Integracja WooCommerce z IFIRMA

WooCommerce to darmowa wtyczka do stron WordPress, która pozwala zbudować własny sklep internetowy. Sprawdź, jakie są zalety tego rozwiązania i w jaki sposób zintegrować system IFIRMA z WooCommerce.

Czym jest WooCommerce?

WooCommerce to darmowa, popularna wtyczka do WordPressa, która pozwala tworzyć sklepy internetowe. To rozszerzenie umożliwia łatwe zarządzanie asortymentem produktów, obsługę płatności online, oraz prowadzenie sklepu internetowego w ramach istniejącej strony internetowej opartej na WordPress.

Sprzedawca posiadający domenę, hosting i konto WordPress, może w szybki sposób zainstalować wtyczkę WooCommerce. Odbywa się to z poziomu pulpitu, gdzie w zakładce Wtyczki -> Dodaj wtyczkę, należy w wyszukiwarkę wpisać “WooCommerce”, a następnie ją zainstalować i włączyć. 

Konfiguracja sklepu jest równie prosta, ponieważ po instalacji wtyczki automatycznie uruchamia się kreator, w którym należu uzupełnić następujące dane:

• adres sklepu,
• metody płatności i wysyłki, 
• dodatkowe funkcje, np. Facebook, MailChimp.

Rozszerzenia i wtyczki WooCommerce

Podstawowe funkcje dostępne w WooCommerce mogą być dla sprzedawcy niewystarczające. Ma on jednak możliwość skorzystania z rozszerzeń i wtyczek, które pomogą mu rozwinąć sklep i biznes. Pula dostępnych opcji jest bardzo szeroka, dlatego w osobnym artykule opisaliśmy 17 naszych propozycji, wśród których znalazły się zarówno płatne, jak i darmowe rozwiązania.

Integracja WooCommerce z IFIRMA

Integracja WooCommerce z systemem księgowym IFIRMA pozwala sprzedawcy wystawiać różnego rodzaju faktury i rachunki, a także wysyłać je bezpośrednio do klientów za pomocą e-maila. Taka integracja przebiega w prostych krokach.

Rejestracja (logowanie) w serwisie ifirma.pl

Przejście do zakładki eCommerce ➡ Konfiguracja ➡ Integracje i wybranie przycisku Integracja e-commerce.

Wybranie integracji WooCommerce za pomocą przycisku “Dodaj”.

Uzupełnienie niezbędnych informacji w konfiguracji połączenia:  tj. nazwa sklepu, adres url, consumer key, consumer secret, itp. 

Jeśli posiadasz dedykowane pole do podania NIP, w ustawieniach faktur należy podać jego meta nazwę, aby prawidłowo przesyłać numer NIP do IFIRMA.

W celu wygenerowania klucza API, należy zalogować się na swoim koncie w WooCommerce, przejść do zakładki Ustawienia ➡ Zaawansowane

Następnie należy wybrać zakładkę Rest API ➡ Dodaj klucz.

Tu należy wprowadzić opis i ustawić uprawnienia na Zapis/odczyt, następnie kliknąć w opcję Wygeneruj klucz API i skopiować oba klucze, gdzie Klucz klienta to Consumer Key a klucz prywatny to Consumer Secret.

Skopiowany klucz wklej w przeznaczoną do tego rubrykę na koncie w ifirma.pl. Po uzupełnieniu wszystkich danych, wykonaj test połączenia i gdy wypadnie pomyślnie, zatwierdź formularz.

Ważne!
Aby integracja działała prawidłowo upewnij się, że nie masz wybranej prostej struktury bezpośrednich odnośników. Odpowiednią zmianę wprowadzisz w zakładce Ustawienia ➡ Bezpośrednie odnośniki.

Po udanej integracji, zamówienia z WooCommerce znajdziesz w zakładce eCommerce ➡ Lista Zamówień.

Ustawienia integracji

Ustawienia księgowania

W zakładce „Ustawienia księgowania”, dostępnej w ustawieniach integracji, możesz zdefiniować domyślne parametry wykorzystywane podczas księgowania zamówień.

Możesz określić:

• rodzaj dokumentu wystawianego dla zamówienia,
• domyślną stawkę VAT,
• jednostkę,
• datę sprzedaży,
• formę płatności.

Zdefiniowane wartości stawki VAT oraz sposób interpretacji stawki 0,00 zostaną zastosowane w sytuacji, gdy serwis nie przekaże tych danych lub jeśli produkt nie ma powiązania z bazą IFIRMA (więcej o powiązaniach).

W ustawieniach możesz również zdecydować:

• czy koszty wysyłki mają być traktowane jako przychód firmy,
• czy sprzedaż zaksięgowana bez wystawienia faktury ma być uwzględniana w limicie na kasę fiskalną.

Automatyczna wysyłka faktur

Po zaksięgowaniu dokumentu możesz automatycznie powiadomić kontrahenta o wystawionej fakturze. Do wyboru są powiadomienia SMS oraz e-mail z dokumentem sprzedaży w załączniku.

Aby włączyć wybraną formę powiadomień, zaznacz odpowiednią opcję:

• Wyślij SMS do kontrahenta po księgowaniu
• Wyślij e-mail z dokumentem sprzedaży do kontrahenta po księgowaniu

W przypadku wiadomości SMS możesz ustawić domyślny szablon treści oraz nazwę nadawcy, która będzie widoczna u odbiorcy.

Dla wiadomości e-mail możesz wybrać szablon wiadomości, a także wskazać adres e-mail, na który mają być wysyłane kopie wiadomości lub odpowiedzi.

Tryb edycji pozycji dokumentu

Podczas księgowania pozycje dokumentu, które zawierają wszystkie wymagane dane, są standardowo prezentowane w trybie podglądu. Jeśli którejś z wymaganych informacji brakuje, pozycja zostanie automatycznie otwarta w trybie edycji.

Jeżeli chcesz mieć możliwość edycji każdej pozycji niezależnie od jej kompletności, włącz opcję „Pozycje dokumentu zawsze w trybie edycji”.

Zapisywanie kontrahenta

Opcja dotyczy zamówień, dla których wystawiany jest paragon lub księgowanie następuje poprzez przychód uniwersalny albo wysyłkową sprzedaż nieudokumentowaną.

Kontrahenci posiadający NIP są zapisywani zawsze, niezależnie od wybranego sposobu księgowania.

Ustawienia faktur

W „Ustawienia faktur” znajdziesz opcje pozwalające ustalić, jak mają być domyślnie przygotowywane faktury dla zamówień obsługiwanych przez daną integrację.

W konfiguracji możesz wskazać:

• serię, w ramach której będą numerowane faktury,
• szablon wykorzystywany przy generowaniu dokumentu,
• czy mają być wystawiane faktury VAT marża, a także przypisaną do nich serię numeracji i typ sprzedaży,
• czy wartości na potrzeby księgowania mają być ustalane na podstawie kwot netto czy brutto,
• nazwę pozycji dotyczącej dostawy,
• dodatkowe uwagi umieszczane na fakturze — możesz w nich stosować również dostępne zmienne,
• czy zastosować własną numerację.

Jeśli posiadasz dedykowane pole do podania NIP, w ustawieniach faktur należy podać jego meta nazwę, aby prawidłowo przesyłać numer NIP do IFIRMA.

Ustawienia paragonów

W sekcji „Ustawienia paragonów” możesz skonfigurować sposób prezentowania informacji na paragonach. Dostępne opcje pozwalają:

• wybrać, czy dla kosztów dostawy ma być stosowana inna nazwa pozycji niż na fakturach,
• zdecydować, czy na paragonie ma być drukowany e-mail lub login kupującego.

Jeśli długi numer zewnętrzny zamówienia nie drukuje się poprawnie na Twojej drukarce fiskalnej lub uniemożliwia wydruk, możesz określić sposób prezentowania numeru zamówienia. Do wyboru masz:

• brak numeru zamówienia,
• numer wewnętrzny,
• numer zewnętrzny.

Przesyłanie statusów

Przesyłaj statusy zamówień z IFIRMA do WooCommerce. Dzięki powiązaniu statusów zmiana statusu zamówienia w IFIRMIE zostanie automatycznie odzwierciedlona w WooCommerce.

Zmiana statusu zamówienia w WooCommerce nie wpłynie na własny statusu w IFIRMIE.

Statusy możesz powiązać w zakładce „Statusy zamówień” w konfiguracji integracji. Nie musisz mapować wszystkich statusów — dla tych, których nie chcesz synchronizować, wybierz opcję „Nie zmieniaj statusu w serwisie”.

Więcej informacji o statusach zamówień znajdziesz tutaj.