Towary i usługi

1. Czym jest lista towarów i usług?

Lista towarów i usług jest bazą pozycji towarów i usług wraz z ich danymi takimi jak:

• identyfikator towaru lub usługi,
• nazwa towaru lub usługi (w tym w języku obcym),
• nazwa na paragonie,
• jednostka (w tym w języku obcym),
• cena (netto lub/i brutto),
• stawka VAT,
• kod kreskowy (EAN),
• kod CN/ PKWiU
• oznaczenie GTU.

Lista towarów i usług dostępna jest w zakładce:

Faktury ➡ Towary i usługi w przypadku konta podatnika podatku VAT

lub zakładce Rachunki ➡ Towary i usługi w przypadku konta Użytkownika korzystającego ze zwolnienia z VAT.

Wprowadzenie towarów i usług na listę pozwoli na:

Ad. a.

Na formularzu wystawionej faktury (lub rachunku) pod polem Nazwa towaru lub usługi dostępna jest funkcja + dodaj towar lub usługę z listy. Po jej wybraniu zostanie wyświetlona tabela o nazwie Wybierz towar lub usługę.

Użytkownik może wyszukać odpowiedni towar lub usługę na podstawie identyfikatora lub nazwy. Za pomocą funkcji + w kolumnie Dodaj możliwe jest dodanie wybranego towaru do faktury bez zamykania listy. Z kolei za pomocą funkcji dostępnej w kolumnie Wybierz możliwe jest dodanie danej pozycji do faktury i jednocześnie zamknięcia okna wyboru.
W przypadku Użytkownika korzystającego ze zwolnienia VAT powyższe okno wyboru towaru lub usługi wygląda identycznie. Tu oczywiście przy wprowadzaniu danych towarów i usług Użytkownik ustawia stawkę ZW – cena netto będzie równa cenie brutto.

Wybór towaru lub usługi możliwy jest również bezpośrednio w polu Nazwa towaru lub usługi. Rozpoczęcie wpisywania nazwy towaru lub usługi spowoduje wyświetlenie listy pozycji zgodnych z wpisanym tekstem.

Po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy rozwijanej zostanie ona dodana do wystawianego dokumentu.

W oknie wyboru towaru lub usługi oraz na liście rozwijanej nie są widoczne towary i usługi oznaczone jako archiwalne.

Ad. b.

Użytkownik korzystający z integracji serwisu z drukarką fiskalną może podczas wystawiania paragonu wyszukać nazwę towaru lub usługi z listy.
W tym celu na formularzu paragonu należy wybrać funkcję + dodaj towar z listy.

Zostanie wyświetlone okno wyboru towaru lub usługi. Użytkownik może wyszukać odpowiedni towar lub usługę na podstawie identyfikatora lub nazwy. Za pomocą funkcji + w kolumnie Dodaj możliwe jest dodanie wybranego towaru do faktury bez zamykania listy. Z kolei za pomocą funkcji dostępnej w kolumnie Wybierz możliwe jest dodanie danej pozycji do faktury i jednocześnie zamknięcia okna wyboru.

W przypadku Użytkownika korzystającego ze zwolnienia VAT powyższe okno wyboru towaru lub usługi wygląda identycznie. Tu oczywiście przy wprowadzaniu danych towarów i usług Użytkownik ustawia stawkę ZW – cena netto będzie równa cenie brutto.

Dodając towar lub usługę do listy Użytkownik definiuje jaka nazwa ma się pojawić na paragonie. Jeśli nazwa ta nie zostanie zdefiniowana do paragonu trafi nazwa wprowadzona w polu Nazwa towaru lub usługi. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, iż nazwa na paragonie może mieć maksymalnie 30 znaków. Jeśli nazwa, która miałaby trafić do paragonu byłaby dłuższa – nie zostanie wprowadzona w całości (ujęte zostanie 30 pierwszych znaków).

Wybór towaru lub usługi możliwy jest również bezpośrednio w polu Nazwa. Rozpoczęcie wpisywania nazwy towaru lub usługi spowoduje wyświetlenie listy pozycji zgodnych z wpisanym tekstem.

Po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy rozwijanej zostanie ona dodana do wystawianego dokumentu.

W oknie wyboru towaru lub usługi oraz na liście rozwijanej nie są widoczne towary i usługi oznaczone jako archiwalne.

W sytuacji kiedy towar lub usługa zostały dodane do listy za pomocą czytnika kodów lub podczas jego wprowadzania uzupełnione zostało pole kod kreskowy (EAN) dodanie towaru do dokumentu sprzedaży (faktury, rachunku lub paragonu) możliwe jest także przy użyciu czytnika kodów.

Ad. c.

Wybór towaru lub usługi z listy standardowych towarów i usług, czy to przy wystawianiu faktury (rachunku) czy paragonu powoduje, iż informacja o ilości i cenie sprzedanego towaru ujmowana jest w raportach szczegółowych, pozwalających analizować ilości i wartości dokonanych sprzedaży w poszczególnych okresach czy w zależności od Użytkownika dokonującego sprzedaż. Więcej na temat raportów szczegółowych tutaj.
Raporty szczegółowe dostępne są tylko przypadku Użytkowników korzystających z usług księgowości internetowej lub biura rachunkowego.

2. Dodawanie towaru lub usługi

Dodanie towaru lub usługi do listy możliwe jest:

• za pomocą funkcji + dodaj towar lub usługę w zakładce Faktury ➡ Towary i usługi, a w przypadku nievatowców Rachunki ➡ Towary i usługi,
• bezpośrednio na formularzu wystawiania faktury (rachunku) lub paragonu,
• za pomocą czytnika kodów kreskowych.

Wybór funkcji + dodaj towar lub usługę powoduje wyświetlenie poniższego formularza.

Poszczególne jego pola uzupełniane są następująco:

• identyfikator – nazwa własna nadana przez Użytkownika, za pomocą której rozpoznaje on (identyfikuje) dodaną do listy pozycję. Nazwy tej nie ma na wydruku dokumentów,
• typ – oznaczenie czy dodawana pozycja dotyczy towaru czy usługi.
• nazwa towaru/usługi – nazwa towaru lub usługi, która będzie widoczna na wystawianych fakturach (rachunkach). W polu tym można wprowadzić maksymalnie 300 znaków,
• nazwa na paragonie – nazwa towaru lub usługi wyświetlana na paragonie. W polu tym można wprowadzić maksymalnie 30 znaków,
• jednostka – jednostka miary dla dostarczanych towarów lub usług np. szt. czy kg,
• cena netto i cena brutto – cena jednostkowa sprzedaży jaka ma być wskazana na dokumencie sprzedaży. Po uzupełnieniu np. ceny brutto i wybraniu odpowiedniej stawki VAT Użytkownik może dokonać automatycznego wyliczenia ceny netto. Służy do tego funkcja wylicz z brutto.

Analogicznie sytuacja będzie wyglądać jeśli zostanie wpisana cena netto. Za pomocą funkcji wylicz z netto dostępnej obok pola Cena brutto możliwe będzie wyliczenie ceny brutto.

• stawka VAT – stawka VAT właściwa dla danego towaru lub usługi. Domyślnie w tym polu pojawia się stawka VAT oznaczona jako domyślna w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja Faktury ➡ Domyślne ustawienia. W przypadku nievatowców domyślną stawką VAT będzie stawka ZW,
• kod kreskowy (EAN) – uzupełniany w przypadku dodania towarów do listy za pomocą czytnika kodów. W polu tym widoczny jest ciąg cyfr odpowiadających danemu kodowi kreskowemu. Ręczne wprowadzenie w tym polu liczb danego kodu kreskowego pozwoli na wybór danego towaru lub usługi z listy bezpośrednio za pomocą czytnika kodów kreskowych. Więcej na ten temat tutaj,
• CN/PKWIU – symbol klasyfikacji danego towary wg Nomenklatury Scalonej (CN) lub usługi wg Polskiej Klasyfikacji Towarów i Usług (PKWiU),
• GTU – oznaczenie danego towaru wg grupy towarów lub usług na potrzeby pliku JPK_VAT.

Dodając towar lub usługę warto zwrócić uwagę na dodatkowe możliwości związane z ich nazwą.
Użytkownik ma możliwość dodania nazwy w językach obcych. Służy do tego dostępna w dolnej części formularza funkcja + dodaj nazwy w języku obcym.

Dodana nazwa towaru lub usługi oraz jednostka w języku obcym zostaną wprowadzone na dokumencie sprzedaży wystawionym w języku obcym. Będzie tak jeśli język na fakturze (rachunku) będzie zgodny z tym wybranym podczas dodawania towaru lub usług.

Serwis umożliwia również powiązanie nazwy towaru lub usługi z datą wystawienia lub sprzedaży na wystawionym dokumencie sprzedaży.

Dodając w ten sposób nazwę towaru lub usługi Użytkownik może ją wpisać ręcznie w polu Nazwa towaru/usługi lub dodać przy pomocy dostępnych znaczników.

Więcej na ten temat tutaj.

Przykład 1.
Użytkownik wystawia fakturę za najem lokalu. Usługa jest wystawiana 10 dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Na fakturze wystawianej 10.02.2022 r. za miesiąc styczeń naza usług na fakturze ma brzmieć: Najem lokalu za miesiąc styczeń 2022 r.
W związku z tym w polu Nazwa towaru/usługi należy wpisać: Najem lokalu za miesiąc %MSS %RS

Również w ten sposób można wpisać nazwę w polu nazwa na paragonie. W tym przypadku trzeba jednak pamiętać o ograniczeniu liczby znaków.

Towar lub usługę do listy można dodać także z poziomu wystawianego dokumentu sprzedaży (faktury, rachunku lub paragonu).
Jeśli wpisana na dokumencie sprzedaży nazwa towaru lub usługi nie jest widoczna na liście towarów i usług obok nazwy dostępna będzie opcja umożliwiająca dodanie towaru lub usługi do listy.

Dodana pozycja widoczna będzie na liście z takimi danymi jakie zostały wprowadzona na formularzu.
W związku z tym:

• identyfikator zostanie nadany przez system automatycznie na podstawie wpisanej nazwy,
• nie będzie oznaczony Typ dla dodanej pozycji,
• uzupełniona zostanie jednostka oraz jeśli zostaną wpisane na formularzu przychodu oznaczenia: GTU oraz CN/PKWIU,
• zostanie uzupełniona cena jednostkowa – netto lub brutto w zależności od tego jaka została wskazana na dokumencie sprzedaży.

Pozostałe dane Użytkownik uzupełnia edytując dane dodanej pozycji bezpośrednio w zakładce Faktury (Rachunki) ➡ Towary i usługi.

Ostatnim elementem, który Użytkownik może wprowadzić w danych towaru lub usługi dodanej do listy są planowane wielkości sprzedaży danego towaru/usługi. Informacje te nie są wprowadzane na etapie dodawania towaru lub usługi, ale w drodze ich edycji.

W celu ich wprowadzenia w zakładce Faktury (Rachunki) ➡ Towary i usługi należy otworzyć dane dodanej do listy pozycji wybierając nazwę lub identyfikator towaru lub usługi, a następnie wybrać opcję ustawienia raportów dostępną w prawym górnym rogu formularza.

Ustawienia raportów obejmują:

• ilościowy cel sprzedaży danego towaru/usługi w okresie miesiąca, kwartału i roku.
• ilościowy cel sprzedaży przypadający na poszczególnych użytkowników w okresie miesiąca, kwartału i roku. Cele sprzedaży ustawiane są dla użytkowników mających na koncie uprawnienia do dodawania przychodów.

Ustawione powyżej cele sprzedaży będą wykorzystane do statystyk sprzedaży towaru/usługi czy też statystyk sprzedaży dla poszczególnych użytkowników korzystających z konta. Szczegółowe informacje na ten temat tutaj.

Funkcja Raportów szczegółowych dostępna jest tylko dla Użytkowników korzystających w serwisie z usług księgowości internetowej lub biura rachunkowego. Mimo to, możliwość wprowadzania ustawień raportów dostępna jest także dla Użytkowników korzystających z serwisu tylko do wystawiania faktur.
 

Lista towarów i usług – Lista kontrahentów w systemie IFIRMA – video

3. Import listy towarów i usług

Serwis daje również możliwość wprowadzenia listy towarów i usług przez zaimportowanie do niej danych. Import ten może być dokonany:

• z pliku w formacie csv, lub
• innego konta w serwisie.

a) import z pliku

Funkcja importuj listę towarów i usług dostępna jest w zakładce Faktury (Rachunki) ➡ Towary i usługi. Po jej wybraniu zostanie wyświetlone następujące okno:

W celu dokonania importu konieczne jest właściwe przygotowanie pliku z danymi do importu. Za pomocą opcji Pobierz format pliku Użytkownik może pobrać przykładowy plik z danymi, towarów lub usług, które może zostać zaimportowany do konta. Na jego podstawie najlepiej przygotować własny plik.
Dodatkowe informacje o sposobie uzupełnienia poszczególnych danych o towarach lub usługach wyświetlać można za pomocą opcji Szczegółowy opis formatu pliku (rozwiń).

Po przygotowaniu pliku należy go zaimportować do serwisu korzystając z funkcji wybierz plik, a następnie importuj.
W kolejnym kroku serwis wyświetli tabelę z danymi, pochodzącymi z pliku, które zostaną zaczytane na konto.

Na tym etapie Użytkownik może wprowadzić zmiany w danych – może zmienić typ, stawkę VAT oraz GTU (tu wybór z listy). Może także dopisać lub zmienić pozostałe wpisane dane, a także usunąć całą pozycję, dodaną nazwę w języku obcym. Aby import był możliwy nie mogą być puste pole identyfikator oraz nazwa, pozostałe dane muszą być zgodnie z wcześniej wskazanymi zasadami.

Na powyższym obrazie w polu cena netto została wpisana litera, w związku z tym pojawia się komunikat o konieczności poprawienia danych.
Po poprawieniu danych i ich zatwierdzeniu serwis dokona importu.

Funkcja importu listy towarów i usług pozwala także na aktualizację wcześniej wprowadzonych pozycji.
W tym celu w oknie Import towarów i usług należy oznaczyć pole Aktualizuj jeśli identyfikatory są zgodne.

Na tej podstawie serwis zaktualizuje dane pozycji zapisanych na liście z tymi, które będą znajdować się w pliku i będą mieć taki sam identyfikator. Jeśli na liście wprowadzonych jest klika pozycji o tym samym identyfikatorze aktualizacja będzie dotyczyła tylko jednej z tych pozycji.

Dokonując importu listy towarów i usług w celu jej aktualizacji bez zaznaczenia pola Aktualizuj jeśli identyfikatory są zgodne spowoduje, że pozycje z pliku importu zostaną dodane do listy ponownie – będą na niej widoczne obok wcześniejszych, już nieaktualnych pozycji.

Import listy towarów i usług pozwala na wprowadzenie takich danych jak: identyfikator, typ, nazwa, nazwa na paragonie, kod kreskowy, PKWIU/CN, GTU, jednostka, cena netto i cena brutto, stawka VAT, nazwa, jednostka w języku obcym. Nie ma możliwości, aby w drodze importu wprowadzić dane o planowanych celach sprzedaży.

b) import z innego konta w serwisie

Listę standardowych towarów i usług wprowadzonych na jednym koncie można przenieść na inne konto. Funkcja ta ma zastosowanie w sytuacji konieczności założenia przez Użytkownika kolejnego konta np. w sytuacji powrotu do zwolnienia z VAT lub zmiany udziałów w spółce w trakcie roku.
W celu zaimportowania danych na nowe konto należy przejść do zakładki Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Import danych z innego konta.

Import danych z innego konta wymaga wskazania jego loginu oraz hasła do logowania w serwisie. Po ich uzupełnieniu i wybraniu funkcji dalej pojawi się komunikat umożliwiający oznaczenie jakie dane mają zostać przeniesione na bieżące konto. Poza listą standardowych towarów i usług, na bieżące konto mogą zostać przeniesione takie elementy jak:

• baza kontrahentów wraz z utworzonymi grupami,
• lista standardowych wydatków,
• lista standardowych uwag

Po oznaczeniu danych, które mają zostać zaimportowane a następnie wybraniu funkcji kopiuj wybrane dane zostaną zapisane na nowym koncie.

Zakres danych importowanych między kontami jest analogiczny jak w przypadku ich zaimportowania z pliku csv.

Przykład 2.
Użytkownik w związku z powrotem do zwolnienia z VAT założył nowe konto w serwisie. Na nie chce przenieść bazę towarów i usług. W tym celu dokonuje importu korzystając z funkcji Import danych z innego konta.

Na dotychczasowym koncie wprowadzony był towar z następującymi danymi:

• stawka VAT: 23%, cena netto: 100 zł, cena brutto: 123 zł

Po zaimportowaniu na nowe konto dane powyższego towaru są identyczne. Serwis nie uwzględni tu stawki ZW.
W związku z tym w momencie wystawienia faktury (rachunku) już na koncie nievatowca w polu ceny jednostkowej zostanie uzupełniona cena brutto – 123 zł.

W takim wypadku Użytkownik powinien pamiętać o ewentualnej korekcie wprowadzonych danych lub ich aktualizacji w drodze importu danych z pliku csv opisanej w poprzedniej części.

4. Eksport listy towarów i usług

Listę wprowadzonych towarów i usług Użytkownik może również pobrać z serwisu w postaci pliku w formacie csv. Funkcja ta jest dostępna zakładce Faktury (Rachunki) ➡ Towary i usługi.

Po wybraniu opcji rozpocznij pobieranie pliku serwis wygeneruje i zapisze na komputerze Użytkownika plik z listą standardowych towarów i usług. Układ i dane pliku będą identyczne jak w przypadku pliku służącego do importu listy towarów i usług do serwisu.

Wygenerowany plik nie będzie zawierał pozycji archiwalnych.

5. Archiwizowanie i usuwanie towarów i usług

W przypadku kiedy dodana do listy towarów i usług pozycja nie jest już potrzebna Użytkownik może ją usunąć lub zarchiwizować.

W celu usunięcia pozycji z listy towarów i usług należy odnaleźć towar w zakładce Faktury (Rachunki) ➡ Towary i usługi. Do jego wyszukania można skorzystać z funkcji szukaj znajdującej się nad Listą standardowych towarów i usług.

Następnie po otwarciu danych towaru/usługi w prawym górnym rogu formularza Użytkownik wybiera funkcję usuń.

Spowoduje to wyświetlenie powyższego komunikatu. Użytkownik na jego podstawie decyduje, czy pozycja z listy ma zostać usunięta czy przekazana do archiwum.

Usunięcie towaru spowoduje jego usunięcie z listy. Wystawione dokumenty sprzedaży, na których towar został wybrany nie ulegną zmianie, jednak towar nie będzie uwzględniany w raportach sprzedaży (zakładka CRM ➡ Raporty szczegółowe).

Z kolei wybranie funkcji archiwizuj spowoduje ukrycie pozycji na liście. Nie będzie on dostępny podczas wystawiania faktury, ale informacje o jego sprzedaży nadal będzie można sprawdzić w raportach sprzedaży. Pozycja taka nie pojawi się też na liście w przypadku skorzystania z funkcji eksportuj listę towarów i usług.

Umieszczenie towaru lub usługi w archiwum możliwe jest też bezpośrednio z poziomu Listy standardowych towarów i usług. Służy to tego funkcja archiwizuj dostępna w ostatniej kolumnie listy.

Pozycje umieszczone w archiwum można wyświetlić za pomocą funkcji pokaż archiwalne. Towary/usługi umieszczone w archiwum na liście widoczne są z dodatkowym oznaczeniem.

W przypadku pozycji archiwalnych w ostatniej kolumnie Listy standardowych towarów i usług dostępna jest funkcja przywróć. Pozwala ona na wycofanie towaru z archiwum. Będzie on ponownie widoczny bezpośrednio po przejściu do zakładki Faktury (Rachunki) ➡ Towary i usługi oraz dostępny do wyboru podczas wystawiania dokumentów sprzedaży.

Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl