Błędy związane z wysyłką faktur do KSeF

Podczas wysyłki faktury z serwisu do KSeF bramka MF weryfikuje szereg danych decydujących o akceptacji przesłanego dokumentu.

Poniżej wskazane zostały błędy, powodujące odrzucenie wysłanego dokumentu, z jakimi może się spotkać Użytkownika serwisu IFIRMA. Dla każdego z rodzaju błędów opisane zostały czynności, jakie należy wykonać w celu poprawnego przesłania dokumentu.

1.Duplikat faktur (kod: 440)

W momencie wysyłki faktury do KSeF jest ona weryfikowana pod względem struktury, uprawnień podmiotu ją wystawiającego a także ewentualnych duplikatów.

Duplikatem będzie faktura, jeśli będzie zgodna z już przesłaną do KSeF fakturą pod względem:

• rodzaju,
• numeru.

Rodzaje faktur w KSeF to: faktura podstawowa, zaliczkowa, rozliczeniowa i korygująca.
Przy weryfikacji tego, czy faktura jest duplikatem nie jest brana pod uwagę jej kwota czy też kontrahent, dla którego została wystawiona.

W momencie wysłania przez Użytkownika faktury z takim samym numerem i rodzajem jak już wcześniej wysłana na liście faktur dokumentowi zostanie przypisany nr KSeF dokumentu pierwotnego.

Informację o tym iż wysłany dokument jest duplikatem można zweryfikować bezpośrednio w danych faktury na karcie KSeF

W przypadku zaistnienia wskazanej sytuacji prosimy o kontakt z BOK.

2. Nieprawidłowy zakres uprawnień (kod: 410)

Powyższy komunikat, iż osoba, dla której został wystawiony certyfikat, co prawda ma aktywne uprawnienia do wykonywania w KSeF czynności w imieniu sprzedawcy, jednak zakres uprawnień nie obejmuje wystawiania faktur w KSeF.

W takim wypadku konieczne jest zweryfikowanie w KSeF zakresu uprawnień jakie są powiązane z certyfikatem, z którego korzysta Użytkownik konta.
Po dokonaniu weryfikacji uprawnień należy odświeżyć informację o zakresie dostępnych uprawnień danego certyfikatu w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Rozszerzenia i integracje ➡ KSeF.

W ostatnim kroku należy ponownie wysłać fakturę do KSeF.

3. Uwierzytelnianie zakończone niepowodzeniem (kod: 415)

Powyższy komunikat wskazuje, iż niemożliwe było potwierdzenie tożsamości przedsiębiorcy, którego NIP został wskazany na koncie za pomocą dodanego na koncie certyfikatu czy tokenu.
Komunikat taki pojawi się w przypadku np. kiedy na koncie zostanie zmieniony nr NIP, dla którego wcześniej dodano certyfikat lub token.

W takim wypadku należy zweryfikować, czy certyfikat dodany na koncie ma uprawnienia do uwierzytelnienia w odniesieniu do nr NIP wprowadzonego w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Firma Dane firmy.

Po dokonaniu weryfikacji uprawnień należy odświeżyć informację o zakresie dostępnych uprawnień danego certyfikatu w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Rozszerzenia i integracje ➡ KSeF.

Po weryfikacji uprawnień przypisanych do certyfikatu w kontekście podmiotu – sprzedawcy wskazanego na fakturze należy ponownie wysłać fakturę do KSeF.

4. Uwierzytelnianie zakończone niepowodzeniem z powodu błędu certyfikatu (kod: 460)

Powyższy komunikat, certyfikat, którym posługuje się Użytkownik konta został unieważniony lub stracił ważność.

W takim wypadku konieczne wygenerowanie nowego certyfikatu KSeF, a następnie jego dodanie w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Rozszerzenia i integracje ➡ KSeF.

Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl