W związku z wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF przedsiębiorcy muszą dokumentować sprzedaż zgodnie z nowymi zasadami. W przepisach wymienione zostały również przypadki kto i kiedy nie musi wystawiać faktury w KSeF.
W ustawie został wymieniony katalog faktur, które mogą być wystawiane poza KSeF. Jest to możliwe w sytuacjach opisanych w poniższej tabeli.
| Przyczyna | Wyjaśnienie |
| Brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce | Firmy zagraniczne, które dokonują dostaw towarów i/lub świadczenia usług w Polsce i mają obowiązek wystawiania faktur mogą je wystawiać poza KSeF, np. w postaci papierowej lub elektronicznej |
| Korzystanie przez przedsiębiorcę z procedur szczególnych | Obejmuje procedury:
|
| Wystawianie faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej | Przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur w KSeF w relacjach B2C, ale może to zrobić |
| Zwolnienie podmiotowe w VAT dla przedsiębiorców zagranicznych | Na ten temat mowa jest w procedurze SME dla małych firm w UE, szczegóły dostępne w podlinkowanej publikacji |
Z uwagi na:
|
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przykładowo:
|
| Faktury wystawiane z wykorzystaniem kas fiskalnych i paragony do 450 zł | Czasowe zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 roku |
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF poprawianie nieprawidłowych danych na fakturze nie jest już takie proste, jak to miało miejsce wcześniej. Dzieje się tak chociażby z takiego powodu, że obecnie przedsiębiorcy nie poprawią już błędu na fakturze wystawionej w KSeF notą korygującą. Taki dokument załatwiał wiele błędów mniejszej rangi, takich jak np.: literówki, błędny adres, nieprawidłowy NIP.
Za błędy na wystawionej fakturze odpowiada sprzedawca, nawet wtedy, kiedy nie powstały z jego winy. Dlatego tak ważna jest weryfikacja danych na etapie wystawiania faktury, która jest przesyłana do KSeF.
Przypadki, w których przedsiębiorca ma prawo do wystawienia faktury korygującej zostały enumeratywnie wymienione w ustawie.
Zdarzenia gospodarcze, które generują obowiązek wystawiania faktur korygujących:
Elementy faktury korygującej:
Przejście z faktur elektronicznych na faktury ustrukturyzowane zmieniło zasady rozliczania faktur korygujących. Przy czym przepis (art.106j ustawy o VAT) pozostaje w takim samym brzmieniu, jak przed zmianą przepisów. Nie zmieniły się więc okoliczności, w których przedsiębiorca wystawi korektę faktury.
Faktura ustrukturyzowana oznacza dokument wystawiony w KSeF, któremu został przyporządkowany indywidualny numer nadany przez ten system. Faktury wystawione w KSeF mają postać plików XML.
| Uwaga! Faktury wystawionej w KSeF nie można anulować ani usunąć |
| W momencie, w którym faktura zostanie przyjęta w KSeF i otrzyma numer będzie to oznaczało, że faktura została wprowadzona do obrotu prawnego |
| Jeżeli po tym fakcie sprzedawca lub nabywca stwierdzą błędy na wystawionym dokumencie w celu ich poprawienia powinna zostać wystawiona faktura korygująca |
W części II podręcznika KSeF zamieszczona została informacja na temat stosowanych oznaczeń w polu struktury FA(3). W przypadku wystawiania faktur korygujących należy zwrócić uwagę na poprawność wypełnionych pól opisanych poniżej.
| Nazwa pola | Opis |
| RodzajFaktury | Stosuje się trzy typy oznaczeń dla faktur korygujących:
|
| PrzyczynaKorekty | Opis przyczyny korekty. Obecnie pole nie jest obowiązkowe |
| TypKorekty | Przyjmuje jedną z trzech wartości:
Pole nie jest obowiązkowe |
| NrFaKorygowany | Wpisuje się poprawny numer faktury korygowanej, jeśli na pierwotnie wystawionej fakturze był podany błędny numer. |
| DaneFaKorygowanej | Dane dotyczące faktury korygowanej/faktur korygowanych, np. numer, numer KSeF, data wystawienia. W tym miejscu może być wpisanych wiele elementów jeśli jest wystawiana faktura korygująca zbiorcza |
| P_15ZK | Wypełnia się w przypadku:
|
| KursWalutyZK | Pole dedykowane jest dla faktur korygujących faktury zaliczkowe, wystawianych w walucie obcej |
W podręczniku KSeF w sprawie wystawiania faktur czytamy, że korygowanie danych kwotowych w poszczególnych pozycjach faktury może być dokonywane na trzy sposoby:
Sposób I – Korygowanie przez różnicę
Jednemu wierszowi faktury korygowanej odpowiada jeden wiersz na fakturze korygującej. Ten sposób może być stosowany w przypadku całkowitego zwrotu towaru.
Sposób II – Korygowanie z wykorzystaniem znacznika StanPrzed
Metoda zalecana w przypadku całkowitej zmiany stawki VAT lub zmiany kursów walut. Jeden wiersz faktury korygowanej odpowiada dwóm wierszom faktury korygującej:
Sposób III – Korygowanie przez storna
Metoda podobna do sposobu II. Wiersz faktury pierwotnej (o wartości dodatniej) prezentowany jest w fakturze korygującej z wartością ujemną – ujemne ilości lub ceny jednostkowe.
W przypadku korekty in minus dochodzi do zmniejszenia podstawy opodatkowania. Natomiast w przypadku korekt in plus dochodzi do podwyższenia podstawy opodatkowania. Od 1 lutego 2026 roku znowu zmieniły się zasady rozliczania faktur zmniejszających podstawę opodatkowania.
| Korekta in minus | Korekta in plus |
Jest rozliczana:
|
Korekty dokonuje się w okresie, w którym powstała przyczyna korekty:
|
Przesłanie faktury do KSeF i opatrzenie jej numerem przez system oznacza, że faktura znalazła się w obrocie prawnym. Od tego momentu jeśli sprzedawca lub nabywca stwierdzą nieprawidłowości na wystawionej fakturze, to jedynym wyjściem jest wystawienie korekty.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF przepisy nie zezwalają na anulowanie lub usunięcie faktury.
Z dniem 1 lutego 2026 r. uchylony został przepis odnoszący się do wystawiania not korygujących (art. 106K ustawy VAT). W brzmieniu obowiązującym przed zmiana przepisów możliwe było skorygowanie tzw. błędów mniejszej wagi z wykorzystaniem noty. Taki dokument był wystawiony przez nabywcę a rola sprzedawcy sprowadzała się do jego akceptacji. ,/p>
Nota korygująca pozwalała na poprawę m.in.:
| Uwaga! Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy nie mogą korygować błędów na wystawionej fakturze poprzez wystawienie noty korygującej |
| Korygowania wszystkich błędów/pomyłek jakie pojawią się po wystawieniu i przesłaniu faktury do KSeF jest możliwe jedynie poprzez wystawienie odpowiedniej faktury korygującej |
Przeprowadzanie transakcji handlowych wiąże się z obowiązkiem dokumentowania sprzedaży. W przypadku relacji przedsiębiorca – przedsiębiorca (B2B) będą to faktury. W relacjach z konsumentami (B2C) paragony fiskalne lub inne ewidencji jeśli nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej.
W natłoku spraw dochodzi do pomyłek przy wystawianiu faktur. Ponadto kontrahenci mają prawo do odstąpienia od umowy czy składania reklamacji. W takich przypadkach dochodzi do skorygowania pierwotnej transakcji. Przyczyn wystawiania korekt faktur VAT może być wiele, najpowszechniejsze z nich to przykładowo:
W przypadku dokonania zwrotu towaru przez nabywcę obowiązkiem sprzedawcy jest zmniejszenie podstawy opodatkowania i wystawienie faktury korygującej. W tej sytuacji przedsiębiorca dokonuje korekty jednym z trzech sposobów opisanych powyżej. Najczęściej będzie to zależało od funkcjonalności danego programu księgowego.
Przedsiębiorca prowadzi sprzedaż internetową, jest czynnym podatnikiem VAT. 27 lipca 2026 r. kontrahent nabył 10 sztuk krzeseł. Po otrzymaniu towaru zdecydował się na zwrot 4 krzeseł do sprzedawcy. Zwrot dotarł do firmy 30 lipca i tego samego dnia została wystawiona i przesłana do KSeF faktura korygująca. Oznacza to, że korekta będzie mogła być rozliczona w lipcu 2026 r. zarówno przez sprzedawcę, jak i przez nabywcę.
W serwisie IFIRMA w polu Powinno być podajemy w ilości “0”. Wyzerowanie ilości spowoduje prawidłowe wystawienie korekty faktury.
W sytuacji, w której dojdzie do udokumentowania transakcji na błędnego nabywcę będzie to oznaczało, że w KSeF pojawi się faktura wystawiona na podatnika, który nie brał udziału w przeprowadzanej transakcji handlowej.
Firma X sprzedała towary firmie Y, ale fakturę omyłkowo wystawiła na firmę Z. W takim przypadku fakturę w KSeF będzie mógł odebrać podmiot, który nie był stroną transakcji i nie ma prawa do rozliczenia podatku VAT naliczonego.
W interpretacji indywidualnej z 13 kwietnia 2026 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM organ podatkowy podkreśla, “(…) że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. (…) nie można uznać za prawidłową faktury, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami”.
W konsekwencji w takich przypadkach, to na sprzedawcy ciąży obowiązek wystawienia faktury korygującej w taki sposób, żeby dokumentowała rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.
Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta dokumentów pierwotnych, tak aby odzwierciedlały rzeczywisty przebieg danej transakcji handlowej.
Pod pojęciem danych formalnych kryją się w szczególności:
Przez lata panowała opinia, że korekta danych formalnych nie może być dokonywana przez wystawienie faktury korygującej do zera i ponowne wystawienie faktury z prawidłowymi danymi. Fiskus upierał, że brak funkcjonalności programu księgowego do wystawiania faktur w tym zakresie nie jest wystarczającym powodem takiego trybu działania.
Po wprowadzeniu w życie obowiązkowego KSeF okazało się, że również w ministerialnym systemie teleinformatycznym również nie ma takiej możliwości, ponieważ występuje problem natury technicznej.
| Ważne! W podręczniku KSeF zawarta jest informacja, że wystawienie faktury na błędny NIP rodzi obowiązek wystawienia faktury korygującej do zera i ponowne wystawienie i przesłanie faktury z prawidłowym numerem NIP |
| W tym miejscu warto podkreślić, że w systemie KSeF jest techniczna możliwość wpisania innego numeru NIP na korekcie faktury. Z uwagi na rozbieżność pomiędzy informacjami podręcznikowymi a faktycznymi możliwościami systemu KSeF zachęca się przedsiębiorców do kontaktu z Krajową Informacją Skarbową w celu ustalenia ścieżki działania w takich przypadkach, jeżeli przedsiębiorca chce postąpić inaczej niż wskazuje to podręcznik – czyli wytyczne ministerialne odnośnie KSeF. |
W interpretacji indywidualnej z 23 czerwca 2026 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.434.2026.1.AJB Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił, że faktura korygująca do zera oraz nowa poprawnie wystawiona faktura z prawidłowym numerem NIP powinna być zaksięgowana w okresie rozliczeniowym, w którym powstała przyczyna korekty, czyli w miesiącu wystawienia pierwotnej faktury.
Organ podatkowy wskazuje, że: “Rozliczenia podatku należnego lub naliczonego dokonuje się co do zasady poprzez jego wystornowanie, tj. wpisanie ze znakiem przeciwnym całego wpisu oraz ponowne dodanie prawidłowego wpisu z podaniem pierwotnego numeru dokumentu (np. DowodSprzedazy, NrKontrahenta lub NazwaKontrahenta)”. Taki schemat działania dotyczy wpisu nie wpływającego na wysokość podatku.
| Uwaga! Korekta danych formalnych powinna zostać dokonana w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura pierwotna |
Księgowania dokonuje się poprzez:
|
| Jeśli pomyłka będzie dotyczyła nazwy kontrahenta czy jego adresu nie trzeba faktury pierwotnej korygować do zera, wystarczy jedynie wpisać prawidłowe dane w “główce” faktury |
Przedsiębiorca wystawił fakturę sprzedażową z datą 15.07.2026 r. W dniu 31.08.2026 r. okazało się, że na fakturze wystąpiła pomyłka w adresie. W tej sytuacji korekta faktury może być wystawiona najwcześniej z datą 31.08.2026 r. W tej sytuacji wystawienie nowej faktury w dniu 31.08.2026 r. z datą sprzedaży 15.07.2026 r. będzie miało miejsce po ustawowym terminie. W tej sytuacji właściwym byłoby odnotowanie w dokumentacji przyczyn opóźnienia.
Jednym z elementów faktury jest umieszczenie oznaczenia “Mechanizm podzielonej płatności”. Jest to obowiązkowy element, jeśli faktura jest na kwotę 15.000 zł brutto i zawiera towary i usługi z załącznika nr 15 do ustawy VAT. Organy podatkowe nie sprzeciwiają się stosowaniu takiego oznaczenia również dobrowolnie. Tych zasad nie zmienia wprowadzenie obowiązkowego KSeF co potwierdza Dyrektor KIS w interpretacji z 16 czerwca 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.222.2026.2.MM. Jednak warto pamiętać, że jest to rozstrzygnięcie w indywidualnej sprawie co oznacza, że nie chroni innego przedsiębiorcy, który się na taką interpretację powoła.
Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług przedsiębiorcy nie mają obecnie obowiązku stosowania oznaczenia MPP w części ewidencyjnej JPK_V7. Jednak taka adnotacja jest w dalszym ciągu wymagana na fakturach z obowiązkowym split payment.
| Uwaga! Brak obowiązku stosowania oznaczenia MPP w części ewidencyjnej JPK_V7 nie zwalnia przedsiębiorcy od stosowania takiego oznaczenia na wystawionej fakturze |
| Jeśli oznaczenie MPP nie znajdzie się na fakturze pierwotnej, to przedsiębiorca musi wystawić korektę w części danych formalnych |
Błędny adres na wystawionej fakturze w nomenklaturze urzędowej określany jest jako błąd “niewartościowy”, ponieważ nie wpływa zmianę podstawy opodatkowania.
Kluczowe w takim przypadku jest ustalenie czy przedsiębiorca będzie dokonywał korekty transakcji do zera, czy tylko w zakresie tego błędu?
W interpretacji indywidualnej z 24 marca 2026 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.44.2026.1.AMA spółka zadała pytanie czy właściwe jest korygowanie faktury pierwotnej do zera w przypadku błędów “niewartościowych”? Chodzi m.in. o takie pomyłki jak błędny adres kontrahenta. Czytamy w niej, że w przypadku korekty błędnych danych adresowych wystawiona faktura dotrze do kontrahenta, ponieważ dla faktur wystawionych w KSeF kluczowy jest prawidłowy numer NIP. W ocenie organu w takim przypadku nieprawidłowe jest korygowanie faktury do zera. Powinna zostać wystawiona faktura korygująca błąd, którą należy wykazać w bieżącej ewidencji VAT, ponieważ do dojdzie do zmiany podstawy opodatkowania na pierwotnej fakturze ustrukturyzowanej.
Wystawianie faktur korygujących jest możliwe bezpośrednio w aplikacji KSeF. Podejmowane czynności są bardzo intuicyjne.
Po zalogowaniu z rozwijanego menu bocznego wybieramy zakładkę Lista faktur. Pojawią się wszystkie faktury wystawione w KSeF przez przedsiębiorcę. Nie ma znaczenia czy były to faktury wystawione w programie księgowym i przesłane do KSeF, czy bezpośrednio w aplikacji KSeF.

Z listy faktur wybieramy taką, do której będzie wystawiona faktura korygująca. Zaznaczamy checkbox i wchodzimy w widniejący w prawym górnym rogu przycisk: Wystaw fakturę VAT.

Krok 1
Dane faktury korygowanej
W kroku pierwszym wskazujemy rodzaj faktury, którą wystawiamy a w przypadku korekty określamy czy odnosi się do faktury podstawowej, zaliczkowej, rozliczeniowej czy może jest to korekta zbiorcza.
W danych podstawowych faktury zaznaczamy Wskaż rodzaj faktury ➡ Korygująca ➡ Fakturę podstawową.

Program wymaga uzupełnienia danych faktury korygowanej.
W tym miejscu należy wskazać Typ skutku korekty, czyli datę w jakiej korekta będzie ujmowana do rejestru VAT:

W części Dane identyfikacyjne faktury korygowanej podaje się:

W części Adnotacje wymienione zostały niektóre transakcje rozliczane na zasadach szczególnych.
Jeśli przedsiębiorca na fakturze pierwotnej nie zastosował oznaczenia:
to w tym miejscu może dokonać wyboru opcji, którą chce sprostować.

W dalszej części pojawiają się pola opcjonalne takie jak:
Uzupełnianie ich nie jest obowiązkowe. Przedsiębiorca sam decyduje, czy powinny zostać uzupełnione czy można je pominąć.

Jeśli korygowana jest podstawa opodatkowania, np. w przypadku zwrotu towaru zaznaczamy opcję Pozycje i uzupełniamy pola:


W dalszej części pojawiają się kolejne pola opcjonalne

Krok 2
Dane sprzedawcy
W tej części można poprawić dane sprzedawcy jeśli uległy zmianie w stosunku do danych w fakturze korygowanej. Program pokazuje dane Przed korektą i Po korekcie.

Jeśli jest taka potrzeba uzupełniamy lub zmieniamy adres sprzedawcy i przechodzimy Dalej.

Krok 3
Dane nabywcy
W tej części można dokonać korekty danych nabywcy takich jak:
Zaznaczenie opcji Tak pozwala na wpisanie poprawnego numeru NIP nabywcy.

W dalszej części pojawią się pola pozwalające na zmianę numeru NIP i innych danych naszego kontrahenta.

W ten sam sposób możliwa jest zmiana adresu.

Krok 4
W ostatnim kroku pozostaje już tylko wystawienie faktury korygującej.

Przedsiębiorca, który chce korzystać z aplikacji Podatnika KSeF 2.0 robi to przez stronę internetową ksef.podatki.gov.pl wybierając Aplikację Podatnika KSEF 2.0 – wersja produkcyjna.

W kolejnym kroku wybieramy sposób logowania, który jest dla nas najbardziej przyjazny:

Jeśli przedsiębiorca na fakturze pierwotnej nie zastosował oznaczenia Mechanizm podzielonej płatności, to może uzupełnić brakującą adnotację poprzez wystawienie korekty faktury.
W tym celu w Kroku I w części Adnotacje zaznacza checkbox Mechanizm podzielonej płatności.

Zaznaczenie anotacji Mechanizm podzielonej płatności spowoduje pojawienie się informacji na fakturze korygującej. Nie wpłynie to na zmianę podstawy opodatkowania.

Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych w przypadku, gdy faktura pierwotna została wystawiona na nabywcę z błędnym numerem NIP sprzedawca wystawia korektę faktury do zera.
W takim przypadku w Kroku I zaznacza:
Szczegóły faktury korygującej ➡ Pozycje ➡ Czy chcesz dodać sekcję ➡ Tak.
Pojawiają się wiersze z pozycjami przed korektą i po korekcie, które należy uzupełnić. Pamiętajmy, że korekta wyzeruje fakturę pierwotna.


Następnie w Kroku 3 w części Nabywca zaznaczamy checkbox Tak.

Pojawią się pola Przed korektą/Po korekcie, w które należy wpisać prawidłowy numer NIP nabywcy.

Pomyłka w danych identyfikacyjnych takich jak: imię/nazwisko/nazwa czy adres nabywcy nie będzie wymagało korygowania faktury pierwotnej do zera. Nie zmienia się bowiem przebieg operacji gospodarczej, która doszła do skutku.
W takim przypadku wystarczy tylko w Kroku 3 w części Nabywca zaznaczamy checkbox Tak. W polach Przed korektą/Po korekcie wpisać prawidłowe imię/nazwisko/nazwę.

Ta sama zasada będzie dotyczyła adresu nabywcy.

Autor: Małgorzata Jagusiak – ifirma.pl
Wszystkie zamieszczone treści mają charakter informacyjny i edukacyjny. Żadna treść nie stanowi wykładni prawa, opinii prawnej czy podatkowej. Instrukcje w głównej mierze skupiają się na podstawowych przypadkach i nie rozpatrują wszystkich potencjalnych możliwości.
Jeśli informacji jakich szukasz nie znalazłeś w naszej bazie wiedzy - zadzwoń do nas 71 769 55 15 lub porozmawiaj z konsultantem na czacie . Możesz też napisać maila na bok@ifirma.pl. BOK jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 – 20:00.
Program do faktur IFIRMA w prosty sposób zintegrujesz z Allegro i popularnymi platformami e‑commerce jak Shoper, WooCommerce czy PrestaShop.
ifirma.pl łączy się z urządzeniami fiskalnymi, pozwala na eksport przelewów do banku i zatwierdzanie ich jednym kodem, co znacznie usprawnia codzienną pracę i samodzielne księgowanie.
Dzięki integracji z bazą GUS ułatwiamy też wystawianie faktur – wystarczy, że wpiszesz NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie.