Integracja SOTE z IFIRMA

Czym jest Sote.pl?

Sote to jeden z popularniejszych systemów zarządzania treścią oparty o model SaaS, który, dostarczając użytkownikom specjalistyczne oprogramowanie, pozwala im prowadzić własne sklepy internetowe. Opłacając wyznaczony abonament, sprzedawca zyskuje dostęp do rozbudowanego panelu uruchamiającego sklep online. Potrzebna jest wyłącznie wykupiona domena oraz hosting. 

Oprogramowanie jest obecnie dostępne w jednej wersji gwarantującej dostęp do pełnego pakietu funkcji. Jednak dodatkowo istnieje szansa wykupienia ze specjalnego sklepu opcjonalnych modułów. Sote charakteryzuje znaczna łatwość obsługi, rozsądna cena, intuicyjny panel administracyjny, bogaty wybór szablonów graficznych, zapewniona pomoc techniczna, a także możliwość prowadzenia sprzedaży międzynarodowej. 

Narzędzie to jest szczególnie pomocne dla mniej doświadczonych osób, które pragną szybko i tanio otworzyć własny sklep internetowy. Jak twierdzą sami twórcy Sote, jest to idealne rozwiązanie dla małych i średnich biznesów, dające szansę na samodzielne tworzenie, konfigurowanie oraz obsługiwanie wirtualnej sprzedaży.  

Integracja Sote z IFIRMA

Integracja IFIRMA z Sote pozwala sprzedawcom wystawiać róznego rodzaju faktury i rachunku oraz wysyłać je bezpośrednio na pocztę elektroniczną klientów. Jak zintegrować swój sklep z systemem księgowym?

Zarejestruj / zaloguj się w serwisie ifirma.pl

Następnie przejdź do zakładki eCommerce -> Konfiguracja -> Integracje i naciśnij przycisk Integracja e-commerce.

Spośród dostępnych opcji wybierz SOTE przyciskiem Dodaj.

Do połączenia Sote z ifirmą, dodatkowo potrzebne jest włączenie API w panelu administracyjnym konta w Sote. W zakładce Konfiguracja ➡ administracja sklepem

Po kliknięciu w zakładkę API zaznaczamy opcję Włącz WebApi.

W zakładce Konfiguracja ➡ administracja sklepem ➡ Administratorzy konieczne jest utworzenie osobnego konta administratora z uprawnieniami dostępu do WebAPI.

Dane widoczne na platformie Sote należy wprowadzić na koncie w ifirmie. Po uzupełnieniu wszystkich pozostałych danych, wykonaj test połączenia. Jeśli wypadnie pomyślnie, zatwierdź zmiany.

Po udanej integracji, zamówienia z SOTE znajdziesz w zakładce eCommerce ➡ Lista Zamówień.

Ustawienia faktur

Ustawienia księgowania

W ustawieniach integracji, w zakładce „Ustawienia księgowania”, możesz skonfigurować domyślne ustawienia dotyczące księgowania zamówień.

W ramach ustawień księgowania możesz określić domyślne:

• dokument wystawiany dla zamówienia,
• stawki VAT,
• jednostkę,
• datę sprzedaży,
• sposób płatności.

Domyślne wartości stawki VAT oraz interpretacja stawki 0,00 będą stosowane, jeśli serwis nie prześle tych informacji.

Dodatkowo możesz określić, czy koszty wysyłki stanowią przychód firmy oraz czy sprzedaż zaksięgowana bez wystawienia faktury powinna być uwzględniana w limicie na kasę fiskalną.

Automatyczna wysyłka faktur

Jeżeli po zaksięgowaniu dokumentu chcesz automatycznie poinformować kontrahenta o wystawionej fakturze, możesz włączyć wysyłkę powiadomień SMS lub e-mail z dokumentem sprzedaży w załączniku.

W tym celu zaznacz odpowiednią opcję:

• Wyślij SMS do kontrahenta po księgowaniu
• Wyślij e-mail z dokumentem sprzedaży do kontrahenta po księgowaniu

Dla wiadomości SMS możesz następnie wskazać domyślny szablon treści oraz nazwę nadawcy, która będzie wyświetlana odbiorcy.

W przypadku powiadomień e-mail dostępny jest wybór szablonu wiadomości. Możesz również zdefiniować adres e-mail przeznaczony do otrzymywania kopii wiadomości lub odpowiedzi.

Tryb edycji pozycji dokumentu

W formularzu księgowania pozycje dokumentu są wyświetlane w trybie podglądu, jeśli zostały w pełni uzupełnione. Jeśli brakuje wymaganych danych, pozycja jest automatycznie wyświetlana w trybie edycji.

Jeśli chcesz, aby wszystkie pozycje były zawsze dostępne do edycji, zaznacz opcję „Pozycje dokumentu zawsze w trybie edycji”.

Zapisywanie kontrahenta

Opcja dotyczy zamówień, dla których wystawiany jest paragon lub księgowanie następuje poprzez przychód uniwersalny albo wysyłkową sprzedaż nieudokumentowaną.

Kontrahenci posiadający NIP są zapisywani zawsze, niezależnie od wybranego sposobu księgowania.

Ustawienia faktur

W „Ustawienia faktur” znajdziesz opcje pozwalające ustalić, jak mają być domyślnie przygotowywane faktury dla zamówień obsługiwanych przez daną integrację.

W konfiguracji możesz wskazać m.in.:

• serię, w ramach której będą numerowane faktury,
• szablon wykorzystywany przy generowaniu dokumentu,
• czy mają być wystawiane faktury VAT marża, a także przypisaną do nich serię numeracji i typ sprzedaży,
• czy wartości na potrzeby księgowania mają być ustalane na podstawie kwot netto czy brutto,
• nazwę pozycji dotyczącej dostawy,
• dodatkowe uwagi umieszczane na fakturze — możesz w nich stosować również dostępne zmienne.

Ustawienia paragonów

W sekcji „Ustawienia paragonów” możesz skonfigurować sposób prezentowania informacji na paragonach. Dostępne opcje pozwalają:

• wybrać, czy dla kosztów dostawy ma być stosowana inna nazwa pozycji niż na fakturach,
• zdecydować, czy na paragonie ma być drukowany e-mail lub login kupującego.

Jeśli długi numer zewnętrzny zamówienia nie drukuje się poprawnie na Twojej drukarce fiskalnej lub uniemożliwia wydruk, możesz określić sposób prezentowania numeru zamówienia. Do wyboru masz:

• brak numeru zamówienia,
• numer wewnętrzny,
• numer zewnętrzny.