Automatyczna wysyłka faktur do KSeF

Z dniem 01.04.2026 r. przeważająca część przedsiębiorców ma obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Użytkownicy serwisu IFIRMA obowiązek ten realizują przesyłając wystawioną na koncie fakturę do KSeF.

Warunkiem wysyłki faktur do KSeF jest dokonanie integracji na koncie. Więcej na temat tego jak wykonać konfigurację konta z KSeF tutaj.

Wysyłka faktur do KSeF może być dokonywana:

• ręcznie przez Użytkownika,
• automatycznie.

Informację w tym zakresie Użytkownik zaznacza w zakładce KSeF ➡ Konfiguracja KSeF.

Uwaga!

W przypadku braku konfiguracji wysyłki do KSeF na koncie zostaną wprowadzone domyślne ustawienia. Zakładają one:

• obowiązek firmy w zakresie przesyłania faktur do KSeF,
• ręczne przesyłanie przez Użytkownika faktur do KSeF.
• zastosowanie powyższych zasad dla faktur wystawionych z wykorzystaniem API.

W związku z powyższym w przypadku braku ustawień ze strony Użytkownika dla faktur wystawionych od 01.04.2026 r.

• faktury wystawione dla innego przedsiębiorcy, będą mogły być wysłane mailem dopiero po przesłaniu faktury do KSeF,
• faktury sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności wysłane drogą mailową nie zostaną oznaczone kodami QR. Po ich wysyłce mailem nie będzie można ich przesłać do KSeF.

Powyższe ustawienia Użytkownik może edytować. Zmiana ustawień w zakresie obowiązku i zakresu wysyłki do KSeF wpłynie m.in. na formę w jakiej z serwisu będą wysyłane faktury.

1. Czy Twoja firma wystawia faktury przychodowe w KSeF?

a. Nie – korzystam ze zwolnienia objętego limitem 10 000 zł miesięcznie w transakcjach B2B

W pierwszym kroku należy oznaczyć, czy firma przedsiębiorcy ma obowiązek od kwietnia 2026 r. wystawiać faktury w KSeF.

Z obowiązku tego wyłączeni są do końca 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto udokumentowanych fakturami (na rzecz firm) nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.
Więcej informacji na temat tego wyłączenia tutaj.

Przy powyższym ustawieniu, na koncie będą obowiązywać zasady wysyłki do KSeF analogiczne jak w okresie do końca marca:

• nie będzie automatyczne wysyłanie faktur do KSeF,
• możliwe będzie ręczne wysłanie faktury do KSeF zarówno z poziomu listy faktur jak i szczegółów dokumentu,
• dokument wysłany do nabywcy drogą mailową nie będzie mógł zostać przekazany do KSeF.

2. Czy Twoja firma wystawia faktury przychodowe w KSeF? – Tak

Oznaczenie, iż podmiot ma obowiązek wysyłać faktury do KSeF spowoduje wyświetlenie ustawień w zakresie przekazywania faktur do KSeF i powiązanej z tym ich wysyłki w formie mailowej.

a. Wysyłka na żądanie

Oznaczenie tej opcji spowoduje, iż serwis nie będzie wysyłał faktur sprzedażowych do KSeF automatycznie. Użytkownik wystawioną fakturę będzie mógł wysłać:

• z poziomu zakładki Sprzedaż ➡ Faktury ➡ Lista faktur (a w przypadku podmiotu zwolnionego z VAT zakładki Sprzedaż ➡ Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur) za pomocą opcji wyślij do KSeF w polu Akcja dla zaznaczonych,

• z poziomu szczegółów faktury za pomocą opcji Wyślij do KSeF.

Do moment przekazania faktury do KSeF dokument może być edytowany.
W przypadku faktur dla firm, do momentu przesłania faktury do KSeF, nie będzie możliwe jej wysłanie mailem.
W przypadku faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – wysyłka faktury mailem zablokuje możliwość przesłania do KSeF.

b. Wysyłka automatyczna

W ramach wysyłki przedsiębiorca może zdecydować, aby do KSeF były wysyłane tylko faktury na rzecz innych przedsiębiorców (B2B) lub na rzecz wszystkich podmiotów.
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności nie musi być fakturowana w KSeF. Przedsiębiorca może jednak zdecydować o ich przesłaniu do KSeF.

Wybierając automatyczną wysyłkę do KSeF należy wskazać kiedy faktura ma być wysłana do KSeF. Możliwe jest, aby faktura została przesłana do KSeF:

• niezwłocznie po jej wystawieniu,
• po upływie określonego czasu,
• raz dziennie o określonej godzinie.

Wysyłka niezwłocznie po wystawieniu

Podstawową formą automatycznej wysyłki faktur, jest ich przesłanie niezwłocznie po wystawieniu.

W ramach automatycznej wysyłki serwis od razu po zatwierdzeniu przekazuje fakturę do kolejki do wysyłki do KSeF, analogicznie jak w momencie wybrania na dokumencie ikony Wyślij do KSeF. Użytkownik może jednak pozostawić włączoną opcję anulowania.

Pozwoli ona jeszcze w ciągu kilku sekund po zatwierdzeniu dokumentu anulować wysyłkę.

Wybranie widocznej opcji anuluj spowoduje, że wysyłka dokumentu zostanie anulowana. Informacja ta będzie widoczna na dokumencie i w zakładce KSeF ➡ Dokumenty wysłane.

Faktura zostanie ponownie przesłana do KSeF po wybraniu w szczegółach dokumentu jej wysyłki do KSeF lub po jej ponownym zatwierdzeniu (po wcześniejszym przejściu do jej edycji).

Wysyłka po upływie określonego czasu

Użytkownik ma możliwość wskazania, aby faktury były przesyłane do KSeF po upływie określonego czasu. Czas ten liczony jest od zatwierdzenia wystawionego/edytowanego dokumentu. Czas ten wyrażony w minutach musi być krótszy niż 120 min. Przy takim ustawieniu w momencie wystawienia faktury pojawi się następująca informacja:

Jednocześnie faktura będzie widoczna w zakładce KSeF Wysłane do KSef. Będzie widoczna ze statusem Przekazana do wysyłki.

W okresie kiedy faktura czeka na wysyłkę możliwe będzie:

• anulowanie wysyłki – anulowany dokument znika z listy dokumentów oczekujących na wysyłkę, jeśli ma być wysłany do KSeF należy przekazać przekazać go do wysyłki ręcznie,
• pobrać pdf faktury oraz wysłać drogą mailową – wygenerowany pdf dokumentu zostanie oznaczony certyfikatami właściwymi dla dokumentu offline,

• edytować dokument – przejście do edycji dokumentu spowoduje pojawienie się komunikatu o anulowaniu jego wysyłki do KSeF. Po zatwierdzeniu wprowadzonych zmian dokument ponownie zostanie przekazany do wysyłki,

• usunąć dokument – usunięcie faktury spowoduje usunięcie jej z listy dokumentów oczekujących na wysyłkę do KSeF.

Wysyłka raz dziennie o określonej godzinie

Użytkownik ma możliwość ustawienia, aby faktury wysyłane były do KSeF raz dziennie o określonej godzinie. Przy takim ustawieniu w momencie wystawienia faktury pojawi się następująca informacja:

Jednocześnie faktura będzie widoczna w zakładce KSeF Wysłane do KSef. Będzie widoczna ze statusem Przekazana do wysyłki.

W okresie kiedy faktura czeka na wysyłkę możliwe będzie:

• anulowanie wysyłki – anulowany dokument znika z listy dokumentów oczekujących na wysyłkę, jeśli ma być wysłany do KSeF należy przekazać przekazać go do wysyłki ręcznie,
• pobrać pdf faktury oraz wysłać drogą mailową – wygenerowany pdf dokumentu zostanie oznaczony certyfikatami właściwymi dla dokumentu offline,

• edytować dokument – przejście do edycji dokumentu spowoduje pojawienie się komunikatu o anulowaniu jego wysyłki do KSeF. Po zatwierdzeniu wprowadzonych zmian status wysyłki widoczny będzie jako anulowany,

• usunąć dokument – usunięcie faktury spowoduje usunięcie jej z listy dokumentów oczekujących na wysyłkę do KSeF.

Wskazane w powyższych punktach zasady mają zastosowanie również do faktur wystawianych w ramach integracji w zakładce eCommerce. W przypadku kiedy:

• w serwisie zostanie wystawiona faktura do pobranego zamówienia oraz
• na koncie zostanie oznaczone, jej przesłanie do KSeF (ręcznie dla przedsiębiorców lub automatycznie bez względu na termin wysyłki) wysłany pdf faktury zostanie oznaczony kodami QR właściwymi dla trybu offline.

3. Ustawienia w zakresie faktur wystawianych przez API

W przypadku faktury wystawianych za pośrednictwem API wysyłka faktur do KSeF może być przygotowana bezpośrednio po stronie sklepu zgodnie z dokumentacją API dostępną tutaj. W takim wypadku w polu Stosuj takie same zasady dla faktury wystawionych z wykorzystaniem API ifirma.pl należy wybrać Nie, a następnie w polu Termin przesyłania faktur z API Ifirma do KSeF należy wybrać na żądanie.

Możliwe jest też wysyłka takich faktur z poziomu serwisu IFIRMA. W takim wypadku Użytkownik może zdecydować, czy powyżej zasady wysyłki do KSeF mają mieć zastosowanie także do faktury wystawianych przez API. Wybranie Nie w polu Stosuj takie same zasady dla faktur wystawionych z wykorzystaniem API ifirma.pl spowoduje wyświetlenie dodatkowych ustawień.

W ramach nich możliwy będzie wybór tego czy faktury mają być wysyłane:

• na żądanie,
• automatycznie ze wskazaniem kategorii nabywców.

Zasady wysyłki do KSeF będą tu analogiczne jak przy wysyłce dokumentów wystawionych bezpośrednio w serwisie.
Jedyną różnicą będzie to, że przy wysyłce automatycznej nie będzie dostępna opcja anulowania wysłania.

Autor: Katarzyna Kisiel – IFIRMA