Logi aktywności – Konfiguracja

1. Do czego służą logi aktywności w serwisie?

Logi aktywności pozwalają sprawdzić na koncie historię logowań wszystkich Użytkowników oraz wszelkich czynności wykonanych na koncie.

2. Gdzie znajdę logi aktywności w serwisie?

Opcja ta dostępna jest w zakładce Login → Konfiguracja → Logi aktywności

następnie wchodzimy na opcję Wyszukiwarki

wtedy wyświetlą się możliwe funkcje wyszukiwarki

3. Zakres filtrowania danych

Główny Użytkownik lub Użytkownik mający uprawnienia super konta może wyszukać potrzebne dane po wybraniu odpowiedniego zakresu Daty od – Daty do, Roku/Miesiąca księgowego, Modułu, Rodzaju akcji oraz Użytkownika.

W tym celu w konfiguracji Logi aktywności należy wybrać odpowiednie parametry dla uzyskania odpowiednich informacji.

Przykład 1.

Główny użytkownik serwisu mający uprawnienia super konta przy wystawianiu faktury sprzedaży w miesiącu grudniu 2024 z datą wystawienia 15.01.2025 zauważył, że brakuje wystawionej faktury z numerem 1/1/G/2025.
Ponieważ na koncie jest jeszcze jeden użytkownik z uprawnieniami super konta, który również wystawia faktury sprzedaży to może dokonać sprawdzenia kiedy została usunięta faktura przez innego użytkownika z konta.

W logach aktywności wybiera wtedy:

• zakres dat od 01.12.2024 do 16.01.2025,
• w polu Rok/Miesiąc księgowy pozostawiamy Dowolny,
• w polu Moduł Przychody,
• w polu Rodzaj akcji Usunięcie obiektu,
• w polu Użytkownicy login Użytkownika,
• następnie wygeneruj.

Z powyższych informacji wynika, że faktura z numerem 2/12/G/2024 została usunięta przez drugiego użytkownika o wskazanym loginie z uprawnieniami super konta w dniu 16.01.2025 o godzinie 14:16. Usunięta faktura sprzedaży dotyczyła miesiąca grudnia 2024.

W drugim zapisie logów widoczna jest informacja o usunięciu kolejnej faktury z numer 5/11/G/2024 z miesiąca listopada 2024 przez tego samego użytkownika.

a. Data od – Data do oraz Rok/Miesiąc księgowy

Opcja ta umożliwia filtrowanie danych historycznych jak i bieżących po wybraniu odpowiedniego zakresu dat od – do.

Przy wyszukiwaniu danych wystarczy podać tylko datę od np. 01.12.2024 bez uzupełniania daty do ….. oraz wybrania odpowiedniego modułu wtedy serwis wyświetli czynności wykonywane od wskazanej daty do dnia bieżącego.

oraz po Roku/Miesiącu księgowym (w tym polu można podać dowolny rok lub wybrany dowolny miesiąc w danym roku).

Wybranie w polu Rok/Miesiąc księgowy samego roku 2025, a w polu Miesiąc księgowy dowolny spowoduje, że serwis wtedy wyświetli wszelkie czynności wykonane w całym roku 2025 przez wybranego użytkownika.

Z wyświetlonych informacji wynika, że w roku 2025 generowane były deklaracje ZUS, PIT-4, PIT-5 oraz JPKV7.
Przy wszystkich komunikatach informujących o wygenerowaniu deklaracji mamy podaną datę i godzinę utworzenia formularza oraz miesiąc księgowy, którego dotyczy wygenerowana deklaracja.

b. Moduł

Opcja Moduł umożliwia filtrowanie wykonanych czynności na koncie po wybraniu jednego z poniższych zadań:

• Dowolny,
• API,
• Aplikacje mobilne,
• CRM,
• Deklaracje,
• Deklaracje elektroniczne,
• eCommerce,
• Ewidencje,
• Kontrahenci,
• Majątek,
• Pojazdy,
• Pracownicy,
• Przychody (dotyczy dokumentów sprzedaży wystawionych przez zakładkę Sprzedaż > Rachunki/Faktury oraz Inne przychody),
• Serwis (wybranie tego modułu informuje o zalogowaniu i wylogowaniu z serwisu każdego użytkownika),
• Ustawienia (dotyczy zmiany: miesiąca księgowego, uprawnień użytkownik, ustawień podatkowych PIT i VAT, danych właściciela DRA, danych właściciela/firmy konta, dodania informacji o zawieszeniu działalności, aktywacji i dezaktywacji IP BOX, wygenerowanie i usunięcia kluczy API, dodania szablonu faktury),
• Wydatki,
• Zobowiązania.

Przykład 2.

Przedsiębiorca zatrudniający dwóch pracowników na umowę o pracę przy wystawianiu w miesiącu styczniu 2025 rachunków do umowy o pracę zauważył, że w serwisie nie ma wystawionego rachunku dla jednego z pracowników za miesiąc grudzień 2024.

W logach aktywności wybiera wtedy:

• Rok 2024, miesiąc księgowy dowolny,
• w polu Moduł Pracownicy,
• w polu Rodzaj akcji dowolny,
• w polu Użytkownicy login głównego Użytkownika lub login użytkownika, który zajmował się wystawianiem rachunków dla pracownika w serwisie,
• następnie wygeneruj.

Z wyświetlonych informacji wynika, że został wystawiony tylko jeden rachunek do umowy o pracę dla pracownika zatrudnionego jako Mechanik:
– za grudzień 2024 w dniu 16.01.2025 o godzinie 16:08.
Brakuje drugiego rachunku dla pracownika zatrudnionego jako Pracownik biurowy za grudzień 2024.

c. Rodzaj akcji

Opcja Rodzaj akcji umożliwia filtrowanie wykonanych czynności po wybraniu jednego z poniższych zadań:

• Dowolny,
• Aktualizacja,
• Dodanie nowego obiektu,
• Logowanie,
• Usunięcie obiektu,
• Wygenerowanie deklaracji,
• Zmiana ustawień księgowych.

Wybranie rodzaju akcji:

• Dowolny pozwoli na wyszukanie wszystkich czynności wykonanych na koncie.
• Aktualizacja pozwoli na wyszukanie czynności, które dotyczyły zmiany:
• danych pracownika,
• danych właściciela/firmy,
• danych faktury/korekty,
• danych przychodu uniwersalnego vat i nie vat,
• danych wydruku dobowego/miesięcznego z kasy fiskalnej,
• danych wydatku,
• ustawień PIT/VAT,
• danych pojazdy,
• daty opłacenia ZUS pracownika/pracodawcy,
• daty opłacenia zobowiązania do wynagrodzenia pracownika,
• aktywacja i dezaktywacja IP BOX,
• edycji ewideancji IP BOX,
• danych użytkownika,
• danych kontrahenta,
• daty opłacenia podatków,
• pozycji ewidencji zakupów vat,
• domyślnego ustawienia faktur/rachunków,
• modyfikacji e-płatności,
• produktu w zakładce Sprzedaż → Towary i usługi,
• listy standardowych wydatków.
• Dodanie nowego obiektu pozwoli na wyszukanie czynności, które dotyczyły dodania:
• umowy o pracę, zlecenia i o dzieło z pracownikiem,
• rachunku do umowy o pracę, zlecenia lub o dzieło z pracownikiem,
• wydruku dobowego/miesięcznego z kasy fiskalnej,
• nowej pozycji na liście standardowych wydatków,
• informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej,
• konta bankowego.
• Logowanie pozwoli sprawdzić kiedy i jaki użytkownik logował się i wylogowywał z konta.
• Usunięcie obiektu pozwoli na wyszukanie czynności które dotyczyły usunięcia:
• wydatków i korekt do wydatków,
• rachunku/faktury sprzedaży i korekt,
• usunięcia przychodu uniwersalnego vat i nie vat,
• dowodu księgowego,
• remanent,
• pozycji ewidencji sprzedaży i zakupu vat,
• płatności za podatek VAT należny w procedurze OSS i IOSS,
• płatności za podatek od towarów i usług, podatku dochodowego, zryczałtowany podatek dochodowy.
• Wygenerowanie deklaracji pozwoli na wyszukanie czynności, które dotyczyły wygenerowania deklaracji:
• PIT5 i PIT-28,
• PIT-4, PIT-4R,
• PIT-11,
• JPKV7, JPKV7,
• ZUS z załącznikami,
• VAT-9M i VAT-8,
• VAT-UE,
• OSS i IOSS,
• VIU-R i VII-R,
• VAT-26,
• umorzenia środków trwałych,
• Zmiana ustawień księgowych dotyczy zmiany miesiąca księgowego na koncie.

Przykład 3.

Przedsiębiorca rozwiązał umowę współpracy z pracownikiem. Były pracownik logował się do serwisu jako użytkownik z uprawnieniami tylko do wystawiania faktur. Przedsiębiorca zapomniał w dniu rozwiązania umowy tj. 01.01.2025 zabrać uprawnienia do logowania na konto byłemu pracownikowi.

W danych użytkownika informacje o braku możliwości zalogowania się na konto zostały wprowadzone dopiero 10.01.2025.
Użytkownik może sprawdzić po logach aktywności czy pracownik, z którym rozwiązał umowę współpracy, logował się na konto bez jego zgody.

W logach aktywności wybiera wtedy:

• w polu Data od 01.01.2025 Data do 10.01.2025,
• w polu Moduł Serwis lub Dowolny,
• w polu Rodzaj akcji Logowanie,
• w polu użytkownik login z którego logował się pracownik,
• następnie wygeneruj.

Z wyświetlonych informacji wynika, że pracownik, z którym została rozwiązana umową współpracy w okresie od 01-10.01.2025 nie logował się na konto byłego pracodawcy.

d. Użytkownicy

Opcja użytkownika umożliwia wyszukanie ruchów dokonanych na koncie poprzez konkretną osobę. Możliwość filtrowania danych wg tego parametru jest dostępna tylko dla głównego użytkownika jak i innego użytkownika z uprawnieniami super konta.

Użytkownik konta, który posiada ograniczone uprawnienia np. tylko do samych Przychodów czy CRM nie ma możliwości weryfikacji czynności na koncie wykonywanych przez innego użytkownika. W przypadku użytkowników z ograniczonymi uprawnieniami mogą oni dokonywać sprawdzania wyłącznie swoich aktywności.

Dodanie nowego użytkownika oraz udzielenie uprawnień nowemu użytkownikowi, w ramach których będzie korzystał z serwisu, dodajemy w zakładce Login → Konfiguracja → Użytkownicy.

Więcej informacji odnośnie dodanie nowego użytkownika i udzieleniu uprawnień dostępne jest tutaj.

Przykład 4.

Użytkownik w okresie od 01 listopada 2024 do 31 grudnia 2024 miał zawieszoną działalność gospodarczą, więc nie korzystał z konta.
Po zalogowaniu się na konto zauważył, że w zakładce Księgowość → Deklaracje → Deklaracje widoczne są wygenerowane deklaracja ZUS, PIT i JPKV7 dotyczące listopada 2024, czyli za okres, w którym miał zawieszoną działalność gospodarczą.
Ponieważ nie pamiętał, aby wykonywał generowania deklaracji ZUS, PIT i JPKV7 w czasie zawieszenia działalności, to postanowił to sprawdzić w logach aktywności.

W logach aktywności wybiera wtedy:

• w polu Data od 01.11.2024 Data do 31.12.2024,
• w polu Moduł Deklaracje,
• w polu Rodzaj akcji Wygenerowanie deklaracji,
• w polu użytkownik Dowolny ponieważ jest tylko jeden główny użytkownik na koncie,
• następnie wygeneruj.

Z wyświetlonych informacji wynika, że główny użytkownik sam wygenerował deklaracje ZUS, PIT i JPKV7 dnia 04 grudnia 2024 o godzinie 12:23.

Przykład 5.

Użytkownik zatrudniający kilku pracowników w firmie chce sprawdzić, czy w okresie pomiędzy 25.01.2025 – 30.01.2025 były wystawiane faktury sprzedaży przez jednego z pracowników, który loguje się na konto z uprawnieniami tylko do wystawiania faktur.
Przedsiębiorca z uprawnieniami super konta może takie informacje wyfiltrować po zaznaczeniu odpowiednich kryteriów w logach aktywności i następnie po wybraniu opcji wyszukaj.

W logach aktywności wybiera wtedy:

• w polu Data od 24.01.2025 Data do 30.01.2025,
• w polu Moduł Przychody,
• w polu Rodzaj akcji Dodanie nowego obiektu,
• w polu użytkownik login z którego logował się pracownik,
• następnie wygeneruj.

Jeżeli w okresie od 24 do 30.01.2025 były wystawiane faktury sprzedaży lub księgowane inne przychody, to serwis wyświetli wszelkie czynności, podając czas wystawienia dokumentu, rodzaj i numer faktury oraz miesiąc księgowy, którego dotyczyła faktura przychodowa.

Z wyświetlonych informacji wynika, że pracownik w dniu 26-01-2025:

• o godzinie 18:48 wystawił fakturę krajową numer 1/WW/2025 która dotyczyła miesiąca stycznia 2025, oraz
• o godzinie 18:49 dodał wydruk dobowy z kasy fiskalnej numer 1/2025 który dotyczył miesiąca stycznia 2025.

Autor: Marzena Łukasik – ifirma.pl