Od kwietnia 2026 roku większość przedsiębiorców ma obowiązek przesyłania wystawionych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Każda wysyłka faktury do KSeF z systemu iFIRMA ma swój status. Czasami zdarza się, że status wysyłki to duplikat, co to oznacza i co w tej sytuacji należy zrobić?
1. Kiedy pojawia się status duplikat?
Status duplikat pojawi się, jeśli do KSeF zostanie wysłana faktura o istniejącym już numerze dokumentu.
Taka sytuacja najczęściej może zdarzyć się w przypadku, kiedy użytkownik korzysta z kilku serii numeracji, których format jest podobny.
Powodów nadania statusu duplikat może być więcej, ale działanie w każdym przypadku będzie podobne. Co należy zrobić jeśli w systemie IFIRMA jest status duplikat?
2. Status wysyłki – duplikat. Jakie kroki wykonać w serwisie IFIRMA?
W pierwszej kolejności należy mieć na uwadze, że w Krajowym Systemie e-Faktur widnieje prawidłowo przesłana tylko jedna faktura, czyli pierwotnie wysłana z tym numerem i ona w serwisie IFIRMA ma prawidłowy status zaakceptowano oraz ma nadany numer KSeF, zgodny z jej faktyczną datą wysyłki. Dlatego faktura, dla której status wysyłki to duplikat, nie została dostarczona poprawnie do KSeF. W tej sytuacji należy taką fakturę usunąć z systemu IFIRMA i wystawić ponownie z indywidualnym numerem.
a. Usunięcie faktury dla której status wysyłki do KSeF to duplikat.
Aby system pozwolił nam na ingerencję w fakturę, dla której była już próba wysyłki do KSeF, musimy w pierwszej kolejności przejść do szczegółów faktury (klikając na jej numer), następnie zakładka KSeF → Klikamy w oznaczenie To nie jest duplikat:
W systemie pojawi się okno informacyjne:
“KSeF oznaczył fakturę jako duplikat na podstawie numeru faktury i NIPu wystawcy. Weryfikacja nie uwzględniła pełnej treści dokumentu.
Usuwając oznaczenie duplikatu:
- numer KSeF powiązany z dokumentem zostanie usunięty;
- faktura zostanie oznaczona jako nieprzesłana do KSeF.”
Po usunięciu statusu wysyłka faktura zostanie ponownie oznaczona jako niewysłana i pojawi się możliwość jej usunięcia:
b. Nowa numeracja.
Jeśli faktura ze zdublowanym numerem została już usunięta, należy wystawić ją ponownie z innym numerem, takim, który nie był już użyty przez tą firmę.
Może wystąpić konieczność ustawienia w tym celu nowej serii numeracji. Szczegóły jak to zrobić znajdują się tutaj.
Przy ustawianiu nowej serii numeracji należy pamiętać, aby była ona nieco inna niż wcześniejsze serie numeracji, co pozwoli uniknąć ponownych duplikatów.
c. Wystawienie i ponowna wysyłka faktury.
W kolejnym kroku należy fakturę wystawić ponownie, z tymi samymi danymi co pierwotnie, ale w nowej serii numeracji. Po jej wystawieniu będzie możliwa jej ponowna wysyłka do KSeF, tym razem status powinien być oznaczony jako zaakceptowana.
Autor: Katarzyna Dudek – ifirma.pl
Wszystkie zamieszczone treści mają charakter informacyjny i edukacyjny. Żadna treść nie stanowi wykładni prawa, opinii prawnej czy podatkowej. Instrukcje w głównej mierze skupiają się na podstawowych przypadkach i nie rozpatrują wszystkich potencjalnych możliwości.
Jeśli informacji jakich szukasz nie znalazłeś w naszej bazie wiedzy - zadzwoń do nas 71 769 55 15 lub porozmawiaj z konsultantem na czacie . Możesz też napisać maila na bok@ifirma.pl. BOK jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 – 20:00.
Popularne w kategorii:
KSeF
Najnowsze w kategorii:
KSeF
