Zakup telefonu na raty u operatora sieci – księgowanie

Przedsiębiorcy często zakupują telefony u operatorów sieci na raty.
Najpierw otrzymują fakturę na całą wartość aparatu telefonicznego. Natomiast na kolejnych fakturach poza kwotą dotyczącą usług telekomunikacyjnych podana jest kwota spłacanej raty.

W serwisie ifirma.pl księgujemy zakup telefonu na podstawie faktury zakupu, na której widnieje cała wartość telefonu.

Sposób księgowania jest zależny od wartości telefonu.
Podane poniżej wartości dotyczą kwot netto u vatowca, u nievatowca podane wartości dotyczą kwot brutto z faktury.

1. Wartość do 1500 zł – wprowadza się jako bieżący koszt firmy.
   Fakturę należy wprowadzić przez zakładkę Wydatki ➡ Koszt prowadzenia działalności ➡ + Faktura VAT.
2. Wartość z przedziału 1500 – 10 000 zł – zakup może być ewentualnie uznany jako wyposażenie firmy. Więcej na temat zmian w ewidencji wyposażenia tutaj.
   Fakturę trzeba wprowadzić poprzez zakładkę Majątek ➡ Rejestr wyposażenia ➡ Dodaj wyposażenie ➡ Zakup wyposażenia na fakturę VAT.

Jeśli dokumentem zakupu nie będzie faktura, ale np. faktura vat marża lub umowa kupna- sprzedaży, to należy wybrać Zakup wyposażenia na inny dokument, następnie z rozwijanej listy rodzaj dokumentu zakupu.

W terminie płatności należy wskazać termin płatności ostatniej raty.
Następnie w pozycjach zapłaty dodajemy w miesiącu zapłaty kwotę zapłaconej raty.
W kolejnych okresach będzie trzeba wówczas dodawać daty i kwoty zapłaty kolejnych rat.

Innym rozwiązaniem jest oznaczenie dokumentu jako opłaconego w całości w dacie wystawienia.

WAŻNE!
Od 1 stycznia 2020 roku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia dla przedmiotów używanych w działalności. W związku z tym obecne Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie definiuje pojęcia wyposażenia.
Zniesienie obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia nie zabrania przedsiębiorcy prowadzenia takiego rejestru na własne potrzeby. Jednak składniki majątku, które zostały już ujęte w ewidencji wyposażenia powinny się w niej znajdować do momentu sprzedaży lub likwidacji.
Jeżeli w trakcie użytkowania przedsiębiorca oceni, że spełniają warunki do uznania ich za środek trwały to może je przenieść do ewidencji środków trwałych.

Zgodnie z powyższym, wydatek o wartości między 1 500 zł a 10 000 zł może być zaliczony jako wyposażenie lub zaksięgowany jako pozostały wydatek przez zakładkę Wydatki ➡ + Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy.

W terminie płatności należy wskazać termin płatności ostatniej raty.
Następnie w pozycjach zapłaty dodajemy w miesiącu zapłaty kwotę zapłaconej raty.
W kolejnych okresach będzie trzeba wówczas dodawać daty i kwoty zapłaty kolejnych rat.

Innym rozwiązaniem jest oznaczenie dokumentu jako opłaconego w całości w dacie wystawienia.

Przykład 1.

Przedsiębiorca czynny podatnik VAT zakupił telefon u operatora sieci na raty. Wartość netto telefonu to 900 zł. Data wystawienia faktury 16-10-2025 r. Termin płatności ostatniej raty zgodnie z harmonogramem płatności rat to 15-12-2026 r.

Zakup należy wprowadzić poprzez zakładkę Wydatki ➡ Koszt prowadzenia działalności ➡ +Faktura.
Dokument można oznaczyć jako opłacony w całości w dacie wystawienia.

Księgowany w ten sposób wydatek zostanie ujęty w księdze przychodów i rozchodów w wysokości 900 zł w dacie wystawienia faktury, a podatek VAT zostanie rozliczony w ewidencji zakupów VAT.

Poniżej widok z zakładki Księgowość ➡ Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów.

Przykład 2.

Przedsiębiorca podatnik zwolniony z VAT zakupił telefon na raty u operatora sieci o wartości 6150 brutto (kwota netto 5000 zł). Data wystawienia faktury 10.10.2025 r. Termin płatności ostatniej raty zgodnie z harmonogramem płatności rat to 09.11.2026 r.

Zakup należy wprowadzić w zakładce Firma ➡ Majątek ➡ Rejestr wyposażenia ➡ Dodaj wyposażenie ➡ Zakup wyposażenia na fakturę VAT. Dokument można oznaczyć jako opłacony w całości w dacie wystawienia.

Księgowanie wydatku w ten sposób spowoduje ujęcie w księdze przychodów i rozchodów kosztu w wysokości 6150 zł – kwoty brutto. Podatek VAT nie podlega odliczeniu.
Poniżej widok z zakładki Księgowość ➡ Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów.

Na podstawie kolejnych faktur wystawionych przez operatora księguje się tylko wartość usług telekomunikacyjnych, kwot spłacanych rat już się nie uwzględnia.
Jedynie w przypadku, gdy dokument nie został oznaczony od razu jako opłacony w całości, to uzupełnia się datę i kwotę opłacanej raty w zakładce Wydatki przy dokumencie, który dotyczy zakupu telefonu.

Przykład 3.

Zakup telefonu na raty. Dokument nie został oznaczony jako opłacony w całości.
Przedsiębiorca chce w każdym miesiącu dodawać zapłaconą kwotę i datę raty w serwisie.
Przedsiębiorca vatowiec zakupił telefon na fakturę. Dokument wystawiony został w październiku 2025 r. na kwotę netto 600 zł (kwota brutto 738 zł). Kontrahent w każdym miesiącu, począwszy od kwietnia, będzie płacić ratę w wysokości 61,50 zł przez okres 12 miesięcy.

Zakup rozliczany jest w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia działalności ➡ +Faktura.
Koszt został rozliczony w październiku w wysokości 600 zł w księdze przychodów i rozchodów; podatek VAT został odliczony w ewidencji zakupów VAT.

Przykład wprowadzenia raty opłaconej w listopadzie.

Należy ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy listopad – miesiąc zgodny z datą opłacenia. Trzeba przejść do zakładki Wydatki > Dowody obce. Następnie na osi czasu ustawić miesiąc zgodny z datą wystawienia faktury zakupu (wprowadzenia do serwisu wydatku, dla przykładu jest to miesiąc październik) i odnaleźć dokument na liście.

Dokument można odnaleźć np. po numerze, kolejno klikamy w ikonę dolara zapłać.

Innym sposobem jest wybranie numeru dokumentu zakupu w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków, następnie na dole w części Pozycje zapłaty wybieramy +Dodaj pozycję.

Następnie należy wprowadzić datę i kwotę zapłaconej raty oraz ją zatwierdzić.

Analogicznie trzeba postąpić w kolejnych miesiącach.

Jeśli do kwoty raty zostaną doliczone odsetki, choć zazwyczaj jest oprocentowanie 0%, to księguje się je w dacie zapłaty w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia działalności ➡ +Inny, kolejno w rodzaju dokumentu wybieramy dowód opłaty– księgowania dokonujemy na podstawie potwierdzenia zapłaty.

Autor: Monika Kobylak – zespół ifirma.pl