależności od formy opodatkowania, są ujęte wszystkie wpisy, które miały miejsce w Twojej działalności.
2. Jeżeli jesteś na KPIR i chcesz zobaczyć miesięczną wartość dochodu/straty możesz wygenerować zestawienie KPIR – Księgowość ➡ Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów, na dole strony opcja wygeneruj zestawienie. W okresie zestawienia podajesz pierwszy i ostatni dzień miesiąca, jakiego ma dotyczyć zestawienie.
3. Jesteś na KPIR i rozliczasz deklarację roczną lub za styczeń – sprawdź, czy masz na koncie uzupełnione remanenty – Firma ➡ Majątek ➡ Remanenty.
4. Twoja działalność była zawieszona – upewnij się, że jest to odnotowane na koncie – Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS ➡ Historia zawieszeń działalności gospodarczej.
5. Sprawdź czy masz prawidłowo uzupełnione daty zapłaty składek ZUS, zakładka Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS.
6. Nie wiesz, skąd mogą pokazywać się nietypowe wartości przychodów i kosztów sprawdź, czy omyłkowo coś nie zostało dopisane na koncie – Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ PIT ➡ Przychody i koszty uzyskane z innej działalności gospodarczej w bieżącym roku.

b. Zakres wsparcia Konsultantów BOK w określaniu wartości składki zdrowotnej do zapłaty

Konsultanci BOK nie dokonują przeliczeń składki zdrowotnej. Na czat i telefonicznie nie rozpatrujemy wątpliwości co do wysokości składki zdrowotnej.

Jeżeli uważasz, że nastąpił błąd w wyliczeniu, po pierwsze opisz w mailu przesłanym na bok@ifirma.pl, w którym miejscu mechanizm zadziałał błędnie.

Po drugie, w celu weryfikacji Twojego zgłoszenia, wskaż w mailu wysłanym na bok@ifirma.pl swoje wyliczenie oraz załącz:

1. raport ZUS DRA, RCA, w którym wg Ciebie widnieje błędna wartość. Przed wysłaniem wygeneruj go ponownie tak, żeby wysłać do nas bieżący raport. Zakładka:
   Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje, po kliknięciu kolumnie DRA, RCA na nr raportu np. 2/2025, na dole opcja Pobierz PDF.



2. Ewidencje (zestawienie KPIR za poszczególne miesiące roku lub Ewidencja Przychodów) potwierdzające Twoje wyliczenia. Zakładka:
   Księgowość ➡ Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów/Ewidencja przychodów opcja PDF lub wygeneruj zestawienie.



3. Zrzuty pokazujące uzupełnione daty zapłaty składek społecznych. Zakładka:
   Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS.



4. Zrzuty z pokazaniem wprowadzonych remanentów. Zakładka:
   Firma ➡ Majątek ➡ Remanenty.



5. Zrzuty z konfiguracji konta, pokazujące historię zawieszeń, oraz przychody i koszty z innej działalności. Zakładka:
   Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ PIT ➡ Przychody i koszty uzyskane z innej działalności gospodarczej w bieżącym roku.
   

   Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS➡ Historia zawieszeń działalności gospodarczej.

Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl