Klauzula informacyjna dla osób korzystających z usługi wsparcia rejestracji działalności przez IFIRMA SA

Niniejszym kierujemy do Ciebie informację o tym, jak przetwarzamy dane osobowe, gromadzone w związku z realizowaną usługą.

Administratorem danych osobowych jest IFIRMA SA, z siedzibą we Wrocławiu, ul. Grabiszyńska 241G, 53-234 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej Wydział VI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000281947, NIP: 8981647572, REGON: 9310823940, dalej IFIRMA lub My.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych. Dane identyfikacyjne IOD: Justyna Korycka z ramienia Kancelarii Olesiński&Wspólnicy. Kontakt do IOD: adres e-mail iod@ifirma.pl lub listownie na adres IFIRMA SA, ul. Grabiszyńska 241G, 53-234 Wrocław.

Cel przetwarzania danych i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. w celu realizacji Usługi, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
2. obsługi realizacji warunków umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora;
3. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Tobą a IFIRMA, w tym zapobiegania oszustwom, poprzez monitorowanie i rejestrowanie komunikacji w czasie rzeczywistym, przechowywanie danych w celach archiwalnych (dowodowych) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora;
4. w celach analitycznych (optymalizacji procesów obsługi klienta), przy wykorzystaniu zarejestrowanych w komunikacji w czasie rzeczywistym danych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora;
5. w celach technicznych, związanych z utrzymaniem systemu i bezpieczeństwem systemu (bezpieczeństwo IT, utrzymanie funkcjonalności, analiza, rozwój i doskonalenie serwisów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora;
6. oferowania naszych usług lub produktów (marketing) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora; a gdy komunikacja odbywa się drogą telefoniczną lub elektroniczną dodatkowo na podstawie Twojej zgody na dany kanał komunikacji;
7. gdy wyrazisz zgodę w innych celach przetwarzania, zdefiniowaną jako dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego przyzwolenie na przetwarzanie danych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO.

Jeśli przekazujesz nam swoje dane osobowe bezpośrednio, jest to dobrowolne, przy czym niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy i nawiązania relacji biznesowych. Niepodanie danych osobowych skutkuje niemożliwością zawarcia lub wykonywania umowy, jak również utrzymywania relacji biznesowych.

Źródła danych

Twoje dane są pozyskiwane:

• w ramach wykonywania umowy zawartej z Tobą;
• bezpośrednio od Ciebie w komunikacji z Tobą.

Zasady gromadzenia danych

W ramach usługi pozyskujemy Twoje dane na kolejnych etapach tj. podczas rejestracji, potwierdzenia terminu konsultacji, podczas realizacji usługi oraz po jej zakończeniu. Przetwarzamy wówczas Twoje:

• dane identyfikacyjne (np. imiona, nazwiska, PESEL, nazwa, seria i nr dokumentu tożsamości, NIP, REGON),
• dane adresowe (np. adres siedziby firmy, adres do korespondencji),
• dane dotyczące działalności gospodarczej (nazwa firmy, rodzaj działalności, informacje o podleganiu ubezpieczeniu społecznemu, forma opodatkowania, rachunek bankowy),
• dane systemowe tj. dane dotyczące wykorzystywanych przez Klienta platform i aplikacji w środowisku serwisu IFIRMA (np. informacje o dostępie do stron internetowych, techniczne dane niezbędne do realizacji usługi itp.),
• dane kontaktowe (np. numer telefonu, email).
• wizerunek oraz głos, utrwalone w trakcie wideokonferencji

Odbiorcy danych

Odbiorcami Twoich danych osobowych są podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych od Administratora na podstawie przepisów prawa, a także kontrahenci Administratora – w zakresie, w którym jest to niezbędne do w pełni prawidłowego wykonania umów zawartych z nimi przez Administratora:

1. podmioty, które przetwarzają Twoje dane osobowe w naszym imieniu na podstawie zawartej z IFIRMA umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie usług wspierających prowadzenie działalności gospodarczej przez IFIRMA,
2. podmioty, które przetwarzają Twoje dane osobowe przez nas udostępnione we własnym imieniu, w zakresie uzasadnionym przepisami prawa regulującymi obszar ich działalności np. kancelarie prawne, poczta polska, banki, instytucje płatnicze,
3. inne podmioty, które wykażą podstawę prawną do ich pozyskania.

Okres przechowywania danych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przetwarzamy Twoje dane osobowe przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Twoje dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.

Twoje dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do zrealizowania zamówionej przez Ciebie usługi, a następnie będą przez nas przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa.

W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust 1 lit a RODO) przysługuje Ci prawo jej cofnięcia w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych, okresy liczymy w latach od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdego zdarzenia wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym. Dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem.

Wymóg podania danych

Gdy przekazujesz nam swoje dane osobowe bezpośrednio jest to dobrowolne, przy czym niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy i nawiązania relacji. Niepodanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości zawarcia lub wykonywania umowy, jak również utrzymywania relacji.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

Transfer danych osobowych poza kraje ue/eog

Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

Zawsze informujemy o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

W ramach usługi korzystamy z Google Workspace jako dostawcy usług e-mail oraz pakietu aplikacji biurowych, w tym aplikacji do wideokonferencji Google Meet, więc odbiorcą Twoich danych dostarczonych nam za pośrednictwem tych narzędzi jest Google Ireland Limited z siedzibą w Dublinie. Z polityką prywatności Google możesz zapoznać się tutaj. Usługę Google Workspace skonfigurowaliśmy w sposób bezpieczny i nie przekazujemy Twoich danych poza EOG.

Świadcząc usługę wsparcia rejestracji działalności gospodarczej korzystamy również z systemu rezerwacji Calendesk, za pośrednictwem którego można umówić rozmowę z konsultantem. Właścicielem systemu oraz odbiorcą Twoich danych jest MPR Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Floriańskiej 6 lok. 02, 03-707 Warszawa.

Niezależnie od powyższego, niektórzy dostawcy pomocniczych usług IT, które wykorzystujemy w naszej działalności przesyłają dane osobowe do państw trzecich, w tym USA, w oparciu o mechanizm standardowych klauzul umownych, wiążących reguł korporacyjnych lub inny dopuszczony zgodnie z przepisami RODO. Jeżeli masz szczegółowe pytania dotyczące transferu Twoich danych skontaktuj się z nami przesyłając e-mail na adres: iod@ifirma.pl

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, podmiotom danych przysługują następujące uprawnienia:

• do dostępu – uzyskanie od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są Twoje dane osobowe. Jeżeli dane są przetwarzane, jesteś uprawniony do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
• do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
• do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących Twoich danych osobowych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
• do usunięcia danych – żądania usunięcia Twoich danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania, dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania lub były przetwarzane niezgodnie z prawem lub osoba, której dane dotyczą cofnęła zgodę, na której oparte było przetwarzanie (art. 17 RODO);
• do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
  1. kwestionujesz prawidłowość danych osobowych na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
  2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale sprzeciwiasz się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
  3. administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są Ci one potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  4. wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw wniesionego przez Ciebie sprzeciwu;
• do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania (art. 21 RODO).

Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona o odpowiedź na kilka pytań, które umożliwią weryfikację jej tożsamości.

We wszelkich sprawach spornych z zakresu ochrony danych osobowych przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych. Adres kontaktowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych to ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Dane kontaktowe do Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępne są pod linkiem: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt Informacje na temat wnoszenia skarg znajdują się pod adresem:
https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.