Faktura zaliczkowa
Księgowanie faktury zaliczkowej związane jest jedynie z wprowadzeniem podatku VAT do ewidencji zakupów VAT.
Prawo odliczenia podatku VAT z zaliczki uzyskujemy w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy (powstaje on w dacie otrzymania zaliczki przez sprzedawcę), nie wcześniej niż przed otrzymaniem faktury.
Fakturę zaliczkową wystawioną po otrzymaniu zaliczki, księgujemy w dacie otrzymania faktury (jeśli jest ona z tego samego miesiąca co data wystawienia, można zaksięgować ją w dacie wystawienia). Fakturę wystawioną i otrzymaną przed wpłatą zaliczki, księgujemy w dacie otrzymania zaliczki przez sprzedawcę.
Księgowanie zaliczki w przypadku kiedy:
| L.p. | Czego dotyczy zakup | Sposób księgowania | Uwagi |
| 1. | Koszt prowadzenia firmy, towary handlowe, materiały | Wydatki→Dodaj wydatek→Zaliczka dotycząca wydatku→Dodaj Wypełniając dokument, w wierszu Typ dla wydatku w zależności od przeznaczenia zakupu, należy wybrać koszt prowadzenia firmy lub towary handlowe lub materiały | – w przypadku drugiej i kolejnych zaliczek dla danego wydatku, zamiast Dodaj należy wybrać Wystaw podobną |
| 2. | Środki trwałe | Ewidencje→Ewidencja zakupów VAT→Dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT
konieczne jest zaznaczenie checkboxa Zakup środka trwałego |
– wprowadzamy kwotę netto, serwis sam wyliczy VAT i ujmie jedynie w ewidencji zakupów VAT |
| 3. | Pojazd będący środkiem trwałym | Ewidencje→Ewidencja zakupów VAT→Dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT konieczne jest zaznaczenie checkboxa Zakup środka trwałego |
– w polu wartości netto wpisujemy: dla pojazdu z 50% rozliczeniem VAT: 50% wartości netto z faktury zaliczkowej, system sam wyliczy 50% wartości VAT dla pojazdu ze 100% odliczeniem VAT: 100% wartości netto z faktury zaliczkowej, system sam wyliczy 100% wartości VAT |
| 4. | Pojazd nie będący środkiem trwałym* | Ewidencje→Ewidencja zakupów VAT→Dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT |
– w polu wartości netto wpisujemy: dla pojazdu z 50% rozliczeniem VAT: 50% wartości netto z faktury zaliczkowej, system sam wyliczy 50% wartości VAT dla pojazdu ze 100% odliczeniem VAT: 100% wartości netto z faktury zaliczkowej. |
* Uwaga! W leasingu operacyjnym najczęściej zaliczka jest korygowana; zaliczkę i korektę księgujemy przez tą samą ścieżkę, z tym, że korekta jest wartością ujemną.
Przykład:
Faktura zaliczkowa na kwotę 10 000 zł brutto (netto: 8 130,08 zł, VAT 1 869,92 zł). Od nabycia pojazdu można odliczyć jedynie 50% podatku VAT, a więc z faktury zaliczkowej można odliczyć 934,96 zł. Wprowadzając fakturę zaliczkową w polu wartości netto należy wpisać kwotę 4 065,04 zł. Pozostała nieodliczona kwota podatku VAT będzie powiększała wartość początkową środka trwałego.
Faktura końcowa
Jest ona podstawą do zaksięgowania pozostałej kwoty podatku VAT nieujętej na fakturze zaliczkowej oraz kosztu.
Odliczenie pozostałej kwoty podatku VAT wygląda analogicznie jak w przypadku zaliczki. Należy zwrócić uwagę na to kiedy u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy i kiedy otrzymaliśmy fakturę. Późniejsza z tych dat jest datą powstania prawa odliczenia podatku VAT.
Księgowanie wartości netto w przypadku kiedy:
| L.p. | Czego dotyczy zakup | Sposób księgowania | Uwagi |
| 1. | Koszt prowadzenia firmy, towary handlowe, materiały |
Wydatki→Lista wydatków→Zamówienie→Zaksięguj (jeśli zaliczki pokryły całą wartość zamówienia) lub Wprowadź fakturę końcową (gdy na podstawie faktury końcowej dokonujemy jeszcze wpłaty) |
– jeśli zakup dotyczy wyposażenia to wtedy korzystamy dodatkowo ze ścieżki dodania na rejestr wyposażenia Majątek→Rejestr wyposażenia→Dodaj→Dodanie wyposażenie Więcej na ten temat znajdziesz tutaj. |
| 2. | Środki trwałe | Majątek→Rejestr środków trwałych→Dodaj→zakup środka trwałego na inny dokument | w polu Cena nabycia wpisujemy wartość początkową netto środka trwałego (w przypadku braku innych zmiennych wpływających na wartość początkową środka jest to kwota netto całego zamówienia). Więcej o ustaleniu wartości początkowej znajdziesz tutaj https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-artykul/jak-ustalic-wartosc-poczatkowa-srodka-trwalego/ |
| 3. | Pojazd będący środkiem trwałym |
Pojazdy→Wszystkie pojazdy→Dodaj pojazd→Samochód osobowy/ciężarowy zakup na inny dokument
dla samochodu osobowego ze 100% odliczeniem VAT, konieczne jest zaznaczenie checkboxa: Pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i wykazany w informacji VAT-26. |
w polu Cena nabycia wpisujemy wartość początkową netto zgodnie z przeznaczeniem pojazdu w firmie: dla pojazdu ze 100% odliczeniem VAT: 100% wartości netto całego zamówienia, dla pojazdu z 50% rozliczeniem VAT: 100% wartości netto całego zamówienia + 50% nieodliczonego podatku VAT |
| Ewidencje→Ewidencja zakupów VAT→Dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT konieczne jest zaznaczenie checkboxa Zakup środka trwałego | w polu wartości netto wpisujemy: dla pojazdu z 50% rozliczeniem VAT: 50% wartości netto wynikającej z rozliczenia faktury końcowej (tj. wartości zamówienia pomniejszonej o wartość zaliczki), system sam wyliczy 50% wartości |
4. | Pojazd niebędący środkiem trwałym |
Pojazdy→Wszystkie operacje→Rozliczenie pojazdu→Dodaj koszt pojazdu→Inne koszty – Inny (rodzaj dokumentu faktura) |
w polu Cena nabycia wpisujemy wartość początkową netto zgodnie z przeznaczeniem pojazdu w firmie: dla pojazdu ze 100% odliczeniem VAT: 100% wartości netto całego zamówienia, dla pojazdu z 50% rozliczeniem VAT: 100% wartości netto całego zamówienia + 50% nieodliczonego podatku VAT |
| Ewidencje→Ewidencja zakupów VAT→Dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT |
w polu wartości netto wpisujemy: dla pojazdu z 50% rozliczeniem VAT: 50% wartości netto wynikającej z rozliczenia faktury końcowej (tj. wartości zamówienia pomniejszonej o wartość zaliczki), system sam wyliczy 50% wartości VAT dla pojazdu ze 100% odliczeniem VAT: 100% wartości netto wynikającej z rozliczenia faktury końcowej (tj. wartości zamówienia pomniejszonej o wartość zaliczki). |
W latach 2013-2015 konieczne było uzupełnianie dat opłacenia dla wydatków, z wyjątkiem faktur zaliczkowych. Jeśli wydatki były księgowane w tym okresie, a nie zostały opłacone od razu w całości, należy zastosować się do poniższych instrukcji.
Uwaga!
Od 1 stycznia 2016 r. zniesiony został obowiązek dokonywania korekty kosztów od nieopłaconych wydatków w zakresie podatku dochodowego. W związku z tym w przypadku wydatków dokonanych od tego dnia nie ma już konieczności wyksięgowania nieopłaconych kosztów z KPiR.
W przypadku wartości netto faktur ujmowanych w wydatkach (dotyczy towarów i materiałów, kosztów prowadzenia firmy i wyposażenia) należy pamiętać, iż widoczna w zakładce „wydatki” kwota jest kwotą netto całego zamówienia. Datę opłacenia części pokrytej zaliczką (w wartości netto zaliczki) wprowadzamy z datą wystawienia faktury końcowej (zaliczka była wpłacona wcześniej jednak serwis nie pozwoli na wpisanie daty opłacenia wcześniejszej, niż data wystawienia dokumentu). Pozostałą wartość faktury oznaczamy jako opłaconą w dacie faktycznej zapłaty.
W przypadku upływu terminu przeterminowania do podatku dochodowego w odniesieniu do zakupionych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, prosimy o kontakt z BOK.
W przypadku podatku VAT wynikającego z faktury końcowej należy pamiętać, że serwis nie będzie pilnował terminu 150 dni, po upływie którego odliczony podatek VAT ma zostać wyksięgowany. Jeśli taki termin minie, a pozostała wartość wydatku nie została opłacona, prosimy o kontakt z BOK.