Regulamin korzystania z usług Biura Rachunkowego ifirma.pl (od 14.02.2025 r. lub 14.03.2025)

Regulamin korzystania z usług Biura Rachunkowego ifirma.pl

Regulamin zgodnie z pkt. 16.4 obowiązuje od 14.02.2025 r. lub 14.03.2025

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Operatora i stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl, zawartej pomiędzy Operatorem a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.

1.2. Operator świadczy usługi finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe na rzecz Klientów na warunkach określonych w zawartej Umowie, niniejszym Regulaminie, Regulaminie Serwisu ifirma.pl, Umowie powierzenia danych osobowych i Cenniku zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.3. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz do przestrzegania jego postanowień.

2. Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

2.1. Biurze lub Biurze Rachunkowym ifirma.pl – rozumie się przez to Operatora świadczącego usługi księgowe w oparciu o Serwis, w zakresie o którym mowa w pkt. 4 Regulaminu,

2.2. Cenniku – rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura, która stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl. Zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu,

2.3. Dokumencie, Dokumencie źródłowym lub Dokumencie księgowym – rozumie się przez to dokument lub zbiór dokumentów przesłanych do Biura w sposób określony w pkt. 8 Regulaminu (Przekazywanie dokumentów do Biura), w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów rachunkowych, podatkowych, kadrowo-płacowych lub ZUS,

2.4. Kliencie – rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę osobową,

2.5. Księgach podatkowych (Księgach) – rozumie się przez to podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy lub płatnicy,

2.6. Okresie rozliczeniowym – rozumie się miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowo-płacowa, ZUS,

2.7. Operatorze – rozumie się przez to spółkę IFIRMA SA z siedzibą we Wrocławiu, ul. Grabiszyńska 241 G, Wrocław (53-234), zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000281947, NIP 8981647572, REGON 931082394, o kapitale zakładowym 640.000,00 zł, opłaconym w całości,

2.8. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin stanowiący załącznik do Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl, udostępniony pod adresem www.ifirma.pl w sekcji Regulaminy,

2.9. Regulaminie serwisu ifirma.pl – rozumie się przez to regulamin udostępniony pod adresem www.ifirma.pl w sekcji Regulaminy, stanowiący integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl,

2.10. Serwisie – rozumie się przez to serwis internetowy ifirma.pl dostępny pod adresem www.ifirma.pl,

2.11. Umowie – rozumie się przez to umowę o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl, wymienionych w pkt. 4 Regulaminu (Zakres usług Biura), zawartą między Biurem a Klientem,

2.12. Umowie powierzenia danych osobowych – rozumie się umowę powierzenia danych osobowych zawartą w ramach zakładania konta w Serwisie znajdującą się do pobrania w Zakładce Pulpit > Konfiguracja > Prywatność, RODO.

3. Prawa autorskie

Wyłączne prawa autorskie do treści zawartych w Serwisie oraz do utworu lub utworów będących składnikiem usług należą do Operatora. Prawa autorskie związane z Serwisem podlegają ochronie na podstawie ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2025 poz. 24).

4. Zakres usług Biura

4.1. Usługi Biura są świadczone w oparciu o Serwis.

4.1.1. Klient – po zalogowaniu się do Serwisu – ma wgląd on-line we wszystkie dokumenty, ewidencje i deklaracje wytworzone przez Biuro.

4.1.2. Klient Biura otrzymuje dostęp do narzędzi w Serwisie w zakresie koniecznym do:

a) generowania dokumentów sprzedaży – FV lub rachunki w formacie PDF i e-faktury (tj. generowanie dokumentów w ramach modułu: Sprzedaż),

b) rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej (tj. rejestrowanie sprzedaży nieudokumentowanej w ramach modułu: Sprzedaż),

c) prowadzenia listy kontrahentów,

d) prowadzenia listy towarów i usług,

e) monitorowania płatności,

f) obsługi umów zleceń i umów o dzieło,

g) prowadzenia ewidencji czasu pracy Pracownika.

4.1.3. Skorzystanie z szerszej oferty Serwisu ifirma.pl, w ramach innych, płatnych, modułów możliwe jest po uiszczeniu opłaty zgodnie z cennikiem opublikowanym na stronie www.ifirma.pl/cennik dla danej usługi.

4.2. W ramach podstawowego pakietu Biuro świadczy usługi polegające na:

a) ujmowaniu przekazanych przez Klienta Dokumentów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów,

b) prowadzeniu Ewidencji zakupów VAT,

c) wyliczaniu zobowiązań podatkowych z tytułu PIT i VAT, na podstawie dostarczonych przez Klienta dokumentów zakupowych i prowadzonej ewidencji dokumentów sprzedażowych,

d) składaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną,

e) sporządzaniu listy płac w oparciu o dostarczone przez Klienta dane,

f) wyliczaniu zobowiązań wobec ZUS,

g) przekazywaniu do ZUS dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego przedsiębiorcy.

4.3. Usługi, o których mowa w pkt. 4.2. Regulaminu, wykonywane będą przez Biuro na podstawie Dokumentów księgowych oraz kadrowo-płacowych przekazanych do Biura przez Klienta w sposób określony w pkt. 8 Regulaminu.

4.4. Zakres usług Biura nie obejmuje świadczenia innych usług niż wymienione w 4.2., w szczególności:

a) nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Klienta,

b) doradztwa podatkowego wykonywanego na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym z późn. zm.,

c) doradztwa w zakresie porad prawnych,

d) weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczonej przez Klienta,

e) sporządzania dokumentacji dotyczącej opłat środowiskowych czy podejmowania jakichkolwiek działań związanych z rejestrem podmiotów wprowadzających produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami (BDO),

f) weryfikowania właściwej stawki podatku VAT dla danego towaru lub usługi,

g) weryfikowania czy w ramach danej transakcji obowiązkowe jest zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności (MPP, split payment) lub czy transakcja była przeprowadzona z podmiotem powiązanym,

h) weryfikowania numerów rachunków bankowych w rejestrze podatników VAT publikowanym przez administrację skarbową (dalej: Biała lista) na które Klient reguluje swoje zobowiązania,

i) pozyskiwania w imieniu Klienta niezbędnej do realizacji usługi dokumentacji zewnętrznej, m.in. certyfikaty rezydencji podatkowej, dokumentacja podatkowa (dokumenty początkowe) Klienta itp.,

j) zadań należących do obowiązków Klienta, w tym wymienionych w pkt. 5.1,

k) pobierania podatków, zaliczek na podatki, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, innych zobowiązań publicznoprawnych należnych od Klienta i wpłacanie ich na rachunek właściwych organów oraz realizowania innych płatności w imieniu Klienta,

l) weryfikowania czy Klient uregulował zobowiązania wobec ZUS, urzędów skarbowych oraz inne zobowiązania publicznoprawne, a także czy wykonane w tym zakresie płatności są zgodne wysokością zobowiązań przekazaną przez Biuro (w rozliczeniu miesiąca księgowego).

4.5. Pełna odpowiedzialność za czynności nieobejmujące zakresu usług Biura, w tym te, o których mowa w pkt. 4.4 leży po stronie Klienta.

4.6. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Biuro informuje Klienta co najmniej 2 dni przed terminem płatności, pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów ustalonych w pkt. 8 (Przekazywanie dokumentów do Biura).

4.7. Biuro zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia usług na rzecz:

a) podmiotów innych niż osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub spółki osobowe,

b) podmiotów prowadzących działalność w zakresie transportu międzynarodowego, gastronomii, prowadzenia sklepów spożywczych,

c) podmiotów prowadzących działalność co do zakresu, przedmiotu lub charakteru, którego Biuro nie ma odpowiedniej wiedzy potrzebnej do zagwarantowania należytej jakości usług świadczonych przez Biuro.

4.8. Zakres spraw zleconych do wykonania przez Biuro może być uzgodniony z Klientem na drodze indywidualnych ustaleń, w szczególności obsługa kadrowo-płacowa inna niż wymieniona w Cenniku wymaga osobnych ustaleń w formie pisemnej.

4.9. Zakwalifikowanie danych dokumentów/zdarzeń gospodarczych wbrew rekomendacjom Biura możliwe jest wyłącznie na ryzyko i odpowiedzialność Klienta, pod warunkiem złożenia pisemnego (w tym mailowego) żądania w tym zakresie zawierającego oświadczenie o świadomości ryzyka i skutków takiego działania. Poza wskazaną możliwością pozostaje żądanie wykonania czynności stojących w sprzeczności z obowiązującym stanem prawnym, których Biuro nie realizuje, w tym nie realizuje także w przypadku przejęcia przez Klienta ryzyka i odpowiedzialności.

4.10. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności obejmujących okres sprzed okresu obowiązywania Umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między Klientem a Biurem, w tym zakresu odpowiedzialności.

5. Obowiązki Klienta

5.1. Klient, zachowując należytą staranność właściwą dla podmiotów profesjonalnych, korzystając z usług świadczonych przez Biuro, w tym w ramach Serwisu, zobowiązuje się w szczególności do:

a) wprowadzania do Serwisu wszystkich dowodów sprzedaży m.in. faktur lub rachunków w sposób prawidłowy oraz w określonej przez prawo formie, dotyczy to w szczególności faktur, które powinny zawierać wszystkie niezbędne elementy określone w ustawie o VAT, sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej (paragony, raporty dobowe lub raport miesięczny),

b) rejestrowania w Serwisie sprzedaży nieudokumentowanej,

c) obsługi w Serwisie umów zleceń i umów o dzieło,

d) prowadzenia ewidencji czasu pracy Pracownika oraz dostarczania do Biura danych niezbędnych do sporządzenia list płac,

e) sporządzenie na koniec roku remanentu w formie spisu z natury z zachowaniem zasad wskazanych w odpowiednich przepisach oraz dostarczenia go do Biura,

f) terminowego przekazywania do Biura kompletnych Dokumentów (w tym: oznaczania tej kompletności w Serwisie),

g) zgodnego z rzeczywistością opisania wydatku na dostarczonych Dokumentach, a w przypadku zakupów do istniejących w ewidencji środków trwałych, starannego opisu pozwalającego stwierdzić, którego środka trwałego dotyczy zakup oraz charakter wydatku, czyli czy jest to ulepszenie (przebudowa, nadbudowa, odbudowa, modernizacja), czy remont (wymiana zepsutego elementu),

h) składania wszystkich innych deklaracji niż miesięczne/kwartalne deklaracje rozliczeniowe VAT, PIT, ZUS,

i) założenia profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym ZUS (dalej: PUE-ZUS, eZUS) i przekazywania do Biura wymaganych danych dotyczących rozliczenia składek,

j) w przypadku Klienta o statusie pracodawcy: regulowania swoich zobowiązań, a na żądanie Biura: złożenia w ZUS wskazanego pełnomocnictwa na rzecz pracowników Biura,

k) wprowadzanie w Serwisie informacji o dokonaniu zapłaty swoich wydatków, a w przypadku płatności za wydatki wystawione w walucie obcej: dostarczania potwierdzenia zrealizowanej zapłaty,

l) w odniesieniu do płatności, które powinny być realizowane na rachunek widoczny na Białej liście VAT: informowania Biura o dokonaniu takiej płatności na rachunek bankowy kontrahenta, który to rachunek nie był wyszczególniony na Białej liście VAT w dniu realizacji płatności a także informowania Biura, gdy taką informację Klient poweźmie po dokonaniu płatności,

m) w przypadku sprzedaży w walucie obcej wprowadzania w Serwisie informacji o otrzymanej zapłacie,

n) wprowadzenia w Serwisie Indywidualnego Numeru Rachunku Składkowego (dalej: NRS) przedsiębiorcy, a w przypadku spółki – NRS każdego ze wspólników. Klient będący Spółką wypłacającą wynagrodzenia podlegające oskładkowaniu zobowiązany jest do wprowadzenia także NRS dla Spółki.

5.2. Klient zobowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych, powiadomić Biuro o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej bądź statutowej, mających wpływ na świadczenie usług.

5.3. W przypadku zlecenia wykonania przez Biuro zeznania rocznego, Klient zobowiązany jest dostarczyć do Biura, w terminie wskazanym przez Biuro, wszelkie Dokumenty niezbędne do sporządzenie rocznych zeznań podatkowych, w tym Dokumenty dotyczące małżonka, jeśli Klient będzie rozliczał się wspólnie z małżonkiem oraz inne Dokumenty i informacje wymagane do skorzystania przez Klienta z ewentualnych ulg.

5.4. Klient zobowiązany jest do przekazywania do Biura wyłącznie Dokumentów, których oryginały są w jego posiadaniu, a ich treść oraz forma jest zgodna z oryginałem. Przekazując Dokumenty do Biura za pomocą Serwisu Klient oświadcza, że są one zgodne z oryginałami będącymi w jego posiadaniu i ponosi za to pełną odpowiedzialność.

5.5. Klient ma obowiązek przekazywać Dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać do Biura wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą.

5.6. Dokumenty kosztowe powinny posiadać odpowiednie adnotacje, m.in.: datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne opisy, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Wszelkie uchybienia w tym zakresie podlegają uzupełnieniu przez Klienta w terminie wskazanym przez Biuro.

5.7. Klient zobowiązany jest dostarczyć do Urzędu Skarbowego wszystkie przekazane przez Biuro upoważnienia UPL-1. Upoważnienia UPL-1, w zakresie danych osób upoważnionych, winny być wypełnione zgodnie z dostarczonym szablonem dokumentu (który zostanie przygotowany na podstawie danych osobowych Klienta, w tym adresu zamieszkania, wprowadzonych w Serwisie na dzień sporządzenia tegoż szablonu UPL-1).

5.8. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za poprawność, prawdziwość i terminowość przekazanych przez Klienta Dokumentów i danych. Biuro zastrzega, że w przypadku gdy Dokumenty lub dane przekazywane przez Klienta będą nieprawidłowe, niezupełne, nierzetelne lub nie zostaną przekazane w wymaganym terminie, świadczenie usług przez Biuro na rzecz Klienta może nie być możliwe. W takim przypadku Biuro nie będzie zobowiązane do świadczenia usług na rzecz Klienta do momentu uzupełnienia lub poprawienia wszystkich brakujących Dokumentów lub danych przez Klienta.

5.9. W przypadku dostarczania Dokumentów w języku obcym Klient, na żądanie Biura, zobowiązany jest dostarczyć Dokument przetłumaczony na język polski. W przypadku odmowy dostarczenia tłumaczenia – Dokument nie zostanie ujęty w rozliczeniu.

5.10. Klient ma obowiązek zweryfikować poprawność numerów rachunków podatkowych i składkowych wskazanych w otrzymanym rozliczeniu miesiąca.

5.11. Klient zobowiązany jest do regulowania swoich zobowiązań publicznoprawnych.

6. Rejestracja Klienta Biura i dostęp do Serwisu

6.1. Operator świadczy usługi objęte niniejszym Regulaminem oraz Umową za pomocą sieci Internet.

6.1.1. Klient po zarejestrowaniu się w Serwisie, zgodnie z poleceniami Serwisu, wybiera usługi Biura.

6.1.2. Rejestracja w Serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl.

6.2. Klient ma obowiązek wprowadzania danych zgodnych ze stanem faktycznym i prawnym. Klient w pełni odpowiada za prawidłowość wprowadzonych danych.

6.2.1. Aby zapewnić prawidłowe rozliczenia pomiędzy Klientem a Operatorem, Klient obowiązany jest podać zgodne z prawdą następujące dane:

a) imię,

b) nazwisko,

c) nazwę firmy,

d) adres zamieszkania, który powinien być zgodny z CEiDG, a w przypadku rozbieżności – niezwłocznie tam zaktualizowany,

e) adres siedziby firmy (ulicę, numer, kod, miejscowość)

g) adres poczty elektronicznej (e-mail).

6.2.2. W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych, o których mowa w pkt. 6.2.1., Klient obowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od zaistnienia zmiany, do wprowadzenia odpowiednich zmian w Serwisie.

6.2.3. Klient, w przypadku złożenia wniosku o zmianę danych wpisu w odpowiednim rejestrze, w szczególności w CEIDG lub Krajowym Rejestrze Sądowym, zobowiązany jest poinformować przydzielonego księgowego o zaistniałych zmianach poprzez umieszczenie w Serwisie kopii ww. wniosku w terminie 3 dni roboczych od jego złożenia. Umieszczenie tegoż pliku powinno być powiązane z e-mailowym poinformowaniem księgowego. Za dzień poinformowania uznaje się kolejny dzień roboczy następujący po dniu umieszczenia kopii wniosku w Serwisie lub kolejny dzień roboczy po przesłaniu wiadomości e-mail wskazującej na dostarczenie pliku (jeśli wiadomość została wysłana w dniu innym niż przekazanie pliku).

6.3. Biuro weryfikuje dane wprowadzone przez Użytkownika w Serwisie oraz profil przyszłego Klienta. W przypadku stwierdzenia braku możliwości świadczenia usług na rzecz Użytkownika Serwisu, w szczególności z przyczyn, o których mowa w pkt 4.7. Regulaminu, Biuro informuje o tym Użytkownika i ma prawo odmówić podpisania Umowy.

7. Okres świadczenia usługi i zawarcie Umowy

7.1. Klient rejestruje się w Serwisie i wprowadza dane zgodnie z pkt. 6.2.1.

7.2. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia, chyba że Strony wyraźnie postanowiły inaczej.

7.3. Zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej przez Klienta nie zmienia warunków umowy i płatności. W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej opłaty pobierane są zgodnie z Cennikiem.

7.4. Przejęcie Ksiąg podatkowych Klienta nie oznacza przeprowadzenia audytu okresów poprzedzających okres obowiązywania Umowy.

8. Przekazywanie dokumentów do Biura

8.1. Terminy przekazywania dokumentów.

8.2. Klient przekazuje do Biura Dokumenty w formie elektronicznej (otrzymany zewnętrznie plik *.pdf, skan, fotografia) poprzez umieszczenie ich na koncie w Serwisie (zakładka „Import dokumentów elektronicznych”). Sugerowane formaty plików: *.pdf, *.jpg. Przekazane Dokumenty muszą być w pełni czytelne.

8.3. Za datę przekazania Dokumentów przyjmuje się datę wpływu Dokumentów do Serwisu. Ze względu całodobową dostępność Serwisu termin na dostarczenie dokumentacji przypadający w sobotę lub dzień wolny od pracy nie podlega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.

8.4. W przypadku informacji przekazywanych e-mailem w dni robocze do godziny 14:00 za datę wpływu przyjmuje się datę otrzymania e-maila przez Biuro, a w pozostałych przypadkach pierwszy dzień roboczy po dacie otrzymania e-maila przez Biuro.

8.5. Przekazanie Dokumentów po terminach wymienionych w pkt. 8.1. wiąże się z naliczeniem przez Biuro dodatkowych opłat zgodnie z Cennikiem.

8.6. Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest Siedziba Klienta. Klient zobowiązany jest samodzielnie archiwizować dokumentację księgową zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8.7. Po zamknięciu roku podatkowego 2024 Dokumenty przechowywane wcześniej przez Biuro zostaną wysyłane przesyłką kurierską na koszt Klienta na adres przez niego wskazany. Od momentu wysłania dokumentacji Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą. W przypadku braku możliwości dostarczenia Dokumentów przez Biuro może być naliczana opłata ustalona w Cenniku za ich przechowywanie.

8.8. W odniesieniu do Dokumentów wskazanych w pkt. 8.7 po upływie 5-letniego terminu przechowywania Dokumentów Biuro podejmie dwukrotną próbę dostarczenia przechowywanych Dokumentów na adres wskazany przez Klienta w Serwisie w zakładce Pulpit > Konfiguracja >Dane firmy. Jeśli druga próba dostarczenia Dokumentów Klientowi okaże się nieskuteczna – Dokumenty zostaną zniszczone.

9. AML

9.1. Biuro oświadcza, że jest instytucją obowiązaną w rozumieniu Ustawy z dnia 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 z późn. zm.) (dalej: AML), w związku z czym ciążą na nim obowiązki związane z pozyskiwaniem informacji i dokumentów dotyczących Klienta, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania obowiązków wynikających z ustawy o AML w tym w zakresie, tj.:

a) identyfikacji Klienta oraz weryfikacji jego tożsamości,

b) identyfikacji beneficjenta rzeczywistego,

c) oceny stosunków gospodarczych Klienta i stosownie do sytuacji, uzyskiwania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,

d) bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych Klienta,

e) stosowania innych środków bezpieczeństwa finansowego.

9.2. Zakres dokumentów i informacji, o których mowa w punkcie powyżej zostanie przedstawiony Klientowi w dniu podpisania Umowy.

9.3. Klient zobowiązuje się do dostarczenia wszelkich dokumentów i przekazania wszelkich informacji, zgodnie punktami powyżej najpóźniej w dniu zawarcia Umowy.

10. Schematy podatkowe

10.1. W związku z obowiązkiem przekazywania organom skarbowym informacji o schematach podatkowych, które posiadają cechy rozpoznawcze określone przepisami (art. 86a – art. 86o), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.) (dalej: Ordynacja podatkowa, OP) Biuro może być zobowiązane, jako wspomagający, do:

a) przekazania odpowiednim organom skarbowym, w określonym przepisami trybie, informacji o schemacie podatkowym uzgodnionym przez Klienta z Biurem, lub

b) przekazania Klientowi informacji o ciążącym na Kliencie obowiązku informacyjnym w związku z rozważanym lub wdrażanym schematem podatkowym wraz z wymaganymi informacjami.

10.2. W celu prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem schematów podatkowych, Klient zobowiązuje się na każde żądanie Biura do złożenia w ustawowym terminie oświadczenia potwierdzającego lub zaprzeczającego, że dane uzgodnienie (transakcja/ zdarzenie) stanowi schemat podatkowy.

10.3. Klient zobowiązuje się do wykonywania swoich obowiązków wynikających z przepisów dotyczących raportowania informacji o schematach podatkowych, w tym w szczególności Klient zobowiązuje się do informowania Biura o zgłoszonych numerach schematów podatkowych (NSP) oraz do składania informacji o schemacie podatkowym, w każdym przypadku, w którym zostanie u niego zidentyfikowany schemat podatkowy.

10.4. Biuro może odmówić dokonania czynności, które w jego opinii stanowiłyby udzielenie wsparcia lub porad dotyczących opracowania, wprowadzenia do obrotu, organizowania, udostępnienia do wdrożenia lub nadzorowania wdrożenia uzgodnienia, w każdym przypadku, w którym bądź nie otrzyma od Klienta numeru schematu podatkowego, bądź Klient nie złoży na rzecz Biura pisemnego oświadczenia, iż dane uzgodnienie nie stanowi schematu podatkowego, a dla Biura oświadczenie to stanowić będzie wystarczające wyjaśnienie wątpliwości w tym zakresie.

10.5. W każdym przypadku, w którym Biuro zidentyfikuje uzgodnienie, które w jego opinii stanowi schemat podatkowy, a Klient nie przekaże na rzecz Biura numeru schematu podatkowego, Biuro jest uprawnione do złożenia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wymaganej przepisami informacji o schemacie podatkowym. Klient w przedmiotowym zakresie zobowiązuje się do współpracy z Biurem oraz udzielenia mu wszystkich niezbędnych informacji, wymaganych do prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem.

10.6. Biuro uprawnione jest do złożenia informacji o schemacie podatkowym również w przypadku, w którym otrzyma od Klienta oświadczenie, iż dane uzgodnienie nie stanowi schematu podatkowego, jednakże biorąc pod uwagę doświadczenie zawodowe Biura będzie on przekonany, iż uzgodnienie wypełnia ustawowe definicje schematu podatkowego. Klient w przedmiotowym zakresie zobowiązuje się do współpracy ze Biurem oraz udzielenia mu wszystkich niezbędnych informacji, wymaganych do prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem.

10.7. Biuro w ramach powyżej wskazanych usług nie udziela rekomendacji w zakresie podejmowanych przez Klienta czynności, których rezultatem może być osiągnięcie w jakikolwiek sposób korzyści podatkowej.

10.8. Biuro w ramach wskazanych powyżej czynności, na żadnym etapie świadczenia usług nie uczestniczy w opracowaniu, wprowadzaniu do obrotu, organizowaniu, udostępnianiu lub nadzorowaniu wdrażania uzgodnienia. Zakres czynności podejmowanych przez Biuro dotyczy zdarzeń przeszłych i zamkniętych stanów faktycznych.

10.9. Biuro zobowiązane jest na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej do prawidłowego wykonywania obowiązków związanych ze składaniem do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej informacji o schematach podatkowych. Na podstawie przedmiotowych przepisów Biuro może żądać od Klienta dodatkowych wyjaśnień w zakresie realizowanych transakcji, jak również może być zobowiązany do złożenia stosownej informacji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

10.10. W przypadku zaistnienia sytuacji określonej w pkt. 10.1 wykonanie takiej usługi podlega dodatkowej płatności.

11. Odpowiedzialność Biura

11.1. Biuro zobowiązuje się do wykonania prac określonych Umową i niniejszym Regulaminem z zachowaniem należytej staranności.

11.2. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.

11.3. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody jeżeli usługa nie zostanie wykonana lub zostanie nienależycie wykonana z przyczyn niezależnych od Biura, jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Biuro zostało zawieszone ze względu na nierealizowanie przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura w myśl pkt.12.

11.4. Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywało przez cały czas trwania Umowy.

11.5. Biuro ponosi odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z realizacją zawartej Umowy, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z zawieszeniem przez Biuro realizacji zawartej Umowy zgodnie z pkt. 12, tj. w związku z nierealizowaniem przez Klienta jego zobowiązań płatniczych wobec Biura, jak również w sytuacji określonej w pkt. 5.8, tj. m.in. ze względu na nieprawidłowość Dokumentów lub przekazanie ich po terminie.

11.6. Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte Umową w trakcie jej trwania.

11.7. Klient zobowiązuje się nie dochodzić szkód wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania usługi albo czynów niedozwolonych pozostających w związku z usługą, od osób stale współpracujących (w tym pracowników oraz współpracowników), pośrednio lub bezpośrednio z Biurem, jak i od członków zarządu oraz członków organu nadzoru Biura. Nie ogranicza to możliwości dochodzenia roszczeń Klienta wobec Biura.

11.8. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszenia przez Klienta zasad ustalonych w Regulaminie, w tym w szczególności w pkt. 5 Regulaminu (Obowiązki Klienta), jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Biuro zostało zawieszone ze względu na nierealizowanie przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura w myśl pkt.12 (Zawieszenie wykonywania usług).

11.9. Ponadto Biuro nie ponosi odpowiedzialności deliktowej oraz kontraktowej w przypadkach:

a) wadliwości dokumentów źródłowych, w tym niezgodności dokumentów z obowiązującymi przepisami (w tym rzetelności lub niekompletności, a także błędów rachunkowych w dokumentach),

b) braku współdziałania lub współpracy Klienta z Biurem, w tym niedostarczania dokumentów lub dostarczania ich po terminie,

c) nieprzekazywania informacji, o których wiedzę posiada Klient, a które mogą mieć wpływ na wykonana przez Biuro usługę, w tym na Księgi, wysokość zobowiązań publicznoprawnych,

d) przekazywania Dokumentów i informacji w sposób lub formie nieprzewidzianych w Regulaminie,

e) składania przez Klienta wyjaśnień lub oświadczeń niezgodnych ze stanem faktycznym,

f) gdy Księgi i ewidencje za poprzednie okresy (tj. okresy sprzed Umowy) były prowadzone wadliwie, a Biuro nie przyjęło zlecenia na audyt poprzednich okresów, w tym na przygotowanie korekt tychże okresów,

g) niestosowania się do poleceń Biura i działania wbrew procedurom obowiązującym w Biurze,

h) gdy czynności zostały dokonane przez Biuro na skutek podjęcia lub niepodjęcia przez Klienta decyzji,

i) gdy upoważnienia wymienione w pkt. 5.7 (UPL-1) nie zostały przekazane, zostały niepoprawnie wypełnione lub Urząd Skarbowy nie przetworzy na czas upoważnień, w takim przypadku Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe dostarczenie deklaracji podatkowych.

11.10 Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.

11.11 Klient ponosi odpowiedzialność karno-skarbową z tytułu błędnego lub nieterminowego sporządzenia deklaracji podatkowych, które spowodowane jest niekompletnym bądź nieterminowym przekazaniem Dokumentów do Biura lub zaistniałym po stronie Klienta brakiem kontaktu z Biurem.

12. Zawieszenie wykonywania usług

12.1. W przypadku niezapłacenia przez Klienta wynagrodzenia za usługę w terminie, zgodnie z pkt. 13, Biuro wezwie Klienta do niezwłocznego wykonania płatności, nie później jednak niż w terminie 3 dni od otrzymania wezwania. Wezwanie do zapłaty może nastąpić poprzez wysłanie wiadomości e-mail lub SMS, a także wezwania przekazanego listownie.

12.2. W przypadku niezapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie określonym w wezwaniu przekazanym mu w myśl pkt. 12.1., Biuro uprawnione jest do zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta, w tym zablokowania dostępu do Serwisu, do momentu zaksięgowania przez Operatora (IFIRMA) na rachunku bankowym Biura należnego wynagrodzenia.

12.3. W okresie zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta Biuro nie wykonuje na rzecz Klienta usług określonych w pkt. 4.2. ani żadnych innych usług ustalonych w indywidualnej umowie z Klientem. Biuro zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zawieszenia wykonywania Usług na warunkach określonych w niniejszym pkt. 12.

12.4. Skorzystanie przez Biuro z prawa do zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta nie oznacza utraty prawa do skorzystania z uprawnień przewidzianych w pkt. 13.7. niniejszego Regulaminu.

12.5. Jeśli Klient nie zapłaci zaległego wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym Biuro zawiesiło wykonywanie usług na rzecz Klienta, Operator uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia.

13. Wynagrodzenie za usługę

13.1. Wynagrodzenie za usługi świadczone przez Biuro pobierane jest zgodnie z Cennikiem zamieszczonym na stronie Serwisu. Zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu.

13.2. W przypadku usług spoza Cennika – opłaty pobierane są na warunkach ustalonych indywidualnie z Klientem. Ustalenia te prowadzone są wyłącznie w formie pisemnej lub dokumentowej (w tym e-mail).

13.3. Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianych faktur VAT. Faktury wystawiane są ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca.

13.4. Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS.

13.5. Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Biuro jest zawarta Umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność nawet w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze.

13.6. Wynagrodzenie z tytułu Umowy jest płatne w terminie i na rachunek Biura wskazany na fakturze, chyba że strony ustaliły inaczej w Umowie.

13.7. Niezapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych.

13.8. Klient ponosi w całości koszty opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, w związku ze świadczeniem usług finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych oraz innych opłat skarbowych, administracyjnych, publicznoprawnych i sądowych. W następstwie indywidualnych ustaleń Biuro może dokonać zapłaty tych opłat za Klienta, a następnie obciążyć go z tego tytułu.

14. Komunikacja

14.1. Komunikacja z księgowym odbywa się za pośrednictwem wiadomości e-mail lub telefoniczne. Dane kontaktowe księgowego są podane na koncie w zakładce „Kontakt”.

14.2. Korespondencja e-mailowa jest wysyłana na adres e-mail wprowadzony przez Klienta w „Konfiguracji Konta” w „Danych Kontaktowych”, a w przypadku pozostawienia tego pola pustego – wysyłka odbywa się na adres wskazany w „Danych firmy”.

14.3. Odpowiedzi na maile Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania e-maila, gdzie za datę wpływu e-maila otrzymanego w dzień roboczy do godziny 14:00 przyjmuje się datę wpływu e-maila, a w pozostałych przypadkach pierwszy dzień roboczy po dacie otrzymania e-maila przez Biuro.

14.4. Wszelkie oświadczenia woli przesłane jednej ze Stron na adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności ujawnionym w Umowie lub w Krajowym Rejestrze Sądowym albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej będą uważane za doręczone prawidłowo, chyba że adresat uprzednio powiadomi nadawcę mailowo zgodnie z pkt. 14.1 i 14.2, o zmianie powyższego adresu.

14.5. Wszelkie oświadczenia woli przesłane Klientowi na adres e-mailowy wskazany w „Konfiguracji Konta” w Serwisie będą uważane za doręczone prawidłowo. W przypadku dokonania przez Klienta zmiany tego adresu, wiąże ona Biuro począwszy od dnia roboczego następującego po dniu wprowadzenia zmiany.

14.6. Jeżeli doręczenie Klientowi oświadczenia woli drogą korespondencji e-mailowej jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, w szczególności gdy adres e-mail wskazany przez Klienta w Serwisie jest nieprawidłowy lub nieaktywny, Biuro według swojego wyboru ma możliwość doręczenia oświadczenia woli w inny sposób, w tym za pośrednictwem Serwisu lub za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, przesyłką poleconą lub za pośrednictwem firmy kurierskiej. Jeżeli termin do złożenia oświadczenia woli przez Biuro wynika z Umowy lub Regulaminu w sytuacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, ulega on wydłużeniu o 14 dni.

14.7. Ujawniając numer telefonu komórkowego w Serwisie Klient potwierdza, że jest to jego numer telefonu komórkowego. Wszelkie informacje lub oświadczenia woli przesłane Klientowi na numer telefonu komórkowego wskazany w Serwisie będą uważane za doręczone prawidłowo. W przypadku dokonania przez Klienta zmiany tego numeru, wiąże ona Biuro począwszy od dnia roboczego następującego po dniu wprowadzenia zmiany.

15. Zmiana i Rozwiązanie Umowy

15.1. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

15.2. Biuro jest uprawnione do rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku określonym w pkt. 12.5. Regulaminu, a także w przypadku:

a) dostarczania przez Klienta nierzetelnych lub nieprawdziwych informacji lub Dokumentów,

b) niedostarczania przez Klienta niezbędnych do wykonania Umowy informacji lub Dokumentów lub ich zatajania,

c) uzasadnionych wątpliwości co do postępowania Klienta zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa lub zasadami współżycia społecznego, bądź uczciwości kupieckiej,

d) skłaniania lub innej próby doprowadzenia członków zespołu Biura do postępowania niezgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa,

e) wypadków losowych uniemożliwiających prowadzenie działalności przez Klienta

f) zmiany przedmiotu działalności Klienta i w związku z tym braku wystarczających kompetencji do świadczenia przez Biuro usług.

15.3. Zmiana, Odstąpienie, Wypowiedzenie Umowy lub jej rozwiązanie za porozumieniem Stron wymaga zachowania:

a) formy pisemnej lub

b) formy elektronicznej, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub

c) formy dokumentowej, z użyciem Profilu Zaufanego ePUAP lub złożenia oświadczenia woli w Serwisie poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji.

15.4. Z chwilą zakończenia Umowy Klient zobowiązuje się do wypowiedzenia wszystkich pełnomocnictw udzielonych na rzecz Biura lub pracowników Biura. W przypadku braku ich wypowiedzenia, Klient przyjmuje do wiadomości, że Biuro może samodzielnie dokonać takich wypowiedzeń.

15.5. W przypadku śmierci Klienta Biuro powstrzyma się ze spełnianiem świadczeń umownych do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego lub do dnia upływu terminu na ustanowienie zarządu sukcesyjnego. Jeśli nie zostanie ustanowiony zarządca sukcesyjny i upłynie ustawowy czas na jego ustanowienie Umowa ulega rozwiązaniu z dniem śmierci Klienta.

16. Postanowienia końcowe

16.1. Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, o których informuje Klienta z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Zmieniony Regulamin umieszczany jest na stronie internetowej Serwisu z oznaczoną datą obowiązywania.

16.2. W przypadku dokonania zmiany postanowień Regulaminu lub wynagrodzenia za usługi świadczone przez Biuro określonego w Cenniku,

Klient ma prawo do rozwiązania Umowy w terminie 14 dni liczonych od dnia otrzymania informacji o zmianie Regulaminu lub Cennika nie później jednak jak 14 dni od wejścia w życie zmian w Regulaminie lub w Cenniku. Rozwiązanie Umowy jest skuteczne od momentu doręczenia do Biura oświadczenia Klienta o rozwiązaniu Umowy.

16.3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa, indywidualne postanowienia umowne oraz
Regulamin serwisu ifirma.pl.

16.4. Regulamin wchodzi w życie od dnia:

a) dla Umów zawartych po 13.02.2025 – od 14.02.2025.

b) dla Umów zawartych przed 14.02.2025 – od 14.03.2025.