Jak wygenerować deklaracje wyrejestrowujące dla pracowników

W serwisie ifirma.pl deklaracje wyrejestrowujące dla pracownika można wygenerować na dwa sposoby:

1) Pracownicy ➡ Lista pracowników następnie w kolumnie Imię i nazwisko należy wybrać imię i nazwisko pracownika, dla którego będzie generowany druk ZUS ZWUA. W wierszu Profil pracownika po prawej stronie pod Wygeneruj będzie opcja zus zwua.

2) Pracownicy ➡ Lista pracowników następnie w kolumnie Imię i nazwisko należy wybrać imię i nazwisko pracownika, dla którego będzie generowany druk ZUS ZWUA. W wierszu Deklaracje i formularze po prawej stronie w tabeli eDeklaracje ZUS będzie opcja ZUS ZWUA.

1. Wyrejestrowanie – umowa zlecenie

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca zamierza wyrejestrować pracownika, który był zatrudniony na podstawie umowy zlecenie, w druku ZUS ZWUA należy uzupełnić jedynie pola oznaczone wytłuszczonym drukiem:

• typ deklaracji,
• przyczyna wyrejestrowania,
• data wyrejestrowania.

Następnie, system będzie wymagał od nas ponownego potwierdzenia, czy chcemy przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego. Wybieramy opcję tak.

Wygenerowana deklaracja zapisze się w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS w części Deklaracje zgłoszeniowe, gdzie podany będzie status deklaracji.
Jeżeli wszystko będzie poprawnie we wskazanej zakładce pojawi się status deklaracji z informacją, że Przesyłka została przyjęta do ZUS. Z tego miejsca można pobrać potwierdzenie wysłanej deklaracji oraz wydrukować deklaracje wybierając ZWUA.

2. Wyrejestrowanie – umowa o pracę

Aby poprawnie wygenerować deklarację ZUS ZWUA dla pracownika, którego umowa została zakończona, należy uzupełnić wszystkie pola, które wyświetliły się w deklaracji ZUS ZWUA.

Przedsiębiorca wypełnia:

• Typ deklaracji – w przypadku wyrejestrowania pracownika, zaznaczamy opcję wyrejestrowanie z ubezpieczenia.
• Przyczyna wyrejestrowania – ustanie tytułu do ubezpieczenie zaznaczamy w przypadku jeżeli umowa z pracownikiem nie będzie kontynuowana.
• Data wyrejestrowania – podajemy obowiązkowo następny dzień kalendarzowy po dacie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Czyli na przykład, kiedy umowa o pracę zakończyła się dnia 30.06.2021 r., wówczas jako datę wyrejestrowania wskazujemy 01.07.2021 r.
• Data rozwiązania/wygaśnięcia – wskazujemy rzeczywistą datę rozwiązania umowy, czyli dla wskazanego powyżej przykładu będzie to 30.06.2021 r.
• Kod rozwiązania/wygaśnięcia – Po wybraniu opcji wybierz kod z listy, pojawi się możliwość samodzielnego wyboru odpowiedniego kodu rozwiązania/wygaśnięcia umowy z listy wszystkich dostępnych, podanych przez ZUS.

Kod podstawy prawnej – to trzyznakowy kod podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego. Istnieje możliwość wyboru kodu, opcja jest dostępna po wybraniu wybierz kod z listy. Aby rozwinąć znaczenie określonego artykułu w Kodeksie Pracy, wystarczy wybrać podświetlony na niebiesko akt prawny. Po wybraniu rozwinie się pełen opis podstawy prawnej.

Wszystkie kody zostały ujęte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20.12.2018 r. w załączniku nr 24.

Inna podstawa prawna (550) – opcję należy oznaczyć jedynie w przypadku kiedy w kodach podstawy prawnej od 400 do 463 nie udało się dopasować właściwej podstawy, która stanowiła podstawę rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Po zaznaczeniu opcji pojawi się miejsce, w którym należy wprowadzić własną podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Inicjator rozwiązania – w tym miejscu należy wskazać kto zainicjował wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy o pracę – przedsiębiorca czy pracownik. W tej kwestii należy przeanalizować sytuację w jakiej doszło do rozwiązania umowy. Istotne jest aby pracodawca indywidualnie podszedł do każdego z pracowników i zweryfikował przypadek, na podstawie którego doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

Poniżej w tabeli zostały przedstawione najczęściej występujące Kody rozwiązania/wygaśnięcia wraz z powiązanymi z nimi Kodami podstawy prawnej.

Przykład 2.

Z pracownikiem Janem Kowalskim została rozwiązana umowa o pracę z upływem czasu, na która była zawarta z dniem 30.06.2024 r.
W związku ze wskazanym przykładem na druku ZUS ZWUA wyrejestrowujemy pracownika z dniem 01.07.2024 r. Jako kod rozwiązania/wygaśnięcia podajemy 28R oraz kod podstawy prawnej 407 (Art. 30 1.4 Kodeksu Pracy; Umowa o pracę rozwiązuje się z upływem czasu na który była zawarta).

Poniżej znajduje się przykładowo wypełniona deklaracja ZUS ZWUA dla przedstawionego przykładu.

Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.

Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego.

Przekazana elektronicznie deklaracja, będzie widoczna w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS. We wskazanej zakładce, Użytkownik serwisu ma możliwość otworzenia formularza deklaracji oraz podgląd jej statusu.

Jeżeli wszystko będzie poprawnie pojawia się status deklaracji z informacją, że została przyjęta do ZUS. Z tego miejsca można pobrać potwierdzenie wysłanej deklaracji oraz wydrukować deklaracje wchodząc na ZWUA.

a. Wyrejestrowanie – umowa o pracę rozwiązana do 31.12.2018 r. – wyrejestrowanie do 01.01.2019 r.

Aby poprawnie wygenerować deklarację ZUS ZWUA dla pracownika, którego umowa została zakończona przez 31.12.2018 r., należy wypełnić druk analogicznie jak w przypadku umowy zlecenia.

Aby deklaracja została poprawnie przesłana do ZUS należy wypełnić jedynie trzy pierwsze pola:

• typ deklaracji,
• przyczyna wyrejestrowania,
• data wyrejestrowania.

Pozostałej części wniosku przedsiębiorca nie wypełnia, pozostawiając puste pola.

Autor: Ewelina Ciapara – ifirma.pl