Co powinno być podane w nazwie towaru/usługi na wystawionej fakturze

Często przedsiębiorcy mają dylemat co wpisać w polu nazwa towaru/usługi na fakturze.
Poniższy artykuł ma za zadanie pomóc w określaniu powyższej nazwy, przedstawi podstawowe zasady jej tworzenia.

Żaden przepis nie definiuje jak konkretnie powinna wyglądać ta nazwa. Możemy się tu odnieść jedynie do interpretacji indywidualnych w tym zakresie, które wskazują, iż nazwa powinna być tak skonstruowana, aby można było na jej podstawie dokładnie określić indywidualnie zakupiony towar lub usługę i prawidłowo ustalić stawkę i kwotę podatku. Zapis ma umożliwiać identyfikację zakupionego towaru lub usługi i odzwierciedlać faktyczne zdarzenie.

Przykład 1. Dentysta w nazwie usługi może wpisywać np. usługa stomatologiczna.
Nie trzeba posługiwać się specjalistycznymi określeniami dotyczącymi szczegółowych świadczeń, nie mają one wpływu na stawkę podatku VAT.

Przykład 2. Sprzedaż w kwiaciarni.
Wystarczy w nazwie towaru wpisać np. kwiaty cięte, bez podawania rodzajów kwiatów.
Nie mają one wpływu na stawki podatku VAT.

Przykład 3. Grafik komputerowy nie powinien w nazwie usługi wpisywać tylko „usługi graficzne”. Powinno się wpisywać poszczególne produkty/usługi, które można zidentyfikować. Przykładowo:
a) projektowanie strony internetowej
b) stworzenie logotypu.

Przykład 4. Programista w nazwie towaru/usługi wpisuje np.:

Przykład 5. Usługa remontowa wykonywana etapami określonymi w umowie.
Po zakończeniu każdego etapu określonego w umowie wystawiana jest faktura, gdzie w nazwie towaru/usługi można wpisać np. oddanie/wykonanie etapu I prac remontowych zgodnie z umową zawartą… (określenie umowy), ilość 1, jednostka szt. cena jednostkowa – to cena określona za dany etap.
Po zakończeniu kolejnych etapów zostaną wystawione kolejne faktury z analogiczną nazwą towaru/usługi.

Przykład 6. Sprzedaż produktu przez Internet, np. lalki. Mamy tu 2 możliwości do wpisania nazwy towaru na fakturze:

Uwaga: nie należy na fakturach wpisywać zbyt ogólnie nazwy towaru lub usługi i przede wszystkim nazwy niezgodnej z rzeczywistością.

Dodatkowa uwaga: pole PKWiU/CN* uzupełnia się obowiązkowo jeśli sprzedaż objęta jest stawką VAT zwolniony. Serwis wymaga również podania symbolu PKWiU/CN na fakturach dotyczących sprzedaży z odwrotnym obciążeniem w obrocie krajowym (nie jest to obowiązek wynikający z przepisów).

*Począwszy od lipca 2020 r. dla celów VAT, z drobnymi wyjątkami, stosujemy:

• w przypadku usług PKWiU 2015
• w przypadku towarów CN (Nomenklaturę Scaloną).

Obie klasyfikacje dostępne są na stronie Głównego Urzędu Statystycznego.

Kolejnym elementem, który pojawił się na formularzu faktury w serwisie ifirma.pl jest pole GTU. Określenie dla danej pozycji faktury właściwej grupy towarów i usług jest wymogiem wynikającym z danych, które musi zawierać ewidencja VAT. Element ten nie występuje na fakturach wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnienia z VAT.
Więcej na temat GTU tutaj. Jeśli dla danej pozycji żadna z trzynastu grup GTU nie ma zastosowania pole zostawiamy puste.

W serwisie ifirma.pl mogą pojawić się wątpliwości co wpisać w nazwie towaru lub usługi w poniższych formularzach faktur:

1. Zakładka Faktury ➡ Wystaw inną ➡ Faktura zaliczkowa.

W pozycji faktury wpisujemy, iż faktura dotyczy zaliczki na poczet realizacji konkretnej usługi/dostawy towarów i podajemy kwotę wpłaconej zaliczki. Jednostka szt., ilość 1.

Czyli np. zaliczka na poczet realizacji usługi (nazwa usługi) lub zaliczka zgodnie z umową (określenie umowy).

Natomiast w pozycji zamówienia podajemy nazwę całej usługi lub towaru i całą kwotę transakcji (jeśli jej nie znamy, to przewidywaną kwotę).

Podczas wystawienia faktury końcowej do faktury zaliczkowej w nazwie towaru lub usługi wpisujemy całą nazwę danej usługi/towaru. Na podstawie powyższego przykładu będzie to „projekt graficzny strony internetowej”. W pozycji faktury dotyczącej ceny podajemy cenę całkowitą danej usługi/towaru, nie odejmujemy samodzielnie kwoty wpłaconych zaliczek. Nie ma to być kwota dopłacana na podstawie faktury końcowej.

2. Zakładka Faktury ➡ Wystaw inną ➡ Pozostałe rodzaje ➡ Świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b oraz Świadczenie usług poza terytorium kraju.

Pojawia się na powyższych formularzach dodatkowe pole- nazwa usługi- widoczne po prawej stronie.
Podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium Polski, zobowiązani są do wykazania w prowadzonej przez siebie w ewidencji nazwę usługi (art. 109 ust. 3a ustawy VAT), czyli określenie rodzaju usługi (np. usługi reklamowe). Nazwa z tego pola zostanie pobrana tylko i wyłącznie do ewidencji sprzedaży VAT.

W serwisie na formularzach faktur wystawianych w walucie jest dodatkowe pole nazwy towaru/usługi w języku obcym – nie jest to pole obowiązkowe, ale oczywiście można uzupełnić te dane.

Autor: Monika Kobylak – ifirma.pl