Błędy związane z deklaracjami ZUS

1. Wiadomość z ZUS, że nie odnotowali wpływu dokumentu rozliczeniowego

Jeśli Użytkownik ifirma.pl otrzymał z ZUS informację “do 13 czerwca 2023 r. nie odnotowaliśmy wpływu dokumentu rozliczeniowego za kwiecień 2023 r. z rozliczeniem rocznym składki na ubezpieczenie zdrowotne” warto zweryfikować, co znajduje się na PUE ZUS, czy deklaracja DRA 4/2023 jest widoczna na PUE.W tym celu proszę po zalogowaniu się na PUE przejść w prawym górnym rogu do części Płatnik i następnie po lewej stronie w Panelu Płatnika wybrać Deklaracje rozliczeniowe. Przesyłam przydatny zrzut, jak powinno to wyglądać.

a) deklaracja ZUS DRA niewidoczna na PUE ZUS

W maju 2023 ZUS wielokrotnie zmieniał tzw. struktury KEDu, matryce ZUS, parametry weryfikujące deklarację. Podawane przez ZUS wytyczne ulegały zmianie z dnia na dzień. Serwis ifirma.pl na bieżąco wdrażał zmiany tak by nadążyć za aktualnymi wytycznymi i parametrami. Wskazane powodowało, iż generując deklarację w danym czasie była ona aktualna do bieżących wytycznych ZUS. Ponadto bez wyraźnej reguły niektóre deklaracje były przyjmowane w ZUS, inne odrzucane mimo zastosowania takiej samej zasady wypełnienia. Poza w.w ZUS wybiórczo nadawał błędne komunikaty o przyjęciu deklaracji ZUS w swojej bazie. Z uwagi na to, iż komunikaty nadawane przez ZUS nie zawsze były zgodne ze stanem faktycznym tj. stanem bazy danych w ZUS, obecnie może wystąpić konieczność na bieżąco dokonania kroków związanych z wysyłką zaktualizowanej deklaracji rocznej.

W związku z powyższym jeżeli wystąpi u przedsiębiorcy sytuacja, iż ZUS wskazuje na brak deklaracji rocznej, należy ponownie przesłać formularza ZUS DRA za kwiecień 2023 do ZUS.

Formularz należy zaktualizować, w tym celu należy wykonać poniższe kroki:

• ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy kwiecień 2023,
• przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje,
• wybrać ikonę generowania ZUS,
• następnie wybrać przelicz ponownie i później na górze resetuj,
• wybrać jaka deklaracja została złożona za rok poprzedni oraz jaka była forma opodatkowania w 2022 roku,
• na końcu zatwierdzić utworzenie deklaracji oraz przekazać ją do podpisu.

Po ww. zmianach należy zmienić miesiąc księgowy na maj i przejść do zakładki Zobowiązania ➡ Składki ZUS i uzupełnić daty opłacenia składek ZUS za kwiecień.

b) deklaracja ZUS DRA widoczna na PUE ZUS

W przypadku, gdy jednak na PUE ZUS widać deklarację z numerem 01 04-2023 to trzeba ją jeszcze raz wysłać w trybie korekty. W tym celu na koncie w ifirma należy:

• ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy kwiecień 2023,
• przejść do zakładki Deklaracje > Deklaracje,
• wybrać ikonę generowania ZUS,
• następnie wybrać przelicz ponownie i później na górze resetuj,
• na końcu zatwierdzić utworzenie deklaracji.

Po tych krokach konieczne jest nadanie kolejnego numeru deklaracji. W tym celu trzeba:

• w zakładce Deklaracje > Deklaracje kliknąć na numer deklaracji ZUS DRA za 04.2023,
• na samym dole strony wybrać edytuj,
• na samej górze w części I DANE ORGANIZACYJNE, w polu 02. IDENTYFIKATOR DEKLARACJI należy zmienić cyfrę 1 na 2 i zatwierdzić zmiany,
• kolejno przejść na dole do opcji przekaż do podpisu komplet deklaracji.

Po ww. zmianach należy zmienić miesiąc księgowy na maj i przejść do zakładki Zobowiązania > Składki ZUS i uzupełnić daty opłacenia składek ZUS za kwiecień.

2. Odrzucenie deklaracji ze względu na błąd DRA – nr bloku: 10, nr pola: 1

Obecnie ZUS odrzuca deklaracje DRA nie z uwagi na sam błąd w niej, ale na to co się dzieje na koncie płatnika we wcześniejszych okresach. Walidacja ZUS-u powoduje odrzucenie deklaracji i jej nie przyjęcie póki nie zostaną wyjaśnione niejasności na koncie płatnika składek.

W przypadku występowania błędu w dokumencie: ZUS DRA – nr bloku: 10, nr pola: 1, gdzie opis błędu wskazuje na: Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia bądź Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS deklaracja jest odrzucana ponieważ ZUS nie odnajduje np. zgłoszenia z kodem z jakim wysłana została deklaracja. Nieprawidłowości, mogą wynikać także m.in. z tego, że przedsiębiorca:

• zgłosił się np. do składki chorobowej, a na koncie nie nalicza takiej składki,
• lub odwrotnie: nie zgłosił się do składki chorobowej a na koncie generował deklarację z oznaczoną składką chorobową,
• albo wysyła deklaracje przykładowo z kodem dla dużego ZUS, a w ZUS ma zgłoszenie do planu składek mały zus plus,
• dokonał zgłoszenia z błędnymi danymi do ZUS np. w nazwisku płatnika wystąpiła literówka, przez co odrzucało prawidłowe dane, które były uzupełnione w serwisie. W tej sytuacji dopiero zmiana danych w ZUS na prawidłowe może pomóc.

Aby ustalić przyczynę odrzucenia deklaracji najlepiej sprawdzić to na koncie PUE ZUS jaki tam jest kod ((przykładowe kody przedsiębiorcy/płatnika składek 05 10 00, 05 70 00, 05 40 00 czy 05 90 00). W tym celu po zalogowaniu się na PUE:

1. przechodzimy do części Płatnik i po lewej stronie w Panelu Płatnika wybieramy Osoby zgłoszone do ubezpieczeń

 

 

Po zaznaczeniu osoby wybieramy na dole Dane ubezpieczonego

2. w kolejnym kroku należy wybrać zakładkę Ubezpieczenia i wówczas pojawi się lista, na której będą widoczne okresy oraz kody z jakimi dana osoba została zgłoszona do ubezpieczenia

 

 
3. Po oznaczeniu konkretnego okresu i wybraniu opcji Szczegóły pojawią się dodatkowe dane ubezpieczenia w tym czy została wybrana składka chorobowa

WAŻNE! Informacja o ubezpieczeniu chorobowym przedsiębiorcy będzie zawsze widoczna w części dotyczącej ubezpieczeń dobrowolnych.

Wszystkie wysłane deklaracje ZUA i ZWUA można też znaleźć na PUE ZUS w części ePłatnik ➡ Dokumenty ➡ Dokumenty w ZUS.

Nie ma tam wyszczególnienia czyje to jest np. ZUA (właściciela czy pracownika) – trzeba zaglądać do każdego dokumentu przez Podgląd. Dane są ułożone chronologicznie od najstarszych, więc trzeba przechodzić na kolejne strony lub wybrać opcję żeby pokazało się więcej dokumentów na stronie.

Na podglądzie należy zwrócić uwagę na kod ubezpieczenia

oraz zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego – sprawdzamy to w bloku VIII a nie VI.

Jeśli zostanie zweryfikowana przyczyna błędu – np. błędny kod czy omyłkowe zgłoszenie do składki chorobowej – w celu wyjaśnienia tej sytuacji najlepiej kontaktować się z ZUS, który być może w oddziale od ręki przygotuje odpowiednie korekty. Jeśli jednak sporządzenie korekt ma nastąpić za pośrednictwem serwisu ifirma.pl w razie wątpliwości można skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta, które jest dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-20:00 przez telefon (71 769 55 15 lub 801 006 008), mail bok@ifirma.pl oraz chat – po zalogowaniu należy w prawym górnym rogu najechać na login, następnie wybrać Kontakt i potem chat ifirma.pl. Zachęcamy do kontaktu za pomocą tylko jednego kanału komunikacji, ponieważ kierowanie zapytań poprzez różne kanały może wydłużać czas naszych odpowiedzi.

3. Odrzucenie deklaracji ze względu na błąd RCA – nr bloku: 3, nr pola: 5

Obecnie ZUS odrzuca deklaracje RCA nie z uwagi na sam błąd w niej, ale na to co się dzieje na koncie płatnika we wcześniejszych okresach. Walidacja ZUS-u powoduje odrzucenie deklaracji i jej nie przyjęcie póki nie zostaną wyjaśnione niejasności na koncie płatnika składek.

W przypadku występowania błędu w dokumencie: ZUS RCA – nr bloku: 3, nr pola: 5,

gdzie opis błędu wskazuje na: Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia bądź Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS deklaracja jest odrzucana, ponieważ ZUS nie odnajduje np. zgłoszenia z kodem z jakim wysłana została deklaracja. Nieprawidłowości, mogą wynikać także m.in. z tego, że przedsiębiorca:

• zgłosił się np. do składki chorobowej, a na koncie nie nalicza takiej składki,
• lub odwrotnie: nie zgłosił się do składki chorobowej a na koncie generował deklarację z oznaczoną składką chorobową,
• albo wysyła deklaracje przykładowo z kodem dla dużego ZUS, a w ZUS ma zgłoszenie do planu składek mały zus plus,
• dokonał zgłoszenia z błędnymi danymi do ZUS np. w nazwisku bądź PESEL-u płatnika lub pracownika wystąpiła literówka, przez co odrzucało prawidłowe dane, które były uzupełnione w serwisie. W tej sytuacji dopiero zmiana danych w ZUS na prawidłowe może pomóc.

Aby ustalić przyczynę odrzucenia deklaracji najlepiej sprawdzić to na koncie PUE ZUS jaki tam jest kod. Przykładowe kody:

• przedsiębiorcy/płatnika składek 05 10 00, 05 70 00, 05 40 00 czy 05 90 00,
• pracownika 01 10 00 (umowa o pracę), 04 11 00 (umowa zlecenia).

W tym celu po zalogowaniu się na PUE:

1. przechodzimy do części Płatnik i po lewej stronie w Panelu Płatnika wybieramy Osoby zgłoszone do ubezpieczeń

 

 
Po zaznaczeniu osoby wybieramy na dole Dane ubezpieczonego.
2. w kolejnym kroku należy wybrać zakładkę Ubezpieczenia i wówczas pojawi się lista, na której będą widoczne okresy oraz kody z jakimi dana osoba została zgłoszona do ubezpieczenia

 

 
3. Po oznaczeniu konkretnego okresu i wybraniu opcji Szczegóły pojawią się dodatkowe dane ubezpieczenia w tym czy została wybrana składka chorobowa

WAŻNE! Informacja o ubezpieczeniu chorobowym przedsiębiorcy będzie zawsze widoczna w części dotyczącej ubezpieczeń dobrowolnych.

Wszystkie wysłane deklaracje ZUA i ZWUA można też znaleźć na PUE ZUS w części ePłatnik ➡ Dokumenty ➡ Dokumenty w ZUS.

Nie ma tam wyszczególnienia czyje to jest np. ZUA (właściciela czy pracownika) – trzeba zaglądać do każdego dokumentu przez Podgląd. Dane są ułożone chronologicznie od najstarszych, więc trzeba przechodzić na kolejne strony lub wybrać opcję żeby pokazało się więcej dokumentów na stronie.

Na podglądzie należy zwrócić uwagę na kod ubezpieczenia

oraz zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego – sprawdzamy to w bloku VIII a nie VI.

Jeżeli zatrudniany jest pracownik, zleceniobiorca, współpracownik to błąd może dotyczyć też zgłoszenia innej osoby niż przedsiębiorca. Weryfikacji należy dokonać analogicznie jak wskazano wyżej.

Ważne, żeby w deklaracji zawsze byli wskazani wszyscy ubezpieczeni jacy są zgłoszeni do ZUS w okresie jakiego dotyczy deklaracja, dlatego też:

1. jak zatrudniamy pracownika, zleceniobiorcę i nie następuje wypłata wynagrodzenia w pierwszym miesiącu pracy i tak należy dodać go do deklaracji – podczas generowania ZUS pojawi się opcja dodania jak na zrzucie:

 

 
2. jeżeli pracownik/zleceniobiorca już nie pracuje należy pamiętać o wprowadzeniu daty zakończenia umowy i nie korzystać z ww. opcji dodawania go do deklaracji, jeżeli zatrudnienie już ustało wyrejestrowujemy pracownika na druku ZWUA,
3. jeżeli następuje wypłata w kolejnym miesiącu po wyrejestrowaniu pracownika należy pamiętać, iż taki pracownik, zleceniobiorca będzie wykazany z kodem 30 00 i jest to prawidłowe.

Jeśli zostanie zweryfikowana przyczyna błędu – np. błędny kod czy omyłkowe zgłoszenie do składki chorobowej – w celu wyjaśnienia tej sytuacji najlepiej kontaktować się z ZUS, który być może w oddziale od ręki przygotuje odpowiednie korekty. Jeśli jednak sporządzenie korekt ma nastąpić za pośrednictwem serwisu ifirma.pl w razie wątpliwości można skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta, które jest dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-20:00 przez telefon (71 769 55 15 lub 801 006 008), mail bok@ifirma.pl oraz chat – po zalogowaniu należy w prawym górnym rogu najechać na login, następnie wybrać Kontakt i potem chat ifirma.pl. Zachęcamy do kontaktu za pomocą tylko jednego kanału komunikacji, ponieważ kierowanie zapytań poprzez różne kanały może wydłużać czas naszych odpowiedzi.

4. Odrzucenie deklaracji z powodu błędów na druku RCA w polach: 33 – składka społeczna i 37 składka zdrowotna

4.1 Co może być powodem powstania błędu w polach 33 i 37 druku RCA?

a) Zaokrąglenia – 2 opłacone rachunki w jednym miesiącu

W przypadku kiedy przedsiębiorca zgłasza do ubezpieczeń inne osoby poza samym sobą, może zdarzyć się, że powstanie błąd w druku RCA związany z zaokrągleniem w wyliczaniu składek społecznych i zdrowotnych od wypłaconych wynagrodzeń.

Sytuacja ta ma miejsce gdy dla jednego pracownika lub zleceniobiorcy zostały opłacone dwa rachunki w tym samym miesiącu. Serwis wyliczając składki jakie pobiera do deklaracji sumuje podstawy oraz naliczone składki z wystawionych rachunków, ZUS zaś weryfikując deklarację liczy składkę od zsumowanej podstawy. Z tego też powodu najczęściej powstają 0,01 zł różnice in plus lub in minus w wyliczeniu kwoty składki.

W punkcie 4.2 instrukcji zostanie wskazane jak odnaleźć rozbieżności i dokonać ich poprawy.

b) Zmiana stawki składki wypadkowej u przedsiębiorcy i wystawienie błędnie rachunku

Jeżeli przedsiębiorca otrzyma pismo z ZUS, iż jego składka wypadkowa wynosi inną wartość niż 1,67% powinien pamiętać o uzupełnieniu wartości składki w zakładce Konfiguracja ➡ Pracownicy. Taka zmiana możliwa jest tylko w kwietniu danego roku oraz w pierwszym miesiącu pracy w serwisie.

Ważne jest, by w przypadku zmienionej stawki wypadkowej pilnować w rachunkach:

• dla umów o pracę aby był oznaczony prawidłowo przycisk Wynagrodzenie zostanie wypłacone, gdzie będzie prawidłowo wybrane: do końca bieżącego miesiąca lub w następnym miesiącu,

 

 
• dla umów zlecenie, żeby rachunek był wystawiany w miesiącu zgodnym z datą wypłaty.

 

 

W przypadku niezgodności w naliczaniu składki wypadkowej związanej z błędnie wystawionych rachunkiem w celu dokonania poprawy zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl.

4.2 Jak po komunikacie otrzymanym z ZUS znaleźć problem występujący na deklaracji?

ZUS odrzucając deklarację wskazuje w jakich konkretnie składkach powstał błąd. Poniżej znajduje się zrzut z druku RCA, na którym widać jak odczytywać kolejne nr pól druku RCA opisane przez ZUS w komunikacie błędu.

ZUS nie wskazuje konkretnie na to, u którego pracownika, zleceniobiorcy powstała różnica. Dlatego najbezpieczniej będzie dokonać przeliczenia prawidłowości wyliczenia dla wszystkich ubezpieczonych wykazanych na druku RCA.

W tym celu należy pobrać PDF druku RCA z serwisu, tj. przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje kolejno w kolumnie RCA kliknąć na nr deklaracji jakiej dotyczy błąd np. 5/2023, na dole strony należy wybrać Pobierz PDF.

W celu automatycznego dokonania wyliczeń dla podstawy oznaczonej na zrzucie wyżej żółtym kolorem należy również pobrać plik excel i wpisywać w nim kolejne kwoty podstaw wg RCA pobranego z serwisu – według tego jaka umowa jest podpisana z pracownikiem. Jeżeli kwoty z RCA i z pliku excel będą różne to najprawdopodobniej jest przyczyna odrzucenia deklaracji ZUS.

4.3 Jak poprawić kwoty na druku DRA i RCA?

Jeżeli już znaleziono rozbieżność należy edytować dwa druki, pierw RCA, potem druk DRA.

a) Edycja RCA

W celu edycji druku należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje kolejno w kolumnie RCA kliknąć na nr deklaracji jakiej dotyczy dokonanie poprawki np. 5/2023, na dole strony należy wybrać edytuj. W edycji druku należy poprawić wartości na prawidłowe. Po poprawieniu wartości w polach na dole strony należy wybrać przelicz, kolejno zatwierdź.

b) Edycja DRA

W celu edycji druku należy w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje w kolumnie DRA kliknąć na nr deklaracji jakiej dotyczy dokonanie poprawki np. 5/2023, na dole strony należy wybrać edytuj. W edycji druku należy poprawić wartości na prawidłowe. Po poprawieniu wartości w polach na dole strony należy wybrać przelicz, kolejno zatwierdź.

Uwaga!
Jeśli problem wystąpił w większej ilości składek na DRA należy zmienić wartość przy każdej składce jakiej dotyczyła zmiana odpowiednio podwyższając lub obniżając jej wartość o dodatnią lub ujemną różnicę w składkach.

Przykład 1

Poniżej zrzut z kalkulatora dla wyliczenia umowy o pracę, gdzie wartość podstawy wynosi 5000 zł.

Poniżej na RCA widać, że jedynie wartość składki rentowej finansowej przez ubezpieczonego różni się o 1 grosz od wyliczeń z kalkulatora. Wartość na druku DRA jest o 1 grosz zawyżona. Pozostałe wartości są takie same, co znaczy, że wyliczenia są prawidłowe.

W edycji druku RCA należy zatem poprawić kwotę w polu oznaczonym na czerwono kolejno na dole stronie wybierze przelicz i zatwierdzić druk.

Na DRA będzie należało poprawić analogiczne pole odpowiadające za składkę rentową finansowaną przez ubezpieczonego, trzeba będzie ją również zmniejszyć o 1 grosz. Tak by wystąpiła zgodność wartości między RCA a DRA.

Poniżej zrzut z pola jakie należy poprawić:

Tutaj również należy wybrać przelicz i kolejno zatwierdź.

Autor: Magdalena Rojewska i Joanna Łuksza – ifirma.pl