Własna działalność gospodarcza a najem prywatny – jak wygląda rozliczenie?

Wiele osób, które prowadzą działalność gospodarczą i równolegle wynajmują mieszkanie w ramach najmu prywatnego, ma szereg dylematów związanych w szczególności z rozliczeniami podatkowymi. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem własnej działalności gospodarczej i najmu prywatnego w kontekście rozliczeń podatkowych.

1. Najem prywatny, czy w działalności gospodarczej?

Jeżeli prowadzona jest własna działalność gospodarcza i zaczynamy wynajmować mieszkanie, lokal użytkowy, garaż lub inną nieruchomość powstaje pytanie, w jaki sposób powinny być rozliczane przychody z tego tytułu? Przepisy nie definiują ani najmu prywatnego, ani najmu w ramach działalności gospodarczej. Jednak z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) dowiemy się, że stanowią odrębne źródła przychodów. Poniżej spróbujemy nieco usystematyzować informacje na temat najmu prywatnego i w działalności gospodarczej.

2. Najem a podatek VAT

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że jeśli wynajmują nieruchomość, to podlegają pod przepisy ustawy o podatku VAT i mogą się stać podatnikami VAT. Nie ma przy tym znaczenia, czy odbywa się to w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, czy poza nią.

Jeżeli chodzi o rozliczenie na gruncie VAT, to kluczowe będzie czy najem jest prywatny, czy w działalności gospodarczej. Dodatkowo trzeba będzie ustalić, czy jest to:

• najem na cele mieszkalne, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego w VAT – oznaczenie stawki na fakturze “zw” z podaniem podstawy prawnej zwolnienia (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT),
• najem lokali użytkowych opodatkowanych stawką 23%
• najem krótkoterminowy ze stawką 8%.

3. Własna działalność gospodarcza a najem prywatny – jak wygląda rozliczenie w podatku dochodowym?

Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą i prywatnie wynajmujemy nieruchomość, to zasady rozliczania w podatku dochodowym wyglądają następująco.

Przykład 1

Pan Jacek ma firmę jednoosobową, z której dochody opodatkowane są podatkiem liniowym. Poza działalnością gospodarczą wynajmuje mieszkanie prywatne. Przychody z najmu prywatnego muszą być opodatkowane na ryczałcie. Po zakończeniu roku podatkowego będzie miał obowiązek złożyć zeznanie PIT-36L z działalności gospodarczej i PIT-28 z najmu prywatnego.,/p>

Przykład 2

Pani Ilona wybrała opodatkowanie ryczałtem w prowadzonej działalności gospodarczej i dodatkowo wynajmuje prywatne nieruchomość. W tym przypadku po zakończeniu roku podatkowego pani Ilona złoży jedno rozliczenie roczne PIT-28, w którym wykaże zarówno przychody z działalności, jak i najmu prywatnego. ,/p>

4. Własna działalność gospodarcza a najem prywatny – jak wygląda rozliczenie w podatku VAT?

Jeśli chodzi o rozliczenie na gruncie podatku VAT, to kluczowe będzie czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy może korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. W pierwszym przypadku ma obowiązek składać JPK_V7 a w takim przypadku najem prywatny będzie także wykazywany w tym pliku.

Przykład 3

Pan Błażej prowadzi działalność gospodarczą i jest czynnym podatnikiem VAT, a poza działalnością wynajmuje mieszkanie na cele mieszkalne. W tej sytuacji w JPK_V7 będzie wykazywał również przychody z najmu prywatnego w części rozliczenia podatku należnego, jako świadczenie usług na terytorium kraju zwolnione od podatku VAT.

Przykład 4

Pan Michał prowadzi działalność gospodarczą i korzysta ze zwolnienia podmiotowego do kwoty 200.000 zł. Poza działalnością wynajmuje lokal użytkowy. W takim przypadku do limitu zwolnienia będą wliczane zarówno przychody z działalności gospodarczej, jak i najmu i jeśli zostanie przekroczony limit 200.000 zł, pan Michał będzie wystawiał faktury z podatkiem VAT, zarówno z działalności, jak i najmu. Całość sprzedaży będzie wykazywany w JPK_V7.

5. Najem i działalność gospodarcza a proporcja w VAT

Problematyczna i kłopotliwa może być sytuacja, w której przedsiębiorca prowadzi działalność opodatkowaną i wynajmuje nieruchomość mieszkalną, która podlega pod zwolnienie przedmiotowe w VAT. Rodzi się pytanie, czy w takim przypadku powinna być wyliczana proporcja do rozliczania podatku VAT naliczonego od pewnej kategorii wydatków? Odpowiedź na to pytanie powinna być jedna, a mianowicie przedsiębiorca powinien uwzględniać przychody z najmu przy obliczaniu wskaźnika proporcji w VAT.

6. Najem a kasa fiskalna

Kolejnym tematem, którym powinien zainteresować się podmiot trudniący się wynajmowaniem budynków, budowli, lokali bez względu na ich charakter jest ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej. Nie ma przy tym znaczenia czy mamy do czynienia z najmem w działalności gospodarczej, czy prywatnym. W jednym i drugim przypadku obowiązują te same zasady, o których jest mowa w ustawie o podatku VAT.

Likwidacja działalności a najem prywatny

Może się tak zdarzyć, że przedsiębiorca zdecyduje się zlikwidować działalność gospodarczą. W takiej sytuacji jeśli jest czynnym podatnikiem VAT i rozlicza najem prywatny w JPK_V7, to powinien wiedzieć, że nawet po likwidacji działalności będzie miał obowiązek składać co miesiąc jednolity plik kontrolny, w którym będą wykazywane przychody tylko z najmu. W takim przypadku wiele będzie zależało od tego czy jest to najem na cele mieszkalne, czy inne.

Przykład 5

Pani Natalia w grudniu 2024 roku zlikwidowała działalność gospodarczą, jednak nie mogła złożyć wyrejestrowania z VAT, ponieważ w JPK_V7 był rozliczany również najem prywatny, który korzystał ze zwolnienia przedmiotowego. W takim przypadku pani Natalia może w dowolnym miesiącu 2025 roku powrócić do zwolnienia przedmiotowego, bez względu na to, jaki obrót osiągnęła w 2024 roku. W tym celu powinna złożyć zgłoszenie aktualizujące VAT-R do urzędu skarbowego, na którym zaznaczy, że będzie wykonywała tylko czynności zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1.

Przykład 6

Pani Paulina zlikwidowała działalność gospodarczą w grudniu 2024 roku, jednak z racji tego, że w VAT rozliczała najem prywatny opodatkowany 8% stawką VAT, to musi w dalszym ciągu składać JPK_V7. Jeśli pani Paulina będzie chciała powrócić do zwolnienia podmiotowego, to musi spełniać warunek obrotu do kwoty 200.000 zł. Jeśli za 2024 rok ten limit nie został przekroczony, to może z najmem powrócić do zwolnienia podmiotowego najwcześniej od stycznia 2026 r.

8. Najem prywatny w serwisie ifirma.pl

Użytkownicy serwisu, uzyskujący przychodu z najmu prywatnego, mają możliwość prowadzenia rozliczeń tego najmu w serwisie.
Możliwość ta obejmuje wprowadzenie informacji o przedmiotach najmu, dodanie umów najmu oraz wystawianie faktur za najem. Na tej podstawie w serwisie prowadzona jest ewidencja najmu oraz wyliczane jest zobowiązanie podatkowe.

Szczegółowa instrukcja dotycząca rozliczenia najmu prywatnego w serwisie znajduje się tutaj.

Powyższa funkcjonalność dostępna jest w usłudze księgowości internetowej oraz biurze rachunkowym.

9. Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszony został temat rozliczania własnej działalności gospodarczej i najmu prywatnego.

Jak się okazuje rozliczanie najmu prywatnego, jak jest prowadzona działalność gospodarcza, nie jest wcale takie proste. W podatku dochodowym najem prywatny będzie zawsze opodatkowany ryczałtem. W publikacji wskazano, na co zwrócić uwagę przy dokonywaniu rozliczeń.

Natomiast na gruncie podatku VAT pozostaje bez znaczenia czy jest prowadzona działalność gospodarcza, czy nie. Przepisy ustawy o podatku VAT odnoszą się zarówno do osób prowadzących, jak i nieprowadzących działalności. Jeśli najem prywatny nie jest opodatkowany w VAT stawką 8% lub 23% to musi być pilnowany limit obrotu 200.000 zł, nawet jeśli nie jest prowadzona działalność gospodarcza. W przypadku likwidacji działalności może zaistnieć konieczność dalszego rozliczania podatku VAT tylko z najmu prywatnego, chyba że zostaną spełnione warunki do powrotu do zwolnienia podmiotowego w VAT.

Autor: Małgorzata Jagusiak