Jak przygotować się na KSEF

1. Czym jest KSEF?

Krajowy System e-Faktur (KSEF) to system służący do:

• wystawiania,
• przesyłania,
• odbierania,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych (faktury będą archiwizowane przez 10 lat).

Od 1 lutego 2026 r. KSEF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Będzie dotyczył faktur wystawianych na rzecz innych podatników, w tym firm zagranicznych.

Dobrowolnie będą mogli z niego skorzystać przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz konsumentów nieposługujących się numerem NIP.

2. Terminy wejścia w życie KSEF

• 1 listopada 2025

1 listopada ruszy moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od wtedy będzie można wystartować z uwierzytelnieniem się w KSEF. Będzie można wygenerować certyfikat, który da możliwość połączenia KSEF z ifirma.pl od 1 lutego 2026 roku i korzystanie z KSEF poprzez programy komercyjne. Certyfikat będzie niezbędny do korzystania z trybu oflline24.

• 1 lutego 2026

Do KSEF wchodzą tzw. duże firmy, których obrót w roku 2024 przekroczył 200 mln zł. Powoduje to konieczność odbierania e-faktur (faktur kosztowych) wystawionych przez duże firmy z KSEF.

• 1 kwietnia 2026

DO KSEF wchodzą pozostałe firmy wystawiające faktury na rzecz innych firm. Upowszechni się wystawianie faktur poprzez KSEF.

• 1 stycznia 2027
• Firma, która wystawia faktury o łącznej wartości brutto nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie, może wystawiać je poza KSEF (np. papierowo lub elektronicznie) do końca 2026 r. Jeśli wartość ta zostanie przekroczona, faktury w KSEF należy, wystawiać począwszy od faktury, która przekroczył limit. Warto jednak mimo spełnienia ww. warunków już w roku 2026 wejść do KSEF. Odsunięcie w czasie obowiązku wystawiania faktur w KSEF nie wpłynie na konieczność ich odbierania w systemie. Ponadto w pierwszym roku funkcjonowania KSEF zostały wyłączone kary, zatem jest to dobry okres na wdrożenie nowego systemu jak i nauczenie się go.
• Przestają istnieć faktury wystawiane za pomocą kas fiskalnych oraz paragony z nr NIP, uznawane za faktury uproszczone. Sprzedaż na rzecz firm ma być dokumentowana fakturą, wystawioną w KSEF.

3. Jak przygotować się na KSEF?

Serwis ifirma.pl obecnie jest dostosowywany do KSEF, tak by przedsiębiorcy od kwietnia 2026 mogli bez problemu, ruszyć z przesyłaniem do KSEF faktur ustrukturyzowanych. Żeby to jednak mogło nastąpić, należy wykonać poniższe kroki, które są niezależne od serwisu, a ważne, by sprawnie fakturować po wejściu w życie KSEF.

4. Krok 1. Uwierzytelnienie się w KSEF można wykonać od 1 listopada 2025

W KSEF uwierzytelnij się po 1 listopada 2025, kiedy ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Opcja pojawi się na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/ Będzie polegała na zalogowaniu się na koncie, logowanie umożliwią Profil Zaufany, Podpis Kwalifikowany, Elektroniczna pieczęć firmowa lub druk ZAW-FA. Przeczytaj niżej w zależności od tego, jakim jesteś podmiotem, co będzie dotyczyło konkretnie Twojej firmy.

a. Osoba fizyczna posługująca się NIP np. jednoosobowa działalność gospodarcza

Osoba fizyczna (podatnik) posiadający NIP ma dostęp do KSEF automatycznie. Przedsiębiorca może zalogować się do KSEF korzystając z Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Uwaga!
W przypadku gdy chcesz autoryzować się poprzez podpis kwalifikowany, i wskazany podpis nie zawiera NIP ani PESEL, trzeba zgłosić dane tego podpisu. Należy to zrobić korzystając z formularza ZAW-FA. System KSEF na tej podstawie powiąże dany podpis z konkretnym podatnikiem.

b. Osoba fizyczna nieposługująca się NIP np. działalność nierejestrowana, najem prywatny zwolniony z VAT

Jeżeli współpracujesz z firmami, a nie masz zarejestrowanej firmy, również może dotyczyć Cię KSEF. Żeby jednak wejść do KSEF konieczne będzie posiadanie NIP. Jeżeli jesteś płatnikiem VAT, to już masz go nadanego. Jeżeli jednak do tej pory nie było potrzeby, by o niego wystąpić złóż do urzędu druk NIP-7 tak by nadano Ci nr NIP.

c. Inny podmiot niż osoba fizyczna np. spółka cywilna, jawna, z o.o. etc.

Jeśli firma (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP, może korzystać z KSEF bez zgłoszeń w US. Gdy firma nie posiada pieczęci składa druk ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSEF. Ta osoba może potem nadawać kolejne uprawnienia już elektronicznie w KSEF.

5. Krok 2 – Generowanie certyfikatu – który można użyć od 1 lutego 2026

Certyfikat KSEF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wydania lub od daty początkowej jego obowiązywania, wskazanej przez przedsiębiorcę. Certyfikaty KSEF – można pobierać od 1 listopada 2025 r., a używać od 1 lutego 2026 r. kiedy to ruszy KSEF 2.0 dla dużych firm w zakresie wystawiania e-faktur, oraz pozostałych w zakresie ich odbierania. Certyfikat będzie niezbędny, by połączyć przepływ danych między bazą KSEF a serwisem ifirma.pl.

Opcja zalogowania się do MCU będzie dostępna na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/ Z uwagi na to, iż certyfikat będzie można użyć od 1 lutego 2026 dopiero firmy mają jeszcze czas na jego wygenerowanie.

6. Krok 3 – KSEF a konto ifirma.pl?

Obecnie przygotowujemy się do wdrożenia KSEF dla naszych klientów, wraz z wdrożeniem funkcji w serwisie będziemy informować o nich na bieżąco wraz z krokami, jakie będzie należało wykonać na koncie.

Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl