Przejście z ulgi Mały ZUS plus na Duży ZUS

Ulga Mały ZUS plus od początku budziła wiele pytań i wątpliwości, ze względu na swoją specyfikę. Przedsiębiorcy mogli z niej korzystać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności, pod warunkiem spełniania określonych kryteriów, szczegółowo opisanych tutaj. Co istotne w przypadku utraty prawa do ulgi konieczne jest zgłoszenie do pełnych składek, a następnie w styczniu następnego roku, jeśli warunki zostaną spełnione, istnieje możliwość ponownego zarejestrowania do Małego ZUS plus.

W praktyce oznacza to, że procedurę zgłoszeniową przedsiębiorca może przechodzić kilkukrotnie w ciągu pięciu lat.

Dodatkowo nowelizacja przepisów w 2023 roku wydłużyła możliwość korzystania z ulgi dla wybranych przedsiębiorców o kolejne 12 miesięcy, co jeszcze bardziej skomplikowało i tak już złożone zasady jej stosowania.

Poniższa instrukcja ma na celu proste i przejrzyste wyjaśnienie schematu dokonania przerejestrowania w przypadku gdy zajdzie taka konieczność.

1. Kogo dotyczy wyrejestrowanie z Małego ZUS Plus

Po upływie okresu 36 miesięcy +12 dodatkowych miesięcy (bonusowe 12 miesięcy dotyczy przedsiębiorców, którzy w 2023 podlegali pod kod ubezpieczenia 0590, czyli Mały ZUS plus więcej na ten temat tutaj), w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej, lub braku spełnienia kryteriów w danym roku do korzystania z ulgi Mały ZUS plus należy wyrejestrować się z kodu 0590xx (Mały ZUS plus) i zarejestrować do kodu 0510xx właściwego dla Dużego ZUS. Na formularzach zgłoszeniowych ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA/ lub ZZA.

Przykład 1

Pani Maria rozpoczęła ulgę Mały ZUS plus od 1 stycznia 2021 roku. Kontynuowała korzystanie z ulgi przez cały 2022 rok.
Przychód za rok 2022 był zbyt wysoki, aby móc skorzystać z ulgi w 2023 roku i Pani Maria dokonała wówczas dnia 1 stycznia 2023 przerejestrowania na formularzu ZWUA z kodu 0590xx, czyli z ulgi Mały ZUS plus, a następnie zarejestrowała się na formularzu ZUS ZUA do tzw. Dużego ZUS, czyli kodu 0510xx.

W styczniu 2024 roku Pani Maria spełniała warunki do skorzystania z ulgi Mały ZUS plus i zgłosiła się do niej ponownie, czyli złożyła ZUS ZWUA z kodu 0510xx (duży ZUS) i ZUA do kodu 0590xx (Mały ZUS Plus).
W styczniu 2025 limit 36 miesięcy korzystania z ulgi został wyczerpany. W związku z tym z datą 1 stycznia 2025 Pani Maria powinna dokonać przerejestrowania na formularzu ZWUA z kodu Mały ZUS plus (0590xx) i zarejestrowania na formularzu ZUS ZUA do Dużego ZUS (0510xx), czas na przerejestrowanie to 7 dni.

Przykład 2

Pan Marian rozpoczął korzystanie z Ulgi Mały ZUS plus od dnia 1 stycznia 2021 r, swoją działalność gospodarczą prowadził nieprzerwanie, bez okresów zawieszenia, natomiast w 2023 r. nabył prawo do dodatkowych 12 miesięcy ulgi Mały ZUS plus, ponieważ był w tym okresie zgłoszony do kodu 0590- czyli Mały ZUS plus. Dzięki temu mógł skorzystać z ulgi Mały ZUS plus przez okres 48 miesięcy, czyli od 1 stycznia 2021 do 31 grudnia 2024. W takiej sytuacji Pan Marian powinien do 7 stycznia 2025 roku wyrejestrować się z kodu 0590xx (Mały ZUS plus) i zarejestrować do kodu 0510xx właściwego dla Dużego ZUS. Na formularzach zgłoszeniowych ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA należy wprowadzić datę 1 stycznia 2025 r.

Użytkownicy serwisu IFIRMA, którzy w konfiguracji składek mają wskazany plan opłacania składek jako Mały ZUS, podczas generowania deklaracji ZUS, przez zakładkę Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje ➡ wygeneruj ZUS.

Widzą komunikat: Limit 36 miesięcy opłacania składek ZUS z ulgą “Mały ZUS” został wykorzystany. Zmień plan opłacania składek ZUS w konfiguracji. Wynika to z tego, iż serwis pilnuje jedynie limitu 36 miesięcy, dodatkowe 12 miesięcy ulgi to przywilej jaki weryfikuje przedsiębiorca we własnym zakresie.

W przypadku kiedy przedsiębiorca korzystał z ulgi Mały ZUS plus w 2023r. i zyskał tym samym przywilej skorzystania z dodatkowych 12 miesięcy, może taki komunikat zignorować i można w serwisie zaznaczyć w takim przypadku opcję:

Rezygnuje z systemowego monitorowania ulgi w zakładce
Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS ➡ edytuj plan

Wówczas przedsiębiorca powinien samodzielnie pamiętać o konieczności przerejestrowania się, posiłkując się Przykładem 2, przedsiębiorca ma termin, aby do 7 stycznia 2025 dokonać przerejestrowania do tzw. dużego ZUS, podając na formularzach ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA datę 1 stycznia 2025.

Użytkownicy, którzy w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS skorzystali z opcji: Limit wykorzystania Ulgi ”Mały ZUS” i wprowadzili w tym miejscu okresy podlegania pod ulgę od 1 stycznia 2021 do 31 grudnia 2023 (36 miesięcy), w przypadku, gdy działalność gospodarcza była prowadzona nieprzerwanie, bez okresów zawieszenia, spotkają się z sytuacją przedstawioną na poniższym poglądowym zrzucie ekranu:

W takim przypadku, w miesiącu księgowym styczeń 2025, podczas próby wygenerowania deklaracji pokaże się komunikat o przekroczeniu limitu 36 miesięcy dla składek w planie Mały ZUS:

Widząc taki komunikat, należy przeanalizować ustawienia wybierając w prawym górnym rogu Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS, czy okres ulgi został poprawnie wprowadzony, jeśli tak, należy dokonać przerejestrowania opisanego w kolejnym punkcie.

2. Wyrejestrowanie z Małego ZUS Plus – generowanie ZUS ZWUA

Aby dokonać wyrejestrowania z ulgi Mały ZUS plus, posiłkując się Przykładem 2, należy ustawić się w miesiącu księgowym styczeń 2025, przejść do zakładki Login ➡ Konfiguracja

deklaracje Zgłoszeniowe ZUS, a następnie należy wybrać opcję ZUS ZWUA

Po otwarciu formularza ZUS ZWUA, należy w części Typ deklaracji, wybrać opcję wyrejestrowanie z ubezpieczeń, jako Przyczyna wyrejestrowania, należy wybrać z listy: Inna przyczyna wyrejestrowania, w polu Data wyrejestrowania, należy wskazać pierwszy dzień, kiedy ulga Mały ZUS plus już nie przysługuje, Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić, poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu. Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję TAK.

Poniżej przykładowy zrzut ekranu:

Deklaracja ZUS ZUA powinna zostać przekazana do wysyłki następnego dnia po uzyskaniu w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony, w części Deklaracje zgłoszeniowe, przy deklaracji ZWUA status Przesyłka przyjęta do ZUS.

Dlatego też w przypadku kiedy wyrejestrowanie ma nastąpić np. na dzień 01.01.2025 roku, wyrejestrowania należy dokonać do 07.01.2025. Proces przerejestrowania najlepiej rozłożyć na dwa dni robocze: jednego dnia wysyłając ZUS ZWUA, drugiego ZUS ZUA lub ZZA (jeśli przedsiębiorca opłaca jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne) wskazując na obu formularzach taką samą datę, czyli dla podanego przykładu: 01.01.2025 r.

3. Zmiana ustawień – według planu Duży ZUS

Aby rejestracja została wykonana z właściwym kodem ubezpieczenia, należy zmienić Plan opłacania składek w konfiguracji systemu. W tym celu należy zmienić miesiąc księgowy miesiąc, w którym przedsiębiorca rejestruje się do planu Duży ZUS np. na styczeń 2025 i przejść do zakładki Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje. Następnie po lewej stronie wybieramy ZUS i u góry strony wybieramy opcję zmień plan.

Jako okres obowiązywania planu należy wprowadzić datę rozpoczęcia planu Duży ZUS, zgodnie dla przykładu: 1 stycznia 2025.

Kolejno należy zaznaczyć w części Plan opłacania składek jako Duży ZUS, natomiast w części Dodatkowe informacje należy wybrać właściwą opcję, domyślnie jest zaznaczona opcja Żadne z powyższych

Następnie należy przejść do części Składki ZUS do opłacenia.

Ustawienia w tej części Składki ZUS do opłacenia są zależne od tego czy przedsiębiorca opłaca pełny zus, czy tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wyniku zbiegu tytułów do ubezpieczeń np. etat z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem.

Jeśli opłaca pełny ZUS to należy wykonać kroki opisane w punkcie 1 czyli ZUA – ustawienia dla pełnych składek ZUS.

jeśli opłaca jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne to należy wykonać kroki opisane w punkcie 2 czyli ZZA – ustawienia dla samej składki zdrowotnej

a) ZUA – ustawienia dla pełnych składek ZUS

Jeżeli przedsiębiorca rejestruje się również do składek społecznych (na druku ZUS ZUA) w tym miejscu jedyną dobrowolną składką przy planie Duży ZUS jest składka na ubezpieczenie chorobowe, jeśli Przedsiębiorca zdecyduje się na jej opłacanie, należy ją w tym miejscu zaznaczyć w kolumnie Rodzaj składki, w odmiennym przypadku pole należy zostawić puste.

Po wprowadzeniu wszystkich zmian, należy na dole wybrać opcję zatwierdź w celu zapisana dokonanych zmian.

Następnie należy przejść do opcji Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i wybrać opcję ZUS ZUA

Po otwarciu formularza ZUS ZUA, jako Typ zgłoszenia należy wybrać opcję: zgłoszenie, Ubezpieczenie obowiązkowe wskazać: emerytalne, rentowe, wypadkowe.

Data powstania obowiązku, należy wskazać taką datą jak na ZWUA, czyli zgodną z pierwszym dniem zakończenia ulgi Mały ZUS plus. Dla przykładu 2 będzie to data: 01-01-2025.

Część dotycząca ubezpieczeń dobrowolnych należy uzupełnić, jeśli Przedsiębiorca zdecydował się na opłacanie dobrowolnej składki na ubezpieczenie chorobowe.

Następnie należy uzupełnić pole Kod wykonywanego zawodu i wybieramy opcję Przekaż do podpisu.

Poniżej znajduje się przykład wypełnienia ZUS ZUA z dobrowolną składką na ubezpieczenie chorobowe

Poniżej znajduje się przykład wypełnienia formularza ZUS ZUA bez dobrowolnej składki na ubezpieczenie chorobowe

Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję TAK

b) ZZA – ustawienia dla samej składki zdrowotnej

Jeżeli u przedsiębiorcy występuje zbieg ubezpieczeń np. oprócz działalności gospodarczej, jest dodatkowo zatrudniony na etacie i osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie, to w części Dodatkowe informacje należy zaznaczyć opcję: Jestem zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem co najmniej 4 666,00 zł brutto

To spowoduje, iż na dole w tabeli Składki ZUS do opłacenia zostanie zaznaczona składka zdrowotna, należy odznaczyć składki społeczne (jeśli przedsiębiorca nie zgłosił chęci ich dobrowolnego opłacania) tak by w efekcie pozostała zaznaczona jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne, co obrazuje poniższy zrzut ekranu.

Aby dokonać zgłoszenia przedsiębiorców, którzy z działalności gospodarczej podlegają jedynie pod składkę zdrowotną, należy wybrać Login w prawym górnym rogu, a następnie Konfiguracja, kolejno wybrać Deklaracje, a następnie Deklaracje Zgłoszeniowe ZUS. Kolejno wybieramy opcję, wygeneruj ZZA.

Jako Typ deklaracji również wybieramy Zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką, jaką wprowadziliśmy w ZWUA. W przypadku jeżeli przedsiębiorca będzie zgłaszał się do Dużego ZUS dla przykładu od stycznia, wpisuje wówczas 01.01.2025 r. Przy zmianie planu opłacania składek, w tym kodu ubezpieczenia, data na deklaracji zgłoszeniowej powinna być taka sama jak na deklaracji wyrejestrowującej.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca będzie np. wznawiał działalność gospodarczą w roku 2025, jako datę rejestracji podajemy pierwszy dzień wznowienia działalności. W przypadku zaś przejścia z Małego ZUS Plus na Duży ZUS będzie to pierwszy dzień miesiąca, od którego przedsiębiorca przechodzi na Duży ZUS.

Następnie wybieramy przekaż do podpisu. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu IFIRMA.

4. Generowanie deklaracji DRA dla planu Duży ZUS

Aby wygenerować deklarację ZUS DRA, należy ustawić się w miesiącu księgowym styczeń 2025,przejść do opcji Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje i należy wybrać opcję wygeneruj ZUS

Następnie pojawią się składki ZUS, jakie przedsiębiorca ma obowiązek zapłacić, skorelowane z ustawieniami dokonanymi w konfiguracji serwisu, jeśli ich wartość się zgadza, należy je zatwierdzić na dole wybierając opcję zatwierdź.

W jaki sposób dokonać wysyłki deklaracji ZUS dowiesz się tutaj.

Podsumowując Mały ZUS plus, jest ulgą, która ma na celu realnie wspierać najmniejsze firmy, ale w praktyce wymaga od przedsiębiorców dużej czujności i częstego monitorowania terminów oraz obowiązków rejestracyjnych. Zasada 36 miesięcy w ciągu 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej powoduje, że ulga ma charakter czasowy i nie może być stosowana nieprzerwanie przez cały okres aktywności gospodarczej.

Po wykorzystaniu limitu 36 miesięcy (lub w niektórych przypadkach 48 miesięcy) przedsiębiorca może powrócić do ulgi po upływie kolejnych 24 miesięcy, tak aby “domknąć” pełne 60 miesięcy prowadzenia działalności.

W praktyce oznacza to, że dopiero po “odczekaniu” dwóch lat bez ulgi, istnieje możliwość ponownego zgłoszenia się do Małego ZUS plus, oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca spełnia wymagane kryteria dotyczące m.in. przychodu więcej na ten temat tutaj.

Co ważne od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie kolejne zmiany, ustawa deregulacyjna O zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego, która rozstrzygnie spór między ZUS, a przedsiębiorcami, reprezentowanymi przez Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorstw. Ustawodawca przychylił się do stanowiska przedsiębiorców, nowe przepisy mają uprościć powrót do Małego ZUS plus po 24 miesiącach przerwy, a nie jak dotychczas wskazywał ZUS po 36 miesiącach. Po wejściu przepisów w życie w 1 stycznia 2026 nie będzie wątpliwości interpretacyjnych jak rozumieć art. 18 c ust. 11 pkt 6 ustawy systemowej.

Autor: Patrycja Tokarska – IFIRMA