Jak prawidłowo zaksięgować fakturę?

Księgowanie przy założeniu, że data wystawienia jest zgodna z miesiącem powstania prawa do odliczenia podatku VAT.

1. Księgowanie zakupu towarów handlowych/ materiałów
   Ustawiamy miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia dokumentu, zakładka wydatki ➡ dodaj wydatek ➡ zakup towarów handlowych i materiałów ➡ faktura.
2. Koszt prowadzenia firmy
   Księgowanie w miesiącu księgowym zgodnym z datą wystawienia dokumentu, zakładka wydatki ➡ dodaj wydatek ➡ koszt prowadzenia firmy ➡ faktura.
3. Środek trwały/wartość niematerialna i prawna
   Zakładka majątek ➡ rejestr środków trwałych ➡ dodaj ➡ zakup środka trwałego na fakturę VAT lub zakup wartości niematerialnej i prawnej na fakturę VAT ➡ dodaj.
   Stosowanie tych formularzy będzie prawidłowe, jeśli księgowana faktura zawiera wszystkie koszty wchodzące do wartości początkowej składnika majątku oraz kiedy zakup jest potwierdzony jedną fakturą (nie ma zaliczek i faktury końcowej). Dodatkowo księgowanie przez ten formularz będzie prawidłowe jeśli miesiąc zakupu składnika majątku jest miesiącem przyjęcia go do używania. W pozostałych przypadkach prosimy o kontakt z BOK.
4. Wyposażenie
   Zakładka majątek ➡ rejestr wyposażenia ➡ dodaj ➡ zakup wyposażenia na fakturę VAT.
   Stosowanie tego formularza będzie prawidłowe, jeśli księgowana faktura zawiera wszystkie koszty wchodzące to wartości początkowej składnika majątku oraz kiedy zakup jest potwierdzony jedną fakturą (nie ma zaliczek i faktury końcowej). Dodatkowo księgowanie przez ten formularz będzie prawidłowe jeśli miesiąc zakupu składnika majątku jest miesiącem przyjęcia go do używania. W pozostałych przypadkach prosimy o kontakt z BOK.
5. Wydatek związany z pojazdem
   Zakładka pojazdy ➡ wszystkie operacje ➡ rozliczenie pojazdu (obok pojazdu, którego wydatek dotyczy), dodaj koszt pojazdu. Pojawi się lista możliwych do wprowadzenia wydatków np. zakup paliwa ➡ faktura VAT, Inne koszty ➡ faktura VAT lub rata leasingowa ➡ faktura VAT. Rodzaj dostępnych opcji zależy od sposobu w jaki został wprowadzony pojazd.

Od początku 2013 roku dla wydatków należy wpisywać datę opłacenia – jest to ważne z punktu widzenia podatku dochodowego i podatku VAT. Jeśli wydatek był płacony np. gotówką w momencie zakupu, to wtedy można zaznaczyć checkbox zapłacono całość w dacie wystawienia.
W przypadku faktur dotyczących zakupu towarów handlowych i materiałów, na formularzu znajduje się opcja do wprowadzania kosztów wysyłki. Checkbox zapłacono całość w dacie wystawienia nie odnosi się do wartości wprowadzonych kosztów wysyłki. Te należy oznaczyć jako opłacone w zakładce wydatki ➡ lista wydatków ➡ wprowadź (przy danej fakturze w kolumnie pozostałe).

W latach 2013-2015 nieopłacone wydatki podlegały tzw. obowiązkowej korekcie, zgodnie z którą konieczne byłoby wyksięgowanie z kosztów nieopłaconej części wydatków po upływie określonych w przepisach terminów. Przeterminowanie w podatku dochodowym nie było uwzględniane dla wydatków wprowadzonych przez zakładkę majątek ➡ rejestr środków trwałych oraz wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów osobowych niefirmowych, dla których koszty są księgowane po uwzględnieniu ewid. przebiegu pojazdu.
Jeśli np. środek trwały czy wartość niematerialna i prawna lub jakikolwiek inny wydatek został zakupiony we wskazanym okresie na raty i raty te będą płacone na rzecz sprzedawcy, prosimy o kontakt z BOK. Jeśli raty spłacane są np. na rzecz banku, traktujemy wydatek jako opłacony.

Księgowanie w przypadku kiedy data wystawienia dokumentu nie jest zgodna z miesiącem (momentem) odliczenia podatku VAT.

Takie sytuacje mają miejsce np. gdy kontrahent wystawi fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, gdy otrzymamy fakturę w miesiącu kolejnym po jej wystawieniu lub gdy chcemy rozliczyć VAT w kolejnym okresie.

W takim wypadku najbezpieczniejszym sposobem jest oddzielne księgowanie kosztu do KPiR oraz podatku VAT do ewid. zakupów VAT.

• zakładka wydatki ➡ dodaj wydatek ➡ zakup towarów handlowych i materiałów/ koszt prowadzenia firmy ➡ inny.
  W formularzu jako dokument wybieramy fakturę i wpisujemy kwotę netto dokumentu. Dla wydatku wprowadzonego w ten sposób serwis wyliczy datę przeterminowania PIT i zaksięguje ewentualne korekty związane z brakiem zapłaty do tej daty.
• zakładka ewidencje ➡ ewidencja zakupów VAT ➡ dodaj poz. ewidencji zakupów VAT.
  W formularzu wprowadzamy dane z faktury, w polu data wystawienia podajemy datę, w której podatek VAT ma być rozliczony. Na wydruku ewid. zakupów VAT należy wprowadzić ręczną zmianę tej daty na faktyczną. W przypadku wprowadzania zapisu bezpośrednio do ewidencji VAT serwis nie pilnuje daty przeterminowania w podatku VAT. Jeśli użytkownik spóźnia się z zapłatą wydatku co najmniej 150 dni od terminu płatności konieczne będzie skorygowanie odliczenie podatku VAT. W takim wypadku prosimy o kontakt z BOK.

Jeśli wydatek został opłacony w dacie wystawienia lub najpóźniej w ciągu 150 dni od terminu płatności (dla wydatków nabytych po 1 stycznia 2016), to można skorzystać z formularza wydatku uniwersalnego w zakładce wydatki. Księgowanie wygląda wówczs następująco:

• należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia,
• wejść w zakładkę wydatki ➡ dodaj wydatek ➡ uniwersalny ➡ faktura.
• pole wpływu należy zostawić puste, w polu wpis do KPiR – wybrać odpowiednią kolumnę księgi,
• w polu wpis do ewid. zakupów VAT – zgodnie z „Datą księgowania w ewid. zakupów VAT”, pole mnożnika można pominąć.

Dodatkowo należy oznaczyć wydatek jako opłacony w dacie wystawienia. Nie stosuje się tego formularza np. dla wydatków związanych z pojazdami.

W przypadku faktur wystawionych przed datą powstania obowiązku podatkowego polecane jest odrębne księgowanie do KPiR i ewid. zakupów VAT.