Niniejsza instrukcja została przygotowana z założeniem, że przedsiębiorca przechodzący do serwisu IFIRMA w trakcie roku prowadził aktywną działalność gospodarczą nieprzerwanie do momentu rozpoczęcia korzystania z serwisu.
W przypadku wystąpienia dodatkowych okoliczności, takich jak:
- zawieszenie działalności gospodarczej w bieżącym roku,
- sprzedaż środków trwałych,
- korzystanie ze zwolnienia z opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne,
przed rozpoczęciem przenoszenia danych prosimy o kontakt mailowy na adres bok@ifirma.pl.
1. Jakie dane wprowadzamy do IFIRMA?
Przejście do serwisu IFIRMA w trakcie roku podatkowego wymaga wprowadzenia danych z dotychczasowego systemu księgowego. Dane te służą do zachowania ciągłości rozliczeń podatkowych i ZUS oraz prawidłowego wyliczania kolejnych deklaracji.
Instrukcja dotyczy przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczającego podatek dochodowy na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Potrzebne dokumenty.
| Dokument/dane | Do czego wykorzystujemy? | Co sprawdzamy / jakie dane przenosimy? |
| CEIDG – aktualny wpis oraz ostatni wniosek ze zmianą danych | Weryfikacja danych firmy |
Sprawdzamy m.in. formę opodatkowania, datę rozpoczęcia działalności, status działalności oraz dane przedsiębiorcy. Dane z CEIDG znajdują się na koncie przedsiębiorcy. Wnioski można pobrać z zakładki Przesłane wnioski. Podstawowe dane przedsiębiorcy są również dostępne w e-Urząd Skarbowy. |
| ZUS ZUA/ZUS ZZA | Weryfikacja danych ZUS | Sprawdzamy, z jakiego tytułu przedsiębiorca podlega ubezpieczeniom oraz jakie ubezpieczenia zostały zgłoszone. |
| VAT-R – jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT | Weryfikacja statusu VAT | Sprawdzamy, od kiedy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT oraz zakres rejestracji. Złożony wniosek warto skonfrontować z wpisem na białej liście. |
| ZUS DRA/RCA | Przeniesienie danych ZUS | Sprawdzamy wysokość opłaconych składek, podstawę składki zdrowotnej oraz dane potrzebne do uzupełnienia formularza przeniesienia danych. |
| Ostatni JPK_V7/JPK_V7K – jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT | Przeniesienie danych VAT | Sprawdzamy ostatnie rozliczenie VAT, w szczególności kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na kolejny okres oraz inne dane niezbędne do zachowania ciągłości rozliczeń VAT. |
| Rozliczenia zaliczek na podatek dochodowy od początku bieżącego roku | Przeniesienie danych PIT | Sprawdzamy wysokość należnych zaliczek na podatek dochodowy oraz okresy, których dotyczą. |
| KPiR od początku bieżącego roku wraz z podsumowaniem kolumn | Przeniesienie danych PIT | Przenosimy wartości narastająco do formularza „Przeniesienie danych”, zgodnie z odpowiednimi kolumnami KPiR. |
| Ewidencja środków trwałych wraz z informacją o dokonanych odpisach amortyzacyjnych | Potrzebne do dalszej konfiguracji i przenoszenia danych | Sprawdzamy środki trwałe znajdujące się w ewidencji, ich wartość początkową, metodę i stawkę amortyzacji oraz dotychczasowe odpisy. Dane te są potrzebne do kontynuowania amortyzacji w serwisie. |
| Informacje dotyczące pojazdów wykorzystywanych w działalności – jeżeli występują | Potrzebne do dalszej konfiguracji i przenoszenia danych | Ustalamy sposób wykorzystywania pojazdu w działalności oraz sposób rozliczania wydatków i VAT. |
| Dokumenty dotyczące leasingu/najmu pojazdów – jeżeli występują | Potrzebne do dalszej konfiguracji i przenoszenia danych | Sprawdzamy warunki umowy, datę jej rozpoczęcia oraz dane potrzebne do prawidłowego rozliczania kolejnych rat i wydatków. |
Ważne!
Przeniesienie danych powinno być wykonane na podstawie dokumentów i ewidencji z poprzedniego systemu. W przypadku rozbieżności należy ustalić ich przyczynę przed rozpoczęciem bieżącego księgowania w serwisie.
Instrukcja opisuje podstawowy proces przeniesienia danych. W przypadkach nietypowych należy zweryfikować sposób postępowania na podstawie aktualnej dokumentacji oraz właściwych przepisów.
Szczegółowe instrukcje dotyczące dalszej pracy w serwisie znajdują się w Przewodniku po serwisie IFIRMA – Przejście do IFIRMA w trakcie roku oraz Przejście do IFIRMA w trakcie roku – Ankieta.
2. Jak wprowadzamy dane do IFIRMA?
Przejście do IFIRMA w trakcie roku podatkowego przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczającego się na zasadach ogólnych lub podatku liniowym wymaga uzupełnienia dodatkowych informacji z dotychczasowego systemu księgowego. Uzupełniamy dane, aby deklaracje ZUS i podatkowe zostały prawidłowo wyliczone.
Dla celów instrukcji przyjęto, że podatnik rozpoczyna prowadzenie księgowości w serwisie IFIRMA od czerwca 2026 r. Dane przenoszone z dotychczasowego systemu obejmują zatem okres od stycznia do maja 2026 r.
Podstawowe dane wprowadzamy przez zakładkę Login ➡ Konfiguracja
Przed przystąpieniem przenoszenia danych sprawdzamy ustawienie rozliczenia podatku dochodowego w zakładce Deklaracje ➡ PIT
Następnie wybieramy zakładkę Deklaracje ➡ Przeniesienie danych
Zakres danych należy ustalić na podstawie ostatniego rozliczonego okresu poprzedzającego rozpoczęcie księgowania w serwisie. Przy przejściu od czerwca 2026 r. jest to stan na koniec maja 2026 r. W przypadku przejścia w innym okresie Użytkownik będzie miał dane do uzupełniania w zależności od okresu w jakim rozpoczyna pracę z serwisem.
a. Część dotycząca składek ZUS
Przy jednoosobowej działalności gospodarczej należy wprowadzić dane dotyczące składek przedsiębiorcy. W serwisie znaczenie ma okres zapłaty składek oraz dane potrzebne do ustalenia podstawy składki zdrowotnej.
Przy jednoosobowej działalności gospodarczej do wprowadzenia będą składki ZUS tylko przedsiębiorcy, czyli właściciela firmy.
Dla podatników prowadzących KPiR serwis wymaga m.in. kwot dochodu za miesiące poprzedzające przejście do serwisu oraz sumy składek społecznych i zdrowotnych zapłaconych w tym okresie. W przypadku podatku liniowego należy również uwzględnić kwotę składek zdrowotnych zaliczonych do kosztów, jeżeli podatnik wybrał tę formę rozliczenia.
Składki opłacone od 1 stycznia 2026 do 31 maja 2026:
Uwaga!
Przy ustalaniu kwoty składek uwzględnianych w przeniesieniu danych należy kierować się faktycznym terminem ich opłacenia, a nie miesiącem, którego składki dotyczą.
- Składki na ubezpieczenie społeczne – wpisujemy sumę składek jakie zostały opłacone w miesiącach styczeń, luty, marzec, kwiecień i maj czyli składki za miesiące grudzień 2025 (zapłacone w styczniu 2026), styczeń 2026 (zapłacone w lutym), luty (zapłacone w marcu), marzec (zapłacone w kwietniu) oraz kwiecień (zapłacone w maju),
- Składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy i osób współpracujących – wpisujemy sumę składek jakie zostały opłacone w miesiącach styczeń, luty i marzec, kwiecień i maj, czyli składki za miesiące grudzień 2025 (zapłacone w styczniu 2026), styczeń 2026 (zapłacone w lutym), luty (zapłacone w marcu), marzec (zapłacone w kwietniu) oraz kwiecień (zapłacone w maju),
- Składki opłacone za maj w czerwcu dodajemy w zakładce Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS ➡ Dodaj składkę ZUS.
Podatek na zasadach ogólnych
Podatek liniowy
Podstawa składki zdrowotnej:
Dla KPiR wprowadzamy dane dotyczące dochodu wykazanego w dokumentach ZUS za miesiące poprzedzające rozpoczęcie pracy w serwisie. Dane powinny odpowiadać informacjom wykazanym w odpowiednich deklaracjach ZUS DRA/RCA.
- Dochód za styczeń 2026 – uzupełniamy na podstawie deklaracji ZUS DRA/RCA za miesiąc luty 2026
DRA – zasady ogólne, dochód pobieramy wg pola oznaczonego na zrzutach poniżej
DRA – podatek liniowy
RCA – zasady ogólne
RCA – podatek liniowy
- Dochód za luty 2026 – uzupełniamy na podstawie deklaracji ZUS DRA/RCA za miesiąc marzec 2026
- Dochód za marzec 2026 – uzupełniamy na podstawie deklaracji ZUS DRA/RCA za miesiąc kwiecień 2026
- Dochód za kwiecień 2026 – uzupełniamy na podstawie deklaracji ZUS DRA/RCA za miesiąc maj 2026
- Dochód za maj 2026 – jeżeli poprzednia księgowość nie sporządziła jeszcze deklaracji ZUS DRA/RCA za czerwiec 2026 r., dochód ustalamy na podstawie KPiR za maj 2026 r., jako różnicę między sumą przychodów a sumą kosztów, z uwzględnieniem zasad ustalania dochodu na potrzeby składki zdrowotnej. Jeżeli deklaracja ZUS DRA/RCA za czerwiec 2026 r. została już sporządzona, przepisujemy z niej odpowiednie dane.
Po uzupełnieniu danych dotyczących ZUS przechodzimy do części dotyczącej podatku dochodowego.
b. Część dotycząca podatku dochodowego PIT
Do przeniesienia danych z KPiR wprowadzamy wartości sumaryczne od początku roku do miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie korzystania z serwisu. Przy przejściu od czerwca 2026 r. są to dane narastająco za okres styczeń – maj 2026 r. ➡ dane z podsumowania kolumn:
- Kolumny 9 – Wartość sprzedanych towarów i usług
- Kolumny 10 – Pozostałe przychody
- Kolumny 12 – Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu
- Kolumny 13 – Koszty uboczne zakupu
- Kolumny 14 – Wynagrodzenia w gotówce i w naturze
- Kolumny 15 – Pozostałe wydatki.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta z kosztów działalności badawczo-rozwojowej, należy również przenieść dane dotyczące kolumny 16, zgodnie z dokumentacją i dotychczasowym rozliczeniem.
W kolejnym kroku wprowadzamy sumę należnych zaliczek na podatek dochodowy od początku roku do miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie księgowania w serwisie. W przypadku rozpoczęcia księgowania od czerwca 2026 r. wpisujemy sumę należnych zaliczek za okres od stycznia do maja 2026 r.
Uwaga!
Należy wpisać kwotę zaliczek należnych, a nie kwotę faktycznie zapłaconą do urzędu skarbowego.
c. Część dotycząca podatku VAT
Ważne!
Przedsiębiorcom rozliczającym podatek VAT kwartalnie zalecamy rozpoczęcie korzystania z IFIRMA od pierwszego miesiąca kwartału rozliczeniowego. Pozwala to zachować ciągłość rozliczeń VAT i prawidłowo przenieść dane z poprzedniego systemu.
Przy pierwszym generowaniu JPK_V7 w serwisie należy przenieść kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia z ostatniego złożonego JPK_V7/JPK_V7K. W przykładzie jest to kwota wykazana w polu P_62 za maj 2026 r.
Jeżeli w ostatnim złożonym JPK_V7/JPK_V7K nie występuje kwota do przeniesienia, wpisujemy 0.
Należy również zweryfikować współczynnik sprzedaży VAT obowiązujący w danym roku. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną, współczynnik co do zasady wynosi 100%. W przypadku sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej należy ustalić właściwy współczynnik.
Więcej na temat współczynnika VAT znajduje się tutaj.
Ważne!
Przeniesienie danych powinno być wykonane na podstawie dokumentów i ewidencji z poprzedniego systemu. W przypadku rozbieżności należy ustalić ich przyczynę przed rozpoczęciem bieżącego księgowania w serwisie.
Instrukcja opisuje podstawowy proces przeniesienia danych. W przypadkach nietypowych należy zweryfikować sposób postępowania na podstawie aktualnej dokumentacji oraz właściwych przepisów.
Szczegółowe instrukcje dotyczące dalszej pracy w serwisie znajdują się w Przewodniku po serwisie IFIRMA – Przejście do IFIRMA w trakcie roku oraz Przejście do IFIRMA w trakcie roku – Ankieta
Autor: Anna Grzegorzewska – IFIRMA